2. ADMINISTRASI AKADEMIK
DI PERGURUAN TINGGI
DASAR :
UUD 1945
UU No. 20/2003 tentang Sisdiknas
UU No. 14/2005 tentang Guru dan Dosen
UU No. 12/2012 tentang Pendidikan Tinggi
UU No. 20/2013 tentang Pendidikan Kedokteran
PP No. 4 tahun 2014 tentang Pengelolaan dan
Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi
Permendikbud No. 81 Tahun 2014 tentang Ijasah, Sertifikat
Kompetensi, dan Sertifikat Profesi PT.
Peraturan Pelaksana lainnya (mulai dari Permen s.d Kep.
Rektor)
3. PENGERTIAN ADMINISTRASI
AKADEMIK
ADMINISTRASI dalam arti luas adalah proses kerjasama
antara dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan.
Proses tersebut diawali dari proses pemikiran, perencanaan,
pengaturan, pelaksanaan dan pengawasan sampai dengan
proses mencapai tujuan.
Sebagai suatu proses, administrasi memiliki unsur yang saling
berkaitan. Unsur tersebut meliputi : Organisasi, manajemen,
kepegawaian, keuangan, perlengkapan, tata usaha dan
humas.
ADMINISTRASI dalam arti sempit adalah kegiatan yang
berhubungan dengan aktivitas pelayanan dan tulis menulis
seperti pencatatan surat, korespondensi, penyusunan laporan
dan pengarsipan
4. ADMINISTRASI AKADEMIK adalah merupakan proses
pemikiran, perencanaan, pengaturan, pelaksanaan, dan
pengawasan yang bersifat teknis dan administratif dalam
bidang akademik untuk menunjang keberhasilan
penyelenggaraan kegiatan Tridharma PT.
Kegiatan administrasi akademik di Undip diselenggarakan
oleh Biro Administrasi Akademik (BAA) Undip, berdasarkan
Kepmendikbud No. 065 tahun 2009 tentang Struktur
Organisasi Undip, dimana BAA mempunyai 2 (dua) Bagian
yaitu :
Bagian Pendidikan : Sub Bagian Pendidikan dan Evaluasi
Sub Bagian Registrasi dan Statistik
Sub Bagian Sarana Pendidikan
Bagian Kerjasama : Sub Bagian Kerjasama Dalam Negeri
Sub Bagian Kerjasama Luar Negeri
5. RUANG LINGKUP BAA Undip
Administrasi Pendidikan meliputi kegiatan
1) Pendataan Kebijakan, menghimpun peraturan dan
menyediakan bahan penyusunan peraturan di tingkat
universitas
2) Pendataan dan menyiapkan rambu-rambu penyusunan
kurikulum di tingkat universitas.
3) Penyusunan Kalender Akademik
4) Pendataan Prasarana Pendidikan
5) Penyusunan Daya Tampung
6) Pengumuman hasil seleksi Penerimaan Mahasiswa
Baru, Registrasi, Verifikasi dan Penyelenggaraan
upacara penerimaan mahasiswa baru.
7) Pendataan Satuan Kinerja Pegawai (SKP) dosen
6. 8) Pendataan Waskat Akademik
9) Pendataan Evaluasi Kemajuan Studi Mahasiswa
10) Pendataan Perijinan Cuti Akademik
11) Pendataan Mahasiswa Mangkir
12) Penyusunan Statistik perkembangan Mahasiswa
13) Memproses bahan untuk persidangan terhadap
pelanggaran akademik
14) Pelayanan Perijinan Pindah Studi
15) Pengurusan Pembuatan Ijazah
16) Penyelenggaraan Upacara Wisuda
17) Monitoring Evaluasi Pangkalan Data Perguruan Tinggi
(PDPT)
18) Pendataan Akreditasi Program Studi
7. 19) Pendataan Pengembangan Staf Akademik (studi
lanjut, Pelatihan dan Guru Besar)
20) Pelayanan Penilaian Angka Kredit kenaikan jabatan
dosen
21) Pendataan Kegiatan Penelitian dan Pengabdian
kepada Masyarakat
22) Fakultas melakukan serangkaian kegiatan administrasi
pendidikan, yang meliputi :
• Kegiatan pengenalan kehidupan kampus kepada
mahasiswa baru
• Penyusunan jadwal kuliah dan ujian
• Pengisian SKP dosen pada awal semester dan BKD
pada akhir semester
• Registrasi akademik (pengisian KRS)
• Penyusunan Daftar Peserta Kuliah (DPK), dan Daftar
8. • Proses Belajar Mengajar
• Ujian Tengah Semester/Akhir Semester/ Semester
Sisipan
• Penyusunan Kartu Hasil Studi / Yudicium
• Pengelolaan Nilai , pelaporan waskat akademik
• Bimbingan Skripsi/tugas akhir
• Cuti Kuliah
• Pengaktifan kembali setelah mangkir
• Pelaporan PDPT tiap program studi
• Pelaksanaan Akreditasi setiap program studi
23) Peraturan Akademik
Peraturan Akademik (Perak) adalah salah satu
kebijakan operasional dalam bidang akademik yang
terdiri :
• Peraturan Akademik Bidang Pendidikan
• Peraturan Akademik Bidang Penelitian
9. Peraturan Akademik Bidang Pendidikan memuat ketentuan :
a) Registrasi
b) Penyelenggaraan Pendidikan yang meliputi :
• Struktur kurikulum
• Beban studi mahasiswa
• Batas waktu studi
• Tugas dosen dalam bidang akademik
• Sistem ujian dan penilaian
• Evaluasi kemajuan studi
• Dosen wali dan bimbingan konseling
• Cuti Akademik
c) Pelanggaran Akademik
d) Pindah Studi
e) Wisuda
f) Mahasiswa Asing
10. Staf pengajar Undip terdiri dari dosen tetap PNS, dosen tetap non PNS,
dosen luar biasa dan dosen tamu.
Dosen tetap PNS adalah Seseorang yang diangkat sebagai PNS dengan
keputusan Menteri Pendidikan Nasional atas persetujuan BKN dengan
diberi tugas sebagai tenaga pendidik/dosen dan ditempatkan sebagai
dosen tetap PNS di Undip
Dosen tetap non PNS adalah seseorang yang diangkat oleh Rektor atas
persetujuan Mendikbud dengan diberi tugas sebagai tenaga
pendidik/dosen tetap non PNS di Undip
Dosen luar biasa adalah PNS (dapat berasal dari dalam lingkungan Undip
maupun dari luar Undip), atau seseorang yang mempunyai kompetensi
tertentu diangkat dengan surat keputusan Rektor, yang berlaku satu tahun,
diberi tugas mengajar pada fakultas tertentu.
Dosen tamu adalah seseorang yang diundang untuk mengajar di Undip
yang mempunyai kompetensi tertentu (dapat berasal dari dalam negeri
maupun luar negeri baik dengan sponsor atau pribadi), memberikan kuliah
dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan kompetensi yang dimiliki.
Setiap awal semester setiap dosen tetap akan ditugasi oleh Ketua
Jurusan/Dekan meliputi bidang pendidikan, penelitian, pengabdian kepada
masyarakat, pembinaan civitas akademika serta tugas-tugas administrasi
dan manajemen. Beban tugas dosen setiap semester lebih dikenal dengan
SKP dosen.
11. Setiap dosen biasa minimal mengampu 12 SKS tiap
semester, atau setara dengan 37,5 jam kerja per minggu.
Dekan mengusulkan kepada Rektor untuk penetapan tugas
masing-masing dosen dalam Surat Keputusan Rektor sebagai
bentuk legalitasnya.
Pembinaan Dosen meliputi :
1. Pembinaan karier dalam pangkat dan jabatan fungsional
2. Pembinaan pengembangan kemampuan penguasaan
bidang ilmu melalui studi lanjut ke jenjang S2 dan S3 serta
melalui pertemuan ilmiah
3. Pembinaan kemampuan melaksanakan teknologi
instruksional pendidikan melalui pelatihan
Bantuan Dosen adalah tenaga pengajar Undip yang diberi ijin
untuk mengajar di perguruan tinggi lain atau menduduki
jabatan tertentu dalam kurun waktu tertentu di luar Undip
12. Evaluasi Program Studi melalui Pelaporan Ke Pangkalan
Data Perguruan Tinggi (PDPT) dan Akreditasi
Prodi yang telah memperoleh ijin penyelenggaraan dari Dirjen
Dikti wajib mengirim laporan ke PDPT setiap akhir semester
untuk mengetahui kelayakan sebuah program studi.
Akreditasi merupakan kegiatan penilaian kelayakan prodi
yang dilakukan oleh BAN-PT dan menjadi standar mutu
kompetensi.
Akreditasi meliputi akreditasi Prodi dan akreditasi Institusi.
13. 2. Administrasi Kerjasama
a. Kerjasama Dalam Negeri
Melaksanakan administrasi kerjasama dengan Mitra dalam
Negeri dalam bidang : Tridarma PT , Pemanfaatan asset,
dan Pelatihan
b. Kerjasama Luar Negeri
Melaksanakan administrasi kerjasama dengan Mitra luar
negeri dalam bidang : Tridarma PT, Volunteer, mahasiswa
asing, pertukaran mahasiswa dan pertukaran dosen
Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi
Penjaminan mutu adalah proses penetapan dan pemenuhan
standar mutu pengelolaan secara konsisten dan
berkelanjutan, sehingga stakeholder memperoleh kepuasan.
Manajemen penjaminan mutu dapat diselenggarakan dengan
beberapa model, salah satunya adalah model PDCA (Plan,
Do, Check, Action)
14. Beberapa prinsip yang harus melandasi pola pikir dan pola tindak
semua pelaku manajemen kendali mutu berdasarkan Pedoman
Penjaminan Mutu Pendidikan Depdiknas th. 2003 a.l :
1. Quality first : bahwa semua pikiran dan tindakan pengelola
harus memprioritaskan mutu
2. Stakeholder-In : bahwa semua pikiran dan tindakan pengelola
harus ditujukan untuk kepuasan stakeholder
3. The next process is our stakeholder : Setiap orang yang
melaksanakan tugas dalam proses harus menganggap orang
lain yang menggunakan hasil pelaksanaan tugasnya sebagai
stakeholder yang harus dipuaskan
4. Speak with data : setiap orang pelaksana harus melakukan
tindakan dan mengambil keputusan berdasarkan analisis data
yang telah diperolehnya terlebih dahulu.
5. Upstream management : semua pengambilan keputusan
didalam proses dilakukan secara partisipatif.
15. Dokumen Mutu Undip terdiri dari : Kebijakan Akademik,
Standar Akademik, Peraturan Akademik, Manual mutu dan
manual prosedur
Perguruan tinggi dinyatakan bermutu apabila :
1. PT tsb mampu menetapkan dan mewujudkan visinya
melalui pelaksanaan misinya
2. PT tsb mampu memenuhi kebutuhan stakeholders yang
berupa kebutuhan masyarakat, kebutuhan dunia kerja dan
kebutuhan profesional.
Organisasi Penjaminan Mutu Akademik Undip meliputi
1. Tingkat Universitas : Badan Penjaminan Mutu (BPM), yang
sekarang dibawah koordinasi LP2MP
2. Tingkat Fakultas/Pascasarjana/Lembaga : Tim Penjaminan
Mutu Fakultas (TPMF)
3. Tingkat Jurusan/Bagian/Prodi : Gugus Penjaminan Mutu
16. Penyelenggaraan administrasi akademik masih perlu banyak
pembenahan dalam rangka menyesuaikan dengan
perkembangan teknologi dan tuntutan lingkungan.
Harapan terciptanya kerjasama dan keterpaduan kinerja
seluruh unsur yang terkait akan sangat membantu
kelancaran pelaksanaan administrasi akademik.
Keterpaduan penyelenggaraan administrasi akademik yang
didukung dengan teknologi dan pilihan strategi yang tepat
masih menjadi impian yang perlu direalisasikan tahap demi
tahap.
17.
18. 2011
Pengembangan KKNI
Kementrian Diknas dan
Kementrian Nakertrans
2010
Studi literatur dan komparasi:
Australia, New Zealand, UK,
Germany, France, Japan,
Thailand, Hongkong,
European Commission of
Higher Education
2009
2003
2006
UU 20-2003
PP no.31 -2006 –
dasar dari KKNI
Implementasi KKNI, sinkronisasi
antar sektor, pengakuan oleh
berbagai sektor atas kualifikasi KKNI.
2012
2016
Penyetaraan antara kualifikasi
lulusan dengan kualifikasi KKNI,
PPL, Pendidikan multi entry dan
multi exit, Pendidikan sistem
terbuka
SDM
asing
SDM
Indonesia
Penilaian
kesetaraan
dan
pengakuan
kualifikasi
19. • Kerangka Kualifikasi Nasional
Indonesia,
yang selanjutnya disingkat KKNI, adalah
kerangka penjenjangan kualifikasi
kompetensi yang dapat menyandingkan,
menyetarakan, dan mengintegrasikan
antara bidang pendidikan dan bidang
pelatihan kerja serta pengalaman kerja
dalam rangka pemberian pengakuan
kompetensi kerja sesuai dengan struktur
pekerjaan di berbagai sektor.
• KKNI merupakan perwujudan mutu dan
jati diri Bangsa Indonesia terkait dengan
sistem pendidikan dan pelatihan nasional
yang dimiliki Indonesia
1
2
3
4
5
7
8
9
6
20. PROFESI :
SERTIFIKAT
PROFESI (PII)
INDUSTRI :
FUNGSI JABATAN KERJA
PENDIDIKAN :
GELAR AKADEMIS
OTODIDAK :
PENGALAMAN
KEAHLIAN
KHUSUS
S
M
P
S
M
A
D1 D2 D3 S1
P
R
O
S2 S3
9
U 8
MD 7
M 6
5
4
3
2
1
OPERATOR ANALIS AHLI
21. Capaian Pembelajaran (learning
outcomes): internasilisasi dan
akumulasi ilmu pengetahuan,
pengetahuan, pengetahuan
praktis,ketrampilan, afeksi, dan
kompetensi yang dicapai melalui
proses pendidikan yang terstruktur dan
mencakup suatu bidang ilmu/keahlian
tertentu atau melalui pengalaman
kerja.
Deskripsi Kualifikasi pada KKNI
merefleksikan capaian pembelajaran
(learning outcomes) yang peroleh
seseorang melalui jalur
• pendidikan
• pelatihan
• pengalaman kerja
• pembelajaran mandiri
The share of Science, Knowledge, Knowhow
and Skills in each IQF level may vary according
to the national qualification assessment
established by all concerned parties.
22. Deskripsi Umum
Sesuai dengan ideologi Negara dan budaya Bangsa Indonesia, maka
implementasi sistem pendidikan nasional dan sistem pelatihan
kerja yang dilakukan di Indonesia pada setiap level kualifikasi
mencakup proses yang menumbuhkembangkan afeksi sebagai
berikut :
• Bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa
• Memiliki moral, etika dan kepribadian yang baik di dalam menyelesaikan
tugasnya
• Berperan sebagai warga negara yang bangga dan cinta tanah air serta
mendukung perdamaian dunia
• Mampu bekerja sama dan memiliki kepekaan sosial dan kepedulian yang
tinggi terhadap masyarakat dan lingkungannya
• Menghargai keanekaragaman budaya, pandangan, kepercayaan, dan agama
serta pendapat/temuan orisinal orang lain
• Menjunjung tinggi penegakan hukum serta memiliki semangat untuk
mendahulukan kepentingan bangsa serta masyarakat luas.
23. LEVEL 6 (SARJANA/DIPLOMA-4)
• Mampu mengaplikasikan bidang keahliannya dan memanfaatkan
IPTEKS pada bidangnya dalam penyelesaian masalah serta mampu
beradaptasi terhadap situasi yang dihadapi.
• Menguasai konsep teoritis bidang pengetahuan tertentu secara umum
dan konsep teoritis bagian khusus dalam bidang pengetahuan tersebut
secara mendalam, serta mampu memformulasikan penyelesaian
masalah prosedural.
• Mampu mengambil keputusan yang tepat berdasarkan analisis
informasi dan data, dan mampu memberikan petunjuk dalam
memilih berbagai alternatif solusi secara mandiri dan kelompok.
• Bertanggung jawab pada pekerjaan sendiri dan dapat diberi tanggung
jawab atas pencapaian hasil kerja organisasi.
24. LEVEL 7 (PROFESI GURU)
• Mampu merencanakan dan mengelola sumberdaya di bawah
tanggung jawabnya, dan mengevaluasi secara komprehensif
kerjanya dengan memanfaatkan IPTEKS untuk menghasilkan
langkah-langkah pengembangan strategis organisasi.
• Mampu memecahkan permasalahan sains, teknologi, dan atau seni
di dalam bidang keilmuannya melalui pendekatan monodisipliner.
• Mampu melakukan riset dan mengambil keputusan strategis
dengan akuntabilitas dan tanggung jawab penuh atas semua
aspek yang berada di bawah tanggung jawab bidang
keahliannya.
25. LEVEL 8 (MAGISTER)
• Mampu mengembangkan pengetahuan, teknologi, dan
atau seni di dalam bidang keilmuannya atau praktek
profesionalnya melalui riset, hingga menghasilkan karya
inovatif dan teruji.
• Mampu memecahkan permasalahan sains, teknologi,
dan atau seni di dalam bidang keilmuannya melalui
pendekatan inter atau multidisipliner .
• Mampu mengelola riset dan pengembangan yang
bermanfaat bagi masyarakat dan keilmuan, serta mampu
mendapat pengakuan nasional maupun internasional.
26. LEVEL 9 (DOKTOR)
• Mampu mengembangkan pengetahuan, teknologi, dan atau
seni baru di dalam bidang keilmuannya atau praktek
profesionalnya melalui riset, hingga menghasilkan karya
kreatif, original, dan teruji.
• Mampu memecahkan permasalahan sains, teknologi, dan
atau seni di dalam bidang keilmuannya melalui pendekatan
inter, multi atau transdisipliner.
• Mampu mengelola, memimpin, dan mengembangkan riset
dan pengembangan yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan
dan kemaslahatan umat manusia, serta mampu mendapat
pengakuan nasional maupun internasional.
28. Permendikbud no. 48 Tahun 2009
Tentang Tugas Belajar dan Ijin Belajar
• Pegawai Pelajar dapat meningkatkan kualitas kemampuannya
dengan studi lanjut
• Studi lanjut di bedakan Tugas Belajar dan Ijin Belajar
• Tugas Belajar : ditugaskan, dibiayai atau memperoleh
beasiswa, dibebaskan sementara dari jabatannya
• Ijin Belajar : dengan biaya sendiri, tetap melaksanakan tugas
pokok dan fungsinya.
29. Peraturan Mendikbud No 81 Tahun 2014
Tentang Ijasah, Sertifikat Kompetensi,
dan Sertifikat Profesi Pendidikan Tinggi
• Ijasah diberikan kepada lulusan perguruan tinggi disertai
paling sedikit dengan transkrip akademik dan SKPI yang
diterbitkan oleh perguruan tinggi
• Sertifikat kompetensi diberikan kepada lulusan yg lulus uji
kompetensi yg diselenggarakan oleh organisasi profesi
lembaga pelatihan atau lembaga sertifikasi yg terakreditasi
sesuai peraturan perundang undangan.
• Sertifikat Profesi diberikan kepada lulusan pendidikan profesi
30. Peraturan Rektor No 209/PER/UN7/2012
Tentang Peraturan Akademik Bidang Pendidikan
Universitas Diponegoro
• Penerimaan Mahasiswa Jalur SNMPTN, SBMPTN, UN
• Registrasi memperoleh status mahasiswa
• Registrasi Administrasi dan Regstrasi Akademik
• Kewajiban Mahasiswa
• Mahasiswa Mangkir
• Evaluasi PBM
• Cuti
• Pindah Studi di lingk Undip / dari luar Undip
• Pelanggaran akademik, sanksi dan prosedur penetapan
sanksi
