الأرشفة بين التقليدية والرقمية مع التركيز على الجانب العملي

1. 1
‫ندوة‬ ‫تقرير‬
"
‫األرشفة‬
‫العملية‬ ‫الجوانب‬ ‫عىل‬ ‫ن‬
‫كت‬ ‫ر‬
‫الت‬ ‫مع‬ ‫ونية‬ ‫ر‬
‫واإللكت‬ ‫التقليدية‬ ‫ن‬
‫بي‬
"
‫عقدت‬
‫عبد‬ ‫الملك‬ ‫مكتبة‬
‫ي‬
‫العرب‬ ‫الفهرس‬ ‫كز‬
‫مر‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫ممثلة‬ ‫العامة‬ ‫العزيز‬
،‫الموحد‬
‫لعام‬ ‫نوفمب‬ ‫من‬ ‫الثامن‬ ‫الثالثاء‬ ‫يوم‬ ‫مساء‬
2022
‫زووم‬ ‫منصة‬ ‫عب‬ ‫م‬
‫ندوة‬
"‫العملية‬ ‫الجوانب‬ ‫عىل‬‫كب‬ ‫ر‬
‫الب‬ ‫مع‬ ‫ونية‬ ‫ر‬
‫واإللكب‬ ‫التقليدية‬ ‫بي‬ ‫"األرشفة‬ ‫بعنوان‬
‫ضمن‬
، ‫ي‬
‫المعرف‬ ‫نامج‬‫الب‬ ‫فعاليات‬
‫ا‬
‫ستضافت‬
‫خاللها‬
‫الدكتور‬ ‫األستاذ‬
‫جمعان‬
‫بن‬
‫عبد‬
‫القادر‬
‫بجام‬ ‫المعلومات‬ ‫علم‬ ‫أستاذ‬ ‫ي‬
‫اب‬‫ر‬‫الزه‬
‫القرى‬ ‫أم‬ ‫عة‬
‫المكرمة‬ ‫مكة‬ ‫ي‬
‫ف‬
،
‫فيها‬ ‫قدم‬
‫لمحة‬
‫األ‬ ‫عن‬
‫واأل‬ ‫رشيف‬
‫ال‬ ‫والمفاهيم‬ ‫رشفة‬
‫تبطة‬‫ر‬‫م‬
‫به‬
‫م‬
‫ا‬
‫و‬
‫ع‬
‫موضو‬ ‫تناول‬
‫التقليدي‬ ‫األرشيف‬
‫و‬
‫اإل‬ ‫األرشفة‬ ‫إىل‬ ‫التحول‬
‫ونية‬ ‫ر‬
‫لكب‬
‫وما‬
‫بها‬ ‫يتعلق‬
‫ا‬
ً
‫تطبيق‬ ‫قدم‬ ‫ثم‬
ً‫عملي‬
‫ا‬
‫األرشفة‬ ‫عىل‬
‫ونية‬ ‫ر‬
‫اإللكب‬
‫الموحد‬ ‫ي‬
‫العرب‬ ‫الفهرس‬ ‫كز‬
‫مر‬ ‫مدير‬ ‫وتوىل‬ ،
‫المس‬ ‫صالح‬ ‫الدكتور‬
‫ن‬
‫إدارة‬ ‫د‬
.‫الندوة‬
‫األرشيف‬ ‫نشأة‬ ‫خ‬ ‫تاري‬ ‫إىل‬ ‫بالنظر‬ ‫أنه‬ ‫ي‬
‫اب‬‫ر‬‫الزه‬ ‫جمعان‬ ‫الدكتور‬ ‫األستاذ‬ ‫وأوضح‬
‫أن‬ ‫نجد‬
‫ي‬
‫الوطن‬ ‫األرشيف‬ ‫مصطلح‬
‫ظهر‬
‫عام‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫الفرنسية‬ ‫الثورة‬ ‫مع‬ ‫مرة‬ ‫ألول‬
1790
‫م‬
‫ي‬
‫ف‬ ‫ثم‬
‫سنة‬ ‫بريطانيا‬
1838
‫م‬
‫وإ‬
‫سبانيا‬
‫عام‬
1866
‫و‬ ‫م‬
‫روسيا‬
‫عام‬ ‫ي‬
‫ف‬
1918
‫أ‬ ‫ي‬
‫وف‬
‫لمانيا‬
‫عام‬
1919
‫ثم‬
‫األمريكية‬ ‫المتحدة‬ ‫الواليات‬
1934
‫م‬
،
‫كانت‬ ‫ذلك‬ ‫بعد‬
‫السودان‬
‫أو‬
‫ل‬
‫األرشيف‬ ‫مصطلح‬ ‫فيها‬ ‫ظهر‬ ‫ي‬
‫ر‬
‫الن‬ ‫العربية‬ ‫الدول‬
‫ي‬
‫ف‬ ‫وذلك‬
‫عام‬
1953
‫م‬
‫مرص‬ ‫تالها‬
1954
‫م‬
‫ثم‬
‫ائر‬‫ز‬‫الج‬
1971
‫م‬
‫ثم‬
‫السعودية‬ ‫العربية‬ ‫المملكة‬
1972
‫الملك‬ ‫دارة‬ ‫بإنشاء‬
‫عبدالعزيز‬
‫و‬
‫عام‬ ‫والمحفوظات‬ ‫للوثائق‬ ‫ي‬
‫الوطن‬ ‫كز‬
‫المر‬
1989
‫ي‬
‫وف‬
‫تونس‬
‫عام‬
1988
‫م‬
.
‫جمعان‬ ‫الدكتور‬ ‫األستاذ‬ ‫واستعرض‬
‫للوثائق‬ ‫األساسية‬ ‫المفاهيم‬
‫أن‬ ‫إىل‬ ‫ا‬ً
‫مشب‬
‫ي‬
‫يعن‬ ‫الوثيقة‬ ‫مفهوم‬
‫وإعطائه‬ ‫وإحكامه‬ ‫أمر‬ ‫إلثبات‬ ‫إليه‬ ‫يرجع‬ ‫أو‬ ‫عليه‬ ‫يعتمد‬ ‫ما‬ ‫كل‬
‫التحقق‬ ‫صفة‬
‫أما‬ ،
‫المستند‬
‫فهو‬
‫بيان‬ ‫عىل‬ ‫يحتوي‬ ‫وعاء‬
‫غب‬ ‫أو‬ ‫منظمة‬ ‫تكون‬ ‫قد‬ ‫ات‬
‫كتها‬
‫ومشار‬ ‫عليها‬ ‫التعرف‬ ‫يمكن‬ ‫منظمة‬
‫ف‬
‫الوثيقة‬
‫نهائية‬ ‫بصورة‬ ‫اعتماده‬ ‫تم‬ ‫مستند‬
‫إثبات‬ ‫كدليل‬ ‫ليستخدم‬
‫ويعرف‬
‫األرشيف‬
‫بأنه‬ ‫أوكسفورد‬ ‫قاموس‬ ‫ي‬
‫ف‬
‫الذي‬ ‫المكان‬
‫التاريخية‬ ‫الوثائق‬ ‫فيه‬ ‫تحفظ‬
.
‫وتعر‬
‫ف‬
‫األرشفة‬
‫بأنها‬
‫الوثائق‬ ‫وتصنيف‬ ‫حفظ‬ ‫عملية‬
‫مت‬ ‫تعد‬ ‫لم‬ ‫ي‬
‫ر‬
‫(الن‬
‫ع‬
‫الرجو‬ ‫يسهل‬ ‫بطريقه‬ )‫تاريخية‬ ‫أهمية‬ ‫لها‬ ‫وثبت‬ ‫داولة‬
‫إ‬
‫عند‬ ‫ليها‬
.‫الحاجة‬
‫مصطلح‬ ‫أما‬
‫الوثيقة‬
‫فإنه‬
‫يعر‬
‫بأنه‬ ‫ف‬
‫مسجل‬ ‫محرر‬ ‫أو‬ ‫مستند‬ ‫كل‬
-
‫كان‬‫سواء‬
‫أو‬ ‫ي‬
‫فيلم‬‫مصغر‬‫أو‬ ‫ية‬‫رص‬‫ب‬‫أو‬ ‫سمعية‬ ‫مادة‬ ‫ي‬
‫ف‬‫أو‬
ً
‫ا‬‫ر‬‫مصو‬‫أو‬ ‫ع‬
‫مطبو‬‫أو‬ ‫مخطوط‬ ‫شكل‬ ‫ي‬
‫ف‬
‫ي‬
‫وب‬ ‫ر‬
‫إلكب‬ ‫شكل‬ ‫ي‬
‫ف‬
-
‫أو‬ ‫ي‬
‫قانوب‬ ‫ترصف‬ ‫عن‬ ‫نتج‬
‫أو‬ ‫ي‬
‫طبيع‬ ‫لشخص‬ ‫قانونية‬ ‫واقعة‬
.‫اعتباري‬

2. 2
‫أن‬ ‫إىل‬ ‫جمعان‬ ‫الدكتور‬ ‫وأشار‬
‫المحفوظات‬ ‫جميع‬
‫تعتب‬
‫وثائق‬
‫؛‬
‫و‬
‫لكن‬
‫ليست‬
‫محفوظات‬ ‫الوثائق‬ ‫كل‬
‫ف‬
‫حينما‬
‫ت‬
‫اإلداري‬ ‫العمر‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫للوثيقة‬ ‫الحاجة‬ ‫ي‬
‫نته‬
‫فإنها‬
‫ال‬
.‫تحفظ‬
‫وتعد‬
‫ات‬‫ر‬‫و‬‫(الرص‬ ‫وثائق‬ ‫المستندات‬ ‫كل‬ ‫وليس‬ ‫مستندات‬ ‫الوثائق‬ ‫جميع‬
)‫الخمس‬
‫أوضح‬ ‫ثم‬ ،
‫أن‬
‫ي‬
‫الوطن‬ ‫األرشيف‬ ‫إنشاء‬ ‫أهداف‬
: ‫ي‬
‫ف‬ ‫تتمثل‬
1
-
‫وصيانتها‬ ‫والمحفوظات‬ ‫الوثائق‬ ‫عىل‬ ‫حافظة‬ ُ‫الم‬
.
2
-
‫للوثائق‬ ‫الفنية‬ ‫العمليات‬ ‫توحيد‬
.
3
-
)‫المعلومات‬ ‫لمواد‬ ‫ي‬
‫الفن‬ ‫الوصف‬ ‫ي‬
‫(ه‬ ‫الفهرسة‬
Metadata
.
4
-
‫التصنيف‬
‫يساعد‬ ‫حيث‬ ‫إليه‬ ‫الحاجة‬‫تدعو‬ ‫ما‬ ‫إىل‬ ‫االهتداء‬ ‫رسعة‬ ‫يكفل‬ ‫بما‬
‫التصنيف‬
‫ي‬
‫ف‬
‫المحفو‬ ‫تميب‬
‫ك‬ ‫ر‬
‫يشب‬ ‫ما‬ ّ‫كل‬‫ووضع‬ ،‫البعض‬ ‫بعضها‬ ‫عن‬ ‫ظات‬
‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫لتسهيل‬ ٍ
‫مجموعات‬ ‫ي‬
‫ف‬
ً
‫معا‬ ‫ر‬
‫أكب‬‫أو‬ ٍ‫واحدة‬ ٍ‫صفة‬ ‫ي‬
‫ف‬
.
5
-
‫تداولها‬ ‫تنظيم‬
.
6
-
.‫الحفظ‬ ‫دة‬ ُ‫لم‬ ‫بالنسبة‬‫يتقرر‬ ‫ما‬ ‫اعاة‬‫ر‬‫م‬
‫جم‬ ‫الدكتور‬ ‫األستاذ‬ ‫وبي‬
‫أن‬ ‫ي‬
‫اب‬‫ر‬‫الزه‬ ‫عان‬
‫الوثائق‬
‫تنقسم‬
‫أنواع‬ ‫عدة‬ ‫إىل‬
‫منها‬ ،
‫الوثائق‬
‫الوعاء‬ ‫ع‬
‫نو‬ ‫حيث‬ ‫من‬
:‫وتشمل‬
)‫الورقية‬ ‫قبل‬ ‫ما‬ ‫أو‬ ‫(ورقية‬ ‫التقليدية‬ ‫الوثائق‬
،
‫وال‬
‫أو‬ ‫ميكروفيلم‬
‫ال‬
‫ميكروفيش‬
‫ي‬
‫الثاب‬ ‫ع‬
‫والنو‬ ،
‫الوثائق‬
‫فيها‬ ‫ويحتفظ‬ ‫الرقمية‬
‫بالوسائل‬
‫ية‬‫رص‬‫والسمعب‬ ‫ية‬‫رص‬‫والب‬ ‫السمعية‬
.
‫أما‬
‫ي‬
‫فه‬ ‫الثالث‬ ‫ع‬
‫النو‬
‫الوثائق‬
‫ع‬
‫موضو‬ ‫حيث‬ ‫من‬
‫الوثيقة‬
‫توجد‬ ‫حيث‬
‫الدينية‬ ‫الوثائق‬
‫و‬
‫السياسية‬
‫و‬
‫االقتصاد‬
‫ية‬
‫العسكرية‬
‫و‬
‫اإلدارية‬
‫و‬
‫التاريخية‬
‫و‬
‫األدبية‬
‫وال‬
‫مالية‬
‫و‬
‫ذلك‬‫غب‬
‫ع‬
‫موضو‬ ‫من‬ ‫ر‬
‫أكب‬ ‫تتضمن‬ ‫الوثائق‬ ‫وبعض‬ ،
‫كما‬.
‫الوثائق‬ ‫تقسم‬
‫بالمؤسسة‬ ‫عالقتها‬ ‫حيث‬ ‫من‬
‫وثائق‬ ‫إىل‬
‫داخلية‬
‫وتكون‬
‫المنظمة‬ ‫داخل‬
‫ووثائق‬
‫افية‬ ‫ر‬
‫إرس‬
‫جهة‬ ‫من‬ ‫تكون‬
‫خارجي‬
‫أما‬ ،‫ة‬
‫عليها‬ ‫واالطالع‬ ‫تداولها‬ ‫حيث‬ ‫من‬
‫فتوجد‬
‫وثائق‬
‫ية‬ِّ
‫رس‬‫غب‬‫أو‬ ‫ية‬ِّ
‫رس‬
.
‫ولها‬ ‫عمرية‬ ‫احل‬‫ر‬‫م‬ ‫لها‬ ‫األشياء‬ ‫بقية‬ ‫مثل‬ ‫مثلها‬ ‫الوثائق‬ ‫أن‬ ‫جمعان‬‫الدكتور‬ ‫وأوضح‬
‫حياة‬ ‫دورة‬
‫و‬ ،
‫األعمار‬ ‫بنظرية‬ ‫تعرف‬ ‫احل‬‫ر‬‫م‬ ‫ثالث‬ ‫إىل‬ ‫الوثيقة‬ ‫حياة‬ ‫الوثائق‬ ‫علماء‬ ‫يقسم‬
‫هذه‬ ‫بنيت‬‫وقد‬ ،‫للوثيقة‬ ‫الثالثة‬
‫الوالدة‬‫منذ‬ ‫للوثائق‬ ‫الذاتية‬ ‫القيمة‬ ‫أساس‬ ‫عىل‬ ‫النظرية‬
‫واإلتالف‬ ‫التوقف‬ ‫ر‬
‫حن‬ ‫والنضج‬
:‫التالية‬ ‫احل‬‫ر‬‫ال‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫وتتمثل‬ .
1
-
)‫النشطة‬ ‫(المرحلة‬ ‫اإلداري‬‫العمر‬
:
‫الوثائق‬ ‫تكون‬‫وهنا‬ ،‫اإلدارية‬ ‫المؤسسة‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫الوثيقة‬ ‫إنشاء‬ ‫منذ‬ ‫وتبدأ‬ ‫األوىل‬ ‫المرحلة‬ ‫ي‬
‫وه‬
‫النشاط‬ ‫أوجه‬ ‫خالل‬ ‫منتظم‬ ‫بشكل‬ ‫مستخدمة‬
‫ي‬
‫ر‬
‫الن‬ ‫للمؤسسة‬ ‫الجاري‬ ‫اإلداري‬
‫نشطة‬ ‫بأنها‬ ‫المرحلة‬ ‫هذه‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫الوثائق‬ ‫توصف‬ ‫ولذلك‬ ،‫أنتجتها‬
.
2
-
)‫(المحفوظات‬ ‫الوسيط‬‫العمر‬
:

3. 3
‫من‬ ‫يتكون‬
‫المؤقت‬ ‫الحفظ‬ ‫مرحلة‬
‫ف‬
‫بصفة‬ ‫اإلدارية‬ ‫الوثيقة‬ ‫استخدام‬ ‫يتوقف‬ ‫عندما‬
‫اإلدارية‬ ‫االستخدامات‬ ‫ببعض‬ ‫تحتفظ‬ ‫ولكنها‬ ‫الجاري‬ ‫النشاط‬ ‫أوجه‬ ‫خالل‬ ‫منتظمة‬
‫العرض‬
‫نشطة‬ ‫غب‬ ‫بأنها‬ ‫المرحلة‬ ‫هذه‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫الوثائق‬ ‫توصف‬ ‫ولذلك‬ ‫ية‬
‫ث‬ ،
‫م‬
‫ي‬
‫ر‬
‫تأب‬
‫مرحلة‬
‫التقييم‬
‫؛‬
‫و‬
‫ها‬‫مصب‬ ‫يتقرر‬ ‫حيث‬ ‫حياتها‬ ‫ات‬ ‫ر‬
‫فب‬ ‫بأخطر‬ ‫الوثائق‬ ‫تمر‬ ‫المرحلة‬ ‫هذه‬ ‫ي‬
‫ف‬
‫كمصدر‬‫لتستخدم‬ ) ‫ي‬
‫(التاريخ‬ ‫الثالث‬ ‫العمر‬ ‫إىل‬ ‫وتذهب‬ ‫تستمر‬ ‫أن‬ ‫فإما‬ ‫نهائية‬ ‫بصفة‬
.‫تلف‬
ُ
‫ت‬ ‫أن‬ ‫وإما‬ ، ‫ي‬
‫والتاريخ‬ ‫ي‬
‫العلم‬ ‫للبحث‬
3
-
‫الع‬
‫ي‬
‫التاريخ‬‫مر‬
:
‫ي‬
‫وه‬
‫و‬ ‫الدائم‬ ‫الحفظ‬ ‫مرحلة‬
‫تعد‬
‫يتم‬ ‫حيث‬ ،‫الوثائق‬ ‫حياة‬ ‫دورة‬ ‫احل‬‫ر‬‫م‬ ‫أهم‬ ‫من‬
‫الحياة‬ ‫مدى‬ ‫بالوثائق‬ ‫االحتفاظ‬
،
، ‫ي‬
‫التاريخ‬ ‫الحفظ‬ ‫مرحلة‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫ئيسة‬‫ر‬‫ال‬ ‫األمور‬ ‫ومن‬
‫اجعة‬‫ر‬‫م‬ ‫ويتم‬ ،‫حفظها‬ ‫وأسلوب‬ ،‫للوثائق‬ ‫ي‬
‫الزمن‬ ‫والعمر‬ ‫القيمة‬ ‫تحدد‬ ‫لوائح‬ ‫وجود‬
‫دوري‬ ‫بشكل‬ ‫اللوائح‬ ‫هذه‬
‫ات‬‫للمتغب‬
ً
‫وفقا‬
.
‫وحول‬
‫مفهوم‬
‫للوثائق‬ ‫المستندية‬ ‫الدورة‬
‫المقصود‬ ‫أن‬ ‫جمعان‬ ‫الدكتور‬ ‫بي‬
‫ب‬
‫المستندية‬ ‫الدورة‬
‫هو‬
‫الوثائق‬ ‫بها‬‫تمر‬ ‫ي‬
‫ر‬
‫الن‬ ‫احل‬‫ر‬‫والم‬ ‫اءات‬‫ر‬‫اإلج‬ ‫مجموعة‬
‫إىل‬ ‫الواردة‬
‫المكاتبات‬ ‫وكذلك‬ ،‫موضوعها‬ ‫بملف‬ ‫حفظها‬ ‫ر‬
‫حن‬ ‫ورودها‬ ‫منذ‬ ‫الجهة‬
‫عن‬ ‫الصادرة‬
‫خروج‬ ‫ر‬
‫حن‬ ‫إعدادها‬ ‫منذ‬ ‫الجهة‬
‫هنا‬ ‫بالمكاتبات‬ ‫المقصود‬ ‫وليس‬ ،‫المعنية‬ ‫الجهة‬ ‫إىل‬ ‫ها‬
‫إدارية‬ ‫وثائق‬ ‫من‬ ‫المؤسسة‬ ‫إدارة‬ ‫إىل‬ ‫يرد‬ ‫ما‬ ‫كل‬‫وإنما‬ ‫فقط‬ ‫اسالت‬‫ر‬‫الم‬
‫من‬ ‫يتضح‬ ‫كما‬.
: ‫ي‬
‫التاىل‬ ‫الشكل‬

4. 4
‫تمر‬ ‫كما‬
‫المستندية‬ ‫الدورة‬
‫للوثيقة‬
‫ب‬ ‫تبدأ‬ ‫احل‬‫ر‬‫الم‬ ‫من‬ ‫بعدد‬
‫حيث‬ ‫اإلنشاء‬ ‫مرحلة‬
‫ماد‬ ‫شكل‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫المعلومات‬ ‫تدوين‬ ‫يتم‬
‫ي‬
‫لل‬ ‫قابل‬
‫المؤسسة‬ ‫داخل‬ ‫والتناول‬ ‫تداول‬
‫وخارجها‬
‫ثم‬ ،
‫المرحلة‬ ‫وهذه‬ ‫التسجيل‬ ‫مرحلة‬
‫تعد‬
‫للوثيقة‬ ‫ميالد‬ ‫شهادة‬ ‫بمثابة‬
-
‫الواردة‬ ‫أم‬ ‫الصادرة‬ ‫سواء‬
-
‫محددة‬ ‫بطريقة‬ ‫المؤسسة‬ ‫سجالت‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫إثباتها‬ ‫يتم‬ ‫حيث‬
ً
‫سلفا‬
،
‫ذلك‬ ‫بعد‬
‫ع‬ ‫التوزي‬ ‫مرحلة‬
‫أخرى‬ ‫إىل‬ ‫إدارة‬ ‫من‬ ‫الوثيقة‬ ‫توجيه‬ ‫عملية‬ ‫ي‬
‫وه‬
‫الستكما‬
‫الوثيقة‬ ‫وصول‬ ‫رسعة‬ ‫عىل‬ ‫تعمل‬ ‫أدوات‬ ‫باستخدام‬ ‫وذلك‬ ‫المناسب‬ ‫اء‬‫ر‬‫اإلج‬ ‫ل‬
‫معلومات‬ ‫من‬‫بها‬‫ما‬ ‫وحفظ‬
‫ي‬
‫ر‬
‫تأب‬ ‫ثم‬ ،
‫االنتفاع‬ ‫مرحلة‬
‫وفيها‬
‫الوثيقة‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫ورد‬‫ما‬ ‫تنفيذ‬ ‫يتم‬
،
‫مرحلة‬‫تليها‬
‫أهميتها‬ ‫حسب‬ ‫مؤقتة‬‫أو‬ ‫ممتدة‬ ‫ات‬ ‫ر‬
‫لفب‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫يتم‬ ‫حيث‬ ‫الحفظ‬
،
‫للحفظ‬ ‫المخصصة‬ ‫األماكن‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫وذلك‬
‫؛‬
‫ثم‬ ‫موضوعها‬ ‫ملف‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫الوثيقة‬ ‫تسكي‬ ‫يتم‬ ‫أي‬
‫التصنيف‬ ‫نظام‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫تيبه‬‫ر‬‫ت‬ ‫داخل‬ ‫ذاته‬ ‫الملف‬ ‫حفظ‬
‫مرحلة‬ ‫ي‬
‫ر‬
‫تأب‬ ‫ثم‬ ،
‫جاع‬ ‫ر‬
‫االسب‬
‫وه‬
‫باستخدام‬ ‫وذلك‬ ‫حفظها‬ ‫موضع‬ ‫من‬ ‫ذلك‬ ‫إىل‬ ‫الحاجة‬ ‫عند‬ ‫الوثيقة‬ ‫داد‬ ‫ر‬
‫اسب‬ ‫عملية‬
‫يوفرها‬ ‫ي‬
‫ر‬
‫الن‬ )‫(الفهرس‬ ‫جاع‬ ‫ر‬
‫واالسب‬ ‫البحث‬ ‫أدوات‬
‫الحفظ‬ ‫نظام‬
‫الدورة‬ ‫ي‬
‫وتنته‬ ،
‫بمرحلة‬ ‫المستندية‬
‫ثم‬ ‫ومن‬ ‫تقويمها‬ ‫يتم‬ ‫حيث‬ ‫للوثائق‬ ‫ة‬‫األخب‬ ‫المرحلة‬ ‫وه‬ ‫التقويم‬
‫بعد‬ ‫وذلك‬ ‫ي‬
‫التاريخ‬ ‫األرشيف‬‫أو‬ ‫الوسيط‬ ‫األرشيف‬ ‫إىل‬ ‫والتحويل‬ ‫االستبعاد‬‫أو‬ ‫اإلتالف‬
‫اإلداري‬‫العمر‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫بها‬ ‫االحتفاظ‬ ‫قيمة‬ ‫وانعدام‬ ‫منها‬ ‫االنتفاع‬ ‫ة‬ ‫ر‬
‫فب‬ ‫انتهاء‬
.
‫وأكد‬
‫أن‬ ‫ي‬
‫اب‬‫ر‬‫الزه‬ ‫جمعان‬‫الدكتور‬
‫والهيئات‬ ‫المؤسسات‬
‫بدأت‬
‫بالتفكب‬
‫ي‬
‫ف‬
‫التحول‬
‫امج‬‫ر‬‫ب‬ ‫بتطوير‬ ‫إما‬ ‫تقنية‬ ‫طبيعة‬ ‫ذات‬ ‫أرشفة‬ ‫أنظمة‬ ‫إىل‬ ‫التقليدية‬ ‫األرشفة‬ ‫نظام‬ ‫من‬
‫جاهزة‬ ‫ونية‬ ‫ر‬
‫إلكب‬ ‫أرشفة‬ ‫امج‬‫ر‬‫ب‬ ‫اقتناء‬ ‫أو‬ ‫محلية‬
‫ي‬
‫ف‬ ‫واجهتها‬ ‫ي‬
‫ر‬
‫الن‬ ‫المشاكل‬ ‫نتيجة‬ ‫؛‬
‫التقليدي‬ ‫األرشيف‬
‫ي‬ ‫ما‬ ‫المشاكل‬ ‫ضمن‬ ‫ومن‬ ،
‫ي‬
‫ر‬
‫أب‬
:
1
.
‫يزيد‬ ‫بمعدل‬ ‫وينمو‬
ً
‫جدا‬ ‫كبب‬‫والهيئات‬ ‫المؤسسات‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫التقليدية‬ ‫الوثائق‬ ‫عدد‬
‫عن‬
25
.
ً
‫سنويا‬ %
2
.
‫عىل‬ ‫يزيد‬ ‫بمعدل‬‫تنمو‬ ‫الحفظ‬ ‫أماكن‬ ‫تكاليف‬
12
.
ً
‫سنويا‬ %
3
.
.‫للحفظ‬ ‫ة‬‫كبب‬‫مساحات‬ ‫إىل‬ ‫يحتاج‬
4
.
.‫المعلومات‬ ‫جاع‬ ‫ر‬
‫السب‬ ‫طويل‬ ‫وقت‬ ‫إىل‬ ‫يحتاج‬
5
.
.‫الرسقة‬ ‫أو‬ ‫التلف‬ ‫أو‬ ‫الضياع‬ ‫من‬ ‫بأمان‬ ‫ليست‬
6
.
‫العمل‬‫إلنجاز‬ ‫تفعة‬‫ر‬‫الم‬ ‫والتكلفة‬ ‫والجهد‬ ‫الوقت‬
‫التقليدي‬ ‫ي‬
‫ر‬
‫الورف‬
.
7
.
‫المداخل‬ ‫متعدد‬ ‫البحث‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬ ‫وعدم‬ ‫المدخل‬ ‫وحيد‬ ‫البحث‬
.
8
.
‫نفسه‬ ‫الوقت‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫نفسها‬ ‫المعاملة‬ ‫عىل‬ ‫موظف‬ ‫من‬ ‫ر‬
‫أكب‬ ‫إطالع‬ ‫صعوبة‬
.
9
.
‫العمل‬ ‫لسب‬ ‫لمتابعة‬ ‫فاعلة‬ ‫آلية‬ ‫وجود‬ ‫عدم‬
.
10
.
‫متدنية‬ ‫كفاءة‬
‫ي‬
‫ف‬
‫األعمال‬ ‫أداء‬
.
11
.
‫تحديد‬ ‫صعوبة‬
‫والمس‬ ‫ئ‬‫المخط‬
‫ؤ‬
‫المتمب‬ ‫ومكافأة‬ ‫العمل‬ ‫تأخب‬ ‫عن‬ ‫ول‬
.

5. 5
‫األرشيف‬ ‫حول‬ ‫للحديث‬ ‫ي‬
‫اب‬‫ر‬‫الزه‬ ‫جمعان‬‫الدكتور‬ ‫األستاذ‬ ‫الندوة‬ ‫ضيف‬ ‫انتقل‬ ‫ثم‬
‫أن‬ ‫ا‬
ً
‫مبين‬ ‫ي‬
‫وب‬ ‫ر‬
‫اإللكب‬
‫ي‬
‫وب‬ ‫ر‬
‫اإللكب‬ ‫األرشيف‬ ‫مصطلح‬
‫بدأ‬
‫الثمانينات‬ ‫بداية‬ ‫منذ‬‫الظهور‬ ‫ي‬
‫ف‬
‫ي‬
‫ر‬
‫الن‬ ‫األرشيفية‬ ‫المؤسسات‬ ‫إىل‬ ‫لإلشارة‬ ‫ين‬ ‫ر‬
‫العرس‬ ‫القرن‬ ‫من‬
‫إنتاج‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫التقنية‬ ‫تستخدم‬
‫ونية‬ ‫ر‬
‫اإللكب‬ ‫الوثائق‬ ‫وإتاحة‬ ‫وتنظيم‬
‫ويعرف‬ ،
‫ي‬
‫وب‬ ‫ر‬
‫اإللكب‬ ‫األرشيف‬
‫بأنه‬
‫المكان‬ ‫ذلك‬
‫قابل‬ ‫شكل‬ ‫ي‬
‫ف‬
ً
‫أصال‬ ‫المنتجة‬ ،‫ونية‬ ‫ر‬
‫إلكب‬ ‫وثائق‬ ‫مجموعة‬ ‫من‬ ‫يتكون‬ ‫الذي‬ )‫(الحاسوب‬
،)‫(الرقمنة‬ ‫ي‬
‫وب‬ ‫ر‬
‫اإللكب‬ ‫الشكل‬ ‫إىل‬ ‫تحويلها‬ ‫تم‬ ‫ي‬
‫ر‬
‫الن‬ ‫أو‬ ‫اآللية‬ ‫اءة‬‫ر‬‫للق‬
‫اء‬‫ر‬‫إج‬ ‫ويتم‬
‫عمليا‬
‫ت‬
‫شبكات‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫ويمكن‬ ، ‫ي‬
‫آىل‬ ‫نظام‬ ‫باستخدام‬ ‫وإتاحتها‬ ‫ضبطها‬
‫نت‬ ‫ر‬
‫اإلنب‬ ‫بشبكة‬ ‫تبطة‬‫ر‬‫الم‬ ‫الحاسوب‬
‫أما‬ ،
‫إىل‬‫يشب‬ ‫فإنه‬ ‫ونية‬ ‫ر‬
‫اإللكب‬ ‫األرشفة‬ ‫مصطلح‬
ً
‫آليا‬ ‫وحفظها‬ ‫وضبطها‬ ‫الوثائق‬ ‫وجمع‬ ‫إنتاج‬ ‫عمليات‬
.
‫جمعان‬ ‫الدكتور‬ ‫استعرض‬ ‫ثم‬
‫ومتطلباته‬ ‫ي‬
‫وب‬ ‫ر‬
‫اإللكب‬ ‫األرشيف‬ ‫مكونات‬
‫موض‬
‫ا‬ ً
‫ح‬
‫تشمل‬ ‫أنها‬
‫ي‬
‫وه‬ ‫والملفات‬ ‫الوثائق‬ ‫مجموعة‬
‫ي‬
‫األساس‬ ‫المحتوى‬ ‫تشكل‬ ‫ي‬
‫ر‬
‫الن‬ ‫المصادر‬
‫أو‬ ‫تملكها‬ ‫كانت‬ ‫سواء‬ ‫األرشيفية‬ ‫للمؤسسة‬
‫وإتاحتها‬ ‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫تستطيع‬
‫للمستفيدين‬
‫و‬ ،
‫التقنية‬ ‫المتطلبات‬
‫ألن‬
‫يتطلب‬ ‫ي‬
‫وب‬ ‫ر‬
‫اإللكب‬ ‫األرشيف‬ ‫وبناء‬ ‫تأسيس‬
‫ا‬ ‫مع‬ ‫تتالءم‬ ‫ي‬
‫ر‬
‫الن‬ ‫التقنيات‬ ‫من‬ ‫مجموعة‬ ‫توافر‬
ً
‫إنتاجا‬ ،‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫الجديد‬ ‫ألشكال‬
ً
‫جاعا‬ ‫ر‬
‫واسب‬
ً
‫وتنظيما‬
ً
‫انا‬ ‫ر‬
‫واخب‬
‫إىل‬ ‫باإلضافة‬ ،
‫ية‬ ‫ر‬
‫والبرس‬ ‫المادية‬ ‫المتطلبات‬
.
‫أن‬ ‫إىل‬ ‫وأشار‬
‫ي‬
‫وب‬ ‫ر‬
‫اإللكب‬ ‫األرشيف‬
‫إىل‬ ‫يهدف‬
‫أو‬ ‫الفرد‬ ‫وظائف‬ ‫جميع‬ ‫إنجاز‬
‫بصورة‬ ‫االستنادية‬ ‫الدورة‬ ‫وضبط‬ ‫وإتاحة‬ ‫وتنظيم‬ ‫حفظ‬ ‫من‬ ‫األرشيفية‬ ‫المؤسسة‬
‫ونية‬ ‫ر‬
‫إلكب‬
‫و‬ ،
‫توف‬
‫الطرق‬‫وبأيرس‬ ‫وقت‬ ‫أقل‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫والحديثة‬ ‫الدقيقة‬ ‫الوثائقية‬ ‫المعلومات‬‫ب‬
‫ار‬‫ر‬‫الق‬ ‫اتخاذ‬ ‫عملية‬ ‫لدعم‬
‫و‬ ،
‫األرشيفية‬ ‫المؤسسات‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫واإلنتاجية‬ ‫العمل‬ ‫كفاءة‬ ‫رفع‬
‫اإلداري‬ ‫النظام‬ ‫تطوير‬ ‫ثم‬ ‫ومن‬
.
‫السمات‬ ‫من‬ ‫بمجموعة‬‫يتمب‬ ‫ي‬
‫وب‬ ‫ر‬
‫اإللكب‬ ‫األرشيف‬ ‫أن‬ ‫أوضح‬ ‫كما‬
،
‫ي‬ ‫ما‬ ‫بينها‬ ‫ومن‬
‫ي‬
‫ر‬
‫أب‬
:
1
.
‫الحفاظ‬
‫قبل‬ ‫من‬ ‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫حجب‬ ‫دون‬ ‫التلف‬ ‫من‬ ‫النادرة‬ ‫الوثائق‬ ‫عىل‬
‫المستفيدين‬
‫و‬ ،
‫ي‬
‫وتخط‬ ‫للوثائق‬ ‫واالستخدام‬ ‫جاع‬ ‫ر‬
‫االسب‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫والرسعة‬ ‫السهولة‬
‫والمكان‬ ‫الزمان‬ ‫حواجز‬
.
2
.
‫صغب‬‫حب‬ ‫إىل‬ ‫إال‬ ‫ي‬
‫وب‬ ‫ر‬
‫اإللكب‬ ‫األرشيف‬ ‫يحتاج‬ ‫ال‬ ‫حيث‬ ‫الحفظ‬ ‫مكان‬ ‫توفب‬
.
3
.
‫وبفاع‬ ‫ومبسطة‬ ‫منظمة‬ ‫وخدمات‬ ‫فنية‬ ‫عمليات‬ ‫تقديم‬
‫لية‬
‫أ‬
‫ر‬
‫كب‬
.
4
.
‫ونية‬ ‫ر‬
‫اإللكب‬ ‫النظم‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫الفائقة‬ ‫المرونة‬
.
5
.
‫التشغيل‬ ‫حقوق‬ ‫يؤمن‬ ‫كامل‬ ‫ية‬‫رس‬ ‫بنظام‬ ‫ونية‬ ‫ر‬
‫اإللكب‬ ‫األرشفة‬ ‫نظم‬ ‫تتمتع‬
‫الوثائق‬ ‫وتداول‬
.
6
.
‫أو‬ ‫المؤسسة‬ ‫داخل‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫سواء‬ ‫المعلومات‬ ‫قواعد‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫البيانات‬ ‫بي‬ ‫الربط‬ ‫سهولة‬
‫خارجها‬
.

6. 6
7
.
‫المختلف‬ ‫األحجام‬ ‫ذات‬ ‫الوثائق‬ ‫تخزين‬ ‫إمكانية‬
‫السيما‬ ‫الموقع‬ ‫نفس‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫ة‬
‫الهندسية‬ ‫الرسومات‬
.
8
.
‫والملفات‬ ‫البيانات‬ ‫تحديث‬ ‫رسعة‬
.‫للمستفيدين‬ ‫الخدمة‬ ‫تقديم‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫والرسعة‬ ،
9
.
‫للوثائق‬ ‫والتلف‬ ‫الفقد‬ ‫ومشاكل‬ ‫األخطاء‬ ‫من‬ ‫الحد‬
.
10
.
.‫تباعدت‬ ‫مهما‬ ‫المؤسسة‬ ‫اء‬‫ز‬‫أج‬ ‫ربط‬
11
.
‫ونية‬ ‫ر‬
‫اإللكب‬ ‫والوثائق‬ ‫الرسائل‬ ‫نقل‬ ‫ورسعة‬ ‫سهولة‬
.
12
.
‫الوثائق‬ ‫اقبة‬‫ر‬‫م‬
‫المؤسسة‬ ‫داخل‬ ‫تطورها‬ ‫ومتابعة‬ ‫وتحوالتها‬
(
Workflow
)
.
13
.
،‫ع‬
‫بالموضو‬ ،‫(بالرقم‬
ً
‫ونيا‬ ‫ر‬
‫إلكب‬ ‫المحفوظة‬ ‫للوثائق‬ ‫الوصول‬ ‫نقاط‬ ‫تعدد‬
‫خ‬ ‫التاري‬ ،‫للوثيقة‬ ‫مفتاحية‬ ‫كلمات‬،‫إليه‬ ‫المرسل‬ ‫أو‬ ‫المرسل‬ ‫اسم‬
.)‫الخ‬...
‫ي‬
‫اب‬‫ر‬‫الزه‬ ‫جمعان‬ ‫الدكتور‬ ‫األستاذ‬ ‫استعرض‬ ‫ثم‬
‫أنظمة‬ ‫بها‬ ‫تقوم‬ ‫ي‬
‫ر‬
‫الن‬ ‫الوظائف‬
‫األرشف‬
‫ونية‬ ‫ر‬
‫اإللكب‬ ‫ة‬
:‫التالية‬ ‫الوظائف‬ ‫ي‬
‫ف‬ ‫وتتمثل‬ ،
1
.
‫التسجيل‬
.
2
.
‫البحث‬
Search
.
3
.
‫جاع‬ ‫ر‬
‫االسب‬
Retrieve
.
4
.
‫المشاهدة‬ ‫أو‬ ‫العرض‬
View
.
5
.
‫ة‬‫الطباع‬
Print
.
6
.
‫التقارير‬ ‫كتابة‬
Reports Writing
.
‫ندوة‬ ‫ختام‬ ‫ي‬
‫وف‬
‫الجوانب‬ ‫عىل‬ ‫كب‬ ‫ر‬
‫الب‬ ‫مع‬ ‫ونية‬ ‫ر‬
‫واإللكب‬ ‫التقليدية‬ ‫بي‬ ‫"األرشفة‬
"‫العملية‬
‫للحضور‬ ‫ليتيح‬ ‫ونية‬ ‫ر‬
‫اإللكب‬ ‫لألرشفة‬ ‫عمليا‬ ‫تطبيقا‬ ‫جمعان‬ ‫الدكتور‬ ‫قدم‬
‫عليه‬ ‫التدرب‬ ‫إمكانية‬
‫ا‬
‫منه‬ ‫واالستفادة‬
‫ا‬
‫ر‬
‫حن‬
‫الشخصية‬ ‫وثائقهم‬ ‫أرشفة‬ ‫ي‬
‫ف‬
،‫وأعمالهم‬
‫ونية‬ ‫ر‬
‫اإللكب‬ ‫األرشفة‬ ‫عملية‬ ‫وفهم‬
‫أج‬ ‫ثم‬ ،‫أكب‬ ‫بشكل‬
‫األسئلة‬ ‫من‬ ‫عدد‬ ‫عىل‬‫ا‬ ً
‫مشكور‬ ‫اب‬
‫والمختصي‬ ‫للباحثي‬ ‫المجال‬ ‫وفتحت‬ ‫الندوة‬ ‫أثرت‬ ‫ي‬
‫الن‬ ‫والمداخالت‬ ‫ات‬‫ر‬‫واالستفسا‬
.‫والبحث‬ ‫اسة‬‫ر‬‫للد‬ ‫ونية‬ ‫ر‬
‫اإللكب‬ ‫باألرشفة‬ ‫متعلقة‬ ‫جوانب‬ ‫طرق‬ ‫ي‬
‫ف‬
‫اليوتيوب‬ ‫ي‬
‫ن‬
‫ف‬ ‫الفهرس‬ ‫قناة‬ ‫ي‬
‫ن‬
‫ف‬ ‫الندوة‬ ‫فيديو‬ ‫عىل‬ ‫لالطالع‬
https://youtu.be/3mWUlbdtvYY
‫الفهرس‬ ‫ندوات‬ ‫جميع‬ ‫عىل‬ ‫لالطالع‬
https://youtube.com/c/ArucInfo