Ringkasan dokumen tersebut adalah: 1. Dokumen tersebut merupakan laporan penelitian tentang upaya meningkatkan efisiensi biaya kertas untuk kegiatan administrasi surat menyurat di perusahaan XYZ. 2. Metode yang digunakan adalah Six Sigma Green Belt untuk mengidentifikasi penyebab tingginya biaya kertas dan melakukan perbaikan. 3. Hasilnya adalah pengurangan biaya kertas sebesar 38,7 juta rupiah

1. Effisiensi Biaya Kertas Pada Kegiatan Administrasi Surat
Menyurat di XYZ
Penelitian dibuat sebagai persyaratan sertifikasi
SIX SIGMA GREEN BELT
Content
1 Registration Sheet
2 Summary Finish Report
Disusun Oleh 3 Saving Cost Calculation
4 Detail Project Report (D M A I C)
Rahmat Taufiq Sigit

2. Project 1P1P Registration
Effisiensi Biaya Kertas pada kegiatan administrasi di Breakthrough
Theme Relation to TDR
XYZ IDEA
D M A I C
 None
 Menggunakan
Period 04/03/12 s/d 11/03/12 s/d 17/03/12 s/d 25/03/12 s/d 25/03/12 s/d Kertas Konsep
10/03/12 16//03/12 24/03/12 31/03/12 31/03/12
untuk setiap
kegiatan Surat
Major Improvement Object Menyurat Internal
KPI CURRENT TARGET
( Cost/Quality/Productivity)
 Menggunakan
1.056 Fasilitas Email.
Cost/Quality Defect Rate (ppm) 5.280
(80%)
Name Dept Ext
Background of Project
Pjt. Leader Rahmat HRD 507
 Tingginya Biaya Alat Tulis Kantor untuk keperluan administrasi
di XYZ. Black Belt
Ir. Salmon T, SSBB
Supporter
(Sign)
 Tingginya tingkat kesalahan dalam proses surat menyurat di Bottleneck
XYZ.
None
Performance? Qualitative  Peningkatan Efisiensi Penggunaan Kertas
Qualitative/Quantitative Quantitative  Diharapkan dapat menanamkan budaya
efisiensi pada karyawan
Lampiran B-P/BOI-001-03

3. Summary of Finished 1P1P
Effisiensi Biaya Kertas pada kegiatan administrasi Project Prepared By Checked By Approved By
Theme di XYZ Mar ’12 – Apr ‘12
Periode
Before Condition After Condition
Rahmat Salmon Winarno
Activity Goal
Index Zst PPM
6000 2500
5000 2000
Before 3,85 9,394
4000
Pencetakan 1500 Pencetakan Target >4.5 1.056
3000
Cacat 1000 Cacat
2000 Result 4.51 1,288
1000 500
0 0
Barrier
2011 2012 Tidak dapat melakukan improvement
pada Skill IT Karyawan dikarenakan
keterbatasan dana
Cost Rp. 56.084.160 Saving Cost Rp. + 38.749.056 Improvement Action
Y Description •Membuat Sistem Pengendalian
Kualitas dalam kegiatan surat
46 % dari kecatatan pada proses pencetakan disebabkan menyurat
•Menanamkan budaya Efisiensi
oleh Tingkat Error Printer dan Kesalahan Pengetikan yang pada Karyawan
Tinggi.
Result Conclusion
Tingkat kompetensi karyawan terhadap
Qualitative  Tingkat kesalahan pada proses pencetakan dalam penggunaan Fasilitas Teknologi Informasi dan kesadaran
kegiatan surat menyurat menurun.
karyawan terhadap efisiensi perusahaan menjadi sebuah
Quantitative  Memberikan budaya efisiensi disegala bidang kepada
Karyawan Vital Faktor terjadinya kecacatan
Lampiran B-P/BOI-002-03

4. DEFINE
•Peningkatan Pendapatan 1,25 T
•Harga produk yang terlalu mahal dan
VOB
untuk Tahun 2012 kualitas rendah
VOC
•Biaya Operational Perusahaan
Bussines Masih sangat tinggi
Issue •Kompetitor dapat memberikan harga
yang lebih murah dan dengan kualitas
Customer yg lebh baik
•Melakukan Efisiensi terhadap Issue
Biaya yang tidak dirasakan
CBR,s langsung oleh pelanggan
•Dapat memberikan harga yang lebih
murah dibandingkan dengan harga
•Penurunan pembebanan Biaya kompetitor dan mendapatkan magrin
Operational terhadap pelanggan CCR,s yang lbh besar dari pendapatan
CTP’s dari 9,5% Menajdi 8%
CTQ
EFISIENSI BIAYA
OPERATIONAL PERUSAHAAN

5. DEFINE
Effisiensi Biaya Kertas pada kegiatan Dept Start Finish
Theme
administrasi di XYZ HRD Mar’ 12 Apr’ 12
Transportasi &
Belanja Pegawai
Perjalanan
Biaya Operational
9,5% (Big Y)
Biaya Umum Biaya Kantor
Biaya Umum Alat Tulis Kantor
Lainnya (1.069.940.000)*
* Sumber RKAP 2012

6. MEASURE - Detail Saving Calculation
Effisiensi Biaya Kertas pada kegiatan Dept Start Finish
Theme
administrasi di XYZ HRD Mar’ 12 Apr’ 12
Assumption:
• Tingkat Cacat Untuk Kantor Regional 50% dari jumlah cacat Kantor Pusat
• Tingkat Cacat Untuk Kantor Cabang 25% dari jumlah cacat Kantor Pusat
Data.
•Gaji Karyawan (Staff) / Hari /Jam / Menit: Rp.3.000.000.
•Gaji Karyawan Rp. 5.05/Detik
•Harga Tinta Refill HP LJ 1000 / Lembar Rp. 180.000/2500 lbr = Rp. 72
•Harga Kertas / Lembar Rp. 60.
•Waktu Pencetakan Surat 20 Detik (Tidak Termasuk Proses Ferivikasi)
•Waktu Kerja Karyawan 7.5 Jam / Hari
Biaya Pencetakan / Lembar + Harga Kertas + (Gaji Karyawan per Detik * Lama Print)+Harga Tinta per Lembar
Biaya Pencetakan / Lembar = 60+(5.05x20)+72 = Rp. 188
Total Cacat Dept. TU Kepegawaian Kantor Pusat selama tahun 2011 adalah 5.280 (10.56 Rim Kertas).
Jumlah Total Kesalahan Pencetakan dalam bentuk Rupiah adalah Rp. 369.600/Tahun
Defect :
Defect Kantor Pusat : 5.280* 50 % = 2.640
Jumlah Dept Kantor Pusat : 25
Asumsi Defect : 24 * 2.640= 63.360
Defect : Kantor Regional 25 * 2.640= 66.000
Defect : Kantor Cabang 64 * 2.640= 168.960
TOTAL DEFECT : 298.320
RUPIAH : 298.320 * 188= Rp. 56.084.160/Tahun

7. MEASURE - Detail Saving Calculation
Effisiensi Biaya Kertas pada kegiatan Dept Start Finish
Theme
administrasi di XYZ HRD Mar’ 12 Apr’ 12
Defect 124 Zshift(Control)
Unit 220
Bad Control & Bad Good Control &
DPMO 9,394 Technology Proper Technology
DPU 0.56
1,5
DPO 0.0094
Yrt 0.5691
YNA 0.99065
Good Control & Bad Good Control &
P(Defect) 0.009350 Technology Good Technology
Zlt 2.35146
Sigma Level (Zst) 3.85146
Zshift 1.5
x P( X <= x ) 4.5 Zst(Technology)
0.99065 2.35146

8. ANALYZE
PARETO CHART OF POSSIBLE X
Printer Error 36
Salah Ketik 21
Salah Data 19
Perubahan Konsep 18
Salah Kertas 16
Salah Cetak 8
Tinta Rusak 6
124

9. ANALYZE
CAUSE EFFECT DIAGRAM “PRINTER ERROR”
X Effect Skill IT
Orang
Operator
High Low
Implemantasi
Perawatan
Easy 1 2
Hard 3 4 Jenis
Printer Mesin Printer
Error (Y)
Jenis Tinta
Sistem IT
Metode
NO Potensial X Point Jml User
1 Skill IT Operator 3
2 Perawatan Mesin 1
3 Sistem IT 3
4 Jumlah Pengguna 3

10. ANALYZE
CAUSE EFFECT DIAGRAM “SALAH KETIK”
X Effect
High Low
Pengalaman
Implemantasi
Easy 1 2
Orang
Hard 3 4
Background
Salah Ketik Pendidikan
(Y)
Pengecekan
Metode
Surat
NO Potensial X Point
1 Pengalaman 1
2 Background Pendidikan 1
3 Jml Pengecekan 1

11. ANALYZE
2 SAMPLE T TEST “SKILL IT OPERATOR”
No Skill No Skill
1 5 7
2 6 7
3 4 5
4 5 5 VITAL FACTOR
5 6 6
6 4 8
7 3 9
8 6 8
9 3 8
10 3 7
P Value (0.000) < 0.05,
H0 Ditolak
H0 : Perbedaan Rata-rata kedua populasi tidak signifikan
H1: Perbedaan Rata-rata kedua populasi signifikan

12. ANALYZE
2 PROPORTION T TEST “PERAWATAN MESIN TERHADAP ERROR PRINTER”
Jenis Kertas NG OK TOTAL
F4 15 32 47
A4 9 23 32
P Value (0.565) > 0.05,
HO Diterima
H0 : Tingkat frekuensi error printer sebelum perawatan
mesin sama dengan setelah perawatan mesin NOT VITAL
FACTOR
H1: Tingkat frekuensi error printer sebelum perawatan
mesin lebih besar dibandingkan setelah peratawan

13. ANALYZE
2 WAY ANOVA “JUMLAH PENGGUNA & SISTEM IT THDP ERROR PRINTER”
JUMLAH PENGGUNA
SISTEM IT 2 3 4
6 9 11
5 6 8
P Value
2 4 7
15 23 25
(0.002) <
LPT 7 19 23 0.05,
5 10 23 H0 Ditolak
7 16 27
8 19 29
2 5 12
SHARE 1 3 13
Ho : Tidak terjadi interaksi
antara jumlah pengguna dgn
sistem IT tehadap error printer
H1: : Terjadi interaksi antara
jumlah pengguna dgn sistem IT VITAL FACTOR
tehadap error printer

14. ANALYZE
2 SAMPLE T TEST “SISTEM IT TERHADAP ERROR PRINTER”
No PORT SHARE
1 5 7
2 6 7
3 4 5
4 5 5
5 6 6
6 4 8 VITAL FACTOR
7 3 9
8 6 8
9 3 8
10 3 7
11 3 5
12 4 6
13 2 6
14 3 5
15 4 7
16 3 9
17 4 6
18 5 7
19 2 5
20 3 4
H0 : Perbedaan rata-rata kedua populasi tidak signifikan P Value (0.000) < 0.05,
H1: Perbedaan rata-rata kedua populasi signifikan H0 Ditolak

15. ANALYZE
2 SAMPLE T TEST “PENGALAMAN KARYAWAN”
Tdk
No Pengalaman Pengalaman
1 7 11
2 3 8
3 5 9
4 2 3 VITAL
5 1 5 FACTOR
6 8 14
7 6 11
8 3 10
9 1 5
10 6 14
11 3 4
12 6 11
14 3 4
15 6 2
16 4 10
17 1 7 P Value (0.000) < 0.05,
H0 Ditolak
H0 : Perbedaan rata-rata kedua populasi tidak signifikan
H1: Perbedaan rata-rata kedua populasi signifikan

16. ANALYZE
2 SAMPLE T TEST “BG PENDIDIKAN TERHADAP SALAH KETIK”
Teknik Non Teknik
5 21
26 11
28 22
14 1 NOT VITAL
12 12
4 4 FACTOR
2 8
9 7
7 2
19 13
13 1
2 15
5 15
15 3
4 12
6 12
P Value (0,966) >
18 15
1 16 0.05
22 11 Ho Diterima
11 20
223 221 H0 : Tingkat frekuensi salah tulis oleh karyawan teknik dengan karyawan
non teknik adalah sama
H1 : Tingkat frekuensi salah tulis oleh karyawan teknik dengan karyawan
non teknik adalah tidak sama

17. ANALYZE
SUMMARY POSSIBLE X
No Posible X Test Result
1 Skill IT Operator 2 Sample T & 2 Vital Factor
Proportion
2 Perawatan Mesin 2 Proportion Not Vital Factor
3 Sistem IT & Jumlah Pengguna 2 Way Anova Vital Factor
4 Pengalaman Operator 2 Sample T & 2 Vital Factor
Proportion
5 Backgroud Pendidikan 2 Sample T & 2 Not Vital Vactor
Proportion
6 Jumlah Pengecekan 2 Proportion Vital Factor

18. IMPROVE
QUICK WIN SOLUTION
No Solution Easy Fast Cheap Within Remark
Authority
1 Pelatihan IT untuk V X X V
karyawan
2 Perawatan printer V V X X
secara rutin
3 Melakukan perubahan X V X X OK
dalam sistem IT untuk
penggunaan printer
4 Pembatasan Jumlah V V V X OK
Pengguna Printer
5 Penempatan tugas dan X V V V OK
tanggung jawab
opertaor sesuai
dengan pengalaman
6 Mengimplementasikan V V V V OK
standar pengecekan
surat

19. IMPROVE
DESIGN FAKTORIAL UNTUK MENCARI KOMBINASI TERBAIK YG MENIMBULKAN CACAT
PENCETAKAN TERKECIL
2 Pengguna
Jml
Pengguna
3 Pengguna
Pengalaman
1-3 Tahun
Karyawan
Pengalaman
Pengalaman
> 3 Thn
Y
Dua Kali
Pengecekan
Jlm
Pengecekan
Tiga Kali
Pengecekan
PORT
System IT
Share
Rf = 2(Replikasi)*4(Faktor)2

20. IMPROVE
DESIGN OF EXPERIMENT
NO EXP USER CEK SYS Y
1 0 0 0 0 29
2 1 0 0 1 19
3 0 1 0 1 31
4 1 1 0 0 24
5 0 0 1 1 13
6 1 0 1 0 10
7 0 1 1 0 14
8 1 1 1 1 11
9 0 0 0 0 24
10 1 0 0 1 12
11 0 1 0 1 26
12 1 1 0 0 18
13 0 0 1 1 14
14 1 0 1 0 13
15 0 1 1 0 14
16 1 1 1 1 13
Pengalaman Pengguna Jumlah Cek System IT
(EXP) (User) (Cek) (SYS)
1-3 Thn ( 0 ) 2 User ( 0 ) 2 Cek ( 0 ) Port ( 0 )
> 3 Thn ( 1 ) 3 User ( 1 ) 3 Cek ( 1 ) Share ( 1 )

21. IMPROVE
DESIGN OF EXPERIMENT
Pengalaman Jumlah
NO Jumlah User Sistem Jaringan Point
Operator Pengecekan
1 Pengalaman < 3 Thn 2 User 2 Kali Cek Sistem Jaringan PORT 26.5
2 Pengalaman > 3 Thn 2 User 2 Kali Cek Sistem Jaringan SHARE 15.5
3 Pengalaman <3 Thn 3 User 2 Kali Cek Sistem Jaringan SHARE 28.5
4 Pengalaman >3 Thn 3 User 2 Kali Cek Sistem Jaringan PORT 21.0
5 Pengalaman < 3 Thn 2 User 3 Kali Cek Sistem Jaringan SHARE 13.5
6 Pengalaman > 3 Thn 2 User 3 Kali Cek Sistem Jaringan PORT 11.5
7 Pengalaman < 3 Thn 3 User 3 Kali Cek Sistem Jaringan PORT 14.0
8 Pengalaman > 3 Thn 3 User 3 Kali Cek Sistem Jaringan SHARE 12.0
Kombinasi antara pengalaan pengguna, jumlah pengguna, jumlah
pengecekan, dan sistem jaringan yg digunakan untuk menghasilkan jumlah
cacat paling sedikit adalah :
•Pengalaman Operator >3 Tahun
•Pengecekan 3 Kali
•Jumlah Pengguna 2 Orang
•Sistem IT PORT

22. IMPROVE
SUMMARY
% Pemecahan
Masalah yg akan
di kurangi
Menunjukkan interaksi antara jumlah
pengguna printer dan jumlah pengecakan
adalah faktor utama terjadi cacat
pencetakan

23. CONTROL
P - CHART
No OPP Defect
1 2 1
2 5 1
3 5 1
4 6 3
5 5 1
6 5 2
7 7 2
8 5 1
9 6 3
10 5 2
51 17

24. CONTROL
CAPABILITY ANALYSIS
Defect 17 Keadaaan Perusahaan dalam penggunaan kertasnya setelah
Unit 220 improvement:
DPMO 1,288
DPU 0.08 Zshift(Control)
DPO 0.0013
Yrt 0.9256
YNA 0.9987 Bad Control & Bad Good Control &
P(Defect) 0.0013 Technology Proper Technology
Zlt 3.01145
Sigma Level (Zst) 4.51145 1,5
Zshift 1.5
Good Control & Bad Good Control &
Technology Good Technology
4.5 Zst(Technology)

25. CONTROL
PERHITUNGAN SETELAH IMPROVEMENT
Assumption:
• Tingkat Cacat Untuk Kantor Regional 50% dari jumlah cacat Kantor Pusat
• Tingkat Cacat Untuk Kantor Cabang 25% dari jumlah cacat Kantor Pusat
Data.
•Gaji Karyawan (Staff) / Hari /Jam / Menit: Rp.3.000.000 /22 (Hari Kerja) = Rp. 136.363/7.5/60/60=Rp. 5.05/Detik
•Harga Tinta Refill HP LJ 1000 / Lembar Rp. 180.000/2500 lbr = Rp. 72
•Harga Kertas / Lembar Rp. 60.
•Waktu Pencetakan Surat 20 Detik (Tidak Termasuk Proses Ferivikasi)
•Waktu Kerja Karyawan 7.5 Jam / Hari
Biaya Pencetakan / Lembar = 60+(5.05x20)+72 = Rp. 188
Total Cacat Dept. TU Kepegawaian Kantor Pusat selama tahun 2012 adalah 1.632 (3.5 Rim Kertas).
Jumlah Total Kesalahan Pencetakan dalam bentuk Rupiah adalah Rp. 105.000/Tahun
Defect :
Defect Kantor Pusat : 1.632* 50 % = 816
Jumlah Dept Kantor Pusat : 25
Asumsi Defect : 24 * 816= 19.584
Defect : Kantor Regional 25 * 816= 20.400
Defect : Kantor Cabang 64 * 816= 52.224
TOTAL DEFECT : Rp.
RUPIAH : 92.208 * 188= Rp. 17.335.104/Tahun

26. TERIMA KASIH