Digitalisasi Arsip Riviu Dokumen Persiapan Pengadaan Dalam Bentuk Google Drive Pada Bagian Pengadaan Barang Dan Jasa Sekretariat Daerah Kabupaten Padang Pariaman Ringkasan: Laporan ini membahas tentang digitalisasi arsip riviu dokumen persiapan pengadaan barang dan jasa di Sekretariat Daerah Kabupaten Padang Pariaman dengan menggunakan Google Drive. Proses digitalisasi meliputi pengumpulan, scanning, penamaan file PDF, dan penyimpanan

1. DIGITALISASI ARSIP RIVIU DOKUMEN PERSIAPAN
PENGADAAN DALAM BENTUK GOOGLE DRIVE
PADA BAGIAN PENGADAAN BARANG DAN JASA
SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN PADANG
PARIAMAN
Coach:
LIGA OKTAFIA, S.STP
LAPORAN AKTUALISASI
HENDRA SETIAWAN, S.Ak
NIP. 19960508 202203 1004
PESERTA PELATIHAN DASAR
CPNS GOL III ANGKATAN XIII
KABUPATEN PADANG
PARIAMAN
Evaluator:
DEFRIMEN, M.Si
Mentor:
MIRA SUSANTI, ST, MT

2. GAGASAN PEMECAHAN ISU
SMART ASN
MANAJEMEN ASN
Belum optimalnya penyimpanan arsip riviu dokumen persiapan
pengadaan barang dan jasa
Metode penyimpanan arsip riviu dokumen persiapan pengadaan
barang dan jasa masih bersifat manual
Pemanfaatan Google Drive Untuk Penyimpanan Arsip Riviu Dokumen Persiapan Pengadaan.
“Digitalisasi Arsip Riviu Dokumen Persiapan Pengadaan Dalam Bentuk Google Drive Pada
Bagian Pengadaan Barang Dan Jasa Sekretariat Daerah Kabupaten Padang Pariaman”

3. KEGIATAN 1
• Melaporkan serta konsultasi kepada mentor
atas rencana kegiatan yang akan dilaksanakan
terkait isu yang diangkat
KEGIATAN 2
• Mengumpulkan arsip riviu dokumen persiapan
pengadaan.
• Melakukan scannning arsip riviu
dokumen persiapan pengadaan
KEGIATAN
KEGIATAN 3
KEGIATAN
• Evaluasi digitalisasi berkas riviu
dokumen persiapan pengadaan
• Mengunggah hasil scanning dalam
bentuk file pdf menggunakan Google
Drive.
4
5
PROSES KEGIATAN AKTUALISASI

4. IMPLEMENTASI
AKTUALISASI

5. REALISASI AKTUALISASI
5
1
Melaporkan serta konsultasi kepada
mentor atas rencana kegiatan yang
akan dilaksanakan terkait isu yang
diangkat
Tahapan
kegiatan
1 Agustus –
5 Agustus 2022
1 Menyiapkan bahan konsultasi kosultasi
Nilai BERAKHLAK
Tahapan pertama:
1) Kompeten
2) Akuntabel
output
Berkonsultasi
dengan mentor

6. 6
REALISASI AKTUALISASI
1
Melaporkan serta konsultasi kepada
mentor atas rencana kegiatan yang
akan dilaksanakan terkait isu yang
diangkat
Tahapan kegiatan
2 Melakukan Konsultasi dan mencatat arahan dari
mentor tentang kegiatan yang akan dilaksanakan
Nilai BERAKHLAK
1) Berorientasi Pelayanan
2) Kolaboratif
3) Akuntabel
output
Konsultasi
Dengan
Mentor
catatan
konsultasi

7. 7
REALISASI AKTUALISASI
2
Mengumpulkan arsip riviu
dokumen persiapan pengadaan
Tahapan
kegiatan
8 - 17 Agustus 2022
1 Mengumpulkan dokumen arsip yang akan
di digitalisasi
Nilai BERAKHLAK
Tahapan Pertama
1) Berorientasi Pelayanan
2) Akuntabel.
output
Melihat data
tender LPSE

8. 8
REALISASI AKTUALISASI
2
Mengumpulkan arsip riviu
dokumen persiapan pengadaan
Tahapan kegiatan
2
Mencatat jenis arsip berkas riviu dokumen
persiapan pengadaan yang akan didigitalisasi
Nilai BERAKHLAK
Tahapan kedua
1) Kompeten
2) Adaptif
3) Harmonis
output
Mencatat data
pengadaan di
excel

9. 9
REALISASI AKTUALISASI
2
Mengumpulkan arsip riviu
dokumen persiapan pengadaan
Tahapan kegiatan
3
Memilah, mengecek, menyusun arsip berkas riviu
dokumen persiapan pengadaan berdasarkan
jenisnya
Nilai BERAKHLAK
Tahapan ketiga
1) Kolabotif.
output
Memeriksa riviu
dokumen persiapan
pengadaan bersama
rekan kerja

10. 10
REALISASI AKTUALISASI
3 Melakukan scannning arsip riviu
dokumen persiapan pengadaan
Tahapan
kegiatan
1 Menyiapkan arsip berkas riviu dokumen persiapan
pengadaan yang telah tersusun
Nilai BERAKHLAK
1) Akuntabel
2) Berorientasi Pelayanan
3) Kolaboratif
output
Menyiapkan
berkas riviu
dengan data
excel
18 - 25 Agustus 2022

11. 11
REALISASI AKTUALISASI
3 Melakukan scannning arsip riviu
dokumen persiapan pengadaan
Tahapan
kegiatan
2
Melakukan scanning serta membuat folder
penyimpanan pada komputer untuk hasil scanning
Nilai BERAKHLAK
Tahapan Kedua
1) Kompeten
2) Adaptif dik
3) Harmonis
output
Proses perekaman
dokumen

12. 12
REALISASI AKTUALISASI
3
Melakukan scannning arsip riviu
dokumen persiapan pengadaan
Tahapan
kegiatan
3 Membuat nama file PDF arsip berkas hasil
scanning sesuai dengan arsip berkas riviu
dokumen persiapan pengadaan
Nilai BERAKHLAK
Tahapan Ketiga
1) Berorientasi Pelayanan
2) Akuntabel
3) Adaptif
output
Data tersimpan
Di komputer

13. 13
REALISASI AKTUALISASI
3
Melakukan scannning arsip riviu
dokumen persiapan pengadaan
Tahapan kegiatan
4 Menyimpan file arsip berkas riviu dokumen persiapan
pengadaan hasil scanning ke dalam folder
Nilai BERAKHLAK
Tahapan Keempat
1) Akuntabel
2) Berorientasi Pelayanan
3) Kompeten
4) Adaptif
output
data tersimpan
difolder

14. 14
REALISASI AKTUALISASI
4
Mengunggah hasil scanning
dalam bentuk file pdf
menggunakan Google Drive
Tahapan
kegiatan
1 Mempelajari dan mendalami sistem kerja google drive
Nilai BERAKHLAK
Tahapan Pertama
1) Berorientasi Pelayanan
2) Akuntabel
3) Kompeten
4) Adaptif
output
mencari
referensi
diinternet
26 Agustus-2 September
2022

15. 15
REALISASI AKTUALISASI
4
Mengunggah hasil scanning
dalam bentuk file pdf
menggunakan Google Drive
Tahapan
kegiatan
Membuat akun untuk penyimpanan google
drive
Nilai BERAKHLAK
1) Akuntabel
2) Kompeten
3) Harmonis
4) Loyal
output
Membuat akun

16. 16
REALISASI AKTUALISASI
4
Mengunggah hasil scanning
dalam bentuk file pdf
menggunakan Google Drive
Tahapan kegiatan
3 ⬩ Melakukan unggah data ke Google
Drive
Nilai BERAKHLAK
1) Berorientasi pelayanan
2) Akuntabel
3) Kolaboratif
4) Kompeten
output
Unggah file
pdf

17. 17
REALISASI AKTUALISASI
5
Evaluasi digitalisasi berkas riviu
dokumen persiapan pengadaan
Tahapan
kegiatan
5-9 September 2022
1 Menyiapkan bahan untuk evaluasi
Nilai BERAKHLAK
Tahapan Pertama
1) Kolaboratif
2) Kompeten
3) Akuntabel
4) Berorientasi Pelayanan
output
Bahan
evaluasi

18. 18
REALISASI AKTUALISASI
5
Evaluasi digitalisasi berkas riviu
dokumen persiapan pengadaan
Tahapan kegiatan
2 Melakukan Konsultasi
Nilai BERAKHLAK
Tahapan Kedua
1) Harmonis
2) Adaptif
4) Akuntabel
5) Loyal
output
Konsultasi
dengan mentor

19. 19
REALISASI AKTUALISASI
5
Evaluasi digitalisasi berkas riviu
dokumen persiapan pengadaan
Tahapan kegiatan
Menyusun hasil kegiatan ke dalam bentuk
laporan aktualisasi
Nilai BERAKHLAK
Tahapan Ketiga
1) Akuntabel
2) Berorientasi Pelayanan
3) Kompeten
4) Adaptif
output
Menyusun laporan
dibantu rekan kerja

20. 20
Capaian Penyelesaian Core Isu
Sebelum
Aktualisasi
Sesudah
Aktualisasi
penyimpanan dokumen arsip riviu dokumen
persiapan sehingga tidak efektifnya
pelaksanaan tugas-tugas pengarsipan.
adanya peningkatan keefektifan penyimpanan
file riviu persiapan pengadaan ke media
penyimpanan yang lebih aman, bisa terjaga
untuk waktu yang lama

21. 21
RENCANA TINDAK LANJUT
N
o Kegiatan Output
Durasi &
Waktu
Para pihak
yang terlibat
Sumber
Biaya Ket
1.
Menginput lebih
banyak
dokumen riviu
persiapa
pengadaan
Tersedian
ya soft file
dokumen
persiapan
pengadaa
n
secepatnya
Bagian PBJ
setdakab
padang
pariaman
UKPBJ
2.
Mengoptimalkan
penyimpanan
layanan cloud
Keamanan
data
secepatnya Penulis dan
staff PBJ
UKPBJ

22. TERIMA KASIH