1. Документоборот в страховой компании
К.ю.н. заместитель генерального директора ООО СК «GROSS INSURANCE»
Абдуллаева Нафиса

2. «Сразу после окончания школы я в составе делегации израильских школьников приехал во Францию. Всю
ночь мы ехали в поезде из Биарицца в Париж. Разумеется, все 20 членов нашей делегации попытались
разместиться на ночлег в одном купе, которое в лучшем случае могло вместить восьмерых человек.
Прошло почти два часа, прежде чем все мы нашли место для своих рук, ног и голов. Кто-то разместился на
полу. Кто-то устроился на коленях товарища. Кто-то положил голову на плечо соседу. Схема такого
размещения на ночлег была структурирована вокруг людей.
Как только мы наконец уснули, кто-то объявил, что ему срочно надо пойти в туалет. Это заявление вызвало
смятение. Наш товарищ мог выйти из купе, только разбудив всю группу. Кому-то пришлось убирать с его
пути ноги, кому-то – свою голову, кто-то кричал: «Не наступай мне на пальцы»!»
Когда организация структурируется вокруг людей, а не вокруг задач, говорит Адизес, то в
такой организации вполне можно оказаться с мокрыми штанами, так и не добившись
подвижек.

3. Какой же должна быть структура? Соответствующей ссттррааттееггииии,, ннее ттаакк ллии??

4. Фокус направлен не стратегию: стратегия – это ответ на вопрос как.
Миссия имеет фокус Миссия имеет фокус ннаа в вооппррооссаахх ч чттоо и и з зааччеемм. .
ККооггоо м мыы х хооттиимм и иммееттьь в в к кааччеессттввее к кллииееннттоовв, ,к кааккииее и ихх п пооттррееббннооссттии м мыы с сооббииррааееммссяя у уддооввллееттввоорряяттьь??
ВВ ч чеемм з зааккллююччааееттссяя н наашшаа р роолльь??
Ответы на эти вопросы подводят нас к организационной структуре.
Очень часто сегментация рынка и дифференциация продуктов требуют отражения в
организационной структуре.

5. • Компания должна организовывать себя таким образом, чтобы иметь в своем
составе менеджеров по рыночным сегментам, которые бы отвечали за
рыночную долю своих конкретных рынков и за прибыльность подразделений.
• Менеджеры должны разрабатывать специальные стратегии для своих целевых
рынков.
• Они могут совместно использовать труд работников производственного отдела,
отдела HRD, бухгалтерии и даже отдела сбыта, но им необходимо иметь
структурный фокус, отражающий рыночную и товарную дифференциацию.
• Компания должна организовывать себя таким образом, чтобы иметь в своем
составе менеджеров по рыночным сегментам, которые бы отвечали за
рыночную долю своих конкретных рынков и за прибыльность подразделений.
• Менеджеры должны разрабатывать специальные стратегии для своих целевых
рынков.
• Они могут совместно использовать труд работников производственного отдела,
отдела HRD, бухгалтерии и даже отдела сбыта, но им необходимо иметь
структурный фокус, отражающий рыночную и товарную дифференциацию.

6. Генеральный директор
Заместитель генерального
директора
Менеджер офиса
Технический персонал
Заместитель генерального директора
(по инвестициям)
Департамент бухгалтерского
учета, финансовой
отчетности и инвестиций
Департамент управления
страховыми рисками и
перестрахования
Департамент по
урегулированию страховых
претензий
Центр развития региональной сети
ФИЛИАЛЬНАЯ СЕТЬ
В РЕГИОНАХ РЕСПУБЛИКИ
ССттррууккттуурраа
Заместитель генерального директора -
Главный юрисконсульт
Менеджер
по развитию
Менеджер по кадрам
Центр корпоративных продаж
Центр страхования

7. Документооборот вв ОООООО «GGRROOSSSS IINNSSUURRAANNCEE»

8.  Проведение страховых операций требует большого объема
 Проведение страховых операций требует большого объема
работы с документами. Единственным подходом,
обеспечивающим эффективное ведение страхового дела,
является построение хорошо организованной системы
документооборота и максимальной автоматизации всех
этапов работы с документами.
работы с документами. Единственным подходом,
обеспечивающим эффективное ведение страхового дела,
является построение хорошо организованной системы
документооборота и максимальной автоматизации всех
этапов работы с документами.
 Процесс отражения совершаемых организацией операций в
 Процесс отражения совершаемых организацией операций в
первичных документах принято называть
документированием хозяйственных операций. Все
хозяйственные операции, проводимые организацией,
должны оформляться первичными учетными документами
(ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).
первичных документах принято называть
документированием хозяйственных операций. Все
хозяйственные операции, проводимые организацией,
должны оформляться первичными учетными документами
(ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).
 Документооборот представляет собой процесс создания
 Документооборот представляет собой процесс создания
(получения), принятия к учету, обработки и передачи в
архив первичных учетных документов.
(получения), принятия к учету, обработки и передачи в
архив первичных учетных документов.

9. Последствия отсутствия надлежаще организованной системы
документооборота:
- неоперативное поступление
информации;
- отсутствие определенного маршрута
документа;
- увеличение сроков прохождения
документа;
- необоснованное скопление документов
на отдельных этапах;
- увеличение утерь документов;
- низкая исполнительская дисциплина,
отсутствие ответственности;
- отсутствие контроля исполнения
документа.
- неоперативное поступление
информации;
- отсутствие определенного маршрута
документа;
- увеличение сроков прохождения
документа;
- необоснованное скопление документов
на отдельных этапах;
- увеличение утерь документов;
- низкая исполнительская дисциплина,
отсутствие ответственности;
- отсутствие контроля исполнения
документа.

10. Для организации документооборота
необходимо разработать
правила документооборота
(положение об организации документооборота)
основным элементом которых является график
движения документов
график должен устанавливать в организации
рациональное движение документов.
В графике необходимо предусмотреть
оптимальное число подразделений и исполнителей
для прохождения каждым первичным документом.
Также должен быть определен минимальный срок
нахождения документа в подразделении и срок его
представления

11. N
п/п
N
формы
Наименование
документа
Регистрируемая
операция
Создание документа
Количество
экземпляров
Ответственное
лицо
Сроки
исполнения
1 2 3 4 5 6 7
Проверка документа
Утверждени
е
документа
Обработка документа Передача в архив
Ответственный
за проверку
Порядок
представления
Срок
представления Исполнитель
Срок
исполнения Исполнитель
Срок
исполнения
8 9 10 11 12 13 14 15

12. Ген.директор
Ген.директор
Офис менеджер
Офис менеджер
Контрольная
Регистрация карточка
Исполнитель
Исполнитель
1.
2. 3.
4.
5.
6.

13. Офис менеджер
Офис менеджер
Исполнитель
Исполнитель
5.

14. Таким образом, система управления документооборотом в ГРОСС должна решать
следующие задачи:
Таким образом, система управления документооборотом в ГРОСС должна решать
следующие задачи:
1. Обеспечение непротиворечивости и актуальности данных;
2. Обеспечение соблюдения установленного маршрута документа;
3. Создания единого архива документов, необходимых для обеспечения процесса
контроля;
4. Предоставление оперативного доступа сотрудников к необходимым
данным/документам на соответствующем этапе;
5. Предоставление механизмов контроля состояния дела.
1. Обеспечение непротиворечивости и актуальности данных;
2. Обеспечение соблюдения установленного маршрута документа;
3. Создания единого архива документов, необходимых для обеспечения процесса
контроля;
4. Предоставление оперативного доступа сотрудников к необходимым
данным/документам на соответствующем этапе;
5. Предоставление механизмов контроля состояния дела.

15. Ген.директор
Ген.директор
Офис менеджер
Офис менеджер
Исполнитель
Исполнитель
копия
Напоминание об окончании срока

16. ССППААССИИББОО ЗЗАА ВВННИИММААННИИЕЕ!!