Na jakiej podstawie można dokonać księgowania, zapisów w KPIR? Jakie są przykłady typowych kosztów dla danego dokumentu? Zapraszamy na kolejny odcinek kursu KPiR

1. Dokumentacja księgowa - KPIR i inne
ewidencje
Dokumenty księgowe

2. Stan przepisów na dzień 1.05.2018 r.

3. Dokumenty księgowe
Tym opracowaniem chciałabym odpowiedzieć na pytanie - na jakiej podstawie można
dokonać księgowania, zapisów w KPIR.
Postaram się także przedstawić przykłady kosztów typowych dla danego dokumentu
księgowego.
https://www.infakt.pl/blog-ksiegowy/wydatki-bez-faktury/

4. Dokumenty księgowe
Jak określa § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie
prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zapisy w księdze dokonywane
powinny być w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały,
na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.
Co jednak, gdy otrzymamy fakturą z zagranicy? Czy musimy je dokumenty
przetłumaczyć?
Otóż odpowiedź jest, że nie. Możemy dokonywać zapisów na podstawie dokumentów z
zagranicy bez konieczności ich tłumaczenia. Coraz częściej też spotykamy się z tym, że
polscy przedsiębiorcy wystawiają faktury w języku angielskim, aby były zrozumiałe dla
większości osób. Takie rozwiązanie też jest dozwolone, a urzędy obecnie nie mają z tym
problemów.

5. Dokumenty księgowe
Kolejny bardzo ważny zapis określa, że podstawą zapisów w księdze są dowody
księgowe, którymi są:
• faktury,
• faktury VAT RR,
• rachunki
• oraz dokumenty celne,
• dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub
zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym,
• a także inne dowody.

6. Dokumenty księgowe
Jeśli chodzi o dokumenty określające zmniejszenie kosztów lub zwiększenie
przychodów, to powinny zawierać:
• datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia
kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
• wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie
umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do księgowania,
• wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub
zwiększa przychody,
• podpis osoby sporządzającej dokument.

7. Dokumenty księgowe
Natomiast inne dowody powinny stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej
zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierać co najmniej:
• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy)
uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej,
której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej
odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli
przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji
gospodarczych.

8. Dokumenty księgowe
Inne dowody powinny być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający
powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Za dowody księgowe uważa się również:
• dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do
zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
• noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji
gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta
podatnika lub przekazane kontrahentowi,
• dowody przesunięć,
• dowody opłat pocztowych i bankowych,
• inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat.

9. Dokumenty księgowe
Co więcej na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów
(wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które
bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające przy zakupie -
nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach -
przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
Dowody o których mowa wyżej, mogą dotyczyć wyłącznie:
• zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów
roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub
przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu
produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych
i obróbce poubojowej tych zwierząt,

10. Dokumenty księgowe
Dowody o których była mowa poprzednio, mogą dotyczyć wyłącznie:
• zakupu od ludności, sklasyfikowanych w PKWiU, surowców roślin zielarskich i ziół
dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych,
• wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub
hodowli prowadzonej przez podatnika,
• kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz
wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność
gospodarczą i osób z nimi współpracujących,
• zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne,
z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom
samochodów i ich części składowych,

11. Dokumenty księgowe
Dowody o których była mowa poprzednio, mogą dotyczyć wyłącznie:
• wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę,
gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą;
podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat
na te cele,
• opłat sądowych i notarialnych,
• opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.,
• wydatków związanych z parkowaniem samochodu np. bilet z parkometru, kupon,
bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu,
• zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych,

12. Dokumenty księgowe
Warto też wiedzieć, że dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży
służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób
prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny
zawierać co najmniej następujące dane:
• imię i nazwisko,
• cel podróży,
• nazwę miejscowości docelowej,
• liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz
powrotu),
• stawkę i wartość przysługujących diet.

13. Dokumenty księgowe
Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz
materiałów biurowych pomocniczych może być dokumentowany paragonami
zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon -
określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu.
Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko
(nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.
Natomiast wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być
dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Na odwrocie paragonu podatnik
musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj
(nazwę) zakupionego towaru.

14. Dokumenty księgowe
Należy też pamiętać, że księgowania towarów możemy dokonywać na podstawie opisu
dostawy lub specyfikacji, jeśli zostaną one dostarczone przez przekazaniem faktury.
Więcej informacji w tym temacie przedstawiłam w tym materiale:
https://www.slideshare.net/infakt/szkolenie-z-ksigowoci-dla-redniozaawansowanych-
odc-10-towary-handlowe

15. Dokumenty księgowe
Dokument księgowy
Przykład kosztu księgowanego na podstawie
danego dokumentu
faktura laptop, rower, samochód
rachunek
wynagrodzenie z tytułu zlecenia, umowy o
dzieło
wyciąg bankowy odsetki, opłaty bankowe
polisy
ubezpiecznie samochodu, ubezpieczenie OC
firmy
bilety PKP, PKS
potwierdzenia zapłaty
VAT (VAT-9M), podatek od nieruchomości
DW
diety za delegacje, różnice kursowe

16. Dziękuję za uwagę
Aneta Socha

17. www.infakt.pl
www.infakt.pl/blog-ksiegowy
youtube.com/user/infaktPL