FM Symposium Defensie 2017

1. INTRODUCTIE
René H. J. de Vos MBA CFM
- Werkt sinds 1985 in het facilitaire veld.
- Vanaf 2010 in dienst bij Strukton Worksphere, eerst als
exploitatiedirecteur bij Komfort voor de Kromhout
Kazerne in Utrecht. Sinds 2013 verantwoordelijk voor
de exploitatie van Safire, het ministerie van Financiën
(KV7) Den Haag. Vanaf 2015 ook verantwoordelijk
voor Detentie Centrum (DC16) te Rotterdam.
- 2016 overstap naar BAM FM, directeur exploitatie
consortium PoortCentraal: verantwoordelijk voor de
exploitatie van Rijnstraat 8 te Den Haag.
- Auteur van het boek Gebouw verder, de facilitaire
gebruiker als gast.

2. CONTRACTVORMEN
Ontwikkelingen
Demand organisatie
Vormen Facilitair
Management
Contract-
kenmerken

3. • Hoe optimaliseer je de relatie tussen
opdrachtgever en opdrachtnemer voor
ondertekening van een PPS-contract?
PUBLIEK PRIVATE
SAMENWERKING (PPS)

4. STELLING
PPS is de Champignons League voor
Facility Managers, zowel wat inhoud
als samenwerking betreft.

5. Klik hier
VIDEO

6. DOELEN VAN EEN PPS
• ‘De overheid heeft de regie van het
project en de private partijen realiseren
de oplossing, dit leidt naar een
efficiëntere oplossing en uitvoering van
het project.’
• ‘Een PPS verwezenlijkt een
kostenreductie van 9% tot 12%
vergeleken met een normale
aanbesteding.’

7. 7
Output
Specificatie
Voorselectie
Dialoogfase
met de
overheid en
de eind-
gebruiker
Best And
Final Offer
(BAFO)
Toekenning
van de
opdracht
Wat is het doel van de PPS en wat zijn de
algemene eisen van de eindgebruiker? Dit
document verstrekt de overheid.
Het consortium schrijft in
op nieuwe projecten en
geeft een eerste prijs.
Overheid selecteert drie
partijen. Hiermee gaat ze een
dialoogfase aan om verdere
uitleg te geven omtover
behoeften, eisen en wensen.
De drie partijen doen een Best And
Final Offer (BAFO). De overheid
kiest welke partij het contract voor
25 jaar krijgt.
Aankondiging
van de winnaar
van de PPS en
start project.
HET PPS-PROCES

8. ONTWIKKELINGEN
Pilotprojecten
Begin
1999-2006
Structurele
ontwikkeling
2001-2008
Groei markt
2008-2012
Volwassen markt 2012 >
Kleine PPS-
tenderteams
samengebracht
op ad-hoc basis.
Toename van
het aantal
PPS-en
Op grotere
schaal
acceptatie en
groei aantal
PPS-en
PPS-
programma
RVB/RWS +
operationele
pilot-projecten
Aantal PPS-
en in de
utiliteit
neemt sterk
af
Vanaf 2015
Specialistische
PPS-teams voor
de tenders.
Verdere
ontwikkeling van de
tender +ad-hoc
asset management.
Specialisatie van
PPS- eenheden en
asset
management/joint
venture investment
bidding vehicles.
Afbouw van
PPS- eenheden
binnen bedrijven,
verdamping van
kennis.

9. VAN ZAND TOT 25
JAAR EXPLOITATIE
Tender
• 1,5 jaar
build
• 2,5 jaar
Maintenance and Operation
• 25 jaar
Waar de bouw effect op heeft

10. SAMENWERKING
• PPS-en is een werkwoord.
• Samenwerking gaat niet
vanzelf.
• Opbouw is nodig om te
komen tot samenwerking.
• Loopt gelijk op met de bouw.

11. Om te voorkomen dat :
• iedereen zijn eigen kant op gaat, gericht op
eigen gedachten/invulling en ‘persoonlijke
belangen’;
• niet ‘één’ partij tegen ‘één’ partij, maar
eigenlijk ‘25’ partijen tegen ‘25’;
• er discussie achter de schermen ontstaat;
• er reactief gereageerd/geacteerd wordt, het
liefst op puntkomma-niveau.
WAAROM SAMENWERKING, ER
IS TOCH EEN
OVEREENKOMST?

12. SAMENWERKING
• Tussen Privaat en Publiek
• VIDEO: KLIK HIER
• Tussen de consortiumpartners

13. SAMENWERKING
machtsevenwicht risicoverdeling

14. MACHTSEVENWICHT
publiek privaat

15. RISICO’S
publiek privaat

16. SAMENWERKING BINNEN
DE CONSORTIUM-PARTNERS
Risicoverdeling binnen het consortium is
ongelijk verdeeld.
Bouwer loopt hoger risico.
Soft FM is in de meest voorkomende gevallen
een onderaannemer.
Soft FM kan het niveau en het imago van de
dienstverlening maken en breken.
Soft FM loopt minder risico.

17. TOOLS
• VIDEO: KLIK HIER
- Begin op tijd met een gezamenlijke
voorbereiding.
- Besef dat de publieke partij vraagt en ontvangt,
het consortium is een dienstverlenende
intermediair.
- Geef aandacht aan interne communicatie (tussen
en binnen het consortium en de overheid); wat
gaat er gebeuren?

18. DE TOEKOMST
NAAR NU HALEN!
18
1. kennis delen,
2. ideeën uitwisselen,
3. oplossingen toetsen:
• maakbaar;
• effectief;
• duurzaam;
• met een aansprekende vormgeving én …
• een zo laag mogelijke kostprijs.
4. vooruit denken!,
5. doordenken,
6. communiceren en ketendenken,
7. elkaar intern als klanten ‘bedienen’ (completed staffwork),
8. met passie,
9. de gebruiker staat centraal,
10. een ieder is zelf verantwoordelijk.

19. OPTIMALISATIE
SAMENWERKING
1. Kennen
2. Begrijpen
3. Waarderen4. Vertrouwen
5.Samenwerken
Niet alleen een
gezamenlijk punt op de
horizon vaststellen
(doelen), maar de tijd
nemen om elkaar te
leren kennen, te
begrijpen en te
waarderen. Pas dan
komt er vertrouwen en
samenwerking.

20. COMMITMENT
actie en gedrag
beloftes
intenties
waarden en normen

21. SAMENWERKING
Contract
Collaboration
Community
Commitment Connection
Control Command
Compassion
Trust

22. DE HARDERE KANT
VAN SAMENWERKING
Voorbeelden waaruit dat niet blijkt:
- Maak facturatieafspraken;
- Maak spelregels/afspraken over zaken die
komen en gaan (hoe om te gaan met
discussies, wijzigingen, conflicten);
- Maak afspraken over afhandeling
discutabele kortingen;
- Maak afspraken over ongeoorloofd gedrag
van gebruikers en hoe daarmee om te gaan,
vooral in de vergoedingensfeer.

23. UITGANGSPUNTEN
VOOR ALLE PARTIJEN
Maar ook:
- KWALITEITSZORG! Zeg wat je doet en doe wat je
zegt (let op: zelfde verwachting en benoem het
belang).
- Kies een win-win benadering om problemen op te
lossen.
- Betrek iemand bij het project die vanuit een
gezamenlijk standpunt kan denken en werken.
- Streef naar continue verbetering.
- Besef: toetsen is constateren gevolgd door
aanbevelingen en suggesties.
- Trots zijn mag, moet zelfs!

24. VRAGEN?