Tugas audit dan evaluasi ti kelompok 9

1. MANAJEMEN
PROYEK TEKNOLOGI
INFORMASI
Kelompok 3 :
Agny Ismaya
Idris Lutfhi
Juang Kurniawan Saputro
L/O/G/O

2. Definisi Manajemen Proyek
• Proses perencanaan dan pengendalian pengembangan
sistem dalam suatu jangka waktu tertentu dengan biaya
minimum dengan fungsionalitas yang tepat.

3. Definisi Manajemen Proyek TI
• Usaha/ pekerjaan sementara yang dilakukan untuk
membuat sebuah produk, servis atau hasil yang unik
[Information Technology Project Management, 4th ed,
Kathy Schwalbe]
• Proyek adalah usaha terkoordinasi, menggunakan
kombinasi manusia, teknik, administrasi dan keuangan,
dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam
jangka waktu tertentu. [Managing Information Technology
Projects, Graham McLeod & Derek Smith]

4. Latar Belakang
• Proyek TI sering mengalami kegagalan, baik dilihat dari
sisi Tujuan, Biaya, atau Waktu yang telah ditetapkan.
• Beberapa proyek TI mengalami perubahan pada saat
pelaksanaan.
• Hasil yang diperoleh customer lebih rendah dari yang
ditetapkan.

5. Keuntungan Manajemen Proyek TI
 Kontrol yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan
SDM
 Meningkatnya relasi dengan customer
 Waktu pembangunan yang lebih singkat
 Biaya yang lebih rendah
 Kualitas lebih tinggi & meningkatnya reliabilitas
 Keuntungan yang lebih besar
 Meningkatnya produktivitas
 Koordinasi yang lebih baik
 Moral pekerja lebih baik

6. Atribut Proyek TI
 Mempunyai tujuan yang unik
 Bersifat sementara
 Dibangun berdasarkan progressive elaboration (untuk
mengakomodasi perubahan selama proyek berlangsung)
 Membutuhkan sumber daya dari berbagai area
 Mempunyai pelanggan utama / sponsor proyek
 Memiliki sifat ketidakpastian

7. Karakteristik Proyek TI
• Risiko dan ketidakpastian tertinggi terjadi di awal proyek
• Kemampuan terbesar stakeholder untuk mempengaruhi
proyek terjadi di awal proyek
• Biaya dan level staf yang lebih rendah di awal proyek
dan meningkat semakin tinggi menuju akhir proyek

8. Kendala Proyek
• Ruang Lingkup
• Waktu
• Biaya

9. Faktor Keberhasilan
Memulai dengan penilaian yang realistis dari pekerjaan
yang harus dicapai dan kemudian mengelola proyek
sesuai dengan penilaian itu
• identifying the project size,
• creating and managing the workplan
• staffing the project
• coordinating project activities.

10. Identifying the Project Size
• size of the system (ruang lingkup)
• time to complete the project
• cost of the project.

11. Estimating Project
1. Estimating a Project Based on Industry Information
- menggunakan jumlah waktu yang dihabiskan dalam tahap
perencanaan untuk memprediksi waktu yang dibutuhkan
untuk keseluruhan proyek

12. Estimating Project
2. Function Point Approach (Pendekatan Titik Fungsi)

13. Creating and Managing The Workplan
• Identifying Tasks (mengidentifikasi semua tugas yang
perlu dilakukan untuk mencapai tujuan)
- SDLC (perencanaan, analisis, desain, implementasi)
- Product
• The Project Workplan (mekanisme yang digunakan
untuk mengelola tugas yang terdaftar dalam struktur
rincian kerja)
- Gantt Chart
- PERT

14. Staffing The Project
• Penyusunan Staf Proyek
• Diperlukan untuk mengidentifikasi bermacam
keterampilan spesialis TI
• Memilih personil yang secara kolektif memiliki
keterampilan yang diperlukan dan menugaskan mereka
untuk bekerja
• Menyiapkan job description setiap personil secara
spesifik
• Memberikan insentif untuk mencapai tujuan proyek

15. Staffing The Project
• Karakteristik yang kontraproduktif
• Perencanaan, pengarahan, dan kontrol yang buruk
• Organisasi yang tidak tepat (kurang efektif&efisien)
• Penyusunan pegawai yang berlebihan
• Perhatian yang kurang memadai dari manajemen
terhadap produktivitas
• Masalah komunikasi internal
• Ketidakpekaan terhadap orang lain
• Penggunaan karyawan secara tidak tepat
• Sistem evaluasi kinerja personal yang tidak memadai
• Antarmuka yang tidak efektif dengan pelanggan
• Terlalu banyak intrik politik internal

16. Coordinating Project Activities
• Kerangka Kerja Manajemen Proyek

17. Knowledge Area
 Knowledge Area : kompetensi utama yang harus
dikembangkan oleh manajer proyek
 Kompetensi utama : scope, time, cost, quality
 Kompetensi pendukung : human resources,
communication, risk, procurement
 1 kompetensi yang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh
seluruh kompetensi lainnya (project integration)

18. Knowledge Area
 Project integration management
: mengintegrasikan berbagai elemen dari manajemen proyek.
 Project scope management
: mendefinisikan dan mengelola semua pekerjaan yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan baik
 Project time management
: memperkirakan waktu yang dibutuhkan guna menyelesaikan
proyek, membuat jadwal proyek yang wajar dan menjamin
ketepatan waktu dalam menyelesaikan proyek
 Project cost management
: persiapan dan pengelolaan budget proyek
 Project quality management
: menjamin bahwa proyek yang dilakukan akan memuaskan dan
memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati sebelumnya.

19. Knowledge Area
 Project human resources management
: efektivitas menggunakan sumber daya manusia yang terlibat
dalam proyek.
 Project communication management
: membuat, mengumpulkan, menyebarkan dan menyimpan
informasi proyek
 Project risk management
: mengidentifikasi, menganalisis dan merespon resiko-
resiko yang berkaitan dengan proyek yang dikerjakan.
 Project procurement management
: memperoleh barang-barang dan servis untuk mendukung
pelaksanaan proyek baik dari dalam maupun dari luar
organisasi

20. Tools & Techniques
alat yang digunakan untuk menilai manajer proyek dan timnya
dalam melaksanakan proyek berkaitan dengan 9 knowledge area
Knowledge Area Tools & Technique Examples
Integration Management Project selection methods, project management methodology,
project charters, stakeholders analysis, project management
plans, work authorization systems,…
Scope Management Project scope statements, statements of works, requirements
analysis, WBS, scope change control
Time Management Gantt Charts, Project Network Diagrams, Critical
Path Analysis, PERT, milestone reviews,…

21. Tools & Techniques
Knowledge Area Tools & Technique Examples
Cost Management Net present value, return on investment, payback analysis,
business cases, earned value management, project portfolio
management, cost estimates, cost management plan,
financial software
Quality Management Six Sigma, Quality Control Charts, Pareto Diagrams,
Fishbone /Ishikawa Diagrams, Quality Audits, Maturity
Models, Statistical Methods
Human Resources Management Motivation techniques, responsibility assignment
matrices, Emphatic listening, team contracts, resources
histograms, resources leveling, team building exercises
Communications Management Communication management plan, project Web sites, conflict
management, Templates, status reports, …
Procurement Management Make-or-buy analysis, contracts, sources selection, requests
for proposals or quotes, negotiating, eprocurement
Risk Management Risk management plan, probability/impact matrix,
risk ranking, Monte carlo simulation, top-ten risk item tracking

22. Peran Manajer Proyek
 Mediator antara proyek dan stakeholders
 Bertanggung jawab akan kesuksesan proyek sejak
perencanaan, pelaksanaan proyek hingga
penutupan/penyelesaian proyek

23. Karakteristik Manajer Proyek
• Keterampilan Kepemimpinan
• Keterampilan Organisasi
• Keterampilan Komunikasi
• Keterampilan Membangun Tim
• Keterampilan Mengatasi Masalah

24. Perbedaan Proyek TI dan Non TI

25. • Selesai