IDG, azienda leader nella distribuzione di materiale elettrico, ha implementato un nuovo processo per ottimizzare la gestione delle commesse e migliorare la comunicazione tra i vari reparti. Grazie all'integrazione di Arxivar, sono stati automatizzati la raccolta e la gestione delle informazioni, portando a una riduzione significativa del data entry e a una maggiore puntualità nelle forniture. I benefici ottenuti includono una gestione più efficiente dei documenti, miglioramento delle comunicazioni interne e un risparmio di tempo nelle operazioni aziendali.

1. Un nostro caso di successo

2. L’azienda
IDG è leader e specialista nella distribuzione di materiale
elettrico. Nasce nel 1980 su iniziativa di Giancarlo Caraglio
e si sviluppa negli anni a seguire con l’apertura di punti
vendita sul territorio circostante.
La crescita interna e una serie di acquisizioni portano il
gruppo ad operare su tutto il territorio del Nord Ovest
(Piemonte, Lombardia e Liguria).
Il gruppo opera in diversi comprati, quali il civile,
l’automazione industriale, l’illuminotecnica e anche nei
settori emergenti legati al risparmio energetico.

3. L’azienda
18 punti vendita
30.000 + gli articoli trattati a magazzino
100.000 + gli articoli trattati
Consegna in 24 ore

4. L’esigenza
Gli obiettivi del progetto erano i seguenti:
 Guidare lo scambio di informazioni tra commerciale e ufficio
acquisti, in modo da raccogliere ed avere a disposizione tutti
i dati necessari per la redazione dell’offerta.
 Avere un processo di comunicazione regolato tra ufficio
tecnico e ufficio acquisti…
Migliorare il processo di produzione dei Quadri Cablati, che sono prodotti
semilavorati da terzisti esterni e poi consegnati ai clienti per la posa finale.

5. L’esigenza
 Conservare le informazioni in un unico repository in modo da
poterle ricercare facilmente
 Facilitare il processo di codifica articoli, di creazione ordini
verso i fornitori e di creazione commesse di produzione
 Avere informazioni puntuali sullo stato di avanzamento delle
commesse
 Avere alert di avvertimento sull’avanzamento dei quadri
cablati, per poter interagire puntualmente con il gestionale e
chiudere le commesse

6. La soluzione

7. Processo di creazione commesse
1. Il processo di Creazione delle commesse permette di:
• Valutare le offerte tecnico/commerciali predisposte, favorendo il dialogo tra Ufficio
tecnico e Ufficio Acquisti
• Gestire la comunicazione interattiva tra Ufficio Tecnico e Ufficio Acquisti per
eventuali modifiche sul prodotto finale
• Invocare direttamente una stored procedure messa a disposizione sul gestionale,
per creare i nuovi Codici articolo necessari e per generare la Commessa
automaticamente, evitando del tutto le operazioni manuali di inserimento.
• Raccogliere tutti i documenti gestionali relazionati per una veloce interrogazione
Bios Management con ARXivar supporta IDG Spa nella gestione e nel monitoraggio
delle commesse relative ai quadri cablati, con l’implementazione di due WorkFlow e
attraverso lo scambio di informazioni con il gestionale aziendale.

8. Fascicolo commessa QC
Durante la fase di progettazione del quadro viene prodotta la documentazione,
soprattutto tecnica, che in ARXivar confluisce nel fascicolo commessa QC, dove viene via
via arricchita con gli altri documenti, anche amministrativi.

9. Monitoraggio fasi produzione
Ogni fase della produzione viene monitorata, dal momento in cui viene ricevuto
l’ordine, alla consegna finale

10. Storia di ogni opportunità
Lo stato di avanzamento dei QC, le quantità logistiche dell’avanzamento della produzione
da parte dei terzisti e le consegne vengono intercettate automaticamente da ARXivar e
riportate su un documento di sintesi, dove è possibile tracciare la storia di ogni opportunità

11. Processo di gestione del rientro dei QC
2. Il processo di Gestione del rientro dei QC permette di:
• Intercettare le DDT in ingresso e individuare quelle relative alle Commesse
QC.
• Aggiornare le quantità consegnate e le quantità residue per ogni commessa.
• Mettere a disposizione un cruscotto operativo che permette di monitorare lo
stato di avanzamento lavori.
• Chiudere le commesse al termine della lavorazione e della consegna dei
materiali.
• Monitorare anomalie o disallineamenti tra gestionale ed ARXivar, in modo da
poterle segnalare tempestivamente agli interessati.

12. I benefici
 Automatizzazione del processo di raccolta
informazioni per la gestione delle commesse
 Drastica riduzione del data entry sul gestionale grazie
all’integrazione realizzata che non necessita di
nessuna operatività da parte degli utenti.
 Maggior puntualità e precisione nell’ingaggio dei
fornitori terzisti.
 Avere a disposizione informazioni sempre aggiornate
in modo da poter intervenire immediatamente sugli
scostamenti di produzione e su eventuali ritardi.

13. I benefici
 Gestione automatica delle comunicazioni tra i vari
operatori.
 Creazione automatica fascicolo digitale commessa
in fase di progettazione
 ARXivar ha permesso di ridurre notevolmente
lunghi e dispendiosi scambi di mail e di telefonate,
perché le informazioni e le annotazioni vengono
registrate su un unico ambiente di lavoro.

14. La parola al cliente
«La mappatura di questo processo aziendale con ARXivar ha permesso di ottenere un grande risparmio di
tempo nell’esecuzione del flusso, evitando operazioni manuali rischiose, riducendo le ridondanze e
migliorando le comunicazioni tra personale di uffici diversi.
In particolare, rispetto alla gestione precedente, questi sono i vantaggi riconosciuti:
• Uniformità delle procedure, gestibili da qualunque addetto senza necessità di un key user
• Repository centralizzato delle documentazione di progetto, niente più revisioni scambiate via e-mail
• Tracciabilità dei passaggi, comunicazioni mirate tra richiedente e gestore, riservatezza dei dati
• Riduzione di tempi e azzeramento errori di data entry
• Maggiore velocità nelle risposte al cliente sugli stati avanzamento
• Gestione alert sulle attività da eseguire, sui potenziali errori e stati commesse incoerenti
Ancora una volta, Arxivar ha contribuito attivamente allo slancio tecnologico dell’azienda e questo sarà
sicuramente solo uno dei tanti step verso il miglioramento ottenibile con questo strumento».
MARCO TRUCCO - ICT