PKPA MYPORTFOLIO

1. 1 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
PEGAWAI PENGAMBILAN
DH41 / DH44
PEMBANGUNAN PELAJAR
BAHAGIAN : PEMBANGUNAN PELAJAR
ALAMAT : KOLEJ KOMUNITI ARAU
JALAN TENGKU BURDIRAH
02600 TAMBUN TULANG
ARAU PERLIS
NO. TELEFON : 04-986 9800
NO. FAKS. : 04-986 1708
LAMAN SESAWANG: http://kkarau.jpkk.edu.my

2. 2 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
Nama : MOHD KHAIRUL ANUAR BIN MAT KUPLI
Gelaran Jawatan : PEGAWAI PENGAMBILAN
Gred Hakiki Jawatan : DH41/ DH42
Tarikh Penempatan : 1 DISEMBER 2015
Nama : NORASMAH BINTI SAAD
Gelaran Jawatan : PENGARAH
Gred Jawatan : DH 52
Tarikh : 7 NOVEMBER 2018
MAKLUMAT PEGAWAI
DILULUSKAN OLEH

3. 3 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN
PENYELIA
Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan
dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.
JADUAL PENGEMASKINIAN

4. 4 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
PERKARA MUKA SURAT
Carta Organisasi 5-6
Carta Fungsi 7
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 8
Deskripsi Tugas 9
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai
Semak bagi Aktiviti 1
10- 59
Senarai Undang-undang, Peraturan dan
Punca Kuasa
60-61
Senarai Borang 62
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 63
KANDUNGAN

5. 5 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
1.1 Agensi
1. CARTA ORGANISASI
PENGARAH
DH51/52
TIMBALAN
PENGARAH
PENGURUSAN
DH 47/48
TIMBALAN PENGARAH
AKADEMIK
DH 47/48
UNIT
PEPERIKSAAN
DAN PENILAIAN
UNIT AKADEMIK
DAN PENDIDIKAN
BERTERUSAN
PEGAWAI
PEPERIKSAAN
DH41-44
PPPT (PSH)
DH29-54
PPPT
(PENSYARAH)
DH29-54
UNIT PEMBANGUNAN
PELAJAR
UNIT KOLABORASI
DAN
KEUSAHAWANAN
UNIT PENTADBIRAN
DAN KEWANGAN
UNIT
PEMBANGUNAN
UNIT PENGURUSAN
MAKLUMAT DAN KORPORAT
PEGAWAI
PEMBANGUNAN
PELAJAR
DH41-44
PEGAWAI
PSIKOLOGI
S41/44
PEGAWAI
PENGAMBIL
AN DH41-44
PEGAWAI
BELIA DAN
SUKAN
S41/44
PEGAWAI
PERHUBUNGAN
INDUSTRI & ALUMNI
DH41-44
PENOLONG PEGAWAI
TADBIR N29/32
PEMBANTU TADBIR
(PT/PO) N19/22
PEMBANTU TADBIR
(PT/PO) KUP N19/22
PENOLONG AKAUNTAN
W19/22/29
PEMBANTU OPERASI
N11/14
PEMANDU
KENDERAAN H11/14
PENOLONG
JURUTERA
JA29/30/
JA36
PEGAWAI
PENERANGAN
S41/44
PEGAWAI
KHIDMAT
PELANGGAN
N19/22
PEN. PEGAWAI
TEKNOLOGI
MAKLUMAT
FA29/32
JURUTEKNIK
KOMPUTER
FT19/22/FA29
PEN. PEGAWAI
PERPUSTAKAAN
S29/32
PEMBANTU
PERPUSTAKAAN
S19/22

6. 6 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
1.2 Bahagian
PENGARAH
DH51/52
TIMBALAN
PENGARAH
PENGURUSAN
DH 47/48
UNIT PEMBANGUNAN
PELAJAR
UNIT KOLABORASI DAN
KEUSAHAWANAN
UNIT PENTADBIRAN DAN
KEWANGAN
UNIT
PEMBANGUNAN
UNIT PENGURUSAN MAKLUMAT
DAN KORPORAT
PEGAWAI
PEMBANGUNAN
PELAJAR
DH41-44
PEGAWAI
PSIKOLOGI
S41/44
PEGAWAI
PENGAMBILAN
DH41-44
PEGAWAI BELIA
DAN SUKAN
S41/44
PEGAWAI PERHUBUNGAN
INDUSTRI & ALUMNI
DH41-44
PENOLONG PEGAWAI TADBIR
N29/32
PEMBANTU TADBIR (PT/PO)
N19/22
PEMBANTU TADBIR (PT/PO)
KUP N19/22
PEMBANTU AKAUNTAN
W19/22/29
PEMBANTU OPERASI
N11/14
PEMANDU KENDERAAN H11/14
PENOLONG
JURUTERA
JA29/30/ JA36
PEGAWAI
PENERANGAN S41/44
PEGAWAI KHIDMAT
PELANGGAN N19/22
PEN. PEGAWAI
TEKNOLOGI
MAKLUMAT FA29/32
JURUTEKNIK
KOMPUTER
FT19/22/FA29
PEN. PEGAWAI
PERPUSTAKAAN S29/32
PEMBANTU
PERPUSTAKAAN S19/22

7. 7 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
2. CARTA FUNGSI

8. 8 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
PEMBANGUNAN PELAJAR (PENGAMBILAN)
1. Merancang, melaksana dan memantau proses penawaran, pendaftaran dan
urusan hal-hal pengambilan bagi semua Program Pengajian
i) Mengurus Norma Ambilan Pelajar
ii) Mengurus Permohonan dan Penawaran Pelajar
iii) Mengurus Percanggahan Maklumat
iv) Mengurus Rayuan Kemasukan Pelajar
v) Mengurus Pertukaran Program / Kolej Sebelum Mendaftar
vi) Mengurus Hari Pendaftaran Pelajar Baharu dan Pelajar Senior
vii) Mengurus Pertukaran Program Selepas Pelajar Mendaftar
viii) Mengurus Pertukaran Kolej Selepas Mendaftar
ix) Mengurus Permohonan Penangguhan / Berhenti Pengajian
x) Mengurus dan memantau Fail Peribadi Pelajar
xi) Mengurus Data dan Rekod Pelajar
xii) Mengurus Kad Pelajar
xiii) Melaksanakan tugas yang diarahkan pengarah dari semasa ke
semasa
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

9. 9 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
MAKLUMAT UMUM
GELARAN JAWATAN
Pegawai
Pengambilan
KETUA
PERKHIDMATAN
Ketua Pengarah Jabatan
Politeknik dan Kolej
Komuniti
RINGKASAN GELARAN JAWATAN PP
KEDUDUKAN DI
WARAN
PERJAWATAN
Bekalan 64- Pendidikan
Tinggi
4.6.20 Kolej Komuniti
Arau
Butiran 452
GRED JAWATAN DH 41/42/44 BIDANG UTAMA Ambilan Pelajar
GRED JD - SUB-BIDANG Pengambilan
STATUS JAWATAN Hakiki DISEDIAKAN OLEH
Mohd Khairul Anuar Bin
Mat Kupli
(PP)
HIRARKI 1(BAHAGIAN) - DISEMAK OLEH
Surizan bin Romli
(TPP)
HIRARKI 2
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT)
- DILULUSKAN OLEH
Norasmah Saad
(Pengarah)
SKIM PERKHIDMATAN DH TARIKH DOKUMEN 8 November 2018
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Merancang, melaksana dan memantau proses penawaran, pendaftaran dan urusan hal-hal pengambilan bagi semua
Program Pengajian
AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
1. Merancang, mengurus, penawaran dan memantau
proses ambilan pelajar
1) Memastikan norma ambilan pelajar
dipenuhi
2) Menguruskan urusan permohonan dan
penawaran kepada pelajar-pelajar
baharu.
3) Menguruskan urusan pendaftaran
pelajar baharu dan pelajar senior.
4) Menguruskan urusan hal-hal pelajar
seperti pertukaran kolej dan pertukaran
program
5) Menyediakan fail untuk penyimpanan
rekod dan data secara sistematik.
6) Memastikan maklumat di dalam e-
pelajar dikemaskini sentiasa oleh
penasihat akademik.
4. DESKRIPSI TUGAS

10. 10 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
1) Memastikan dokumen-dokumen didalam
Fail Peribadi Pelajar dikemaskini oleh
Penasihat Akademik/Pensyarah Kelas
sentiasa.
2) Menyediakan senarai edaran Kad
Pelajar yang telah siap.
2. Melaksanakan tugas yang diarahkan oleh Pengarah
dari semasa ke semasa
1) Melaksanakan tugas ad-hoc seperti
promosi atau sebagainya
DIMENSI
1. Bilangan Pelajar Aktif : Mengikut ambilan
2. Bilangan unit : 5 unit
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
 Kelayakan Iktisas dalam bidang pendidikan
 Sarjana Muda dalam bidang berkaitan,
 Diploma dalam bidang berkaitan
 Sijil dalam bidang berkaitan
KOMPETENSI
 Kemahiran menggunakan perisian komputer pada tahap yang cemerlang
 Kemahiran komunikasi
 Kebolehan dalam kerja-kerja pengurusan rekod
 Boleh bekerjasama dalam kumpulan serta mengikut arahan dan peraturan berkuatkuasa
PENGALAMAN
 Minimum 4 tahun dalam bidang pendidikan dan pengurusan

11. 11 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
TUGAS 1 Mengurus Norma Ambilan Pelajar
Proses Kerja Pegawai Yang
Melulus/ Dirujuk
Undang-Undang/
Peraturan
1. Menerima dan menyemak
norma yang diterima dari
JPPKK
2. Norma ambilan pelajar
berdasarkan ketetapan JPPKK
3. Merekod dan menyimpan
dokumen ke dalam fail dalam
tempoh 2 tahun dalam
simpanan
Pengarah Bahagian
Pengambilan Pelajar,
JPPKK
Pengarah
Pegawai Pengambilan
5. PROSES KERJA

12. 12 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 1 Mengurus Norma Ambilan Pelajar
TAMAT
Menerima dan menyemak norma dari JPPKK
Norma berdasarkan ketetapan dari JPPKK
Merekod dan menyimpan dokumen ke dalam
fail dalam tempoh 2 tahun simpanan.
MULA
Pengarah & Pegawai
Pengambilan
Pengarah Bahagian
Pembangunan Pelajar
JPPKK
Pegawai Pengambilan

13. 13 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
SENARAI SEMAK
Tugas 1 Mengurus Norma Ambilan Pelajar
TINDAKAN TANDAKAN (√) CATATAN
1.
2.
3.
Menerima dan menyemak
norma dari JPPKK.
Norma berdasarkan ketetapan
dari JPPKK.
Merekod dan menyimpan
dokumen ke dalam fail dalam
tempoh 2 tahun simpanan.
………………
..……………
………………

14. 14 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
TUGAS 2 MENGURUS PERMOHONAN DAN PENAWARAN
Proses Kerja Pegawai Yang
Melulus/ Dirujuk
Undang-Undang/
Peraturan
1. Mengurus data permohonan
dan memindahkan data
tersebut ke pangkalan data
e-pengambilan.
2. Membuat pemilihan calon
dan menawarkan kepada
calon.
3. Pengurusan data Calon.
4. Merekod dan menyimpan
dokumen
pemohon ke dalam fail
mengikut program.
5. Menyediakan statistik
penerimaan borang jawapan
tawaran (BJT).
6. Memaklumkan kepada calon
tarikh dan panduan
pendaftaran.
Pegawai Pengambilan
PROSES KERJA

15. 15 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 2 Mengurus Permohonan dan Penawaran
Pegawai Pengambilan
MULA
TAMAT
1. Mengurus data permohonan
dan memindahkan data
tersebut ke pangkalan data
e-pengambilan.
2. Membuat pemilihan calon
dan menawarkan kepada
calon.
3. Pengurusan data calon.
4. Merekod dan menyimpan dokumen
pemohon ke dalam fail
mengikut program.
5. Menyediakan statistik
penerimaan borang jawapan
tawaran (BJT).
6. Memaklumkan kepada calon
tarikh dan panduan
pendaftaran.

16. 16 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
SENARAI SEMAK
TINDAKAN TANDAKAN (√) CATATAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Mengurus data permohonan
dan memindahkan data
tersebut ke pangkalan data
e-pengambilan.
Membuat pemilihan calon
dan menawarkan kepada
calon
Merekod penerimaan
tawaran dari senarai calon
tawaran.
Menyimpan dokumen
calon ke dalam fail
mengikut program.
Menyediakan statistik
penerimaan borang jawapan
tawaran (BJT).
Memaklumkan kepada calon
tarikh dan panduan
pendaftaran.
……………
……………
……………
……………
……………
……………
Tugas 2 Mengurus Permohonan dan Penawaran

17. 17 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
PROSES KERJA
TUGAS 3 Mengurus Percanggahan Maklumat
Proses Kerja Pegawai Yang
Melulus/ Dirujuk
Undang-Undang/
Peraturan
1. Menyediakan Borang
Percanggahan Maklumat.
2. Mengisi maklumat calon
dalam Borang
Percanggahan
Maklumat.
3. Mengajukan Borang
Percanggahan Maklumat
kepada Pengarah untuk
pengesahan.
4. Menghantar surat
percanggahan maklumat
kepada calon.
5. Menerima jawapan
percanggahan maklumat
daripada calon dan
Pengarah membuat
keputusan.
6. Menghantar keputusan
percanggahan maklumat
kepada calon.
7. Menyimpan rekod
keputusan percanggahan
maklumat dalam fail
Pegawai Pengambilan
Pengarah
Pegawai Pengambilan

18. 18 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 3 Mengadakan Taklimat Peperiksaan (kepada pelajar dan pensyarah)
Pegawai Pengambilan
Pengarah
Pegawai Pengambilan
TAMAT
MULA
1. Menyediakan Borang
Percanggahan Maklumat.
2. Mengisi maklumat calon
dalam Borang Percanggahan
Maklumat.
3. Mengajukan Borang
Percanggahan Maklumat
kepada Pengarah untuk
pengesahan.
4. Menghantar surat
percanggahan maklumat
kepada calon.
5. Menerima jawapan
percanggahan maklumat
daripada calon dan
Pengarah membuat
Keputusan.
6. Menghantar keputusan
percanggahan maklumat
kepada calon.
7. Menyimpan rekod
keputusan percanggahan
maklumat dalam fail.
Gagal
Lulus

19. 19 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
SENARAI SEMAK
TINDAKAN TANDAKAN (√) CATATAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Menyediakan Borang
Percanggahan Maklumat.
Mengisi maklumat calon
dalam Borang Percanggahan
Maklumat.
Mengajukan Borang
Percanggahan Maklumat
kepada Pengarah untuk
pengesahan.
Menghantar surat
percanggahan maklumat
kepada calon.
Menerima jawapan
percanggahan maklumat
daripada calon dan
Pengarah membuat
Keputusan.
Menghantar keputusan
percanggahan maklumat
kepada calon.
Menyimpan rekod
keputusan percanggahan
maklumat dalam fail.
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
Tugas 3 Mengurus Percanggahan Maklumat

20. 20 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
PROSES KERJA
TUGAS 4 Mengurus Permohonan Rayuan Kemasukan Pelajar
Proses Kerja Pegawai Yang
Melulus/ Dirujuk
Undang-Undang/
Peraturan
1. Menyediakan Borang
Rayuan Kemasukan Pelajar.
2. Mengurus data permohonan
rayuan dan memindahkan
data tersebut ke pangkalan
data e-pengambilan.
3. Membuat pemilihan calon
dan menawarkan kepada
calon, sekiranya ada
kekosongan.
4. Merekod penerimaan
tawaran dari senarai calon
tawaran.
5. Menyimpan dokumen
pemohon ke dalam fail
mengikut kursus.
6. Menyediakan statistik
penerimaan borang jawapan
tawaran.
7. Memaklumkan kepada calon
tarikh dan panduan
pendaftaran.
Pegawai Pegambilan

21. 21 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 4 Mengurus Permohonan Rayuan Kemasukan Pelajar
Pegawai Pengambilan
TAMAT
MULA
1. Menyediakan Borang
Kemasukan.
2. Mengurus data
permohonan rayuan dan
memindahkan data
tersebut ke pangkalan
data e-pengambilan.
3. Membuat pemilihan calon
dan menawarkan kepada
calon, sekiranya ada
kekosongan
4. Merekod penerimaan
tawaran dari senarai
calon tawaran.
5. Menyimpan dokumen
calon ke dalam fail
mengikut kursus.
6. Menyediakan statistik
penerimaan borang
jawapan tawaran.
7. Memaklumkan kepada
calon tarikh dan panduan
pendaftaran
Gagal
Lulus

22. 22 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
SENARAI SEMAK
TINDAKAN TANDAKAN (√) CATATAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Menyediakan Borang
Kemasukan.
Mengurus data permohonan
rayuan dan memindahkan
data tersebut ke pangkalan
data e-pengambilan.
Membuat pemilihan calon
dan menawarkan kepada
pelajar, sekiranya ada
kekosongan.
Merekod penerimaan
tawaran dari senarai calon
tawaran.
Menyimpan dokumen
pemohon ke dalam fail
mengikut kursus.
Menyediakan statistik
penerimaan borang jawapan
tawaran.
Memaklumkan kepada calon
tarikh dan panduan
pendaftaran.
.
………………
………………
………………
………………
………………
………………
………………
Tugas 4 Mengurus Permohonan Rayuan Kemasukan Pelajar

23. 23 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
PROSES KERJA
TUGAS 5 Mengurus Permohonan Pertukaran Program/Kolej Sebelum Mendaftar
Proses Kerja Pegawai Yang
Melulus/ Dirujuk
Undang-Undang/
Peraturan
1. Memaklumkan kepada
calon supaya membuat
permohonan.
2. Menyemak permohonan
calon dalam e-Pengambilan.
3. Memaklumkan kepada
Pegawai Pengambilan kolej
yang dipohon.
4. Menawarkan tawaran
kepada calon sekiranya ada
kekosongan pada
program/kolej yang
dipohon.
5. Merekod penerimaan
tawaran.
6. Menyimpan dokumen ke
dalam fail.
7. Memaklumkan kepada calon
tarikh dan panduan
pendaftaran.
Pegawai Pengambilan
Pengarah
Timbalan Pengarah
Akademik / Timbalan
Pengarah Pengurusan

24. 24 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 5 Mengurus Permohonan Pertukaran Program / Kolej Sebelum Mendaftar
Pegawai Pengambilan
TAMAT
MULA
Gagal
Lulus
1. Memaklumkan kepada
calon supaya membuat
permohonan.
2. Menyemak permohonan
calon dalam e-Pengambilan.
3. Memaklumkan kepada
Pegawai Pengambilan kolej
yang dipohon.
4. Menawarkan tawaran
kepada calon sekiranya ada
kekosongan pada
program/kolej yang dipohon.
5. Merekod penerimaan tawaran.
6. Menyimpan dokumen ke dalam
fail.
7. Memaklumkan kepada calon
tarikh dan panduan
pendaftaran.

25. 25 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
SENARAI SEMAK
Tugas 5 Mengurus Pertukaran Program / Kolej Sebelum Mendaftar
TINDAKAN TANDAKAN (√) CATATAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Memaklumkan kepada
pemohon supaya membuat
permohonan.
Menyemak permohonan calon
dalam e-Pengambilan
Memaklumkan kepada
Pegawai Pengambilan kolej
yang dipohon
Menawarkan tawaran kepada
calon sekiranya ada
kekosongan pada
program/kolej yang dipohon.
Merekod penerimaan tawaran.
Menyimpan dokumen ke dalam
fail.
Memaklumkan kepada calon
tarikh dan panduan
pendaftaran.
……………………..
………………………
………………………
………………………
………………………
………………………
………………………

26. 26 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
PROSES KERJA
TUGAS 6 Mengurus Hari Pendaftaran
6.1 : Sebelum Hari Pendaftaran Pelajar (Pelajar Baharu)
Proses Kerja Pegawai
Yang
Melulus/
Dirujuk
Undang-Undang/
Peraturan
1. Merancang dan menyusun
struktur jawatankuasa
Pendaftaran.
2. Merancang dan menyelaras
pelaksanaan hari
pendaftaran bersama
urusetia pendaftaran.
3. Mengesahkan perancangan
hari pendaftaran melantik
AJK Pendaftaran.
4. Mengedarkan surat lantikan
dan senarai tugas kepada
AJK Pendaftaran.
5. Memberi taklimat kepada
AJK Pendaftaran.
6. Memantau dan melaporkan
proses persiapan untuk Hari
Pendaftaran.
Pegawai
Pengambilan
Pengarah
Pegawai
Pengambilan

27. 27 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 6 Mengurus Hari Pendaftaran
6.1 : Sebelum Hari Pendaftaran Pelajar (Pelajar Baharu)
Pegawai Pengambilan
MULA
TAMAT
1. Merancang dan menyusun
struktur jawatankuasa
Pendaftaran.
2. Merancang dan menyelaras
pelaksanaan hari
pendaftaran bersama
urusetia pendaftaran.
3. Mengesahkan perancangan
hari pendaftaran melantik
AJK Pendaftaran.
4. Mengedarkan surat lantikan
dan senarai tugas kepada
AJK Pendaftaran.
5. Memberi taklimat kepada
AJK Pendaftaran.
6. Memantau dan melaporkan
proses persiapan untuk Hari
Pendaftaran.
Pengarah
Pegawai Pengambilan

28. 28 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
SENARAI SEMAK
TINDAKAN TANDAKAN (√) CATATAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Merancang dan menyusun
struktur jawatankuasa
Pendaftaran.
Merancang dan menyelaras
pelaksanaan hari
pendaftaran bersama
urusetia pendaftaran.
Mengesahkan perancangan
hari pendaftaran melantik
AJK Pendaftaran.
Mengedarkan surat lantikan
dan senarai tugas kepada
AJK Pendaftaran.
Memberi taklimat kepada
AJK Pendaftaran.
Memantau dan melaporkan
proses persiapan untuk Hari
Pendaftaran.
……………………
………………………
………………………
………………………
………………………
………………………
Tugas 6 Mengurus Hari Pendaftaran
6.1 : Sebelum Hari Pendaftaran Pelajar (Pelajar Baharu)

29. 29 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
TUGAS 6 Mengurus Hari Pendaftaran
6.2 : Semasa Hari Pendaftaran (Pelajar Baharu)
Proses Kerja Pegawai Yang
Melulus/ Dirujuk
Undang-Undang/
Peraturan
1. Menyemak dan
menerima semua
dokumen pendaftaran.
2. Menerima dan memberi
resit bayaran yuran
pengajian, bayaran
pelbagai dan insurans
3. Mendaftar pelajar dan
mengeluarkan nombor
pendaftaran.
4. Memberi kad pelajar
sementara.
5. Mendapatkan
maklumbalas
pendaftaran.
6. Memantau proses
pendaftaran.
Pegawai
Pengambilan
Pembantu Akauntan /
Unit Kewangan /
Penyelaras Koperasi
Pensyarah Kelas/AJK
Pendaftaran
Pegawai Pengambilan
PROSES KERJA

30. 30 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 6 Mengurus Hari pendaftaran
6.2 : Semasa Hari Pendaftaran (Pelajar Baharu)
Pegawai Pengambilan
TAMAT
MULA
1. Menyemak dan
menerima semua
dokumen pendaftaran.
2. Menerima dan memberi
resit bayaran yuran
pengajian.
3. Mendaftar pelajar dan
mengeluarkan nombor
pendaftaran.
4. Memberi kad pelajar
sementara.
5. Mendapatkan
maklumbalas
pendaftaran.
6. Memantau proses
pendaftaran.
Pembantu Akauntan /
Unit Kewangan /
Penyelaras Koperasi
Pensyarah Kelas /
AJK Pendaftaran
Pegawai
Pengambilan

31. 31 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
SENARAI SEMAK
Tugas 6 Mengurus Hari Pendaftaran (Pelajar Baharu)
6.2 : Semasa Hari Pendaftaran (Pelajar Baharu)
BIL. TINDAKAN TANDAKAN (√) CATATAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Menyemak dan menerima
semua dokumen pendaftaran.
Menerima dan memberi resit
bayaran yuran.
Mendaftar pelajar dan
mengeluarkan nombor
pendaftaran.
Memberi kad pelajar sementara.
Mendapatkan maklumbalas
pendaftaran.
Memantau proses pendaftaran.
……………………
……………………
……………………
……………………
……………………
……………………

32. 32 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
PROSES KERJA
TUGAS 6 Mengurus Hari Pendaftaran
6.3 : Selepas hari Pendaftaran (Pelajar Baharu)
Proses Kerja Pegawai Yang
Melulus/ Dirujuk
Undang-Undang/
Peraturan
1. Membuat status
pendaftaran pelajar baharu .
2. Memajukan statistik
pendaftaran pelajar baharu
untuk pengesahan
Pengarah.
3. Menyediakan Laporan Hari
Pendaftaran.
4. Merekod dalam sistem
pengkalan data pelajar.
Pegawai Pengambilan

33. 33 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 6 Mengurus Hari Pendaftaran
6.3 : Selepas hari Pendaftaran (Pelajar Baharu)
Penyelaras Peperiksaan
Pegawai Pengambilan
MULA
Tamat
1. Membuat status
pendaftaran pelajar baharu .
2. Memajukan statistik
pendaftaran pelajar baharu
untuk pengesahan
Pengarah.
3. Menyediakan laporan Hari
Pendaftaran.
4. Merekod dalam sistem
pengkalan data pelajar.

34. 34 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
SENARAI SEMAK
TINDAKAN TANDAKAN (√) CATATAN
1.
2.
3.
4.
Membuat status
pendaftaran pelajar baharu .
Memajukan statistic`
pendaftaran pelajar baharu
ntuk pengesahan
pengarah.
Menyediakan laporan Hari
Pendaftaran.
Merekod dalam system
pengkalan data pelajar.
……………………
……………………
……………………
……………………
Tugas 6 Mengurus Hari Pendaftaran
6.3 : Selepas hari Pendaftaran (Pelajar Baharu)

35. 35 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
PROSES KERJA
TUGAS 6 Mengurus Hari Pendaftaran
6.4 : Sebelum hari Pendaftaran (Pelajar Senior)
Proses Kerja Pegawai
Yang
Melulus/
Dirujuk
Undang-Undang/
Peraturan
1. Mencetak senarai nama
pelajar.
2. Merancang dan
menyelaras pelaksana
pendaftaran.
3. Mengesahkan
perancangan hari
pendaftaran dan
melantik AJK
Pendaftaran.
4. Mengedarkan surat
lantikan dan senarai
tugas kepada AJK.
5. Memberi taklimat
kepada AJK.
6. Memantau proses
persiapan untuk Hari
Pendaftaran.
Pegawai
Pengambilan
Pengarah

36. 36 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 6 Mengurus Hari pendaftaran
6.4 : Sebelum hari Pendaftaran (Pelajar Senior)
Pengarah
Pegawai Pengambilan
Tamat
Mula
1. Mencetak senarai nama
pelajar.
2. Merancang dan
menyelaras pelaksana
pendaftaran.
3. Mengesahkan
perancangan hari
pendaftaran dan melantik
AJK Pendaftaran.
4. Mengedarkan surat
lantikan dan senarai
tugas kepada AJK.
5. Memberi taklimat kepada
AJK.
6. Memantau proses
persiapan untuk Hari
Pendaftaran.

37. 37 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
SENARAI SEMAK
TINDAKAN TANDAKAN (√) CATATAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Mencetak senarai nama pelajar.
Merancang dan menyelaras
pelaksana pendaftaran.
Mengesahkan perancangan hari
pendaftaran dan melantik AJK
Pendaftaran.
Mengedarkan surat lantikan dan
senarai tugas kepada AJK.
Memberi taklimat kepada AJK.
Memantau proses persiapan
untuk Hari Pendaftaran.
……………………
……………………
……………………
……………………
……………………
……………………
Tugas 6 Mengurus Hari Pendaftaran
6.4 : Sebelum Hari Pendaftaran (Pelajar Senior)

38. 38 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
TUGAS 6 Mengurus Hari Pendaftaran
6.5 : Semasa Hari Pendaftaran (Pelajar Senior)
Proses Kerja
Pegawai Yang
Melulus/ Dirujuk
Undang-Undang/
Peraturan
1. Menyemak semua
dokumen pendaftaran.
2. Menerima dan memberi
resit bagi bayaran yuran.
3. Mengemaskini data dan
rekod dalam sistem
pangkalan data pelajar.
4. Memantau proses
pendaftaran.
AJK Pendaftaran
Pembantu Akauntan /
unit Kewangan
Pegawai Pengambilan
PROSES KERJA

39. 39 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 6 Mengurus Hari Pendaftaran
6.5 : Semasa hari Pendaftaran (Pelajar Senior)
Pegawai
Pengambilan
Pembantu Akauntan/
Unit Kewangan
AJK Pendaftaran
Mula
Tamat
1. Menyemak semua
dokumen pendaftaran.
2. Menerima dan memberi
resit bagi bayaran yuran.
3. Mengemaskini data dan
rekod dalam sistem
pangkalan data pelajar.
4. Memantau proses
pendaftaran.

40. 40 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
SENARAI SEMAK
TINDAKAN TANDAKAN (√) CATATAN
1.
2.
3.
4.
Menyemak semua dokumen
pendaftaran.
Menerima dan memberi resit
bagi bayaran yuran.
Mengemaskini data dan rekod
dalam sistem pangkalan data
pelajar.
Memantau proses pendaftaran.
……………………
……………………
……………………
……………………
Tugas 6 Menguruskan Hari Pendaftaran
6.5 : Semasa Hari Pendaftaran (Pelajar Senior)

41. 41 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
TUGAS 7 Mengurus Pertukaran Program Selepas Mendaftar
Proses Kerja
Pegawai Yang
Melulus/ Dirujuk
Undang-Undang/
Peraturan
1. Menyediakan Borang
Permohonan Pertukaran
Program.
2. Menerima dan menyemak
Borang Permohonan
Pertukaran Program yang
telah dilengkapkan oleh
pelajar.
3. Mengajukan Borang Rayuan
Pertukaran Program kepada
Pegawai berkaitan untuk
sokongan.
4. Mengajukan Borang Rayuan
Pertukaran Program kepada
Pengarah untuk kelulusan.
5. Memaklumkan keputusan
permohonan pertukaran
program kepada pelajar dan
salinan kepada pegawai-
pegawai yang berkaitan.
6. Mengemaskini rekod
pelajar.
Pegawai Pengambilan
Pensyarah Kelas
TPA/TP
Pensyarah Kelas /
Pengarah
Pegawai Pengambilan
PROSES KERJA

42. 42 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 7 Mengurus Pertukaran Program Selepas Mendaftar
TPA/TPP
Pensyarah Kelas/
Penasihat Akademik
Pegawai Pengambilan
Mula
Tamat
Pegawai Pengambilan
Lulus
Gagal
1. Menyediakan Borang
Permohonan Pertukaran
Program.
2. Menerima dan menyemak
Borang Permohonan
Pertukaran Program yang
telah dilengkapkan oleh
pelajar.
3. Mengajukan Borang Rayuan
Pertukaran Program kepada
TPA/TP untuk sokongan.
4. Mengajukan Borang Rayuan
Pertukaran Program kepada
Pengarah untuk kelulusan.
5. Memaklumkan keputusan
permohonan pertukaran program
kepada pelajar dan salinan kepada
pegawai-pegawai yang berkaitan.
6. Mengemaskini rekod
pelajar.
Pensyarah Kelas/
Penasihat Akademik

43. 43 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
SENARAI SEMAK
TINDAKAN TANDAKAN (√) CATATAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Menyediakan Borang
Permohonan Pertukaran
Program.
Menerima dan menyemak
Borang Permohonan
Pertukaran Program yang
telah dilengkapkan oleh
pelajar.
Mengajukan Borang Rayuan
Pertukaran Program kepada
TPA/TPP untuk sokongan.
Mengajukan Borang Rayuan
Pertukaran Program kepada
Pengarah untuk kelulusan.
Memaklumkan keputusan
permohonan pertukaran
program kepada pelajar dan
salinan kepada pegawai
pegawai yang berkaitan.
Mengemaskini rekod
pelajar.
……………………
……………………
……………………
……………………
……………………
……………………
Tugas 7 Mengurus Pertukaran Program Selepas Mendaftar

44. 44 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
TUGAS 8 Mengurus Pertukaran Kolej Selepas Mendaftar
Proses Kerja
Pegawai Yang
Melulus/ Dirujuk
Undang-Undang/
Peraturan
1. Menyediakan Borang
Permohonan Pertukaran Kolej
Komuniti bagi pelajar selepas
mendaftar.
2. Menerima dan menyemak
Borang Permohonan
Pertukaran Kolej Komuniti bagi
pelajar selepas mendaftar.
3. Menghubungi Kolej Komuniti
berkenaan untuk pengesahan
tempat.
4. Memajukan Borang
Permohonan Pertukaran Kolej
Komuniti kepada pegawai
berkaitan untuk sokongan.
5. Memajukan Borang
Permohonan Pertukaran Kolej
Komuniti kepada Pengarah
untuk kelulusan.
6. Menghantar surat pertukaran
ke Kolej Komuniti yang
menerima pertukaran pelajar
berkenaan.
7. Mengemaskini data pelajar di
pangkalan data.
Pegawai Pengambilan
TPA/TPP
Pengarah
PROSES KERJA

45. 45 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 8 Mengurus Pertukaran Kolej Selepas Mendaftar
TPA/TPP
Pegawai Pengambilan
Mula
Tamat
Pegawai Pengambilan
Lulus
Gagal
1. Menyediakan Borang
Permohonan Pertukaran Kolej
Komuniti bagi pelajar selepas
mendaftar.
2. Menerima dan menyemak
Borang Permohonan
Pertukaran Kolej Komuniti bagi
pelajar selepas mendaftar.
3. Menghubungi Kolej Komuniti
berkenaan untuk pengesahan
tempat.
4. Memajukan Borang
Permohonan Pertukaran Kolej
Komuniti kepada TPA/TP untuk
sokongan.
5. Memajukan Borang
Permohonan Pertukaran Kolej
Komuniti kepada Pengarah
untuk kelulusan.
6. Menghantar surat pertukaran ke
Kolej Komuniti yang menerima
pertukaran pelajar berkenaan.
7. Mengemaskini data pelajar di
pangkalan data.
Pengarah

46. 46 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
SENARAI SEMAK
Tugas 8 Mengurus Pertukaran Kolej Selepas Mendaftar
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Menyediakan Borang
Permohonan Pertukaran
Kolej.
Menerima dan menyemak
Borang Permohonan Pertukaran
Kolej yang telah dilengkapkan oleh
pelajar.
Mengajukan Borang Rayuan
Pertukaran Kolej kepada
TPA/TPP untuk sokongan.
Mengajukan Borang Rayuan
Pertukaran Kolej kepada
Pengarah untuk kelulusan.
Memaklumkan keputusan
permohonan pertukaran Kolej
kepada pelajar dan salinan kepada
pegawai-pegawai yang berkaitan.
Mengemaskini rekod
pelajar.
……………………
……………………
……………………
……………………
……………………
……………………

47. 47 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
TUGAS 9 Mengurus Permohonan Penangguhan / Berhenti Pengajian
Proses Kerja
Pegawai Yang
Melulus/ Dirujuk
Undang-Undang/
Peraturan
1. Menyediakan Borang
Penangguhan / Borang
Berhenti Pengajian.
2. Menerima dan menyemak
Borang Penangguhan / Borang
Berhenti Pengajian yang telah
dilengkapkan oleh pelajar.
3. Memajukan Borang
penangguhan / Borang
Berhenti Pengajian kepada
TPA/TP untuk sokongan.
4. Memajukan Borang
Penangguhan / Borang
Berhenti Pengajian kepada
Pengarah untuk kelulusan.
5. Pemakluman secara rasmi
keputusan permohonan
pengangguhan / Berhenti
Pengajian kepada pelajar dan
pegawai-pegawai yang
berkenaan dalam tempoh 7
hari dari tarikh permohonan.
6. Mengemaskinikan rekod dan
fail pelajar.
Pegawai Pengambilan
Pensyarah Kelas
Pensyarah Kelas
Pensyarah Kelas
Pegawai Pengambilan
Pegawai Pengambilan
PROSES KERJA

48. 48 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 9 Mengurus Permohonan Penangguhan / Berhenti Pengajian
TPA/TPP
Pensyarah Kelas
Mula
Tamat
Pensyarah Kelas
Lulus
Gagal
Pensyarah Kelas
Pengarah
1. Menyediakan Borang
Penangguhan / Borang
Berhenti Pengajian.
2. Menerima dan menyemak
Borang Penangguhan / Borang
Berhenti Pengajian yang telah
dilengkapkan oleh pelajar.
3. Memajukan Borang
Penangguhan / Borang
Berhenti Pengajian kepada
TPA/TP untuk sokongan.
4. Memajukan Borang
Penangguhan / Borang
Berhenti Pengajian kepada
Pengarah untuk kelulusan.
5. Memaklumkan keputusan
permohonan Berhenti
Pengajian kepada pelajar dan
pegawai-pegawai yang
berkenaan dalam tempoh 7 hari
dari tarikh permohonan.
6. Mengemaskinikan rekod dan
fail pelajar.
Pensyarah Kelas
Pensyarah Kelas

49. 49 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
SENARAI SEMAK
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Menyediakan Borang
Penangguhan / Borang Berhenti
Pengajian.
Menerima dan menyemak
Borang Penangguhan / Borang
Berhenti Pengajian yang telah
dilengkapkan oleh pelajar.
Memajukan Borang
Penangguhan / Borang Berhenti
Pengajian kepada TPA/TP
untuk sokongan.
Memajukan Borang
Penangguhan / Borang Berhenti
Pengajian kepada Pengarah
untuk kelulusan.
Memaklumkan keputusan
permohonan Berhenti Pengajian
kepada pelajar dan pegawai-
pegawai yang berkenaan dalam
tempoh 7 hari dari tarikh
permohonan.
Mengemaskinikan rekod dan fail
pelajar.
……………………
……………………
……………………
……………………
……………………
……………………
Tugas 9 Mengurus Permohonan Penangguhan / Berhenti Pengajian

50. 50 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
PROSES KERJA
TUGAS 10 Menguruskan Fail Peribadi Pelajar
Proses Kerja Pegawai Yang
Melulus/ Dirujuk
Undang-Undang/
Peraturan
1. Mewujudkan Fail Peribadi
Pelajar
2. Memastikan semua
dokumen lengkap dan
dokumen salinan hendaklah
disahkan.
3. Mengumpulkan Fail
Peribadi Pelajar yang
lengkap mengikut kursus/
kelas dari pensyarah kelas.
4. Menyimpan fail yang lengkp
di tempat yang selamat dan
berkunci.
Pegawai Pengambilan

51. 51 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 10 Menguruskan Fail Peribadi Pelajar
Penyelaras Peperiksaan
Pegawai Pengambilan
MULA
Tamat
1. Mewujudkan Fail Peribadi
Pelajar
2. Memastikan semua dokumen
lengkap dan dokumen
salinan hendaklah disahkan
3. Mengumpulkan Fail Peribadi
Pelajar yang lengkap
mengikut kursus/ kelas dari
pensyarah kelas.
4. Menyimpan fail yang lengkap
di tempat yang selamat dan
berkunci.

52. 52 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
SENARAI SEMAK
TINDAKAN TANDAKAN (√) CATATAN
1.
2.
3.
4.
Mewujudkan Fail Peribadi
Pelajar
Memastikan semua dokumen
lengkap dan dokumen salinan
hendaklah disahkan.
Mengumpulkan Fail Peribadi
Pelajar yang lengkap mengikut
kursus/ kelas dari pensyarah
kelas.
Menyimpan fail yang lengkap
di tempat yang selamat dan
berkunci.
……………………
……………………
……………………
……………………
Tugas 10 Menguruskan Fail Peribadi Pelajar

53. 53 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
PROSES KERJA
TUGAS 11 Mengurus Data dan Rekod Pelajar
Proses Kerja Pegawai Yang
Melulus/ Dirujuk
Undang-Undang/
Peraturan
1. Mengemaskini dokumen
pelajar (rayuan kemasukan,
pindah kolej, tangguh
pengajian dan berhenti).
2. Memasukan data pelajar
baru ke dalam fail dan
pangkalan data.
3. Menyediakan Statistik
Pendaftaran Pelajar dan
Enrolmen Keseluruhan.
4. Menyimpan ke dalam fail.
Pegawai Pengambilan

54. 54 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 11 Mengurus Data dan Rekod Pelajar
Penyelaras Peperiksaan
Pegawai Pengambilan
MULA
Tamat
1. Mengemaskini dokumen
pelajar (rayuan kemasukan,
pindah kolej, tangguh
pengajian dan berhenti).
2. Memasukan data pelajar baru
ke dalam fail dan pangkalan
data.
3. Menyediakan Statistik
Pendaftaran Pelajar dan
Enrolmen Keseluruhan.
4. Menyimpan ke dalam fail.

55. 55 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
SENARAI SEMAK
TINDAKAN TANDAKAN (√) CATATAN
1.
2.
3.
4.
Mengemaskini dokumen pelajar
(rayuan kemasukan, pindah
kolej, tangguh pengajian dan
berhenti).
Memasukan data pelajar baru
ke dalam fail dan pangkalan
data.
Menyediakan Statistik
Pendaftaran Pelajar dan
Enrolmen Keseluruhan.
Menyimpan ke dalam fail.
……………………
……………………
……………………
……………………
Tugas 11 Mengurus Data dan Rekod Pelajar

56. 56 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
PROSES KERJA
TUGAS 12 Mengurus Kad Pelajar
Proses Kerja Pegawai Yang
Melulus/ Dirujuk
Undang-Undang/
Peraturan
1. Menyediakan senarai nama
pelajar lengkap dengan
butiran peribadi.
2. Mencetak butir-butir diri dan
gambar pelajar ke dalam
kad pelajar.
3. Menyemak kad pelajar.
4. Menyerahkan kad pelajar
kepada pelajar.
Pegawai Pengambilan

57. 57 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 12 Mengurus Kad Pelajar
Penyelaras Peperiksaan
Pegawai Pengambilan
MULA
Tamat
1. Menyediakan senarai nama
pelajar lengkap dengan
butiran peribadi.
2. Mencetak butir-butir diri dan
gambar pelajar ke dalam kad
pelajar.
3. Menyemak kad pelajar.
4. Menyerahkan kad pelajar
kepada pelajar.
Penyelaras Koperasi
Pegawai Pengambilan

58. 58 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
SENARAI SEMAK
TINDAKAN TANDAKAN (√) CATATAN
1.
2.
3.
4.
Menyediakan senarai nama
pelajar lengkap dengan butiran
peribadi.
Mencetak butir-butir diri dan
gambar pelajar ke dalam kad
pelajar.
Menyemak kad pelajar.
Menyerahkan kad pelajar
kepada pelajar.
……………………
……………………
……………………
……………………
Tugas 12 Mengurus Kad Pelajar

59. 59 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
PROSES KERJA
TUGAS 13 Mengurus Borang Soal Selidik Proses Pendaftaran Pelajar Baharu
Proses Kerja Pegawai Yang
Melulus/ Dirujuk
Undang-Undang/
Peraturan
1. Menyediakan borang
soal selidik bagi setiap
ambilan
2. Edaran borang selidik
kepada pelajar baharu.
3. Memastikan borang soal
selidik lengkap diisi.
4. Membuat analisis dan
menyediakan laporan
data berkaitan.
Pegawai Pengambilan

60. 60 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 13 Mengurus Borang Soal Selidik Proses Pendaftaran Pelajar Baharu
Penyelaras Peperiksaan
Pegawai Pengambilan
MULA
Tamat
Pegawai Pengambilan
Pegawai Pengambilan
1 Menyediakan borang
soal selidik bagi setiap
ambilan
2 Edaran borang selidik
kepada pelajar baharu.
3 Memastikan borang soal
selidik lengkap diisi.
4 Membuat analisis dan
menyediakan laporan
data berkaitan

61. 61 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
SENARAI SEMAK
TINDAKAN TANDAKAN (√) CATATAN
1.
2.
3.
4.
Menyediakan borang soal
selidik bagi setiap ambilan
Edaran borang selidik kepada
pelajar baharu.
Memastikan borang soal selidik
lengkap diisi.
Membuat analisis dan
menyediakan laporan data
berkaitan.
……………………
……………………
……………………
……………………
Tugas 13 Mengurus Borang Soal Selidik Proses Pendaftaran Pelajar Baharu

62. 62 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
1 Garis panduan Pengambilan Pelajar Kolej Komuniti Edisi terkini
2 Arahan Perkhidmatan
3 Perintah-perintah Am
4 Perkeliling Kemajuan Pentadbiran Awam yang terkini
5 Perlembangan Malaysia
6 Arahan Mesyuarat Pengarah-Pengarah
7 Arahan Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Pelajar, Kolej Komuniti KPM
8 Buku Panduan Pendaftaran Pelajar Baharu edisi terkini
9 Panduan Pelaksanaan Program Pengajian Kolej Komuniti
6. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

63. 63 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
7. SENARAI BORANG
BIL BORANG KOD BORANG
1 Borang Percanggahan Maklumat
2 Borang Rayuan Kemasukan (Calon Yang Tidak
Berjaya)
3 Borang Permohonan Pertukaran Kolej Komuniti
4 Borang Permohonan Pertukaran Program
5 Borang Penangguhan Pengajian
6 Borang Penangguhan Pengajian (Khas)
7 Borang Penangguhan Pengajian (Latihan Industri)
8 Borang Berhenti Pengajian
9 Borang Penangguhan Bayaran Pelbagai
10 Borang Arkib 5/08(Borang Permohonan Bagi
Pelupusan Fail)
11 Borang Permohonan Kemasukan Ke Kolej Komuniti
12 Borang Soal Selidik Proses Pendaftaran Pelajar
Baharu

64. 64 | M y P o r t f o l i o P e g a w a i P e n g a m b i l a n ( P P )
BIL JAWATAN UNIT
1. Jawatankuasa Peperiksaan Kolej
2
.
.
8. SENARAI JAWATANKUASA/TUGAS SAMPINGAN YANG DIANGGOTAI