Akta osobowe są jednymi z dokumentów osobowych prowadzonych wyłącznie dla pracowników. Jak je należy przechowywać? Czym są dokładnie te dokumenty? Kiedy akta osobowe będzie można sporządzać w formie elektronicznej? Zapraszamy

1. Dokumentacja księgowa -
KPiR i inne ewidencje
Akta osobowe
Kurs z KPiR dla średniozaawansowanych

2. Stan przepisów na dzień 1.06.2018 r.

3. Akta osobowe
Akta osobowe są jednymi z dokumentów osobowych prowadzonych wyłącznie dla
pracowników. Ogólnie na dokumentację osobową składają się akta osobowe pracownika
oraz inne dokumenty, takie jak ewidencje, kartoteki, rejestry, a także inne wykazy
prowadzone przez pracodawcę w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.
Przypomnę, że pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę,
powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.
https://www.infakt.pl/blog-ksiegowy/dokumentacja-pracownicza/

4. Akta osobowe
Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:
• w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu
zatrudnienia pracownika,
• w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
W aktach osobowych należy przechowywać kopie lub odpisy dokumentów, oryginały
powinny zostać przedstawione tylko do wglądu.
https://www.infakt.pl/blog-ksiegowy/akta-osobowe-pracownika/

5. Akta osobowe
Jeśli chodzi o dokładniejsze informacje, to w części A. powinny znaleźć się między
innymi:
• kwestionariusz osobowego pracownika ubiegającego się o pracę,
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów
potwierdzających okresy zatrudnienia,
• certyfikaty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania
oferowanej pracy,
• świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o
zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenia lekarskiego stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na
określonym stanowisku,

6. Akta osobowe
Jeśli chodzi o dokładniejsze informacje, to w części A. powinny znaleźć się między
innymi:
• inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów,
• dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w
zakresie stosunku pracy,
• inne dokumenty przedstawione przez osobę ubiegającą się o pracę,
potwierdzające jej dodatkowe kwalifikacje.
Uogólniając należy wskazać, że w tej części znajdują się dokumenty, które pracodawca
zgromadził przed zawarciem stosunku pracy.

7. Akta osobowe
Natomiast w części B. powinny znaleźć się między innymi:
• umowy o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie
ustaleń,
• pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu
pracy, informacją o warunkach zatrudnienia oraz z przepisami i zasadami
dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i
higieny pracy,
• oświadczenia pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze
lub o braku zamiaru korzystania z uprawnienia do 2 dni wolnych do opieki nad
dzieckiem do 14 roku życia,

8. Akta osobowe
Natomiast w części B. powinny znaleźć się między innymi:
• PIT-2,
• oświadczenia pracownika, o tym że wynagrodzenie będzie przekazywane na
rachunek bankowy,
• oświadczania dotyczącego podwyższonych kosztów uzyskania przychodów,
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu
albo do wyliczenia się,
• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
• oświadczenia dotyczącego wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o
pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,

9. Akta osobowe
Natomiast w części B. powinny znaleźć się między innymi:
• dokumentów związanych z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
oraz wymierzeniem kary porządkowej,
• pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego,
dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego,
urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami
okresowymi i kontrolnymi,
• umowy o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie
pozostawania w stosunku pracy.

10. Akta osobowe
Ostatnia zaś część C. powinna zawierać między innymi:
• oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
• potwierdzenia dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za
pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• umowy o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły
taką umowę,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami
okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

11. Akta osobowe
W aktach osobowych należy przechowywać kopie lub odpisy dokumentów, oryginały
powinny zostać przedstawione tylko do wglądu.
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być
ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, każda z tych części powinna
zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Pracodawca ma obowiązek
aktualizować akta oraz chronić je przed zniszczeniem i dostępem osób niepowołanych.
Kary za niedopełnienie obowiązków pracowniczych, mogą być w wysokości od 1000 zł
do 30000 zł.
https://www.umownie.pl/blog/jakie-groza-kary-za-wykroczenia-przeciwko-prawom-pracowniczym/

12. Akta osobowe
Od 2019 roku będą obowiązywać spore zmiany w zakresie akt osobowych. Mianowicie
będzie można :
• sporządzać akta osobowe w formie elektronicznej,
• przechowywać akta osobowe przez okres 10 lat, pod warunkiem dopełnienia
obowiązku informacyjnego.
https://www.infakt.pl/blog-ksiegowy/skrocenie-okresu-przechowywania-dokumentacji-
pracowniczej/
https://www.infakt.pl/blog-ksiegowy/elektroniczne-akta-juz-od-2019-roku/

13. Akta osobowe
Wspomniałam o tym, że od 2019 będzie opcja przechowywania dokumentów
pracowniczych w formie elektronicznej. Należy zaznaczyć, że forma papierowa będzie
nadal obowiązywać, zatem to pracodawca będzie decydował o tym, która jest dla niego
lepsza i którą zastosuje w odniesieniu do swoich pracowników.
Przepisy znowelizowanego kodeksu pracy określają, że pracodawca będzie miał
możliwość zmiany postaci, w której przechowuje dokumenty w dowolnym momencie,
natomiast będzie na nim ciążył obowiązek informacyjny w stosunku do pracowników.
https://www.infakt.pl/blog-ksiegowy/jak-zmienimy-dokumenty-pracownicze-w-pliki-elektroniczne/

14. Akta osobowe
Warto się chwilkę zatrzymać i zastanowić nad tym, jak będzie odbywać się zmiana z
dokumentu papierowego na elektroniczny i odwrotnie.
Dokument papierowy → Plik elektroniczny
Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następować
będzie przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i
opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią
elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej
przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z
dokumentem papierowym.

15. Akta osobowe
Plik elektroniczny → Dokument papierowy
Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje
przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego
upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Co ważne, dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci
elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i
przechowywaną w postaci papierowej.

16. Dziękuję za uwagę
Aneta Socha

17. www.infakt.pl
www.infakt.pl/blog-ksiegowy
youtube.com/user/infaktPL