4. DOKÜMANTASYON DETAYIDOKÜMANTASYON DETAYI
Genel
ASPB, Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu aşağıdaki
şekildedir:
■ Kalite El Kitabı
■ Prosedürler
■ Görev Tanımları
■ Süreçler
■ Talimatlar
■ Formlar
■ Destek Dokümanlar
Kalite El Kitabı, Prosedürler, Görev Tanımları, Süreçler,
Talimatlar, Formlar ve Destek Dokümanların yayınlanması ve
yönetimi ile ilgili esaslar bu prosedürün “Yetki-Sorumluluk”
kısmında belirtilmiştir.
419/03/14 21:02
5. KALİTE EL KİTABIKALİTE EL KİTABI
Kalite politikasını, hedeflerini, organizasyonunu, ISO 9001
standardındaki tüm faaliyetleri tarif eden dokümandır.
Kuruluşun belirlediği kalite politikası tanımlanır.
Kuruluşun kuruluş amacı tanımlanır.
Kuruluşun yapısı tanımlanır.
Kuruluşun içi bölümler tanımlanır.
Kontrollü dokümandır.
Kuruluşun kalite bölümü tarafından yayınlanır.
İletişim mekanizmasıdır.
Sistemin gözden geçirilmesi ve tetkikine yardımcıdır.
Genel sistemi göz önüne serer.
Eğitim aracıdır.
519/03/14 21:02
6. PROSEDÜRPROSEDÜR
ISO 9001 standardının ilgili maddesi veya
çalışmalarımıza ait yöntem ve sorumlulukları belirleyen,
genel uygulamaları ve birden fazla faaliyeti ifade edebilen
dokümandır.
Bir faaliyetin amacını ve kapsamını tanımlar.
Kalite el kitabındaki politikayı destekler.
Hizmet alanların isteklerinin karşılanmasında etkili
olan tüm faaliyetleri kapsar.
619/03/14 21:02
7. PROSEDÜR NASIL OLMALIPROSEDÜR NASIL OLMALI
7
Kalite sistem prosedüründe şunlar yer almalıdır;
•Ne gerçekleştirilecek
•Neden gerçekleştirilecek
•Nerede kontrol edilecek
•Kim faaliyet/kontrolden sorumludur
•Nasıl gerçekleşecek/ kontrol edilecek
•Ne zaman gerçekleşecek/ kontrol edilecek
•Ne-neden-ne zaman-nasıl-nerede-kim (5n+1)
719/03/14 21:02
8. Süreç:Süreç: ISO 9001 standardının ilgili maddesi veya
faaliyetlerimizi bir akış diyagramı halinde, girdileri-çıktıları,
sorumlulukları ve dokümanlar ile bağlantılarını göstererek iş
akışı halinde anlatan dokümandır.
Talimat:Talimat: Prosedürde tanımlanan faaliyetler içinden bir veya
birkaç tanesini ve bu faaliyetin nasıl yapılacağını tanımlayan
dokümandır.
Form:Form: Prosedür ve talimatlarda belirtilen faaliyetlerin belli bir
formatta kayıt olarak bulundurulmasını sağlayan dokümanlardır.
819/03/14 21:02
9. Doküman No:Doküman No: Dokümanları tanımlayan, izlenebilirliğini
sağlayan ve sadece bir tek dokümanı gösteren numaradır.
Doküman Hazırlama ve DeğişiklikDoküman Hazırlama ve Değişiklik:: İlgili doküman türlerinin
Kalite Yönetim Sistemi doküman formatına göre hazırlanması
ve değişiklikler olduğunda dokümanların güncelliğinin
sağlanarak gerekli değişikliklerin yapılmasının sağlanmasıdır.
Kontrol:Kontrol: Kalite Yönetim Sistemi içinde yer alan kontrollü
dokümanların hazırlanması veya değiştirilmesi sonrası
sistemde öngörüldüğü formatta hazırlanıp hazırlanmadığının
incelenmesidir.
919/03/14 21:02
10. Onay:Onay: Kalite Yönetim Sistemi içinde yer alan
kontrollü dokümanların hazırlanması veya
değiştirilmesi, kontrolü sonrası uygunluğunun ve
yürürlüğe girmesinin kabulünün yapılmasıdır.
ASPB:ASPB: Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığını,
İl Müdürlüğü:İl Müdürlüğü: Aile ve Sosyal Politikalar İl
Müdürlüğünü,
SGB:SGB: Strateji Geliştirme Başkanlığını ifade eder
1019/03/14 21:02
11. YETKİ-SORUMLULUKYETKİ-SORUMLULUK
1) ASPB Merkez ve Taşra Teşkilatına ait dokümanların
hazırlanma ve değişiklik yapma, kontrol, onaylama ve
izleme ile ilgili yetki ve sorumluluklar ASPB-DD-01
no’lu Doküman Yetki ve Sorumluluklar
Tablosu’nda gösterilmiştir.
2) ASPB Merkez teşkilatında birim yöneticileri
tarafından birim kalite yönetim sorumlusu belirlenir ve
Bakanlık Kalite Yönetim Temsilcisine yazılı olarak bilgi
verilir.
1119/03/14 21:02
12. 3) Kuruluşlarda, Kuruluş Müdürü tarafından Kalite
Yönetim Sorumlusu belirlenir. Kuruluş Müdürü
belirlenen Kalite Yönetim Sorumlusunu İl Kalite
Yönetim Temsilcisine yazılı olarak bildirir.
4) Kuruluş Kalite Yönetim Sorumlusu kuruluşun
kalite uygulamalarını ve işleyişini takip etmekle
görevlidir ve İl Kalite Yönetim Temsilcisi ile
koordineli olarak çalışır Kuruluş Müdürü aynı
zamanda Kuruluş Kalite Yönetim Sorumlusu da
olabilir.
1219/03/14 21:02
13. DOKÜMANLARIN NUMARALANDIRILMASIDOKÜMANLARIN NUMARALANDIRILMASI
ASPB Kalite Yönetim Sistemi içerisinde bulunan tüm
dokümanların izlenebilirliğini sağlamak için numaralandırma
sistemi oluşturulmuştur. Numaralandırma sistemi aşağıda
tanımlanmıştır.
ASPB prosedürler dışındaki Kalite Yönetim Sistemi
dokümantasyon numaralandırması "BK-DT-NN” şeklinde 3
bölümden oluşur. Prosedürler ve bu prosedürler için tanımlanmış
formlar SGB tarafından hazırlanır ve kontrol altında tutulur.
1319/03/14 21:02
15. 1. Bölüm 2. Bölüm 3. Bölüm
Birim Kodu Doküman Türü Bölümü Sıra Numarası Bölümü
BK DT NN
“BK-DT-NN” numaralandırma sisteminde birinci bölümde
tanımlanan BK Merkez Teşkilatı için İlgili Birim kısaltması, İl
Müdürlükleri için ise İl Kodunu gösteren semboldür. İl “BK” kodu olarak
il trafik plaka kodu kullanılır. ASPB tarafından yayınlanan İl Müdürlüğü
kalite yönetim sistemi dokümanları Bakanlık Strateji Geliştirme
Başkanlığı tarafından yayınlanır ve “BK” bölümünde ASPB veya İlgili
Birim Kodu kullanılır.
1519/03/14 21:02
16. Doküman Türü Doküman Sembolü
Kalite El Kitabı EK
Prosedürler PR
Süreç SR
Talimatlar TA
Formlar FR
Görev tanımları GT
Destek Dokümanlar DD
Kalite planları KP
“BK-DT-NN” Numaralandırma
sisteminde son iki karakter olan NN
harfleri 01’den başlayan bir sıra
numarasıdır. Bu numara, ilk iki
bölümde yani “BK-DT-“ sembolleri
aynı olan dokümanlar arasında bir
sıra numarasıdır. “BK-DT-“ sembolleri
aynı olan bir doküman
hazırlandığında bu dokümana
verilecek seri numarası bir arttırılır.
Bu sıra numarasını teşkil eden NN
karakterleri 99 değerine ulaştıktan
sonra üç basamaklı bir rakam
“BK-DT-NN” Numaralandırma sisteminde ikinci bölümde tanımlanan,
doküman türünü gösteren semboldür. Doküman türleri ve bunları gösteren
semboller aşağıda gösterilmiştir.
1619/03/14 21:02
17. Örnekler :Örnekler :
12-TA-01 No’lu dokümanda:
12 sembolü, bu dokümanın BİNGÖL İline ait bir doküman
olduğunu,
TA sembolü, dokümanın bir Talimat olduğunu ifade eder.
01 numarası, BİNGÖL ilinin 01 numaralı Talimatı olduğunu
ifade eder. BİNGÖL İl Müdürlüğü tarafından yayınlanacak
sonraki Talimat’a 02 verilecektir. ( 12-TA-02 gibi )
1719/03/14 21:02
18. 12-SR-04 No’lu dokümanda:
12 sembolü, bu dokümanın BİNGÖL İline ait bir doküman
olduğunu,
SR sembolü, dokümanın bir süreç olduğunu ifade eder.
04 numarası, BİNGÖL İlinin 04 numaralı süreci olduğunu
ifade eder. Aynı İl tarafından hazırlanan bir sonraki
sürece 05 verilecektir. (12-SR-05 gibi)
1819/03/14 21:02
19. Kalite Yönetim Sistemi içinde yer alan bütün
dokümanlar orijinal ve kontrollü doküman olmalıdır. Bu
dokümanlardan Kalite El Kitabı, Görev Tanımları,
Prosedürler, Süreçler, Talimatlar, Formlar ve Destek
Dokümanlar için baskıya esas teşkil edecek olan ana
nüshada bulunması gereken bütün imzalar yaş imza
olarak yer alır. Bakanlık tarafından yayınlanan
dokümanların yaş imzalı nüshaları Bakanlıkta, İl kodlu
dokümanların yaş imzalı nüshaları İl Müdürlüğü’nde
bulunur. Elektronik ortamda yayınlanmasını Bakanlık ve
İl Müdürlüğü yönetir.
DOKÜMANLARIN HAZIRLANMASI VEDOKÜMANLARIN HAZIRLANMASI VE
YAYINLANMASIYAYINLANMASI
1919/03/14 21:02
20. Bakanlık “ASPB-DD-02 Birim kısa kodları destek
dokümanında belirtilen birim kodları ile İl Kalite Yönetim Sistemi
ve uygulamaları kapsamında Prosedür, Görev Tanımı, Destek
Doküman ve Form yayınlayabilir. Yayınladığı Birim kodlu
dokümanların ıslak imzalı orijinal nüshaları Bakanlıkta bulunur.
Dokümanlar ASPB web sitesinden takip edilir. Bakanlık, birim
kodlu dokümanların güncelliğini garanti altına alır.
2019/03/14 21:02
21. Dokümanların üst kısmı ve alt kısmında yer alacak antet aşağıda
verilen örnekteki gibi olacaktır. Formlarda, arka sayfalarına “Hazırlayan,
Kontrol Eden ve Onaylayan” bölümler açılır ve bu bölüm ilgililer tarafından
imzalanır.
2119/03/14 21:02
22. Prosedür ve Talimat Ana Başlıkları;Prosedür ve Talimat Ana Başlıkları;
1- AMAÇ
2- KAPSAM
3- TANIMLAR
4- YETKİ - SORUMLULUK
5- UYGULAMA DETAYI
6- İLGİLİ REFERANS DOKÜMANLAR
2219/03/14 21:02
23. Kalite Yönetim Sistemi dokümanları
hazırlanıp ilgililer tarafından imzalandıktan sonra
Kalite Yönetim Temsilcileri tarafından .pdf
formatına çevrilerek elektronik olarak ASPB
internet sayfasında yayınlanır. Formlar .pdf
formatına çevrilmeden hazırlandıkları formatta
internet sayfasında yayınlanırlar.
2319/03/14 21:02
24. Elektronik ortamda dokümanlara
ulaşamayacak ve/veya zorunlu olarak çıktısı
alınarak “KONTROLLU KOPYA” olarak dağıtımı
yapılması gereken durumlarda, Kalite Yönetim
Temsilcisi dokümanların ıslak imzalı ana
nüshalarından fotokopi ile ihtiyaç kadar çoğaltım
yapar Çoğaltılan dokümanların her sayfasının sağ
üst köşesine kırmızı “KONTROLU KOPYA” kaşesi
vurulur. ASPB/Birim kodlu dokümanların
gönderilmesi halinde de aynı işlem gerçekleştirilir.
2419/03/14 21:02
25. Kırmızı “KONTROLLÜ KOPYA” kaşesi kullanımı
Kalite Yönetim Temsilcisi’nin bilgisi, kontrolü ve
sorumluluğundadır. Başka amaçla kullanılmaz.
Kullanım yerlerinde sadece elektronik ortamda
yayınlanan dokümanlar ile kırmızı “KONTROLLÜ
KOPYA” kaşesi olan dokümanlar bulunabilir Kırmızı
“KONTROLLÜ KOPYA” kaşesi olmayan fotokopi ile
kontrolsüz olarak çoğaltılmış dokümanlar kontrolsüz
dokümanlardır ve geçerli kabul edilmez.
2519/03/14 21:02
26. Bütün formların kullanılan yüzünün sol alt
köşesinde form numaraları ve parantez içinde revizyon
numaraları ile son revizyon tarihini gösteren Rev.(0 -
GG.AA.YYYY) bilgisi yazılıdır. Formlar ihtiyaca göre
güncel ana nüshanın aynısı olmak üzere matbaada,
printer ya da fotokopi ile çoğaltılarak kullanılır.
ASPB internet sayfasında yayınlanan
dokümanlar yürürlükteki son güncel dokümanlardır.
İnternet sayfasında yayınlanan dokümanlara
ulaşım bir şifre ile yapılabilmektedir. Şifreyi ASPB
personeli dışında kişilerin öğrenmemeleri için tüm ASPB
çalışanları gerekli hassasiyeti göstermelidir
2619/03/14 21:02
27. Elektronik ortamda yayınlanan
dokümanlarda ekleme ve revizyon yapıldığı
takdirde bu durum web Sayfasından duyurulur.
Kalite Yönetim Sorumluları duyuru tarihinden
itibaren eski dokümanları toplar ve
kullanılmayacak şekilde imha eder. Diğer yandan
zorunlu hallerde kırmızı “KONTROLLU KOPYA”
kaşesi vurularak teslim alınan dokümanları
kullanan birimler kendilerine gönderilen
dokümanların son revizyonlarını ellerinde
bulundururlar.. 2719/03/14 21:02
28. Ellerindeki dokümanlarda karalama, değişiklik ve
tahribat olmamalıdır.
Yıpranmış dokümanları Kalite Yönetim Temsilcisi’ne
ileterek, yenileri ile değiştirirler.
Kendilerine dağıtımı yapılan dokümanların ilgili
yerlerde bulundurulmasını sağlarlar.
Fotokopi ile çoğaltılmış dokümanlar kontrolsüz
dokümanlardır ve geçerli kabul edilmez.
2819/03/14 21:02
29. Dokümanların DeğiştirilmesiDokümanların Değiştirilmesi
Dokümanlarda değişiklik önerisi çalışanlar
tarafından ASPB-FR-08 No’lu Doküman Revizyon Talep
Formu ile Kalite Yönetim Temsilcisi’ne yapılır. Kalite
Yönetim Temsilcisi ilgili bölümle görüşür, değerlendirmeyi
yapar Teklif uygun görüldüğü taktirde yeni metin, ilgili
bölüm sorumlusu tarafından hazırlanır. Dokümanlar, bu
prosedürün sorumluluklar bölümünde yer alan onay için
yetkili kişiler tarafından onaylandığında internette
yayınlanır.
2919/03/14 21:02
