Download to read offline
Uploaded byHospitality Industry
TERM 12 Membuat BEO PPT.ppt
Banquet Event Order (BEO) adalah dokumen penting yang berisi informasi tentang acara yang akan dilaksanakan dan didistribusikan kepada departemen terkait untuk persiapan acara. BEO harus dibagikan minimal satu hari sebelum acara dan mencakup detail dari jadwal, menu, serta tugas masing-masing departemen dalam menyelenggarakan event. Proses penerimaan dan pengolahan BEO melibatkan komunikasi yang efektif antar staf dan departemen untuk mencegah miskomunikasi yang dapat mengganggu kelancaran acara.
More Related Content
More from Hospitality Industry
TERM 12 Membuat BEO PPT.ppt
- 1. By Saeful Anwar,M.Par TERM 12 2022-2023 Banquet Event Order
- 2. Pengertian • Banquet EventOrder (BEO) adalah lembaran yang berisi tentang informasi menyangkut acara yang akan dilaksanakan dan di gunakan setiap hari sebagai bahan acuan untuk menyiapkan acara dan didistribusikan pula kepada departemen-departemen yang terkait di dalam BEO tersebut. BEO dibagikan minimal satu hari sebelum acara tersebut dilaksankan. BEO tidak boleh dibagikan secara dadakan, karena akan menyulitkan staff dari banquet dalam menyiapkan semua peralatan yang dibutuhkan dalam acara tersebut
- 3. TEKNIS BEO • Untukmelihat jadwal acara sebenarnya seluruh divisi dapat melihatnya di komputer mereka masing- masing, caranya dengan membuka smart admin Golden Flower Bandung. Walaupun dapat melihat di smart admin tetapi BEO sangat perlu dibagikan, karena detail dari acara tersebut, terdapat didalam BEO. Seandainya pun ada perubahan yang mendadak maka akan keluar amendment (surat perubahan). BEO dibuat dan dibagikan oleh Sales Admin dari bagian Sales Marketing. Pembuatan BEO ini mengacu pada Confirmation Letter CL) yang tertera pada smart admin ataupun bisa juga mengacu dari sales yang memegang acara tersebut. Karena tidak selalu informasi yang berada pada CL sesuai. Biasanya sering terjadi perubahanperubahan yang hanya diketahui oleh sales dan konsumen yang memiliki acara tersebut. Untuk itu terkadang admin harus bertanya langsung kepada sales ataupun sebaliknya, sales yang memberikan detail dari acara yang akan dilaksanakan. Setelah BEO selesai dibuat, yang pertama harus dilakukan adalah meminta tanda tangan kepada divisi yang bersangkutan.
- 4. • Sales yangmemegang acara tersebut, Director Of Sales (DOS), FBM, RDM, executive House keeping, dan executive chef. Tetapi tidak semua BEO harus ditanda tangani oleh 7 divisi tersebut. Hanya BEO yang terdapat kamar (room service) yang artinya konsumen tidak hanya mengadakan acara tetapi juga memesan kamar. Sedangkan untuk BEO yang tidak terdapat kamar hanya dibutuhkan tanda tangan oleh 5 divisi saja. Karena untuk yang tidak terdapat kamar berarti tidak membutuhkan divisi reservation dan divisi RDM. TEKNIS BEO
- 5. • Selanjutnya setelahsemua tanda tangan didapat, BEO tersebut dicopy sesuai kebutuhan, biasanya 15 dan 16 lembar, karena untuk 15 atau 16 divisi yang akan dibagikan. Perbedaan Antara 15 dan 16 divisi adalah bila di BEO tersebut tidak terdapat kamar (room service) maka BEO yang dibagikan adalah 15 divisi dan bila didalam BEO tersebut terdapat kamar, maka BEO yang dibagikan 16 divisi dengan penambahan 1 divisi reservation (reservasi). Dalam membagikan BEO juga harus disertakan buku. Buku tersebut berisi ke 16 divisi yang kemudian akan ditandatangani oleh penerima BEO dari divisi yang dibagikan, sebagai bukti bahwa BEO tersebut sudah dibagikan dan diterima oleh divisi tersebut TEKNIS BEO
- 6. Cara Menerima Pesanan BanquetEvent Dari Tamu Secara Lengkap ,1. Sebelum menerima order dari client ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang departemen sales and marketing didalam menyusun sebuah Banquet Event Order. marketing didalam menyusun sebuah Banquet Event Order. Yang harus diperhatikan adalah Jumlah pax yang diorder oleh client. Jumlah pax yang diorder oleh client sebagai pedoman divisi kitchen untuk membuat menu. Jumlah pax sering dianggap sebagai jumlah peserta di dalam sebuah banquet event. Selain sebagai pedoman, jumlah Pax yang diorder oleh client digunakan oleh pengelola banquet untuk menyusun setting layout meja. Waktu pelaksanaan Banquet Event Waktu pelaksanaan Banquet event dari client juga harus diperhatikan supaya karyawan dalam hal ini staf F& B Service yang bertugas mengelola banquet dapat mengatur persiapan seperti setup layout meja, setup sound system, setup cofee break.
- 7. Cara Menerima Pesanan BanquetEvent Dari Tamu Secara Lengkap ,Selain itu dengan menyusun schedule Banquet Event, departemen sales and marketing akan mudah untuk memanage order-order dari client yang masuk Menu Di dalam menyusun sebuah menu yang akan digunakan sebagai paket banquet event departemen Sales and marketing bisa berdiskusi dengan head chef. Menu yang berdasarkan dari hasil diskusi tersebut yang akan disajikan oleh client, akan tetapi pihak client bisa memilih menu sendiri sesuai dengan keinginannya apabila client merasa kurang cocok dengan menu yang ditawarkan
- 8. Cara Menerima Pesanan BanquetEvent Dari Tamu Secara Lengkap ,2. Order dari client yang berhasil didapatkan oleh staf sales and marketing hotel, dituangkan ke dalam Banquet Event Order sebagai dasar pedoman departemen sales and marketing didalam mengkomunikasikan kepada departemen F&B selaku pengelola meeting room dan kepada Departemen lain seperti Engineering yang bertugas mempersiapkan peralatan dan kelistrikan, departemen Accounting yang bertugas untuk melakukan transaksi pembelian terkait dengan bahan-bahan yang akan diolah sebagai menu, dan kebutuhan lainnya,
- 9. Cara Menerima Pesanan BanquetEvent Dari Tamu Secara Lengkap , departemen Housekeeping yang bertugas untuk memperindah dan mempercantik venue yang akan digunakan. Selain itu, BEO dijadikan acuan oleh Banquet Manager untuk mempersiapkan SDM yang akan diterjunkan untuk melayani client selama penyelenggaraan event berlangsung. Intinya setelah BEO sudah disetujui oleh DOSM ( Directur of Salem Manager), BEO tersebut diedarkan ke seluruh department sebagai informasi bahwa akan ada event. dan tugas-tugas semua department terkait juga tertera dalam BEO tersebut.
- 10. Cara Menerima Pesanan BanquetEvent Dari Tamu Secara Lengkap ,3. Setelah BEO selesai, selanjutnya diproses ke dalam Daily Event Summary. Daily Event Summary adalah daftar event yang dibuat sebagai gambaran event dalam satu minggu yang berisi jumlah tamu (pax),waktu penyelenggaraan acara, nama ruang atau meeting room yang akan digunakan,dan informasi lainnya yang yang bertujuan untuk mempersiapkan segala yang yang bertujuan untuk mempersiapkan segala perlengkapan yang dibutuhkan serta sumberdaya manusianya Itulah tiga langkah cara menerima order Banquet Event dari client.
- 11. Hal yang diperhatikan •Di dalam menerima order berupa Banquet Event yang harus diutamakan adalah komunikasi, baik komunikasi antar staf, komunikasi dengan departemen lainnya, maupun komunikasi dengan client sehingga tidak terjadi miskomunikasi yang dapat mempengaruhi kelancaran didalam melayani kebutuhan client selama menyelenggarakan event di hotel. Pada saat ini pengedaran BEO secara manual sudah jarang dilakukan, untuk menghemat sampah (kertas), beberapa hotel hanya menerapkan dengan mengedarkan email BEO keseluruh department. Hal ini juga dapaat menghemat waktu kerja para karyawan.
- 12. KESIMPULAN • Banquet EventOrder (B.E.O) sangat penting bagi setiap departemen terutama banquet karena tanpa ada B.E.O semua karyawan tidak tahu jika hari tersebut ada event dan banquet pun juga tidak men set-up ruangan yang telah dipesan atau yang akan digunakan, masing-masing staff menpunyai tugas dan tanggungjawab masing-masing sesuai dengan jabatan masing-masing.
- 13.
- 14.