Miten säästää rekrytointi- ja sijaishallintakustannuksissa ja samalla parantaa yrityskuvaa?

1. Sähköinen rekrytointi
Miten säästää
rekrytointi- ja sijaishallintakustannuksissa
ja samalla parantaa yrityskuvaa?
19.11.2013
Riku Malkki
Uranus Oy

2. Sähköinen rekrytointi
• Ajansäästöllä ja teholla kustannussäästöä
• Yritys- ja työnantajakuva
Manuaalisen rekrytoinnin työmäärä 100 tuntia
Sähköisen rekrytoinnin työmäärä 50 tuntia
~ Ilman järjestelmää mittaaminen vaikeaa

3. Rekrytointi
Manuaalinen
Järjestelmä
Suunnittelu
1 viikko
3 päivää
Ilmoituksen luonti & julkaisu
4 tuntia
10 minuuttia
Sisäinen tiedonkulku
5 tuntia
30 minuuttia
Hakemusten käsittely
30 tuntia
10 tuntia
Viestintä
6 tuntia
10 minuuttia
Raportointi
20 tuntia
1 tunti

4. Työpaikan luonti ja julkaisu
Yksi ilmoitus, kaikki kanavat

5. Sisäinen tiedonkulku

6. Hakemusten käsittely

7. Video osana prosessia
1. Työnantajalle mahdollisuus kertoa työtehtävästä /
työkavereista / työnantajasta
2. Työnhakijalle mahdollisuus esitellä itsensä / osaamisensa
videon avulla
https://demos.rekrytointi.com/paikat/index.php?o=A_LOJ&list=5
Esimerkki hieman erilaisesta videoesittelystä:
http://www.youtube.com/watch?v=_fCSSBA0dGg

8. Sijaishallinta
Manuaalinen
Järjestelmä
Sijaishakemusten käsittely (per kk)
5 päivää
2 päivää
Sijaisten ylläpito (per kk)
8 tuntia
2 tuntia
Sijaisuuden luonti (per vuoro) & sopivien sijaisten löytäminen
2 tuntia
2 minuuttia
Sijaisuuden (per vuoro) tarjoaminen ja vahvistaminen
1 tunti
2 minuuttia
Sijaisten käytettävyystoiveiden huomiointi
?
10 minuuttia
Viestintä & Raportointi (per kk)
20 tuntia
2 tuntia

9. Vapaiden sijaisten luokittelu
• Erilaiset värikoodit ja symbolit auttavat löytämään sopivimmat
• Lisätietoja tarvittaessa

10. Sijaishallinta – tekstiviestitarjouksiin reagointi
Reagointiaika
Reagointiaika
- 0-1 min
= 56 %
- 1-2 min
= 10 %
- 2-3 min
=6%
- 3-4 min
=3%
- 4-5 min
=2%
- 5-6 min
=1%
- 6-10 min = 4 %
- 10-20 min = 6 %
- 20-30 min = 2 %
- 30-60 min = 4 %
14
12
10
8
6
4
2
0
0
20
40
Reagointiaika
60

11. Raportointi - rekrytointi
”Kaikki järjestelmään tallennettava tieto on raportoitavissa”
Yhteenvedot
•
•
Hakijaesittelyt
•
•
Rekrytointikohtaiset yhteenvedot (pdf, csv & html)
Tietojen viennit muihin järjestelmiin / jatkokäsittelyyn
Tilastot
•
•
Rekrytointiprosessin tehokkuuden seuraaminen
•
•
Ikä- ja sukupuolijakaumat, koulutustasot yms.
Läpimenoajat, toteumat
Käytön auditointi
•
Käyttäjien aktiivisuus
•
Viestilokit

12. Raportointi - sijaishallinta
•
Käytettävyysraportit
•
•
•
Kriteereinä sijaiset, osastot & aikaväli
”Viikonloppulistat” (ylityösuoja)
Tilastot ja tehokkuuden seuraaminen
•
•
Benchmarking, onnistumisraportit
•
•
Sijaistarpeiden täyttöasteraportit
Sijaisuuksien tarjoamisen kustannukset
Toteutuneiden sijaisuuksien raportointi
•
Tehdyt sijaisuuden aikavälillä (per osasto, per sijainen)
•
Sijaisten aktiivisuus

13. Viestintä
•
•
•
•
Kiitos hakemuksestasi
Jatkoon / väliaikatieto / lisätietopyyntö
Kutsu haastatteluun
Ei kiitos

14. Muutama esimerkki viestinnästä
Henkilökohtaiset viestit:
• Hei Matti, kiitos hakemuksestasi tehtävään: HR-asiantuntija
• Hei Matti, Hakemuksesi poistuu 2 viikon kuluttua, ellet käy päivittämässä sitä
• Hei Matti, sinut on hyväksytty sijaiseksi ja olemme luoneet sinulle
käytettävyyskalenterin
Ryhmäviestit:
• Hei, olet haastatteluun kutsuttavien joukossa, täytä oheinen osaamislomake
• Hyvä hakija, valitettavasti valinta ei kohdistunut Sinuun, onnea työnhakuun!
• Hyvä sijainen, tuoreet vuorolistat on julkaistu ja uusia sijaisuuksia on tarjolla,
päivitäthän käytettävyytesi sijaiskalenteriisi

15. Työnhakijan kokemus
”Aktiivisena työnhakijana olen hakenut työpaikkoja eri kanavista. Tähän mennessä
kahdeksan yritystä on vastaanottanut työpaikkahakemukseni touko-elokuun 2013 välisenä
aikana. Seitsemään olen saanut vastauksen.”
”Kolme yritystä jättivät hakemuksen vahvistusviestin kokonaan lähettämättä. Tämä on
ehdottoman huono tapa.”
”Tässä vaiheessa nostan hattua Fiskarsille, sillä he ilmoittivat kohteliaasti bumerangistani
kaikkein lyhyimmällä aikajänteellä eli seitsemässä päivässä! Pisimpään taas kesti ABB:llä,
jolla tämän tiedon välittäminen kesti 65 päivää! ”
”Fiskarsille pamahtaa rekrysivustolleen hyvät pisteet, sillä muistaakseni heidän alustaansa
sai vietyä ansioluettelotietoja LinkedIn-profiilin kautta ja varsin mutkattomasti!”
Lähde: http://tyonhaun.blogspot.fi/2013/08/kaytannon-yrityskuva-ja-tyonhakuni.html
Helppous+
Selkeys++
Tiedonsaanti+++
Houkuttavuus++++

16. Esimerkkejä
www.rovio.fi
www.fiskars.fi
www.suomenpankki.fi
www.fonecta.fi
www.mps.fi

17. www.laura.fi
Kiitos.