Toelichting gegeven op het kennisnetwerk informatiemanagement van de Vlaamse Overheid op 19 mei 2015
meer info: http://www.bestuurszaken.be/organisatiebeheersing-en-informatiebeheer
Het hobbelige pad naar duurzame toegankelijkheid van Vlaamse digitale overhei...KVANdagen
Bart Severi
Een nood die al meerdere jaren acuut aanwezig is bij zowel lokale besturen als de Vlaamse overheid is het creëren van een digitaal archief dat overheidsinformatie doorheen de tijd snel vindbaar, breed toegankelijk en vlot bruikbaar moet maken. Een digitaal archief kan immers veel meer te betekenen dan een doodlopende straat van informatie.
Begin 2014 startte de Coördinerende archiefdienst van de Vlaamse overheid een project op om een gemeenschappelijke oplossing voor de betrouwbare archivering van digitale overheidsinformatie te realiseren.
Het doel van dit project is om:
– de complexiteit om digitale overheidsinformatie duurzaam, toegankelijk, authentiek en bewijskrachtig te houden grotendeels weg te nemen bij de instanties
– schaalvoordelen maximaal te benutten
– de mogelijkheden om meer informatiegestuurd te werken en digitale overheidsinformatie te valoriseren te vergroten
– een betrouwbare bouwsteen voor een zich digitaliserende overheidswerking aanbieden
De lezing zal belichten hoe het project met een zeer beperkt budget erin slaagde om de behoeften te capteren, een bedrijfsplan op te maken en 3 proofs of concept succesvol af te ronden. Daarin moesten vaak keuzes gemaakt worden die verre van optimaal waren.
De maturiteit inzake archiefbeheer is relatief laag bij openbare besturen in Vlaanderen. Daarom werd een typologie van potentiële klanten opgemaakt en werden prioriteiten bepaald om de maturiteit op te krikken.
Tenslotte maakte het team een kostenbatenanalyse op van verschillende beleidsopties om de dienst te operationaliseren. Zo bleek onder andere dat de investeringskosten voor individuele instanties tot vier keer hoger zouden liggen indien zij zelf naar een oplossing zouden moeten zoeken dan als er een gemeenschappelijke oplossing zou zijn.
Op moment van schrijven ligt het projectdossier bij de bevoegde minister, die een beslissing zal moeten nemen over de verdere operationalisering van Digitaal Archief Vlaanderen.
Het hobbelige pad naar duurzame toegankelijkheid van Vlaamse digitale overhei...KVANdagen
Bart Severi
Een nood die al meerdere jaren acuut aanwezig is bij zowel lokale besturen als de Vlaamse overheid is het creëren van een digitaal archief dat overheidsinformatie doorheen de tijd snel vindbaar, breed toegankelijk en vlot bruikbaar moet maken. Een digitaal archief kan immers veel meer te betekenen dan een doodlopende straat van informatie.
Begin 2014 startte de Coördinerende archiefdienst van de Vlaamse overheid een project op om een gemeenschappelijke oplossing voor de betrouwbare archivering van digitale overheidsinformatie te realiseren.
Het doel van dit project is om:
– de complexiteit om digitale overheidsinformatie duurzaam, toegankelijk, authentiek en bewijskrachtig te houden grotendeels weg te nemen bij de instanties
– schaalvoordelen maximaal te benutten
– de mogelijkheden om meer informatiegestuurd te werken en digitale overheidsinformatie te valoriseren te vergroten
– een betrouwbare bouwsteen voor een zich digitaliserende overheidswerking aanbieden
De lezing zal belichten hoe het project met een zeer beperkt budget erin slaagde om de behoeften te capteren, een bedrijfsplan op te maken en 3 proofs of concept succesvol af te ronden. Daarin moesten vaak keuzes gemaakt worden die verre van optimaal waren.
De maturiteit inzake archiefbeheer is relatief laag bij openbare besturen in Vlaanderen. Daarom werd een typologie van potentiële klanten opgemaakt en werden prioriteiten bepaald om de maturiteit op te krikken.
Tenslotte maakte het team een kostenbatenanalyse op van verschillende beleidsopties om de dienst te operationaliseren. Zo bleek onder andere dat de investeringskosten voor individuele instanties tot vier keer hoger zouden liggen indien zij zelf naar een oplossing zouden moeten zoeken dan als er een gemeenschappelijke oplossing zou zijn.
Op moment van schrijven ligt het projectdossier bij de bevoegde minister, die een beslissing zal moeten nemen over de verdere operationalisering van Digitaal Archief Vlaanderen.
Naar Eengemaakt Bibliotheeksysteem voor Vlaanderen (IAZ, 18 september 2015)Bibnet vzw
Eind 2014 gaven Bibnet, de provincies en de VGC de opdracht voor een studie naar de technische, organisatorische en financiële haalbaarheid van een consolidatie van de bestaande provinciale bibliotheeksystemen in een eengemaakte Vlaams bibliotheeksysteem. De presentatie belicht de onderzoeksresultaten en het vervolgtraject.
Overzicht van het onderzoek van Bibnet, VGC en de 5 provincies naar de haalbaarheid van een eengemaakt systeem ter consolidatie van de provinciale bibliotheeksystemen.
In deze presentatie geef ik de medewerkers archief van CODA een beeld van de manier waarop Regionaal Archief Tilburg in de afgelopen jaren bezig is geweest op het gebied van websiteontwikkeling ensocial media. Tenslotte een kort inkijkje in de nieuwe strategische keuzes en een voorproefje van het concept van de nieuwe website.
organisatiebeheersing en informatiebeheersing in de Stad Diest
1. Beheers je informatie en je
organisatie
Getuigenis vanuit een
lokale overheid
Petra Vanhoutte
Stad Diest
Kennisnetwerk informatiemanagement -
19/05/2015
2. Getuigenis vanuit een
lokale overheid
• Context
• Organisatiebeheersing in Diest
• Omgevingsanalyse
• Meerjarenplanning
• Opleiding in proces- en projectmanagement
• Zelfevaluatie
• Synthese
• Waarom wel?
• Valkuilen?
4. Diest
• Kleine stad in
Vlaams-Brabant
• 23.329 inwoners
(situatie op 1/9/2013)
• 236 medewerkers
(192 VTE’s)
5. Diest
• Missie
“Diest is een zorgzame, veilige en solidaire stad
met een vrijetijdsleven in groei en bloei, een
evenwichtige woon- en handelsmix,
ondersteund door een toegankelijke
transparante en professionele organisatie”
6.
7. Stadsarchief
• Tot 2005: hoofdzakelijk
erfgoedfunctie
• Vanaf 2007: combinatie
van erfgoedfunctie en
hedendaags
documentbeheer
• Digitaal werken
• Selectie
• Archiveren van email
• Personeelsbezetting: 1
VTE, verdeeld over 2
halftijdse medewerkers
9. • aanzet:
• Wetgeving/BBC
• Samengaan van
ondersteunende
diensten in Stad en
OCMW
• Invoer van het
ontwikkeltraject
• Uitvoering:
• MAT
• Tot nu toe gezette
stappen:
• Omgevingsanalyse
• Meerjarenplan
• Opleidingen proces- en
projectmanagement
• Zelfevaluatie
10. Omgevingsanalyse
• Swot per cluster
• Cluster: groepering van verwante diensten die een gemeenschappelijk
of overlappend werkterrein beslaan
• Interne afstemming
• Gekozen clusters:
• Bestuur: interne diensten
• Omgeving: grondgebonden diensten
• Vrije tijd: sport, cultuur, jeugd en bibliotheek
• Burger en Welzijn: burgerzaken en welzijn
• Participatietraject bij de adviesraden
12. Opleiding
procesmanagement
• Gericht op het aanleren van procesmatig
werken als competentie (voorjaar 2014)
• 7 opleidingsdagen met externe lesgever
• Focus op microniveau van procedures
• Leren om proces te documenteren, te analyseren en
verbetervoorstellen te formuleren
• Voorjaar 2015: voortzetting methodiek
procesmatig werken
• Uittekenen en analyseren van een nieuwe reeks bestaande
processen
• Formuleren van verbetervoorstellen
• Betrekken van nieuwe medewerkers tbv kennisoverdracht
13. • Opstellen van een procedure voor overdracht
van documenten naar het stadsarchief
14. Opleiding
projectmanagement
• Zelfde aanpak als de
opleiding
procesmanagement
• Uitwerken van een
aantal projecten
• 1 project met een luik
rond
documentbeheer:
ontwikkeling van een
digitaal loket voor
sociale dienstverlening
Plan
Do
Check
Act
15. Zelfevaluatie
• Zowel door OCMW
als door de stad
• 1 dag per organisatie
• Voorbereid door de
diensten
• Breed gedragen:
• 20 mensen voor de stad,
• 13 voor het OCMW
• Aan de hand van de
leidraad interne
controle
16. Zelfevaluatie
• Concrete acties als resultaat:
• Publieksenquête bij de gebruikers van het archief
• Uitschrijven van visie op het digitaal klassement
• Uitwerken en implementeren van digitale mappenstructuren voor
bepaalde diensten
• Opstellen actieplan behandeling van emails
• Online ter beschikking stellen van overdrachtslijsten semi-
statisch en statisch archief
18. Waarom wel?
• Organisatiebeheer helpt om een
helicopterview over de organisatie op te
bouwen
• Informatiebeheerder heeft kennis van de processen nodig
• Documenten/archief als procesgebonden informatie
• mogelijkheden tot samenwerking
20. Waarom wel?
• Organisatiebeheer als
aanleiding voor het
neerschrijven en
registreren van het
verloop van processen
• Bevordert de
kennisoverdracht in kleine
diensten
• Schept vertrouwen
• Professioneler overkomen
• Reflectie: PDCA
21. Valkuilen
• Organisatiebeheersing kost tijd
• Organisatiebeheersing is niet de kerntaak van
een informatiebeheerder
• Organisatiebeheersing staat niet los op
zichzelf