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CREDIT AUDIT

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CREDIT AUDIT: VALUTAZIONE DEL RISCHIO INSOLVENZA E AZIONI PREVENTIVE PER RIDURRE GLI INSOLUTI. …

CREDIT AUDIT: VALUTAZIONE DEL RISCHIO INSOLVENZA E AZIONI PREVENTIVE PER RIDURRE GLI INSOLUTI.
Indipendentemente dalle ragioni e dalle origini dell'attuale periodo di crisi, molte aziende sono costrette a lavorare in un mercato che vede aumentare il numero dei cosiddetti "cattivi pagatori", che spesso prima erano assolutamente solventi ed affidabili.
Nelle PMI non è diffusa un’evidente cultura della prevenzione, perché ritenuta costosa, e questa mancanza di cultura condiziona anche la gestione dei rischi sul credito, costringendo le aziende a investire molto nelle azioni di recupero dei crediti.
Un credito non si recupera quando è scaduto oppure quando è insoluto, ma va gestito sin dalla sua origine, cercando di intervenire per presidiare o rimuovere tutte le cause che possono generare nuovi insoluti. La responsabilità nella gestione dei crediti, e la valutazione dei rischi commerciali connessi alle vendite, non è soltanto dell’amministrazione, ma dell’intera azienda.
Nelle due serate dedicate all’argomento, verranno affrontati quali sono i principali fattori di rischio quando manca una precisa policy per la concessione di credito commerciale e come progettare un intervento di CREDIT AUDIT con l’obiettivo di eseguire la revisione dei processi operativi e modificare la cultura interna del management, del personale amministrativo e della forza vendita.

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  • INTRODUZIONE Il titolo del mio intervento mi porta ad entrare subito nell’argomento RISCHIO INSOLUTI E COME RIDURLI l’attuale situazione di mercato non è certamente splendida, ma nonostante i vari problemi, la difficile situazione economica generalizzata gli imprenditori continuano ad andare avanti Un imprenditore è abituato ad affrontare tutti i giorni i rischi connessi al proprio business: mercato, concorrenza, tendenze, innovazione, tecnologia, leggi, ambiente.. Ora ha un rischio in più da aggiungere alla lista: l’aumento del RISCHIO INSOLUTI
  • - I problemi legati agli insoluti, non sono legati esclusivamente ai clienti che non pagano perché “messi male” economicamente ma spesso sono legati ad aspetti di scarsa organizzazione interna ed in particolare …..
  • - Parlare di CREDIT MANAGEMENT è importante anche per una PMI, perché è indispensabile avviare una precisa strategia di PREVENZIONE DEGLI INSOLUTI, che coinvolga l’intera azienda …
  • Da molti anni analizziamo le problematiche del credito aziendale e degli insoluti, dal punto di vista della loro PREVENZIONE piuttosto che del loro recupero, attraverso corsi di formazione destinati al personale amministrativo e, soprattutto commerciale basato sulle più attuali TECNICHE DI NEGOZIAZIONE PER VENDITORI. L’esperienza di questi ultimi 15 anni, ci hanno permesso di formalizzare un modello di audit dell’intera filiera ORDINE->INCASSO che faccia emergere i punti di debolezza dell’organizzazione e dei processi aziendali che possono aumentare il rischio di insolvenza. Il modello di audit si articola nella analisi si 8 aree precise e in particolare:…..
  • Transcript

    • 1. GRUPPO DI STUDIO COMMERCIALE E MARKETING CREDIT AUDIT: VALUTAZIONE DEL RISCHIOINSOLVENZA E AZIONI PREVENTIVE PER RIDURRE GLI INSOLUTI. Relatore: Dott. Daniele MAGGIOLO Senior Management Consultant - Studio Maggiolo Pendini Associati lunedì 12 marzo e lunedì 2 aprile 2012 Ore 18.00 Centro Produttività Veneto - Fondazione Giacomo Rumor Area Gruppi di Studio
    • 2. Il caso| profilo azienda ATTIVITA’ = Produzione mobili per ufficio e commercio ingrosso di complementi d’arredo per l’ufficio GAMMA = prodotti fascia medio-alta In possesso di CERTIFICAZIONE DI QUALITA ISO 9001 e UNI-EN ISO 14001 Rapporto commerciale B to B con rete di rivenditori (forniture per ufficio) Rapporto commerciale B to G per partecipazione diretta a gare Rete commerciale mista, composta da venditori monomandatari, plurimandatari – supervisione di 3 responsabili di area Consegna prodotti con logistica propria CPV formazione | 12 marzo – 02 aprile 2012 2/13
    • 3. Il caso| la situazione rilevata (1/2) Nonostante C.S.Q., scarsa sincronizzazione tra VENDITA – GESTIONE ORDINE – PRODUZIONE – LOGISTICA - AMMINISTRAZIONE Riscontro di aumento degli insoluti a causa della crisi Difficoltà di vendita, compensata da politiche commerciali con scontistica e dilazione pagamento Aumento della dilazione aveva causato la polverizzazione degli insoluti In caso di mancato pagamento, ritardo nel blocco di fornitura al cliente e, in caso di avvenuto pagamento, dello sblocco delle forniture (produzione e/o logistica) Nessuna strategia per concessione di credito in base al pagamento Insoluti gestiti poco e mal volentieri nella fase SOLLECITO e RECUPERO da parte del personale amministrativo interno Venditori esterni poco incisivi nella azione del recupero (ritardi nel contatto con il cliente-debitore, accordi poco favorevoli alla azienda, ulteriori sconti concessi al cliente in cambio di altri ordini) CPV formazione | 12 marzo – 02 aprile 2012 3/13
    • 4. Il caso| la situazione rilevata (2/2) Attiva solo procedura di concessione/revisione fido e blocco/sblocco fornitura Nessuno strumento informatico per lasciare “memoria storica” degli insoluti e di attività / tempi / costi “consumati” per il sollecito / recupero Solo gestione contabile sul gestionale Procedura, sollecito e recupero del credito, rilevata: 1/2 telefonate (eseguite come “punizione”) 2/3 solleciti scritti da amministrazione (circolari automatiche) visita agente (non sempre) pratica al legale (gestita in “economia”) Mancanza formazione personale interno (amministrazione) e esterno (commerciali) sulle tecniche da impiegare per il sollecito dei crediti CPV formazione | 12 marzo – 02 aprile 2012 4/13
    • 5. Rischi sui crediti commerciali | scenari La gestione del credito è uno degli elementi strategici di sopravvivenza per molte aziende, soprattutto se PMI Nelle PMI non è diffusa una evidente cultura della prevenzione, perché ritenuta costosa, degli insoluti e si investe molto nelle azioni di recupero dei crediti out-sourcing In aziende di maggiori dimensioni il CREDIT MANAGER definisce la Credit Policy - partendo dalla contrattualistica e valutazione dei rischi concilia interessi commerciali e contenimento dei rischi di insolvenza CPV formazione | 12 marzo – 02 aprile 2012 5/13
    • 6. Insolvenza |fattori di rischio Mancanza di una precisa e convinta CREDIT POLICY Scarso utilizzo delle informazioni interne per valutare la clientela (vecchia e nuova) Scarsa efficienza nell’acquisire, interpretare ed utilizzare informazioni dall’esterno (ufficiose e ufficiali) Scarsa integrazione (operativa e informativa) tra le diverse funzioni aziendali Scarsa sensibilità a personalizzare la concessione di credito alla clientela Decisioni sul credito provenienti dal titolare e raramente condivise con altri Approccio commerciale approssimativo, orientato al VENDERE anziché all’INCASSARE Mancata definizione di sistemi premianti (per i clienti puntuali pagatori) e punitivi (per quelli che pagano male) Mancanza di una “cultura di prevenzione”, da contrapporre ad una “attitudine alla reazione” (recupero crediti VS gestione preventiva) CPV formazione | 12 marzo – 02 aprile 2012 6/13
    • 7. Insolvenza |cause e concause Si stima che il 65% degli insoluti sia da addebitarsi a: Mancanza di pattuizioni precise all’atto dell’acquisto Mancanza di documentazione a supporto della vendita (contratti, copie commissioni,...) Conteggio in fattura di spese non concordate (imballi, trasporti, spese incasso,...) Forniture incomplete Lavori eseguiti parzialmente o da verificare o da collaudare Accordi iniziali approssimativi sul prodotto o sul servizio Accordi approssimativi sulle modalità di pagamento Documenti di vendita compilati approssimativamente e/o con informazioni incomplete sulle prestazioni o sui prodotti Differenze economiche o di di quantità o di qualità tra ordinato e fatturato Errori formali sulla composizione dei documenti contabili (partita iva, codice fiscale, indirizzo,...) Mancato ricevimento della fattura Impossibilità di dimostrare, da parte del fornitore, di lavori, ore extra di lavoro, materiali impiegati e non concordati preventivamente, ma necessari a completamento del lavoro. CPV formazione | 12 marzo – 02 aprile 2012 7/13
    • 8. Credit management |strategie per PMI Definire nuove e più moderne azioni preventive per ridurre il rischio insoluti Ampliamento del business con politiche di diversificazione per acquisire nuovi clienti Programma attività per fidelizzare la clientela Programma attività per recuperare i clienti persi Miglioramenti / ottimizzazioni organizzativi Contenimenti dei costi Gestione preventiva degli insoluti per ridurre le perdite sui crediti Definire la CREDIT POLICY Avviare procedure di CREDIT AUDIT strutturate CPV formazione | 12 marzo – 02 aprile 2012 8/13
    • 9. Rischio insoluti |importanza della prevenzione Un CREDITO non si recupera quando è scaduto o, peggio, quando è insoluto ma va gestito sin dalla sua origine cercando di intervenire per presidiare o rimuovere tutte le cause che possono generare l’insoluto. La responsabilità nella gestione dei crediti non è solo della amministrazione, ma dell’intera azienda. CPV formazione | 12 marzo – 02 aprile 2012 9/13
    • 10. Rischi sui crediti commerciali | prevenzione (1) La gestione del credito comporta preliminarmente la definizione delle politiche del credito, in particolare: termini di incasso, definendo non solo le condizioni “nominali” concordate con la clientela, ma anche quelle “reali”, conseguenti all’ulteriore periodo di mancato pagamento che si è disposti ad accettare. L’ ampiezza dei termini dovrà essere valutata in relazione allo stato di liquidità dell’azienda; modalità di incasso, anche in funzione delle conseguenze che inducono sulla gestione della tesoreria; CPV formazione | 12 marzo – 02 aprile 2012 10/13
    • 11. Rischi sui crediti commerciali | prevenzione (2) procedure operative per la gestione degli scaduti, delle posizioni in sofferenza, del superamento del fido, delle condizioni di affidamento concesse; individuazione della funzione aziendale delegata a supportare le decisioni e il controllo dei risultati. livelli di affidamento, attraverso un’adeguata valutazione della solvibilità del cliente e con modalità diverse a seconda delle tipologie di clientela; Informazioni periodiche preventive sui clienti a rischio o strategici Uso banche dati ufficiali (C.C.I.A.A.); Telemaco (C.C.I.A.A) Company Explorer (telecom) CPV formazione | 12 marzo – 02 aprile 2012 11/13
    • 12. Credit audit|cosa e come COSA Analisi delle dinamiche del processo, attraverso la mappatura dell’intera filiera ORDINE - INCASSO, con evidenza dei punti critici e/o di debolezza cioè laddove il cliente può trovare “spunti” per contestare i pagamenti; Valutazione della complessità operativa di tutti gli attori coinvolti nel processo; Intervento multidisciplinare che comprende consulenza, formazione, informatica dedicata. COME Interviste dirette agli attori coinvolti nel processo; Valutazione delle attuali procedure di CREDIT MANAGEMENT (ove presenti); Valutazione congruità, completezza ed efficacia della modulistica operativa in uso; Individuazione dei fabbisogni formativi e di rinforzo per tutti gli attori coinvolti nel processo; Erogazione di corsi di formazione dedicati al management, al personale amministrativo interno, alla forza vendita (interna e/o esterna). CPV formazione | 12 marzo – 02 aprile 2012 12/13
    • 13. Credit audit|aree di analisi Credit management Informazioni ufficiali/ufficiose Valutazione rischio clienti Informazioni interne Credit Policy Approvazione ordini Banche dati Sistemi premianti Gestione fidi concessi Referenze commerciali Sistemi sanzionatori Coordinamento funzioni interne Analisi dei bilanci Formazione Coordinamento recupero crediti Analisi dei trend (vendita e Revisione procedure amministrativi) Procedure interneRevisione sistemi incasso Vendite Sistemi di vendite a credito Revisione garanzie cliente AREE DI Assistenza tecnica e logistica ANALISI Amministrative e finanziarieTrasferimento del rischio Manualistica e contrattualistica Coordinamento informativo Assicurazione crediti Moduli ordine interni Scambio interfunzionale Factoring programmato di informazioni Copie commissioni Gestione crediti in out-sourcing Aggiornamento periodico Fatturazione supporti informatici Manutenzione – assistenza Sistema CRM integrato Contratti fornitura e vendita CPV formazione | 12 marzo – 02 aprile 2012 13/13

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