SIK Fredrikstad - Presentation om övergripande projekt
Projektmognad
1. Projektmognad
Projektmognadsanalys 2012
j g y
Olav Björk – Olof Molinder – Bo Tonnquist
l k l f l d
Projektforum, Dataföreningen, Webforum, Sigma, Frontit
ProjektVerktygsDagen 2012
3. Agenda ‐
Agenda Workshop
1. Projektmognad – Vad är det?
2. Projektmognadsanalys – Hur går det till?
3. Analysen 2012 Deltagare, resultat och slutsatser.
3 Analysen 2012 – Deltagare resultat och slutsatser
4. Projektverktyg – Identifiera behov och välja
rätt.
ProjektVerktygsDagen 2012
4. Projektmognad
”Förmågan att kunna tillämpa
projekt som arbetsform för att nå
projekt som arbetsform för att nå
verksamhetens övergripande mål.”
ProjektVerktygsDagen 2012
7. Hur går analysen till?
KPI:er
nalys
Förbättringskarta
öpande an
Hur vet vi att vi är
Processer där?
Förändringsprojekt
Lö
Hur kommer vi dit?
Nulägesanalys
N lä l
Workshop
Var vill vi vara?
Enkät + Intervjuer
Var befinner vi oss
idag?
ProjektVerktygsDagen 2012
8. Ramverket
Intern Nytto- Risk- Ekonomi- Intressent Strategisk Resurs-
styrning
t i realisering
li i hantering
h t i styrning
t i hantering
h t i projekt-
j kt hantering
h t i
styrning
Nivå 5
Optimerad
7 verksamhetsprocesser
Nivå 4
Styrd
Nivå 3
våer
Definierad
gnadsniv
Nivå 2
Upprepning
5 mog
Nivå 1
Medveten
ProjektVerktygsDagen 2012
11. Projektmognadsanalysen 2012
Projektmognadsanalysen 2012
• Tredje året
• Flera hjälpte till
Flera hjälpte till
• 142 deltagare
• 131 organisationer
131 organisationer
• 7 organisationer många svar
ProjektVerktygsDagen 2012
11
12. Om respondenterna i % av 142
Om respondenterna i % av 142
• PL‐ 46, Chef PK‐16, Verksamhetsledare‐14
PL 46 Chef PK 16 Verksamhetsledare 14
• Stora organisationer, 45 över 2000 Mkr
• Interna beställare ‐ 66 Påverkar
• Område;
Område; resultat och
tolkning!
– Tillverkningsindustri‐16
– Statliga mynd‐8
– Kommuner‐6
Kommuner 6 Mycket intressant att
y
analysera och
jämföra
ProjektVerktygsDagen 2012
12
13. Nyttorealisering
Vår Nyttorealisering kan bäst beskrivas som:
Det finns insikt om att nyttorealisering kan
vara något annat än projektets produkt
produkt.
17,2%
17 2%
Nyttor betraktas som en del av ett Business
32,1% Case. Det kan finnas dokumenterat vem
som är ansvarig för vissa nyttor och deras
genomförande. Men det är osannolikt att de
följs upp och att det sker konsekvent.
50,7% Det finns ett centralt styrt ramverk för att
definiera och k
d fi i h kontrollera realiseringen av d
ll li i de
nyttor som möjliggörs genom projektens
leveranser.
ProjektVerktygsDagen 2012
14. IS
NY
Processer i jämförelse;
Processer i jämförelse;
EK
–Gult nivå 1 Medveten
IN
Rö i å2U
–Rött, nivå 2 Upprepad d
RI
–Blått nivå 3 Definierad
Blått, nivå 3 Definierad
SP
RE
ProjektVerktygsDagen 2012
14
15. Roll och Nyttorealisering
och Nyttorealisering
Vår Nyttorealisering kan bäst beskrivas som:
y g
30
25
25 Chef projektkontor
p j
20
20
15 15
15 Projektledare
8 9
10
5
5
1
3 Verksamhetschef/Resursägare
Verksamhetschef/Res rsägare
0
Det finns insikt om att Nyttor betraktas som en del av Det finns ett centralt styrt
nyttorealisering kan vara ett Business Case. Det kan ramverk för att definiera och
något annat än projektets finnas dokumenterat vem som kontrollera realiseringen av de
produkt.
produkt är ansvarig för vissa nyttor och nyttor som möjliggörs genom
deras genomförande. Men det projektens leveranser.
är osannolikt att de följs upp
och att det sker konsekvent.
ProjektVerktygsDagen 2012
15
16. Omsättning mot Intern Styrning
mot Intern Styrning
Vår interna styrning av projekt kan bäst beskrivas som:
30
24
25 21
20 >2000 MSEK
15
15 12
9
500-1999
500 1999 MSEK
10 8
5 5 5 6 5
5 3 3 2 100-499 MSEK
1
0 50-99 MSEK
Projekt genomförs och styrs enligt De flesta medarbetarna i vår Det finns ett gemensamt och
individuella uppfattningar, då vår organisation förstår vad projektledning dokumenterat synsätt på projekt och hur
projektmetodik inte används konsekvent innebär och att det finns vissa experter, de ska styras. Vår projektmetodik är
10-49 MSEK
och förstås av alla intressenter. erfarna projektledare, som arbetar med införd i alla projekt med kunnig personal
våra viktigaste projekt. som stödjer projektgrupperna.
• Stora företag är bättre på Intern Styrning och
Stora företag är bättre på Intern Styrning och
Ekonomisk Styrning, annars mer mot ”mitten”
ProjektVerktygsDagen 2012
17. Nyttorealisering mot Intern Styrning
god korrelation
god korrelation
Det finns insikt om att nyttorealisering kan
vara något annat än projektets produkt.
35 31
30
25 22 23
20 17
14 15
15
10 Nyttor betraktas som en del av ett
6 6
Business Case. Det kan finnas
5
0 dokumenterat vem som är ansvarig för
0 vissa nyttor och deras genomförande.
Projekt genomförs och styrs De flesta medarbetarna i vår Det finns ett gemensamt och Men det är osannolikt att de följs upp och
enligt individuella organisation förstår vad dokumenterat synsätt på
uppfattningar,
uppfattningar då vår projektledning innebär och att projekt och hur de ska styras
styras.
att det sker konsekvent.
projektmetodik inte används det finns vissa experter, Vår projektmetodik är införd i
konsekvent och förstås av erfarna projektledare, som alla projekt med kunnig
alla intressenter. arbetar med våra viktigaste personal som stödjer
projekt. projektgrupperna. Det finns ett centralt styrt ramverk för att
definiera och kontrollera realiseringen av
de nyttor som möjliggörs genom
projektens leveranser.
ProjektVerktygsDagen 2012
18. Ekonomisk st. mot Resurshantering
Ekonomisk st mot Resurshantering
Bra Resurshantering påverkar inte EK st.
Det finns lite eller ingen ekonomisk
styrning på projektnivån. Det finns en brist
30 27 på ansvar och uppföljning av
25 projektkostnader.
25
20 18
15 12
11 11
9
10
6 Våra projekt har ofta ett Business Case,
5 3
men det kan ha olika former och innehåll.
0 Ekonomifunktionen följer sällan upp
Verksamheten har till viss del Resurser fördelas över hela Verksamhet har ett antal kostnader i projekten.
förstått nyttan med effektiv organisationen men det centralt definierade och
resursstyrning, men det saknas ett konsekvent införda processer för att
genomförs sällan i praktiken. agerande och gemensamma anskaffa planera och styra
praktiken anskaffa,
processer. projektets resurser.
Vår organisation har infört en standard för
hur man tar fram ett Business Case och
ekonomifunktionen har processer för hur
det ska följas upp under ett projekts
livscykel.
ProjektVerktygsDagen 2012
19. Slutsatser 2012
Slutsatser 2012
Intern
Projektstyrning Stor potential
2,50
Resurshantering Nyttorealisering
2,00
1,50 • Li
Ligger nära 2
ä 2
Strategisk Ekonomisk
Projektstyrning Styrning
Riskhantering Intressentanalys
ProjektVerktygsDagen 2012
19
21. Skulle ni då känna ett
förtroende för en läkare
som utan att undersöka
er eller att ta några
prover skrev ut ett
recept på ett ganska
starkt läkemedel? Och
skulle ni våga använda
det läkemedlet?
ProjektVerktygsDagen 2012
22. Hur kan en Projektmognadsanalys hjälpa
mig att välja Projektverktyg?
mig att välja Projektverktyg?
• Med utgångspunkt från att man i projektmognadsanalysen:
– bestämmer vilka processer som är mest prioriterade
– kartlägger vilken mognadnivå organisationen ligger på
– bestämmer vilka framtida utvecklingsambitioner man har
• Ger en vägledning till vilken sorts projektverktyg man ska
välja.
l
ProjektVerktygsDagen 2012
23. Ta fram en utvecklingsplan för 3 år
= Nu-läge = Bör-läge
Intern Nytto‐ Risk‐ Ekonomi‐ Intressent‐ Strategisk Resurs‐
kontroll realisering hantering styrning hantering projekt‐ hantering
styrning
N 5
N5
Optimerad
N 4
Styrd
N 3
Definierad
N 2
Upprepning
g
N 1
Medveten
ProjektVerktygsDagen 2012
24. Vikta funktionalitet
(använd projektmognadsmatrisen)
Processer(vikt)
Intern Nytto‐ Resurs‐ Vikt
Funktionalitet
kontroll realisering hantering
30 20 50
Funktionalitet 31 X X 50
Funktionalitet 32 X 20
Funktionalitet 3X X X 50
Funktionalitet 41 X X 70
Funktionalitet 42
F ki li 42 X X X 100
Funktionalitet 4X X X 70
ProjektVerktygsDagen 2012
26. Frågor till panelen
Frågor till panelen
• Vad ska man tänka på när man väljer verktyg?
Processer som ska stödjas, Ledningens behov, Projektets behov,
Användarvänlighet, Lätt att integrera
• Vad krävs för att kunna införa ett projektverktyg?
Projekten måste planeras, Tidsrapportering, Utbildning,
j p , pp g, g,
Uthållighet, Business case
• Vilket bör första steget vara?
Vilket bör första steget vara?
ProjektVerktygsDagen 2012
