Выступление Натальи Храмцовской о разработке концепции и нормативно-методической документации по реализации единых принципов обработки, регистрации и хранения документов в налоговых органах Российской Федерации на Всероссийском семинаре-совещании по вопросам организации делопроизводства в налоговых органах, Москва, март 2007 г. Dr Natasha Khramtsovsky's presentation "Development of the Russian tax service's framework, regulations and guidance supporting common principles of records processing, registration and storage" at the All-Russian seminar on records management in tax service, Moscow, March 2007.

1. 55 мартамарта 20072007 гг.. ВсероссийскийВсероссийский семинарсеминар--совещаниесовещание попо вопросамвопросам организацииорганизации делопроизводстваделопроизводства 11
""РазработкаРазработка концепцииконцепции ии нормативнонормативно--
методическойметодической документациидокументации попо реализацииреализации
единыхединых принциповпринципов обработкиобработки,, регистрациирегистрации ии
храненияхранения документовдокументов вв налоговыхналоговых органахорганах
РоссийскойРоссийской ФедерацииФедерации""
ХрамцовскаяХрамцовская НатальяНаталья АлександровнаАлександровна
ведущийведущий экспертэксперт попо управлениюуправлению документациейдокументацией
компаниикомпании ««ЭлектронныеЭлектронные ОфисныеОфисные СистемыСистемы»»,,
членчлен ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией ии ARMA InternationalARMA International

2. 55 мартамарта 20072007 гг.. ВсероссийскийВсероссийский семинарсеминар--совещаниесовещание попо вопросамвопросам организацииорганизации делопроизводстваделопроизводства 22
ЭтапыЭтапы работыработы
11 этапэтап ««АнализАнализ ии определениеопределение полногополного перечняперечня
видоввидов документовдокументов,, образующихсяобразующихся вв деятельностидеятельности
налоговыхналоговых органоворганов,, ихих объемаобъема ии порядкапорядка
обработкиобработки»» ((выполненвыполнен))
–– ОбследованиеОбследование информационныхинформационных ресурсовресурсов ФНСФНС РоссииРоссии
–– ИзучениеИзучение международногомеждународного опытаопыта
22 этапэтап ««РазработкаРазработка единыхединых принциповпринципов обработкиобработки,,
регистрациирегистрации,, оперативногооперативного ии архивногоархивного храненияхранения
всехвсех видоввидов документовдокументов»» ((выполненвыполнен))

3. 55 мартамарта 20072007 гг.. ВсероссийскийВсероссийский семинарсеминар--совещаниесовещание попо вопросамвопросам организацииорганизации делопроизводстваделопроизводства 33
ЭтапыЭтапы работыработы
33 этапэтап ««РазработкаРазработка единойединой концепцииконцепции обработкиобработки,,
регистрациирегистрации ии храненияхранения документовдокументов вв налоговыхналоговых
органахорганах РоссийскойРоссийской ФедерацииФедерации»» ((текущийтекущий))
44 этапэтап ««РазработкаРазработка проектныхпроектных решенийрешений попо созданиюсозданию
системысистемы,, обеспечивающейобеспечивающей обработкуобработку,, регистрациюрегистрацию,,
оперативноеоперативное ии архивноеархивное хранениехранение документовдокументов,, каккак вв
бумажномбумажном,, тактак ии вв электронномэлектронном видевиде вв соответствиисоответствии
сс единымиедиными принципамипринципами»»
–– РазработкаРазработка нормативнонормативно--методическихметодических документовдокументов
–– ФункциональныеФункциональные требованиятребования кк ПОПО

4. 55 мартамарта 20072007 гг.. ВсероссийскийВсероссийский семинарсеминар--совещаниесовещание попо вопросамвопросам организацииорганизации делопроизводстваделопроизводства 44
ОбследованиеОбследование (6(6 месяцевмесяцев):):
ЦентральныйЦентральный аппаратаппарат ФНСФНС РоссииРоссии
УФНСУФНС -- нана примерепримере УФНСУФНС попо МосковскойМосковской областиобласти
ИФНСИФНС -- нана примерепримере МежрайоннойМежрайонной инспекцииинспекции ФНСФНС
РоссииРоссии №№77 вв гг.. КоломнаКоломна
ГНИВЦГНИВЦ
ФедеральныйФедеральный ЦОДЦОД

5. 55 мартамарта 20072007 гг.. ВсероссийскийВсероссийский семинарсеминар--совещаниесовещание попо вопросамвопросам организацииорганизации делопроизводстваделопроизводства 55
РезультатыРезультаты обследованияобследования::
ДостиженияДостижения
ВВ ФНСФНС РоссииРоссии имеютсяимеются прекрасныепрекрасные кадрыкадры.. ВоВо всехвсех
обследованныхобследованных налоговыхналоговых органахорганах::
–– ИмеютсяИмеются высококвалифицированныевысококвалифицированные,, любящиелюбящие
своюсвою работуработу специалистыспециалисты
–– ИИ исполнителиисполнители,, ии руководстворуководство проявилипроявили
большойбольшой интересинтерес кк нашейнашей работеработе ии оказывалиоказывали
всемернуювсемерную помощьпомощь ии поддержкуподдержку
–– СпециалистыСпециалисты нана местахместах нене толькотолько рассказывалирассказывали
оо проблемахпроблемах,, ноно ии предлагалипредлагали путипути ихих решениярешения

6. 55 мартамарта 20072007 гг.. ВсероссийскийВсероссийский семинарсеминар--совещаниесовещание попо вопросамвопросам организацииорганизации делопроизводстваделопроизводства 66
РезультатыРезультаты обследованияобследования::
ДостиженияДостижения
ФНСФНС РоссииРоссии располагаетрасполагает однойодной изиз самыхсамых развитыхразвитых
информационныхинформационных системсистем средисреди федеральныхфедеральных
органоворганов властивласти..
ЦентрыЦентры обработкиобработки данныхданных используютиспользуют самыесамые
передовыепередовые технологиитехнологии обработкиобработки информацииинформации ии
документовдокументов нана бумажныхбумажных ии электронныхэлектронных носителяхносителях,,
вв томтом числечисле ««промышленнуюпромышленную»» технологиютехнологию храненияхранения
бумажныхбумажных документовдокументов вв архивеархиве..

7. 55 мартамарта 20072007 гг.. ВсероссийскийВсероссийский семинарсеминар--совещаниесовещание попо вопросамвопросам организацииорганизации делопроизводстваделопроизводства 77
РезультатыРезультаты обследованияобследования::
ОсновныеОсновные проблемыпроблемы
ПроблемаПроблема кадровогокадрового резерварезерва ии оплатыоплаты трудатруда
ПроблемыПроблемы вв обеспеченииобеспечении сохранностисохранности бумажныхбумажных
документовдокументов ии уничтоженияуничтожения документовдокументов сс истекшимиистекшими
срокамисроками храненияхранения
ПроблемыПроблемы припри работеработе сс электроннымиэлектронными документамидокументами,,
стыковкастыковка бумажногобумажного ии электронногоэлектронного документооборотадокументооборота
ПроблемыПроблемы припри обработкеобработке документовдокументов ((транзитныетранзитные
документыдокументы,, повторнаяповторная регистрациярегистрация ии тт..дд.).)

8. 55 мартамарта 20072007 гг.. ВсероссийскийВсероссийский семинарсеминар--совещаниесовещание попо вопросамвопросам организацииорганизации делопроизводстваделопроизводства 88
СовершенствованиеСовершенствование работыработы
оперативныхоперативных бумажныхбумажных архивовархивов
СозданиеСоздание самостоятельногосамостоятельного структурногоструктурного
подразделенияподразделения,,
ОбеспечениеОбеспечение такоготакого подразделенияподразделения
квалифицированнымквалифицированным персоналомперсоналом,,
ВыделениеВыделение длядля архиваархива соответствующихсоответствующих
современнымсовременным требованиямтребованиям оборудованныхоборудованных
помещенийпомещений..

9. 55 мартамарта 20072007 гг.. ВсероссийскийВсероссийский семинарсеминар--совещаниесовещание попо вопросамвопросам организацииорганизации делопроизводстваделопроизводства 99
СозданиеСоздание системысистемы объединенныхобъединенных
архивовархивов ии центровцентров храненияхранения
ОбеспечениеОбеспечение финансированияфинансирования;;
ОбеспечениеОбеспечение архивовархивов ии центровцентров храненияхранения
квалифицированнымиквалифицированными кадрамикадрами;;
РазработкаРазработка нормативнойнормативной документациидокументации;;
РешениеРешение проблемыпроблемы высокихвысоких трудозатраттрудозатрат нана ручнуюручную
обработкуобработку делдел ии документовдокументов нана рядеряде этаповэтапов ((такихтаких,,
каккак приёмприём//передачапередача документовдокументов нана хранениехранение,,
сканированиесканирование сшитыхсшитых делдел ии тт..дд.);.);

10. 55 мартамарта 20072007 гг.. ВсероссийскийВсероссийский семинарсеминар--совещаниесовещание попо вопросамвопросам организацииорганизации делопроизводстваделопроизводства 1010
РазработкаРазработка ПеречняПеречня документовдокументов,, сс
указаниеуказание сроковсроков храненияхранения
ДолженДолжен максимальномаксимально полнополно охватыватьохватывать нене толькотолько
документыдокументы,, ноно ии иныеиные информационныеинформационные материалыматериалы,,
вв томтом числечисле ии технологическиетехнологические данныеданные;;
ДолженДолжен содержатьсодержать ссылкиссылки нана законодательствозаконодательство ии
нормативныенормативные актыакты,, которымикоторыми установленыустановлены срокисроки
храненияхранения данныхданных видоввидов документовдокументов ии информацииинформации;;
РекомендуетсяРекомендуется вестивести ПереченьПеречень вв видевиде
информационногоинформационного ресурсаресурса ((базыбазы данныхданных););

11. 55 мартамарта 20072007 гг.. ВсероссийскийВсероссийский семинарсеминар--совещаниесовещание попо вопросамвопросам организацииорганизации делопроизводстваделопроизводства 1111
ПримерПример спорногоспорного срокасрока храненияхранения
ПереченьПеречень 20012001 годагода
пп. 37. 37 ДекларацииДекларации оо доходахдоходах физическихфизических лицлиц ––
2525 летлет
ПереченьПеречень 20042004 годагода
пп. 255. 255 ДекларацииДекларации ии иныеиные документыдокументы ((справкисправки,,
сведениясведения ии дрдр.).) оо доходахдоходах физическихфизических лицлиц –– ДМНДМН
((НеНе менееменее трехтрех летлет послепосле полученияполучения налоговыминалоговыми
органамиорганами свидетельствасвидетельства оо смертисмерти налогоплательщиканалогоплательщика
либолибо документадокумента оо признаниипризнании налогоплательщиканалогоплательщика
умершимумершим))

12. 55 мартамарта 20072007 гг.. ВсероссийскийВсероссийский семинарсеминар--совещаниесовещание попо вопросамвопросам организацииорганизации делопроизводстваделопроизводства 1212
НовыеНовые задачизадачи ии проблемыпроблемы::
соответствиесоответствие новымновым законодательнозаконодательно--
нормативнымнормативным требованиямтребованиям
ФЗФЗ ""ОбОб информацииинформации,, информационныхинформационных технологияхтехнологиях ии
оо защитезащите информацииинформации"" отот 2727 июляиюля 20062006 гг.. №№ 149149--ФЗФЗ
ФЗФЗ ««ОО персональныхперсональных данныхданных»» отот 2727 июляиюля 20062006 гг..
№№ 152152--ФЗФЗ ((действуетдействует сс 2525 январяянваря 20072007 гг.).)
ФЗФЗ ""ОО порядкепорядке рассмотрениярассмотрения обращенийобращений гражданграждан
РоссийскойРоссийской ФедерацииФедерации"" отот 22 маямая 20062006 гг.. №№ 5959--ФЗФЗ
ПроектПроект ФЗФЗ ««ОбОб обеспеченииобеспечении доступадоступа кк информацииинформации оо
деятельностидеятельности государственныхгосударственных органоворганов ии органоворганов
местногоместного самоуправлениясамоуправления»»

13. 55 мартамарта 20072007 гг.. ВсероссийскийВсероссийский семинарсеминар--совещаниесовещание попо вопросамвопросам организацииорганизации делопроизводстваделопроизводства 1313
СозданиеСоздание системысистемы объединенныхобъединенных
архивовархивов ии центровцентров храненияхранения
РазмещениеРазмещение документовдокументов вв хранилищаххранилищах сс учетомучетом
эргономикиэргономики ии возможностейвозможностей,, возникающихвозникающих
благодаряблагодаря применениюприменению современныхсовременных технологийтехнологий;;
ОбеспечениеОбеспечение сохранностисохранности документовдокументов
определенногоопределенного видавида вневне зависимостизависимости отот местаместа ии
способаспособа ихих обработкиобработки;;
НужноНужно подуматьподумать обоб использованиииспользовании коммерческихкоммерческих
центровцентров храненияхранения документациидокументации припри невозможностиневозможности
илиили нерентабельностинерентабельности созданиясоздания собственныхсобственных..

14. 55 мартамарта 20072007 гг.. ВсероссийскийВсероссийский семинарсеминар--совещаниесовещание попо вопросамвопросам организацииорганизации делопроизводстваделопроизводства 1414
ОрганизацияОрганизация электронныхэлектронных
архивовархивов
ЭлектронныеЭлектронные архивыархивы обеспечиваютобеспечивают сохранениесохранение
следующихследующих видоввидов электроннойэлектронной информацииинформации::
электронныхэлектронных документовдокументов ((каккак сс ЭЦПЭЦП,, тактак ии безбез ЭЦПЭЦП))
технологическихтехнологических данныхданных,,
электронныхэлектронных копийкопий ии образовобразов бумажныхбумажных документовдокументов,,
базбаз данныхданных информационныхинформационных ресурсовресурсов,,
документациидокументации нана информационныеинформационные ресурсыресурсы..

15. 55 мартамарта 20072007 гг.. ВсероссийскийВсероссийский семинарсеминар--совещаниесовещание попо вопросамвопросам организацииорганизации делопроизводстваделопроизводства 1515
АрхивноеАрхивное хранениехранение документовдокументов
КлючевыеКлючевые задачизадачи::
ОрганизацияОрганизация долговременногодолговременного храненияхранения электронныхэлектронных
документовдокументов,, включающаявключающая разработкуразработку стратегийстратегий
храненияхранения ии миграциимиграции документовдокументов,,
ВнедрениеВнедрение методовметодов ии приёмовприёмов работыработы,,
обеспечивающихобеспечивающих сохранениесохранение юридическойюридической силысилы
документовдокументов,, ихих целостностицелостности ии аутентичностиаутентичности,,
ПередачаПередача нана архивноеархивное хранениехранение документовдокументов,,
содержащихсясодержащихся вв базахбазах данныхданных,, включаявключая разработкуразработку
стратегийстратегий архивногоархивного храненияхранения базбаз данныхданных..

16. 55 мартамарта 20072007 гг.. ВсероссийскийВсероссийский семинарсеминар--совещаниесовещание попо вопросамвопросам организацииорганизации делопроизводстваделопроизводства 1616
НормативныеНормативные документыдокументы
ПланируетсяПланируется разработатьразработать следующиеследующие нормативныенормативные
документыдокументы::
–– ФункциональныеФункциональные требованиятребования кк ИСИС ФНСФНС РоссииРоссии,,
обеспечивающимобеспечивающим обработкуобработку,, регистрациюрегистрацию,,
оперативноеоперативное ии архивноеархивное хранениехранение документовдокументов..
–– ПорядокПорядок веденияведения архиваархива документовдокументов нана
бумажныхбумажных носителяхносителях вв условияхусловиях
централизованнойцентрализованной обработкиобработки данныхданных
–– МетодикаМетодика уничтоженияуничтожения документовдокументов ии
информацииинформации нана всехвсех видахвидах носителейносителей

17. 55 мартамарта 20072007 гг.. ВсероссийскийВсероссийский семинарсеминар--совещаниесовещание попо вопросамвопросам организацииорганизации делопроизводстваделопроизводства 1717
Вопросы?