Sessieronde 1 Beschrijving: Veel innovaties bij HO-instellingen worden in samenwerking gerealiseerd. In coalitieverband worden daarbij nieuwe ICT-diensten ontwikkeld en geïmplementeerd. De ambitie is vaak dat ook andere instellingen van het resultaat kunnen profiteren. De ervaring is dat deze samenwerking niet vanzelfsprekend succesvol is. Binnen het SURF Innovatieprogramma Efficiënte Bedrijfsprocessen is een paper in voorbereiding om instellingen te ondersteunen bij de samenwerking. In de presentatie komen voorlopige bevindingen aan de orde. Er wordt nader ingegaan op de problematiek van quasi-inbesteding als voorwaarde voor uitbreiding van de coalitie ná een aanbesteding.

1. Grip op Coalitievorming
als Innovatiemiddel
HO-link 2015
18 juni

2. Ff voorstellen
Sir Bakx
• Voorheen: directeur ICT en CIO Universiteit Twente
• Nu: gepensioneerd, zzp-er [SB .it]
• Tot dit jaar: SURF Taskforce Cloud en Projectgroep i-Strategie
• Dit jaar: Programmamanager Innovatieprogramma Efficiënte
Bedrijfsprocessen SURFmarket
• Ook: Inholland, Aeres/Vilentum/Groenhorst, Waterschapshuis
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel2

3. Context
• i-Strategie Hoger Onderwijs -> innovatiethema’s in coalitieverband
• SURF MeerJarenPlan 2015-2018
• Innovatieprogramma Efficiënte Bedrijfsprocessen
• O.a. grip op coalitievorming
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel3

4. Constateringen
• Innovatie ICT-diensten bij uitstek in samenwerking:
(ad-hoc werkgroep, special-interest-group, pilot group, …)
• Voordeel door schaalgrootte en efficiëntie
(steeds moeilijker zelf op te brengen)
• Coalitie is een niet-vrijblijvende vorm van samenwerking
• Instellingen en SURF, ambitie: resultaat voor meer/veel/alle
instellingen (quasi-inbesteding)
• Succes van coalitie niet vanzelfsprekend: GRIP
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel4

5. Coalitie
Het formele samenwerkingsverband tussen een groep
van HO/MBO-instellingen met als doel:
• optimalisatie van bedrijfsprocessen tot stand te brengen door
ICT-facilitering van onderwijs, onderzoek of bedrijfsvoering in een
geformaliseerde samenwerking gezamenlijk te ontwikkelen en/of
te exploiteren
• en door schaalgrootte beoogde bedrijfsprocessen en ICT-
facilitering van hogere kwaliteit, flexibiliteit en/of efficiëntie te
bieden
• met veelal als ambitie, zeker als SURF partner is in de coalitie, de
ontwikkelde ICT-ondersteuning voor meer instellingen beschikbaar
te krijgen (coalitie van voorlopers)
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel5

6. Voordelen
• De optimalisatie komt via de schaalgrootte van de coalitie
kwalitatief beter tot stand dan de afzonderlijke instellingen voor
zichzelf kunnen realiseren.
• Eventuele kwetsbaarheid van de afzonderlijke instellingen met
betrekking tot benodigde omvang van middelen en expertise
voor realisatie en inzet van de innovatie wordt met de coalitie sterk
verlaagd.
• De innovatie komt door het delen van middelen en expertise in de
coalitie kostenefficiënter tot stand dan de afzonderlijke
instellingen zelf kunnen realiseren.
• De innovatie leidt door de inkoopkracht van de coalitie tot
kostenbesparing voor elk van de instellingen.
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel6

7. Nadelen / aandachtspunten / uitdagingen
• De coalitievorming vraagt om compromissen tussen de
deelnemende instellingen, die de meerwaarde van de
samenwerking voor een instelling nadelig kunnen beïnvloeden.
• Sommige instellingen kunnen in het nadeel zijn als de ervaring
met het in coalitieverband samenwerken of de volwassenheid
van de eigen ICT-regieorganisatie geringer is dan die van andere
participerende instellingen.
• Door de gedeelde controle en de complexere governance bij de
ontwikkeling en implementatie van de innovatie boet de
participerende instelling in aan eigen speelruimte, waardoor eigen
afwijkende wensen minder tot hun recht kunnen komen.
• De gerealiseerde innovatie moet in te passen zijn in de
(informatie)infrastructuur van elk van de participerende
instellingen. Dit verhoogt de complexiteit.
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel7

8. GRIP
Lifecycle
• Initiëren van coalitie
• Werken in coalitie
• Uitfaseren / Uitbouwen
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel8

9. GRIP op initiëren
(Zie ‘Leren samenwerken tussen organisaties, Edwin Kaats & Wilfrid Opheij’)
• Gedeelde ambitie, strategie en doelstellingen
• Recht doen aan belangen
• Samenwerken als mensenwerk
• Ontwerp professioneel georganiseerde coalitie
• Ontwerp relevante werkprocessen
Relevant? Toepasbaar?
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel9

10. GRIP
Gedeelde ambitie, doelstellingen en strategie
Gedeelde ambitie
• Expliciet formuleren
• Uitdagend en motiverend
Voorbeeld:
Binnen het Hoger Onderwijs hebben instellingen de ambitie om
samen gemeenschappelijke applicatiediensten voor onderwijs en
onderzoek te organiseren en kosteneffectief aan te bieden aan het
onderwijs en onderzoek van elk van de instellingen. De eerste stap
naar die profijtelijke samenwerking is het gezamenlijk verwerven van
een basis-infrastructuur in de vorm van datacentrumfaciliteiten
(IAAS, Infrastructure-as-a-service), waarop later de applicatiediensten
(SAAS, Software-as-a-service) gezamenlijk kunnen worden
betrokken.
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel10

11. GRIP
Gedeelde ambitie, doelstellingen en strategie
Gedeelde doelstellingen en strategie
• Expliciet formuleren
Voorbeeld doelstellingen
• door samenwerking en schaalgrootte in lijn brengen en waar
mogelijk verbeteren van de ICT infrastructuren voor deelnemende
instellingen, zoals 24*7 dienstverlening, flexibele inrichting, betere
beveiliging en aantrekkelijk kostenniveau,
• leggen van een infrastructurele basis om op termijn
gemeenschappelijke applicatiediensten te organiseren,
• opdoen van ervaring om, samen met SURF, gemeenschappelijke
ICT (cloud)diensten te organiseren.
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel11

12. GRIP
Gedeelde ambitie, doelstellingen en strategie
Draagvlak voor kwalitatieve en kwantitatieve kosten en baten
• Expliciet formuleren
Voorbeeld
• Als voornaamste kwalitatieve voordelen:
• eerste invulling van een strategische agenda,
• ontzorging van de deelnemers met meer aandacht voor directe
ondersteuning van onderwijs en onderzoek,
• verhoging beschikbaarheid datacentrumfaciliteiten,
• kwaliteitsverbetering dienstverlening (bijvoorbeeld 7*24) en
• flexibiliteit van pay-per-use/pay-as-you-grow
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel12

13. GRIP
Gedeelde ambitie, doelstellingen en strategie
Quasi-inbesteding bij uitbouw coalitie: voorwaarden
• De aanbesteding zal in het coöperatieverband van SURF moeten
worden uitgevoerd, waardoor het resultaat onderdeel is van het
optionele pakket van diensten van SURF.
• De aanbesteding zal zowel kwalitatief als kwantitatief afgebakend
moeten zijn. In kwantitatieve zin betekent dat een minimaal en
(redelijk) maximaal aantal lid-instellingen, maar beter nog, een
minimale of (redelijke) maximale (technische) omvang van de af te
nemen dienst.
• Lid-instellingen, die later via de quasi-inbesteding gebruik willen
maken, dienen dat, aanvullend op de Lidmaatschapsverklaring
SURF, door een eigen verklaring aan te geven. Ze participeren
daarmee voor het in de eigen verklaring beschreven onderwerp
van quasi-inbesteding, met alle rechten en plichten van dien.
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel13

14. GRIP
Recht doen aan belangen
Transparantie!
• Expliciteer de belangen van de participerende instellingen die
geraakt worden door de gedeelde ambitie, doelstellingen en
strategie
• Houd zicht op de verschillen in belangen en cultuur en overbrug
deze
• Waarborg binnen instelling aansluiting op besluitvorming,
processen, informatiehuishouding, applicatielandschap,
technologische infrastructuur
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel14

15. GRIP
Samenwerken als mensenwerk
Vertrouwen!
• Investeer in goede en constructieve persoonlijke relaties tussen
alle betrokkenen
• Biedt transparantie in motieven en handelingen
• Zoek redelijke balans tussen halen-en-brengen
• Faciliteer groepsprocessen
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel15

16. GRIP
Professionele organisatie
Zorgvuldig!
• Juiste personen bij voorbereiding besluitvorming en besluitvorming
bij structurele werking coalitie
• Commitment bestuur en management
• Specificatie taken en verantwoordelijkheden
• Schriftelijk vastleggen basisregels voor samenwerken,
werkplannen, budgetten
Competent!
• Projectleider
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel16

17. GRIP
Werkprocessen
Doordacht!
• Invoeringsfasering en tijdsplanning
• Uitstappen en toetreden (consequenties business case!)
• ‘Communiceer tot je er bij neervalt, sta op, en communiceer verder’
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel17

18. GRIP op Coalitievorming als Innovatiemiddel
in wording
Lifecycle
• Initiëren van coalitie
• Werken in coalitie
• Uitfaseren / Uitbouwen
Aspecten
• Gedeelde ambitie, strategie en doelstellingen
• Recht doen aan belangen
• Samenwerken als mensenwerk
• Ontwerp professioneel georganiseerde coalitie
• Ontwerp relevante werkprocessen
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel18

19. Vragen?