1. Intranet trends en best practices
Tales Systems
Jurgen Carlier

2. Wie is Tales Systems?
 Tales bouwt uw website, webshop en webapplicatie
 Meer dan 20 jaar ervaring
 Verschillende kwaliteitslabels
 Trouw team vaste medewerkers
 Advies, projectplanning, nazorg

3. Wie is Jurgen Carlier?
 Master in de informatica
 Oprichter en CEO Tales Systems
 Lid Raad van Bestuur Feweb

4. Deel 1: De visie – een sociaal intranet
 Added value door sociaal intranet?
 Wat doen intranetten klassiek?
 Verwachtingen van gebruikers?
 Welke antwoorden vinden we hier op?
 Modelleren naar sociale media.
 Social model: hoe doen we dat?
 Information overload voorkomen.
 Probleem: slechte gewoontes zijn ingeburgerd
 Enkele use-cases.
 Concreet
 6 sociale principes om users te laten meewerken
 Change management – mensen en technologie
De visie - een sociaal intranet

5. Added value door sociaal intranet?
Snel veranderende maatschappij
Vroeger Nu
Voorspelbaar Onvoorspelbaar
Statisch Dynamisch
Langetermijn planning Klaar voor verandering
De visie - een sociaal intranet

6. Added value door sociaal intranet?
Effecten van procesoptimalisatie vermindert
De visie - een sociaal intranet

7. Added value door sociaal intranet?
Focus wordt verlegd naar value creation
Value creation door
• Samenwerking
• Bijscholing
• Innovatie
• Netwerken
(fig slide 8)
De visie - een sociaal intranet

8. Added value door sociaal intranet?
Knowledge work wordt strategisch belangrijker
Onderzoek, problem-solving, netwerken...
Processen, routines, controles, handboeken...
De visie - een sociaal intranet

9. Deel 1: De visie – een sociaal intranet
 Added value door sociaal intranet?
 Wat doen intranetten klassiek?
 Verwachtingen van gebruikers?
 Welke antwoorden vinden we hier op?
 Modelleren naar sociale media.
 Social model: hoe doen we dat?
 Information overload voorkomen.
 Probleem: slechte gewoontes zijn ingeburgerd
 Enkele use-cases.
 Concreet
 6 sociale principes om users te laten meewerken
 Change management – mensen en technologie
De visie - een sociaal intranet

10. Wat doen klassieke intranetten?
 Document management
 Collaboratie:
teams maken en samenwerken rond
informatie
De visie - een sociaal intranet

11. Deel 1: De visie – een sociaal intranet
 Added value door sociaal intranet?
 Wat doen intranetten klassiek?
 Verwachtingen van gebruikers?
 Welke antwoorden vinden we hier op?
 Modelleren naar sociale media.
 Social model: hoe doen we dat?
 Information overload voorkomen.
 Probleem: slechte gewoontes zijn ingeburgerd
 Enkele use-cases.
 Concreet
 6 sociale principes om users te laten meewerken
 Change management – mensen en technologie
De visie - een sociaal intranet

12. Verwachtingen van gebruikers?
 Hoe samenwerken?
 Wanneer post ik mijn bijdrage?
 Hoe deel ik mijn documenten?
 Is er nieuws?
 Waar vind ik informatie die ik nodig heb?
 Wie weet wat ik nodig heb?
 “Ik vind alles op internet maar niets op ons
intranet!”
De visie - een sociaal intranet

13. Deel 1: De visie – een sociaal intranet
 Added value door sociaal intranet?
 Wat doen intranetten klassiek?
 Verwachtingen van gebruikers?
 Welke antwoorden vinden we hier op?
 Modelleren naar sociale media.
 Social model: hoe doen we dat?
 Information overload voorkomen.
 Probleem: slechte gewoontes zijn ingeburgerd
 Enkele use-cases.
 Concreet
 6 sociale principes om users te laten meewerken
 Change management – mensen en technologie
De visie - een sociaal intranet

14. Welke antwoorden vinden we hier op?
 Intranet modelleren naar sociale media
 Gebruik maken van
– Blogging
– Profielen
– “people based” inhoud en zoekresultaten
– Tagging
– Forums
– interface onafhankelijk (pc, iphone, ...)
De visie - een sociaal intranet

15. Deel 1: De visie – een sociaal intranet
 Added value door sociaal intranet?
 Wat doen intranetten klassiek?
 Verwachtingen van gebruikers?
 Welke antwoorden vinden we hier op?
 Modelleren naar sociale media.
 Social model: hoe doen we dat?
 Information overload voorkomen.
 Probleem: slechte gewoontes zijn ingeburgerd
 Enkele use-cases.
 Concreet
 6 sociale principes om users te laten meewerken
 Change management – mensen en technologie
De visie - een sociaal intranet

16. Modelleren naar Sociale media
 Beter gebruik van gedeelde  Samenbrengen van
kennis mensen en expertise
 Verbeterde samenwerking  Vermindering van IT kost
 Snellere communicatie  Meer innovatie en
 Verhoogde verlaagde “time to
verantwoordelijkheid market”
 Gereduceerde reiskosten  “This is the end of the
intranet as we know it.”
De visie - een sociaal intranet

17. Deel 1: De visie – een sociaal intranet
 Added value door sociaal intranet?
 Wat doen intranetten klassiek?
 Verwachtingen van gebruikers?
 Welke antwoorden vinden we hier op?
 Modelleren naar sociale media.
 Social model: hoe doen we dat?
 Information overload voorkomen.
 Probleem: slechte gewoontes zijn ingeburgerd
 Enkele use-cases.
 Concreet
 6 sociale principes om users te laten meewerken
 Change management – mensen en technologie
De visie - een sociaal intranet

18. Social model: Hoe doen we dat?
Werknemers zijn niet langer alleen maar
gebruikers van een intranet
De visie - een sociaal intranet

19. Social model: Hoe doen we dat?
Werknemers maken samen het intranet
De visie - een sociaal intranet

20. Social model: Hoe doen we dat?
Samen intranet maken betekent:
Kosten van communicatie dalen
+
kosten van informatie delen dalen
=>
Tijd en financiële ruimte om elkaar te helpen
De visie - een sociaal intranet

21. Deel 1: De visie – een sociaal intranet
 Added value door sociaal intranet?
 Wat doen intranetten klassiek?
 Verwachtingen van gebruikers?
 Welke antwoorden vinden we hier op?
 Modelleren naar sociale media.
 Social model: hoe doen we dat?
 Information overload voorkomen.
 Probleem: slechte gewoontes zijn ingeburgerd
 Enkele use-cases.
 Concreet
 6 sociale principes om users te laten meewerken
 Change management – mensen en technologie
De visie - een sociaal intranet

22. Information overload vermijden
Informatie verspreidt zich snel in sociale
netwerken...
De visie - een sociaal intranet

23. Information overload vermijden
... maar sociale netwerken hebben ook goede
filters (tagging, ‘liken’, bookmarking, raten...)
Zijn gebruikers hier klaar voor?
De visie - een sociaal intranet

24. Deel 1: De visie – een sociaal intranet
 Added value door sociaal intranet?
 Wat doen intranetten klassiek?
 Verwachtingen van gebruikers?
 Welke antwoorden vinden we hier op?
 Modelleren naar sociale media.
 Social model: hoe doen we dat?
 Information overload voorkomen.
 Probleem: slechte gewoontes zijn ingeburgerd
 Enkele use-cases.
 Concreet
 6 sociale principes om users te laten meewerken
 Change management – mensen en technologie
De visie - een sociaal intranet

25. Probleem: slechte gewoontes zijn ingeburgerd
 Email forwarden zonder versiebeheer
 Goedkeuringsmechanismen zijn bottleneck in
employee-to-employee communicatie
 Afschermen van “mijn informatie”
 Spamming door iedereen in “CC” te zetten
De visie - een sociaal intranet

26. Deel 1: De visie – een sociaal intranet
 Added value door sociaal intranet?
 Wat doen intranetten klassiek?
 Verwachtingen van gebruikers?
 Welke antwoorden vinden we hier op?
 Modelleren naar sociale media.
 Social model: hoe doen we dat?
 Information overload voorkomen.
 Probleem: slechte gewoontes zijn ingeburgerd
 Enkele use-cases.
 Concreet
 6 sociale principes om users te laten meewerken
 Change management – mensen en technologie
De visie - een sociaal intranet

27. Use-case: informatie delen
Huidige manier van werken
 Iedereen mailen
 Publiceren op intranet
 Delen op een file server
De visie - een sociaal intranet

28. Use-case: informatie delen
Problemen
 Iedereen mailen is niet ok (spamming)
 Beperkte ruimte voor het delen van niet-
verwante informatie
 Tekort aan gedeelde ruimte
De visie - een sociaal intranet

29. Use-case: informatie delen
Oplossingen?
 Vermijden van informatiesilo’s
 Zoeken van informatie via “officieel”
aangeduide domein-experten
 Open en scalable document platforms
De visie - een sociaal intranet

30. Use-case: informatie delen
Op nieuw intranet
 Bedrijfsmicro-blog
 Blogging met blog portal
 Social bookmarking met
bookmark portals
 Bedrijfswiki
De visie - een sociaal intranet

31. Deel 1: De visie – een sociaal intranet
 Added value door sociaal intranet?
 Wat doen intranetten klassiek?
 Verwachtingen van gebruikers?
 Welke antwoorden vinden we hier op?
 Modelleren naar sociale media.
 Social model: hoe doen we dat?
 Information overload voorkomen.
 Probleem: slechte gewoontes zijn ingeburgerd
 Enkele use-cases.
 Concreet
 6 sociale principes om users te laten meewerken
 Change management – mensen en technologie
De visie - een sociaal intranet

32. Concreet: personen
Profielen
beschrijving van
identiteit, expertise, netwerk, communities, act
iviteiten, status...
De visie - een sociaal intranet

33. Concreet: personen
Blogs
eigen platform voor het delen van informatie,
ideëen, kennis, opinies
De visie - een sociaal intranet

34. Concreet: personen
Activity streams
helpt om werkruimte te creëren voor targeted
sharing en samenwerking
De visie - een sociaal intranet

35. Concreet: personen
Tagging
laat toe informatie te organiseren en te vinden
gebaseerd op gebruikers woordenschat
De visie - een sociaal intranet

36. Concreet: nieuws portal
Lees nieuws
De visie - een sociaal intranet

37. Concreet: nieuws portal
Schrijf er een blogpost over
De visie - een sociaal intranet

38. Concreet: nieuws portal
De blogpost verschijnt
tussen de meest recente
blogposts op een
blogportal
De visie - een sociaal intranet

39. Concreet: nieuws portal
De blogpost verschijnt
tussen de nieuwsitems
waar meest op gereageerd
is
De visie - een sociaal intranet

40. Concreet: nieuws portal
Het nieuwsitem
verschijnt tussen de
nieuwsitems waar meest
op gereageerd is
De visie - een sociaal intranet

41. Deel 1: De visie – een sociaal intranet
 Added value door sociaal intranet?
 Wat doen intranetten klassiek?
 Verwachtingen van gebruikers?
 Welke antwoorden vinden we hier op?
 Modelleren naar sociale media.
 Social model: hoe doen we dat?
 Information overload voorkomen.
 Probleem: slechte gewoontes zijn ingeburgerd
 Enkele use-cases.
 Concreet
 6 sociale principes om users te laten meewerken
 Change management – mensen en technologie
De visie - een sociaal intranet

42. 6 sociale principes om users te laten meewerken
 Freeform: laat doel en  Dialoog: kennis delen
context format en betekent begrijpen,
structuur bepalen begrijpen betekent
dialoog
 Usability: eenvoud in
gebruik  Transparantie: beslissen
betekent alle informatie
hebben
 Openheid: zorg dat
iedereen die wil kan  Erkenning (+1, like, ...):
deelnemen reacties krijgen is de
mooiste erkenning
De visie - een sociaal intranet

43. Deel 1: De visie – een sociaal intranet
 Added value door sociaal intranet?
 Wat doen intranetten klassiek?
 Verwachtingen van gebruikers?
 Welke antwoorden vinden we hier op?
 Modelleren naar sociale media.
 Social model: hoe doen we dat?
 Information overload voorkomen.
 Probleem: slechte gewoontes zijn ingeburgerd
 Enkele use-cases.
 Concreet
 6 sociale principes om users te laten meewerken
 Change management – mensen en technologie
De visie - een sociaal intranet

44. Change management- Mensen en technologie
10% is technologie,
90% is mensen
Technologie is het eenvoudige deel,
gewoontes en gedrag veranderen is moeilijkste!
De visie - een sociaal intranet

45. Change management- Mensen en technologie
 Communiceer een duidelijke visie van het
management
 Los het basisprobleem op: motivatie
 Zorg voor opvolging
De visie - een sociaal intranet

46. Deel 2 Werkplan
 Doelgroep bepalen
 Visie en gewenste functionaliteit bepalen
 Studie van de “as is situatie”
 Functionele analyse
 Architectuur analyse - informatie architectuur
 Architectuur analyse – technisch
 Gap-analyse
 Conclusie - aanbeveling
Werkplan

47. Doelgroep bepalen
Wie is de doelgroep?
• Alle personeelsleden van Comeos?
• Differentiatie van de doelgroep?
• Personae?
Deliverable?
• Concreet beeld van alle gebruikers
• Duidelijk communiceerbaar
Werkplan

48. Deel 2 Werkplan
 Doelgroep bepalen
 Visie en gewenste functionaliteit bepalen
 Studie van de “as is situatie”
 Functionele analyse
 Architectuur analyse - informatie architectuur
 Architectuur analyse – technisch
 Gap-analyse
 Conclusie - aanbeveling
Werkplan

49. Visie en gewenste functionaliteit bepalen
 Ontwikkelen van een visie
 Visualiseren van een ideaal intranet
 Voorlopig geen rekening houdend met kosten
 Stappenplan om tot visie te komen
Werkplan

50. Visie en gewenste functionaliteit bepalen
Stappenplan: stap 1
Infosessie + bevragen van doelgroepen
• Mening van gebruikers in vrije tekst
• Niet sturend!
• Techniek? (online of face to face?)
• Resultaten worden geordend in wensenlijst
Deliverable?
• Aantal teksten geordend in wensenlijst
Werkplan

51. Visie en gewenste functionaliteit bepalen
Stappenplan: stap 2
Feedback op de wensenlijst
• Formuleren van vragenlijst
• Quoteren en beoordelen van elkaars wensen
• Techniek? (online?)
Deliverable?
• Gewogen wensenlijst
Werkplan

52. Visie en gewenste functionaliteit bepalen
Stappenplan: stap 3
Globale visie
• Globaal visie plan samen met communicatieafdeling
• Aanvullen met eigen inbreng, vaak technologisch
Deliverable?
• Visietekst en wensenplan
Werkplan

53. Visie en gewenste functionaliteit bepalen
Stappenplan: stap 4
Bevestiging
• Afchecken resultaten van stap 1-3 met decisionmakers
• Doel is bereiken van algemene consensus over
gemaakte compromissen/voorstellen
Deliverable?
• Gecorrigeerde visietekst
Werkplan

54. Deel 2 Werkplan
 Doelgroep bepalen
 Visie en gewenste functionaliteit bepalen
 Studie van de “as is situatie”
 Functionele analyse
 Architectuur analyse - informatie architectuur
 Architectuur analyse – technisch
 Gap-analyse
 Conclusie - aanbeveling
Werkplan

55. Studie van de “as is situatie”
Studie van het bestaande systeem
• Oplijsting van bestaande systemen
• Antwoord op volgende vragen
- Informatie?
- Tools om informatie op te stellen?
- Middelen bruikbaar via intranet?
- Toegangsmogelijkheden?
- Toestellen?
- Beveiliging?
Deliverable?
• Document met beschrijving van de gewenste architectuur
Werkplan

56. Deel 2 Werkplan
 Doelgroep bepalen
 Visie en gewenste functionaliteit bepalen
 Studie van de “as is situatie”
 Functionele analyse
 Architectuur analyse - informatie architectuur
 Architectuur analyse – technisch
 Gap-analyse
 Conclusie - aanbeveling
Werkplan

57. Functionele analyse
Beschrijving van functionaliteit
• Door middel van verklarende tekst
• Door middel van use cases
• Prioriteiten analyse volgens MoSCoW methode
Deliverable?
• Document met functionele analyse, in tekstvorm en in
use cases
Werkplan

58. Deel 2 Werkplan
 Doelgroep bepalen
 Visie en gewenste functionaliteit bepalen
 Studie van de “as is situatie”
 Functionele analyse
 Architectuur analyse - informatie architectuur
 Architectuur analyse – technisch
 Gap-analyse
 Conclusie - aanbeveling
Werkplan

59. Architectuur analyse - informatie architectuur
Hoe de gegevens structureren?
• Bijv. structuur van de menu’s, uitzicht bepaalde pagina’s
• Bijv. een sectie “Mijn gegevens” (outlook/contacten/mijn
tickets/...)
• Bijv. structurering van knowledge center, projecten,
verslagen...
• Bijv. wat zien verschillende gebruikersgroepen?
Deliverable?
• Document met functionele analyse, in tekstvorm en in use
cases
Werkplan

60. Deel 2 Werkplan
 Doelgroep bepalen
 Visie en gewenste functionaliteit bepalen
 Studie van de “as is situatie”
 Functionele analyse
 Architectuur analyse - informatie architectuur
 Architectuur analyse – technisch
 Gap-analyse
 Conclusie - aanbeveling
Werkplan

61. Architectuur analyse - technisch
Kanttekeningen bij technisch-architecturale
aspecten
• Capaciteitsraming?
• Beveiliging?
• Systeem voorkeuren? (MS <-> open source?)
• Aspecten van bedrijfszekerheid?
• Interesse voor green IT?
Deliverable?
• Document met beschrijving van gewenste technische
architectuur
Werkplan

62. Deel 2 Werkplan
 Doelgroep bepalen
 Visie en gewenste functionaliteit bepalen
 Studie van de “as is situatie”
 Functionele analyse
 Architectuur analyse - informatie architectuur
 Architectuur analyse – technisch
 Gap-analyse
 Conclusie - aanbeveling
Werkplan

63. Gap analyse
Stappenplan: stap 1
Welke stappen om van “as is” naar gewenst
scenario te gaan?
• Waar moet “as is” worden uitgebreid?
• Welke bijkomende middelen, tools zijn nodig?
• Welke bijkomende maatwerken zijn nodig?
• Opstellen van ruwe planning voor implementatie
• Identificatie van vaste kosten en investeringen
• Identificatie van variabele kosten
• Aanbevelingen van leveranciers
• Verdere rol van Tales in dit verhaal?
Werkplan

64. Gap analyse
Stappenplan: stap 2
Bevestiging
• Bijsturen tot consensus met decisionmakers
Deliverable?
• Door alle stakeholders goedgekeurd document met
verschillende werkpakketten voor implementatie
Werkplan

65. Deel 2 Werkplan
 Doelgroep bepalen
 Visie en gewenste functionaliteit bepalen
 Studie van de “as is situatie”
 Functionele analyse
 Architectuur analyse - informatie architectuur
 Architectuur analyse – technisch
 Gap-analyse
 Conclusie - aanbeveling
Werkplan

66. Conclusie-aanbeveling
Conclusie
• Conclusies geformuleerd in samenvattend eindrapport
Deliverable?
• Aanbeveling: dit is synteserapport van alle eerdere
rapporten
Werkplan

67. www.tales.be
info@tales.be
Krekelmotestraat 109-111, 8870 Izegem
T 051 316416