Dokumen tersebut membahas tentang pedoman penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan pemerintah Kabupaten Pemalang, mencakup dasar hukum, jenis-jenis naskah dinas, format, pengabsahan, dan berbagai ketentuan terkait penyusunan naskah dinas secara elektronik dan konvensional."

1. Oleh : SRI AGUSTININGSIH, S.H., M. H.
TATA NASKAH
DINAS
Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Pemalang
bagorg.pemalang@gmail.com + (0284) 325 018

2. DASAR HUKUM
2
▪ Peraturan Bupati Pemalang Nomor 68 Tahun 2018
ttg Pedoman TND Di Lingkungan Pemerintah
Kabupaten Pemalang
▪ Peraturan Bupati Pemalang Nomor 52 Tahun 2019
ttg Pedoman TNDE Di Lingkungan Pemerintah
Kabupaten Pemalang

3. TNDE = pengelolaan naskah dinas secara
elektronik dengan memanfaatkan TIK
utk kecepatan dan kemudahan dalam
proses pengambilan putusan .
TNDE
NASKAH DINAS:
Informasi tertulis sbg alat komunikasi
kedinasan yg dibuat dan dikeluarkan
oleh pejabat yg berwenang
TATA NASKAH DINAS (TND) :
Pengelolaan informasi tertulis yg
meliputi pengaturan jenis, format,
penyiapan, pengamanan, pengabsahan,
distribusi dan penyimpanan naskah
dinas serta media yg digunakan dlm
komuniksai kedinasan.
Aplikasi TNDE :
suatu sistem pengelolaan naskah dinas,
yg dibangun dengan memanfaatkan TIK
yg bersifat legal.

4. Asas TND
Efisien & Efektif
Penulisan sederhana,
penggunaan ruang,
spek info, penggunaan
bahasa.
Pembakuan
Pros.sun sesuai ttcr &
bentuk baku.
Akuntabilitas
isi, format, prosedur,
kewenangan, keabsahan
dan dokumentasi
Keterkaitan
dilakukan dlm
kesatuan sistem
adm umum.
Kecepatan &
Ketepatan
cepat, tepat waktu, tepat
sasaran dlm redaksional,
prosedur & distribusi.
Keamanan
penyusunan, klasifikasi,
penyampaian, pember-
kasan, kearsipan &
distribusi.

5. Prinsip Penyelenggaraan TND
Ketelitian
Teliti & cermat (bentuk,
sun pengetikan, isi,
struktur, kaidah bahasa, &
kaidah ejaan dlm
pengetikan).
Kejelasan
Memperhatikan
kejelasan aspek fisik
dan materi dengan
menguta-makan
metode yang cepat
dan tepat.
Singkat & Padat
Menggunakan
bahasa Indonesia
yang baik dan benar.
Logis & meyakinkan
Secara runtut, logis dan
meyakinkan serta
struktur kalimat harus
lengkap dan efektif.
5

6. RUANG LINGKUP TATA NASKAH DINAS
Penyelenggaraan
Naskah dinas
Kewenangan
Penandatanganan
Stempel
Kop Naskah Dinas
Sampul
Papan Nama

7. JENIS NASKAH DINAS
Produk hukum
Surat/non-
produk hukum

8. PRODUK HUKUM
• Peraturan
Daerah
ORG
• Peraturan
Bupati
• Keputusan
Bupati
• Peraturan
Bersama

9. NASKAH DINAS - NPH
16. Lembar disposisi;
17. telaahan staf;
18. pengumuman;
19. laporan;
20. Rekomendasi;
21. surat pengantar;
22. Telegram
23. Lembaran Daerah
24. Berita Daerah
25. Berita Acara
26. Notulen
27. Memo
28. daftar hadir
29. Piagam
30. Sertifikat
31. STTPP
1. Instruksi;
2. Surat edaran;
3. Surat biasa;
4. Surat keterangan;
5. Surat perintah;
6. Surat Izin;
7. Surat Perjanjian;
8. Surat perintah tugas
9. surat perintah perdin;
10. surat kuasa;
11. surat undangan;
12. surat ket melaks tugas;
13. Surat Panggilan;
14. Nota dinas;
15. Nota pengajuan konsep ND;

10. Ukuran kertas
Kepala ND
Format ND
Penandatanganan
Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam
membuat ND a.l:
Kop
Redaksional (kalimat
pembuka, isi, dan
kalimat penutup)
Legalitas/stempel

11. FORMAT SURAT BIASA
Kota, tanggal bulan tahun
Nomor : Kepada
Sifat :
Lampiran : Yth. ..................
Hal : Dengan garis bawah ..............................
Dengan garis bawah
------- Isi -----
KEPALA PERANGKAT DAERAH
NAMA LENGKAP DAN GELAR
Pangkat
NIP.
TEMBUSAN:
.............
Garis bawah sesuai dengan panjang baris terakhir
Alamat, alamat, kode pos, nomor telepon, faximile, alamat e-mail
KOP NASKAH DINAS

12. KOP NASKAH DINAS
1. KOP ND Jabatan Bupati
2. KOP ND Perangkat Daerah
3. KOP ND Kelurahan
4. KOP ND UPT

13. KOP NASKAH DINAS
Garuda Pancasila Emas
• PERDA, PB BUP, PERBUP, KEPBUP dan naskah dinas untuk BupatiWakil
Wakil Bupati menggunakan lambang garuda pancasila emas
Lambang Daerah Kab. Pemalang BERWARNA
• Keputusan Bupati yang ditandatangani Pimpinan OPD
Lambang Daerah Kab. pemalang Hitam Putih
• Kop naskah dinas yang digunakan selain pada produk hukum daerah
dan naskah dinas untuk Bupati/Wakil Bupati.

14. Kecepatan Proses
1.
• Amat segera/Kilat (24 jam)
2.
• Segera (2 x 24 jam)
3.
• Penting (3 x 24 jam)
4.
• Biasa (5 x 24 jam)
Tingkat keamanan
1.
• Sangat rahasia (SR)
2.
• Rahasia (R)
3.
• Penting (P)
4.
• Konfidensial
5.
• Biasa

15. PENULISAN ALAMAT TUJUAN NASKAH DINAS
 Jabatan yang dijabat oleh pejabat sementara dalam penulisan alamat tujuan tetap menuliskan
dengan sebutan jabatan asli dan bukan jabatan sementara.
 Penulisan Plh. atau Plt. Khusus untuk format penandatanganan naskah dinas.
 Contoh:
Benar Salah
Kepada Yth.
Sekretaris Daerah Kabupaten
Pemalang
Kepada Yth.
Plh. Sekretaris Daerah Kabupaten
Pemalang
Kepada Yth.
Plt. Sekretaris Daerah Kabupaten
Pemalang

16. PENGKHUSUSAN TUJUAN/ALAMAT
 u.p. (untuk perhatian), digunakan agar naskah dinas dapat diproses lebih
cepat atau tidak salah sasaran.
Contoh:
Kepada Yth.
Sekretaris Daerah Kabupaten Pemalang
u.p.
Kepala Bagian Organisasi
Contoh:
Kepada Yth.
Gubernur Jawa Tengah
u.p.
Sekretaris Daerah Provinsi Jawa Tengah
PENGGUNAAN SEBUTAN BAPAK/IBU
● Penggunaan Bapak/Ibu, dalam naskah dinas yang diletakkan sebelum nama jabatan atau dalam
kalimat, DIIZINKAN/DIPERBOLEHKAN.
● Ketentuan ini disebut gaya bahasa selingkung, yaitu ragam bahasa yang digunakan dalam satu
lembaga/instansi tertentu.
● Gaya selingkung adalah pedoman tata cara penulisan.

17. 1.
• Stempel Jabatan Bupati
2.
• Stempel Perangkat Daerah
3.
• Stempel Perangkat Daerah utk
keperluan ttn
4.
• Stempel Kelurahan
5.
• Stempel UPT

18. PENGABSAHAN TNDE
 TANDA TANGAN ELEKTRONIK DAN STEMPEL ELEKTRONIK
(Diuji dengan aplikasi veryDS (aplikasi dari BSSN)
 TANDA PENGAMAN (KODE QR = QR CODE)

19. SYARAT/INDIKATOR KEABSAHAN NASKAH
DINAS
NOTA DINAS
• Nomor
1.
• Tanggal
2.
• Tanda
tangan
3.
SURAT DAN PRODUK HUKUM
• Nomor
1.
• Tanggal
2.
• Tanda tangan
3.
• Cap Stempel
4.

20. BEBERAPA KESALAHAN YANG
TIMBUL/TERJADI
DLM PENYUSUNAN NASKAH DINAS
1. Lupa/lalai mencantumkan:
❖ Tanggal
❖ Nomor
❖ Stempel
2. Stempel tidak menimpa/ mengenai
specimen tanda tangan pejabat
yang menandatangani naskah
dinas.
3. Pada surat undangan:
❖ Hari dan tanggal tidak sesuai.
4. Pembacaan nama surat yang tidak
sesuai.
KESALAHAN PENULISAN HAL SURAT
Hal : Penentuan tentang Pemeran dalam Pentas
Wayang Orang yang akan Diadakan Tanggal 24
Oktober 2013 (SALAH)
Hal dibuat sederhana/ringkas tapi jelas.
Hal : Penentuan pemeran (BENAR),
Tidak menuliskan jenis naskah dinas sebagai hal.
Misal → Hal: Surat keterangan praktek kerja.
(SALAH)
Hal: Praktek kerja (BENAR).
Karena surat keterangan merupakan salah satu
jenis naskah dinas, agar tidak rancu dipilih salah
satu jenis naskah dinas yang akan dipakai.

21. NAMA SURAT
a.n. BUPATI PEMALANG
SEKRETARIS DAERAH
u.b.
ASISTEN ADMINISTRASI UMUM,
NAMA
Pangkat
NIP.
Dibaca: Surat Bupati Pemalang, BUKAN surat Sekretaris
Daerah, atau surat Asisten Administrasi Umum
a.n. KEPALA DINAS TENAGA KERJA KABUPATEN PEMALANG
SEKRETARIS,
NAMA
Pangkat
NIP.
Dibaca: Surat Kepala Dinas Tenaga Kerja Kab. Pemalang,
BUKAN surat Sekretaris Dinas Tenaga Kerja Kab. Pemalang
Membaca nama surat pada bagian penandatanganan suatu naskah dinas yang dimandatkan,
adalah pejabat yang tertinggi (dibelakang atas nama/a.n.) bukan pejabat yang
menandatangani

22. SAMPUL NASKAH DINAS
Untuk Kepala Daerah berwarna putih
(Logo Garuda emas, nama jabatan, alamat,
nomor telp, fax, e-mail, website dan kode pos)
Untuk OPD dan unit kerja bawahan berwarna
coklat
(Nama Perangda, kelurahan dan UPT, alamat,
No. telp, fax, e-mail, website dan kode pos)
1. Sampul Kantong
2. Sampul Folio/Map
3. Sampul setengah Folio
4. Sampul seperempat Folio

23. PAPAN NAMA INSTANSI
Berbentuk
empat persegi
panjang.
Ukuran
disesuaikan
dengan besar
bangunan
Ditempatkan
pada tempat
yang strategis,
mudah dilihat
dan serasi
dengan letak
dan bentuk
bangunannya
Bagi beberapa
kantor, PD yang
berada di
bawah satu
atap atau satu
komplek,
dibuat dalam
satu papan
nama yang
bertuliskan
semua nama
PD
Bahan dari
Kayu, beton,
seng/plat dsb