Correspondence management in government

1. TTAATTAA NNAASSKKAAHH DDIINNAASS
PPEEMMEERRIINNTTAAHHAANN DDEESSAA

2. Pokok Bahasan
1. Pengertian
2. Jenis - Jenis dan Format Naskah Dinas
3. Penyusunan Naskah Dinas
4. Penggunaan LLaammbbaanngg ddaann SStteemmppeell
Pemerintah Desa
5. Kewenangan dan Pelimpahan Wewenang
Penandatanganan Naskah Dinas
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 2
Prov. Sul-Bar

3. Pengertian
Tata Naskah Dinas adalah kumpulan
ketentuan yang bersifat normatif,
mengatur sifat dan tata laku serta menjadi
pedoman dalam kkoommuunniikkaassii kkeeddiinnaassaann
dalam bentuk tertulis.
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 3
Prov. Sul-Bar

4. Jenis & Format Naskah Dinas Desa
Peraturan Desa
Keputusan Kepala
Desa
Surat Dinas
Surat Perjanjian
Surat Tugas
Berita Acara
Surat Keterangan
Surat Edaran
Surat Undangan
Surat Kuasa
Pengumuman
Laporan
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 4
Prov. Sul-Bar

5. Penyusunan Naskah Dinas
• Penyusunan Naskah
• Pengklasifikasian Informasi
• Penggandaan
• Sarana Kelengkapan NNaasskkaahh DDiinnaass
• Pengetikan
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 5
Prov. Sul-Bar

6. Penyusunan Naskah
1. Konsep naskah dinas disusun oleh Kepala
Desa/Lurah dan/atau perangkat
desa/kelurahan sesuai dengan tugas dan
ffuunnggssiinnyyaa;;
2. Konsep naskah dinas yang disusun oleh
perangkat desa/kelurahan harus
mendapat persetujuan dari Kepala
Desa/Lurah;
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 6
Prov. Sul-Bar

7. Penyusunan Naskah (lanj..)
• Penyusunan konsep naskah dinas
dilaksanakan secara cermat, teliti, runtut,
logis, dan baku dengan mengacu pada
ketentuan ini sseerrttaa mmeemmppeerrhhaattiikkaann
pengamanan naskah dinas dengan cara
membubuhkan paraf pejabat yang membuat
konsep
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 7
Prov. Sul-Bar

8. Pengklasifikasian Informasi
Tingkat Keaslian
Asli, adalah lembaran surat yang ditujukan
kepada pihak lain sebagaimana tercantum pada
alamat yang dituju pada kepala surat atau
lembaran surat yang dinyatakan sseebbaaggaaii ssaahh..
Tembusan, adalah lembaran penyampaian
informasi kepada pihak lain yang mempunyai
keterkaitan langsung maupun tidak langsung
dengan informasi surat sebagaimana
dikomunikasikan oleh pihak pengirim surat.
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 8
Prov. Sul-Bar

9. Pengklasifikasian Informasi (lanj..)
Salinan, adalah lembaran hasil penggandaan
keseluruhan informasi surat yang dilegalisasi oleh
Sekretaris Desa/Kelurahan.
Petikan, adalah lembar berisi sseebbaaggiiaann aattaauuppuunn
beberapa kalimat yang diambil dari surat asli dan
dilegalisasi oleh Sekretaris Desa/Kelurahan.
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 9
Prov. Sul-Bar

10. Bobot Informasi
• Naskah Dinas Biasa, adalah naskah dinas
yang informasinya mengandung hal-hal
yang bersifat rutin.
• Naskah Dinas Penting, aaddaallaahh nnaasskkaahh
dinas yang informasinya mengandung hal-hal
yang bersifat strategis kebijaksanaan
dan operasional
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 10
Prov. Sul-Bar

11. Tingkat Keamanan
Sangat Rahasia
Tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi, sangat
erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan
negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke
tangan pihak yang tidak berhak, aakkaann mmeemmbbaahhaayyaakkaann
keamanan dan keselamatan negara.
Rahasia
Tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan
erat dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika
disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan pihak
yang tidak berhak, akan merugikan negara.
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 11
Prov. Sul-Bar

12. Tingkat Keamanan (lanj..)
Konfidensial
Tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang
berhubungan dengan keamanan dan keselamatan
negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke
tangan pihak yang tidak berhak, akan merugikan
negara. Termasuk dalam tingkat konfidensial aaddaallaahh
Rahasia Jabatan dan Terbatas.
Biasa
Tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak
termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak
berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat
disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 12
Prov. Sul-Bar

13. Tingkat Kecepatan Penyampaian
• Amat Segera (Kilat), naskah dinas yang harus
diselesaikan/dikirimkan/disampaikan pada hari
yang sama dengan batas waktu 24 jam.
• Segera, naskah dinas yang harus
diselesaikan/dikirim/ disampaikan ddaallaamm wwaakkttuu 22
kali 24 jam.
• Biasa, naskah dinas yang harus
diselesaikan/dikirim/ disampaikan menurut yang
diterima oleh Sekretaris Desa/Kelurahan sesuai
dengan jadwal perjalanan kurir, batas waktu
paling lama 5 (lima) hari.
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 13
Prov. Sul-Bar

14. Penggandaan /copy
Hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan,
dinyatakan dengan memberikan alamat dimaksud
dalam “tembusan”. Copy naskah dinas dibuat terbatas
hanya untuk kebutuhan sebagai berikut:
• Copy tembusan adalah copy naskah dinas yang
disampaikan kepada pejabat yang sseeccaarraa ffuunnggssiioonnaall
terkait.
• Copy laporan adalah copy naskah dinas yang
disampaikan kepada pejabat yang berwenang.
• Copy pertinggal adalah copy naskah dinas yang
disimpan untuk kepentingan pemeriksaan arsip.
• Tembusan naskah dinas disampaikan kepada unit kerja
terkait.
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 14
Prov. Sul-Bar

15. Sarana Kelengkapan
• Surat berlambang Pemerintahan Desa/Kelurahan
dicetak pada kertas HVS warna putih 70 - 80 gram
untuk kegiatan surat menyurat, penggandaan dan
pelaporan;
• Ukuran kertas HVS untuk korespondensi AA44 ((229977
x 210 mm) atau HVS Folio (210 x 330 mm);
• Naskah dengan jangka waktu simpan 10 tahun
atau lebih atau bernilaiguna permanen harus
menggunakan kertas security serendah-rendahnya
dengan nilai keasaman (PH) 7 dengan
berat 80 gram.
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 15
Prov. Sul-Bar

16. Sampul
• Sampul naskah dinas satuan organisasi
perangkat Pemerintahan Desa/Kelurahan
berbentuk empat persegi panjang dan
berwarna coklat aattaauu wwaarrnnaa llaaiinn sseessuuaaii
dengan ketentuan yang berlaku.
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 16
Prov. Sul-Bar

17. Sampul (lanj…)
• Ukuran sampul naskah dinas sebagai
berikut:
Ukuran Panjang Lebar
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 17
Prov. Sul-Bar
Kantong
Folio/Map
½ Folio
¼ Folio
41 cm
35 cm
28 cm
28 cm
30 cm
25 cm
18 cm
14 cm

18. Penggunaan Lambang
» Kop naskah dinas kepala desa menggunakan
lambang kabupaten/kota, berwarna hitam
dan ditempatkan di bagian kiri atas.
» Kop naskah dinas mmeemmuuaatt ttuulliissaann nnaammaa
kabupaten/kota, nama kecamatan, nama
desa, alamat, nomor telepon, nomor
faksimile, dan kode pos.
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 18
Prov. Sul-Bar

19. Stempel
• Bentuk
Stempel Pemerintahan Desa/Kelurahan berbentuk
lingkaran.
• Ukuran dan Warna Stempel
Tinta stempel berwarna uunngguu ddeennggaann uukkuurraann
sebagaimana contoh format stempel.
• Kewenangan Penggunaan Stempel
Di lingkungan Pemerintahan Desa/Kelurahan yang
berhak menggunakan stempel adalah Kepala
Desa/Lurah dan Sekretaris Desa/Kelurahan
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 19
Prov. Sul-Bar

20. Wewenang Penandatangan
• Naskah dinas di lingkungan pemerintahan
desa/kelurahan ditandatangani oleh
Kepala Desa/Lurah;
• Kewenangan penandatanganan nnaasskkaahh
dinas dapat dilimpahkan kepada pejabat
setingkat dibawahnya;
• Bentuk pelimpahan wewenang
penandatanganan naskah dinas dengan
menggunakan atas nama (a.n).
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 20
Prov. Sul-Bar

21. Paraf Hirarkis
• Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang, harus diparaf
terlebih dulu oleh maksimal tiga pejabat.
• Naskah Dinas yang kkoonnsseeppnnyyaa ddiibbuuaatt oolleehh
Sekda/ Kadis/ Kaban untuk ditandatangani
oleh KDH diparaf dibelakang nama jabatan
penanda tangan.
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 21
Prov. Sul-Bar

22. Paraf Hirarkis (lanj..)
• Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh
pejabat yg akan menandatangani naskah
dinas tersebut, tidak memerlukan paraf.
• Paraf pejabat dibubuhkan pada lembar
terakhir naskah dinas, kecuali untuk
SPPD, paraf pada lembar pertama.
• Letak pembubuhan paraf ditentukan oleh
masing masing Pemda.
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 22
Prov. Sul-Bar

23. Penggunaan : a.n., u.b., Plt, Plh, Pj :
Dlm hal Bupati/Walikota memberikan mandat
penanda-tanganan kpd pejabat
bawahannya, penggunaan a.n. dan ub. Sbb :
a. a.n. Dipergunakan jjiikkaa yygg bbeerrwweennaanngg
menandatangani surat telah mendapat
mandat dari pejabat atasannya.
b. u.b. Dipergunakan jika pejabat yg mendpt
mandat kewenangan mem-berikan
kewenangan lagi kpd bawahannya.
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 23
Prov. Sul-Bar

24. Penutup
Dibalik Tembok ANRI
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 24
Prov. Sul-Bar

25. Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
31/10/2014 25
Prov. Sul-Bar