Запись выступления Натальи Александровны Храмцовской, ведущего эксперта по управлению документацией ООО «Электронные офисные системы», к.и.н., онлайн на форуме Kazan Digital Week – 2021, 21 сентября 2021 года

1. Цифровая
трансформация
архивной отрасли
Казань, 2021

2. 2
к.и.н., ведущий эксперт –аналитик
ООО «Электронные Офисные Системы»,
эксперт ИСО, член Международного совета
архивов и ARMA International
Храмцовская
Наталья Александровна
Цифровая
трансформация
архивной отрасли

3. 3
Зачем это нужно?
• Когда государство и общество становятся
цифровыми/информационными, архивы вынуждены приспосабливаться
– иначе они рискуют стать маловостребованными
• Деньги и статус приходят в архивы только вместе с информационными
технологиями и ценным для общества и государства электронным
контентом
• При ограниченных финансовых и кадровых ресурсах, архивы (в том
числе традиционные) сумеют эффективно справиться со своей миссией
только благодаря внедрению современных технологий
• В перспективе все архивы станут электронными, но у некоторых
останутся фонды на традиционных носителях

4. 4
Факторы трансформации
(источники комплектования)
• В источниках комплектования и в обществе в целом идет стремительный
переход на электронные технологии и электронные документы
• Для управления неэлектронными документами широко применяются
современные электронные технологии, в т.ч. для учета, поиска,
раскрытия, экспертизы и т.д.
• Изменяются методы ведения деловой деятельности, вместо создания
традиционных документов используется коллективная работа в
информационных системах, а также общегосударственные реестры и
регистры
• Встает вопрос о том, как документировать деятельность, выполняемую с
использованием инновационных технологий (например, ИИ, блокчейн)

5. 5
Факторы трансформации
(архивы)
• Архивы, чтобы оставаться востребованными, в большей степени
поддерживают оперативную деловую деятельность
• Архивы вынуждены принимать на хранение электронные документы и
оцифровывать неэлектронные документы
• Архивы волей-неволей начинают переходить на электронное
управление своими фондами и научно-справочной работой
• Применение инновационных технологий позволяет включить в активный
оборот либо повысить научно-практическую ценность накопленных
бумажных и электронных документов

6. 6
Технологии трансформации
• Трансформация начинается с перехода на электронный учет; к
сожалению, всё складское хозяйство страны совершило этот переход, а
архивы – нет!
• Построение информационной инфраструктуры архивной отрасли. В
России до сих пор нет государственного электронного архива …
• Законодательно-нормативная база и методическая поддержка – она
есть для оперативного управления электронными документами, но для
архивного дела её нет
• Подготовка современных кадров – кадры, как и прежде, решают всё
• Внедрение инновационных технологий для эффективной работы с
электронным контентом и научно-справочным аппаратом (экспертиза
ценности, отбор, поиск, аналитика, распространение, рассекречивание.)

7. 7
Выгоды
• Активная поддержка оперативной деловой деятельности позволяет
архивам поднять свой статус и получить необходимые ресурсы
• Эффективная работа архивов способствует укреплению политического
строя, социальной стабильности, экономическому росту и укреплению
обороноспособности, а также исследованиям
• Возможность охватить гораздо более широкий круг источников
• Возможность привлечь в архивы массового пользователя
• Работа архивиста станет менее рутинной, более квалифицированной и
творческой – соответственно, выше оплачиваемой

8. 8
Риски при проведении
преобразований
• Массовая утрата цифрового наследия страны
• Правовые риски
• Отсутствие концепции трансформации архивной отрасли и сильных
молодых лидеров
• Хроническая нехватка финансов, ресурсов и кадров
• Устаревшая система обучения и повышения квалификации
• Двойная нагрузка на переходном этапе

9. 9
Риски в случае успешных
преобразований
• Устаревание компетенций, сокращение численности кадров (особенно
среднего звена)
• Утрата интереса к бумажным архивам
• Завышенные ожидания пользователей архивной информации
• Привычка пользователей использовать архивную информацию без учёта
контекста

10. 10
Затраты
• Электронные архивы стоят очень дорого, поэтому нужно заранее
продумывать экономические модели с тем, чтобы эти затраты окупались
• Как технологии, так и высококвалифицированные кадры обходятся
дорого (особенно с учётом непрерывного изменения технологий)
• Рост затрат в виду стремительного роста объемов сохраняемой
информации
• Большие затраты на обеспечение долговременной сохранности
электронных материалов

11. 11
А если помечтать
• Фантастические возможности открываются с внедрением технологий,
распознавания рукописных текстов, автоперевода, распознавания речи,
распознавание лиц и объектов, восстановления цвета фотографий и т.д.
• Обработка массовых источников в т.ч. с использованием технологий
больших данных и искусственного интеллекта
• Автоматизация экспертизы ценности и рассекречивания документов
• Автоматизирование формирование архивных описаний
• Формирование виртуальных коллекций на основе фондов нескольких
архивов
• Самообслуживание пользователей
• И многое другое!

12. 12
Приглашаю Вас на мой блог:
http://rusrim.blogspot.com/
а также на мои каналы на Slideshare и YouTube