Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) to popularna forma prowadzenia księgowości przez małych podatników. Zasady prowadzenia księgi, podstawowe definicje, wzór księgi i inne przydatne informacje można znaleźć w bezpłatnym szkoleniu inFakt. Zapraszamy do obejrzenia szkolenia w formie video na naszym kanale na Youtube: https://youtu.be/yCIXybnd9po

2. 1. Kto prowadzi KPIR
2. Zasady prowadzenia księgi
3. Podstawowe definicje
4. Wzór księgi (inna dla rolników)
5. Dowody księgowe
6. Księgowanie zakupu towarów i materiałów
7. Korygowanie dowodów księgowych
8. Dodatkowe ewidencje prowadzone przez podatników
Stan prawny na dzień 31.12.2017 r.

3. Kto nie może prowadzić podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
- przedsiębiorcy, którzy utracili status małego podatnika oraz przekroczyli wartością przychodów 2 000 000
euro
- przedsiębiorcy, którzy rozliczają się według zryczałtowanych form opodatkowania *
W przypadku przekroczenia limitu kwotowego obowiązek założenia KPiR wystąpi od następnego
roku podatkowego, a w drugim wypadku – w momencie wykonania pierwszej czynności, która jest objęta ryczałtem.
*dla karty podatkowej obowiązek przejścia na KPiR wystąpi, gdy przedsiębiorca otrzyma w ramach decyzji roczną
stawkę podatku i jej nie przyjmie – wtedy z urzędu przechodzi na zasady ogólne w ramach, których przedsiębiorca
jest obowiązany prowadzić KPiR.

4. Zasady prowadzenia księgi
Przedsiębiorcy mają obowiązek założenia księgi w dniu rozpoczęcia działalności, a później na
początku każdego nowego roku podatkowego na dzień 1 stycznia.
W przypadku przedsiębiorców, których obowiązek założenia księgi powstał w trakcie roku (np. w wyniku utraty prawa
opodatkowania ryczałtem), muszą zawiadomić urząd skarbowy o założeniu księgi w terminie 20 dni od jej założenia.
Zawiadomienie można wysłać pisemnie, a można również taką zmianę zgłosić na wniosku aktualizacyjnym CEIDG.
Jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność, która wymaga szczególnych ewidencji (np. działalność kantorowa,
lombard), przedsiębiorca powinien prowadzić ewidencję właściwe dla tych form działalności.

5. Kto prowadzi KPIR
Księgę przychodów i rozchodów przede wszystkim mają obowiązek prowadzić mali podatnicy*, prowadzący
działalność gospodarczą:
a) którzy jako formę opodatkowania wybrali :
- zasady ogólne (skala podatkowa),
- podatek liniowy.
b) którzy utracili prawo do opodatkowania:
- ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych,
- kartą podatkową.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
* Mały podatnik, to podatnik, u którego wartość przychodu ze sprzedaży (wraz z kwotą należnego
podatku od towarów i usług) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej
w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1 200 000 euro; przeliczenia kwot wyrażonych
w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na
pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do
1.000 zł

6. Przedsiębiorcy mogą wynająć biuro rachunkowe do prowadzenia KPiR w ich imieniu.
Rodzi to kilka obowiązków:
- W ciągu 7 dni od podpisania umowy z biurem rachunkowym, przedsiębiorca jest zobowiązany
do zawiadomienia o tym urzędu skarbowego.
- Należy to zrobić na wniosku CEIDG, podając nazwę firmy biura rachunkowego oraz numer NIP.
- Należy także wskazać miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej – dokumentacja może być
przechowywana w siedzibie biura rachunkowego, ale nie musi.
- Dokumentacja może być przechowywana również w siedzibie przedsiębiorca lub miejscu zamieszkania.
W przypadku zlecenia prowadzenia KPiR zewnętrznej firmie, przedsiębiorca ma obowiązek
prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży, chyba że:
- całość sprzedaż jest dokumentowana fakturami,
- przedsiębiorca rejestruje sprzedaż na kasie fiskalnej,
- prowadzi rejestr sprzedaży wynikający z ustawy o VAT.

7. Księga wraz dokumentami księgowymi powinna znajdować się w miejscu głównego wykonywania działalności
lub w miejscu wskazanym jako jego siedziba.
Wyjątek dotyczy przedsiębiorców, którzy:
- prowadzą handel obnośny i obwoźny: w ich wypadku księga powinna znajdować się w miejscu wykonywania
działalności, chyba że w miejscu sprzedaży prowadzona jest ewidencja sprzedaży;
- zlecili prowadzenie księgi przez biuro rachunkowe: księga powinna być przechowywana w miejscu wskazanym we
wniosku CEIDG;
- prowadzą przedsiębiorstwo wielozakładowe: księgi powinny się znajdować się w każdym zakładzie; można
prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym jako siedziba, pod warunkiem, że w każdym z zakładów prowadzona
jest osobna ewidencja sprzedaży lub ewidencje szczególne (w działalności kantorowej lub lombardowej).
Przedsiębiorcy powinni przechowywać księgi wraz z dokumentami księgowymi, na podstawie których dokonywano
zapisów w księdze, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Okres ten następuje po 5 latach,
licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

8. Księga przychodów i rozchodów stanowi szczególny rodzaj dowodu w postępowaniu podatkowym lub
kontrolnym. Dowodem tym jest jednak tylko wtedy, gdy podatnik prowadzi ją
rzetelnie oraz zgodnie z ustalonymi wymogami.
Księga przychodów i rozchodów prowadzona jest rzetelnie, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają
stan rzeczywisty, a zatem umożliwiają ustalenie prawidłowej podstawy opodatkowania. Księga rzetelna to taka,
która zawiera poprawne zapisy dotyczące wszystkich operacji gospodarczych, mających wpływ na rozliczenia
podatkowe przedsiębiorcy.
Za nierzetelną uważa się zarówno księgę, w której nie dokonywano zapisów celowo, jak i z powodu przeoczenia
np. przez przypadek nie ujęto jakiejś faktury sprzedażowej.

9. Przepisy wprowadzają jednak pewną tolerancję, jeśli chodzi o uchybienia w rzetelności księgi.
Mimo pewnych usterek, księgę uznaje się za rzetelną, jeżeli:
- niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychody nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze
za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego
lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy
lub
- brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło
podatnikowi prowadzenie księgi,
lub

10. - błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na
niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów
robocizny,
lub
- podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez
naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej,
lub
- błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom
przewidzianym w przepisach prawa.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
*oczywista pomyłka > wynikającą z niedokładności, pośpiechu,widoczną na pierwszy rzut oka,bez potrzeby składania precyzyjnych
wyjaśnień. Np. cena za lizak zamiast 1 zł to 10,00 zł

11. Za niewadliwe uważa się księgę, jeśli prowadzona jest zgodnie z przepisami prawa, w szczególności przepisami
rozporządzenia MF, a także z objaśnieniami do wzoru księgi. Do wad można zaliczyć m.in. niechronologicznie
dokonywane wpisy lub np. korekty dokonane w niedozwolony sposób (np. zakreślone lub dokonane korektorem).
Podczas prowadzenia księgi może się zdarzyć, że przedsiębiorca popełni błąd w zapisach lub powstanie konieczność
skorygowania wcześniej dokonanych wpisów. Przepisy określają sposób, w jaki można dokonywać korekt.
Błędy w zapisach poprawia się przez:
- skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie
poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki
lub
- wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów;
zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem (minus) lub kolorem czerwonym.

12. Przedsiębiorcy mogą prowadzić księgę przychodów i rozchodów przy użyciu komputera.
Obecnie jest to powszechne rozwiązanie. Aby prowadzić księgę komputerowo, należy spełnić kilka warunków:
- instrukcja programu wykorzystywanego do prowadzenia księgi musi być szczegółowo określona na piśmie,
- program musi zapewnić bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz zapewniał wydrukowanie
wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi,
- przechowywać zapisane dane na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący przed zniszczeniem
lub zniekształceniem tych danych albo naruszaniem zasad ich przetwarzania lub modyfikacją w sposób
nieuprawniony.
Jeżeli podatnik posługuje się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania księgi według
wzoru, pomimo tego jest obowiązany założyć ją, według tego wzoru.

13. Podstawowe definicje
TOWARY to zbiorcze określenie na:
- towary handlowe wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzetworzonym
- materiały podstawowe materiały, które w procesie produkcji stają się główną substancją gotowego wyrobu
(np. drewno w zakładzie stolarskim, czy też mąkę w piekarni.)
- materiały pomocnicze zużywają się w związku z działalnością i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje
właściwości (np. substancja smakowa w napoju, klej w zakładzie stolarskim)
- półwyroby niegotowe jeszcze wyroby lub usługi przed ich ukończeniem
- wyroby gotowe wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, to mogą
być też zakończone usługi

14. - braki nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, brakami są też towary
handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu utraciły częściowo swoją wartość
użytkową (płaszcz bez guzika)
- odpady materiały, które na skutek procesów technologicznych lub zniszczenia utraciły całkowicie swoją
pierwotną wartość użytkową roztargany płaszcz)
Natomiast cena zakupu, to cena jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszona o podatek VAT.
Zaś cena nabycia, to cena zakupu składnika majątku powiększona o koszty uboczne (transport, załadunek,
wyładunek, ubezpieczenie).

15. Wzór KPIR

17. Dowody księgowe
- Faktury
- Faktury VAT RR,
- Rachunki,
- Dokumenty celne,
- Inne dowody..
Inne dowody: mogą stanowić podstawę do zapisów w księdze, pod warunkiem, że zawierają co najmniej:
- Wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących
w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której
dotyczy dowód, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia
dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot
operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

18. - Dowody te powinny być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami
księgowymi dokonanymi na jego podstawie. np. Umowy kupna, polisy ubezpieczeniowe itp.
- Wymaganiem dotyczącym wszystkich dowodów jest to, by były sporządzone w języku polskim.
- Dopuszczalne jest zastosowanie skrótów ogólnie przyjętych.
Dowód wyrażony w walucie obcej należy przeliczyć na polskie złote wg kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego
poprzedzającego wystawienie dowodu.
Wynik przeliczenia można zamieścić na wolnych polach dowodu lub dołączyć jako załącznik.
Dowodami księgowymi są też dowody, które na mocy Rozporządzenia ws.wystawiania faktur zostały uznane za faktury tzn.:
- bilety jednorazowe uprawniające do przejazdów na odległość nie mniejszą niż 50 km;
- dokumenty dotyczące usług pośrednictwa finansowego zwolnionych od podatku;
- dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi;
- rachunki wystawione na podstawie Ordynacji podatkowej.

19. Dowód wewnętrzny jako udokumentowanie pewnych wydatków
Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów, mogą być sporządzone dokumenty
zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne).
Na podstawie dowodów wewnętrznych można zaksięgować jedynie :
- zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych,
nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób
polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i
obróbce poubojowej tych zwierząt;
- zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin
zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych.

20. - zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
- kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu
podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
- zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu
(skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
- Wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne
ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą;
- podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele; opłat
sądowych i notarialnych; opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
- wydatków związanych z parkowaniem samochodu podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest
bilet z parkometru,
- kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
- Rozliczenie kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych
osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących

21. Z reguły, paragony oraz inne dowody zapłaty nie stanowią dowód księgowych w rozumieniu
przepisów ws. prowadzenia KPiR i nie mogą być podstawą do zaksięgowania wydatku jako
kosztu.
Rozporządzenie jednak czyni wyjątek dla następujących wydatków:
- na podstawie paragonu zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp
oraz materiałów biurowych;
- na podstawie paragonu lub dowodów kasowych: wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów.
Taki paragon lub dowód kasowy powinien zostać uzupełniony o dane przedsiębiorcy (nazwa firmy, adres, numer
NIP) na odwrocie.

22. Księgowanie zakup towarów i materiałów
Zakupy, które są potwierdzone fakturą, powinny być ujmowane na ich podstawie. Co do zasady, nie można ich
zastąpić innymi dokumentami. Wyjątek dotyczy towarów handlowych i materiałów.
Towary handlowe i materiały powinny być zaksięgowane w momencie ich otrzymania, jednak nie później niż w
terminie przekazania ich do magazynu, przerobu czy sprzedaży.
Oznacza to, że zaksięgowanie towaru powinno nastąpić nawet, jeśli przedsiębiorca nie dysponuje jeszcze
fakturą otrzymaną od kontrahenta.
Jeżeli istnieje rozbieżność pomiędzy miesiącem, w którym otrzymano towary, a miesiącem, w którym
wystawiono i otrzymano fakturę, towar należy ująć w KPiR w dacie otrzymania towaru na podstawie dowodu
zastępującego fakturę. Jest nim opis dostawy albo specyfikacja dostawcy. (PZ przyjęcie zewnętrzne)
Jeśli po otrzymaniu faktury potwierdzającej tę dostawę wystąpią różnicę między tym, co zaksięgowano
wcześniej na podstawie zastępczego dowodu księgowego, należy tę różnicę skorygować na plus lub na minus.
W takim wypadku fakturą koryguję się poprzedni zapis, a nie uwzględnia się jej w całości.

23. Korygowanie dowodów księgowych
Przepisy umożliwiają korygowanie dowodów własnych wewnętrznych, czyli takich, które zostały wystawione
przez przedsiębiorcę na własne potrzeby. Błąd należy skreślić tak, by widoczna była treść skreślenia, należy
opatrzyć go datą oraz podpisem.
Nie można w ten sposób korygować dowodów obcych tzn. otrzymanych od kontrahenta.
Można je natomiast skorygować na podstawie noty, która będzie zawierać korygowaną treść oraz treść
prawidłową. Przedsiębiorca powinien dysponować potwierdzeniem zaakceptowania noty i wtedy może ją
dołączyć do dokumentu księgowego.

24. Dodatkowe ewidencje prowadzone przez podatników
Przedsiębiorcy, którzy prowadzą KPiR, mogą być zobowiązani do prowadzenia dodatkowych Ewidencji.
Są to w szczególności:
- ewidencja wyposażenia,
- ewidencja środków trwałych,
- ewidencja sprzedaży,
- ewidencja pożyczek i zastawionych rzeczy (lombardy),
- ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych (kantory),
- ewidencja przebiegu pojazdu,
- karty przychodów pracowników.
Przedsiębiorcy mogą być również zobowiązani do prowadzenia ewidencji wynikających z innych ustaw np.
Ustawy o VAT tj. rejestru sprzedaży i rejestru zakupów VAT.

25. Spis z natury
Na koniec roku podatkowego, przedsiębiorcy rozliczający się w oparciu o KPiR dokonują zamknięcia księgi.
Zamykając księgę podatkową, należy sporządzić Spis z natury.
Przedsiębiorcy zobowiązani są do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury:
- na dzień 1 stycznia,
- na koniec każdego roku podatkowego,
- na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej w ciągu roku podatkowego,
- w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników,
- w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem
dochodowym likwidacji działalności.

26. Obowiązek sporządzenia spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego nie dotyczy podatników, którzy
sporządzili spis z natury na koniec poprzedniego roku podatkowego. Wówczas zamiast spisu z natury na dzień
1 stycznia roku podatkowego do księgi wpisuje się spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia poprzedniego
roku podatkowego.
Jeśli spis z natury jest wykonywany na koniec lub na początku roku lub działalności, nie trzeba o nim
zawiadamiać urzędu skarbowego. W pozostałych wypadkach, także gdyby przedsiębiorca chciał dokonać spisu z
natury w trakcie roku podatkowego (do czego ma prawo), przedsiębiorca musi zawiadomić o tym zamiarze urząd
skarbowy co najmniej 7 dni przed datą sporządzenia tego spisu.

27. Spisem z natury obejmuje się:
- towary handlowe,
- materiały (surowce) podstawowe,
- materiały pomocnicze,
- półwyroby,
- wyroby gotowe,
- braki,
- odpady.
Spisem z natury obejmuje się także towary stanowiące własność podatnika, ale znajdujące się poza
przedsiębiorstwem. Przedsiębiorca ma również obowiązek spisać towary obce znajdujące się na terenie
przedsiębiorstwa, bez konieczności ich wyceniania.

28. Przedsiębiorca ma obowiązek dokonać wyceny spisu z natury najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu.
Nie wycenia się również towarów wprowadzonych do firmy, na których przedsiębiorca nie ma dowodów zakupu.
Należy je ująć w spisie z natury z kwotą „0 zł”.
Spis z natury należy sporządzić i wpisać do księgi także w przypadku, gdy na dzień jego przeprowadzenia podatnik nie
posiada składników majątku podlegających ujęciu w tym spisie. (usługi IT) Wtedy należy remanent ująć w kwocie „0”.
Remanent początkowy jest pierwszą pozycją w księdze. Remanent końcowy podlega wpisaniu jako ostatnia pozycja
księgi w danym roku podatkowym.
Przepisy dopuszczają możliwość dokonania wpisu remanentu do księgi na dwa sposoby:
- zaewidencjonowanie spisu w księdze według poszczególnych rodzajów składników,
- zapisu można dokonać w jednej pozycji zbiorczą sumą.

29. Dziękujemy za uwagę
www.infakt.pl
www.infakt.pl/blog
www.infakt.pl/blog-ksiegowy
www.youtube.com/user/infaktPL