Downloaded 84 times
![[NTUN] การแก้ปัญหาด้วยกระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/random-160123042903-thumbnail.jpg?width=640&height=640&fit=bounds)
งานวิจัยระบบงานธุรการ
- 1. LOGO ชื่อเรื่อง แนวทางการพัฒนา ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่ สนับสนุนงานธุรการ ขององค์การบริหารส่วนตำาบล บางแก้ว อำาเภอละอุ่น จังหวัดระนอง GUIDELINEROR DEVELOPING INFORMATION TECHNOLOGY SYSTEMS TO SUPPORT CLARICAL WORK AT BANGKEAW SUBDISTRICT ADMINISTRATIVE ORGANIZATION,
- 2. ผู้วิจัย : นางสาวประภาพรมาก เสม ตำาแหน่ง : บุคลากร 4 สังกัด องค์การ บริหารส่วนตำาบลบางแก้ว อำาเภอละอุ่น จังหวัดระนองText Text Text Tex Text คำาถามการวิจัย : ระบบเทคโนโลยี สารสนเทศที่สนับสนุนงาน ธุรการขององค์การบริหารส่วนตำาบล บางแก้ว อำาเภอละอุ่น จังหวัด ระนอง ควรเป็นอย่างไร
- 3. ความเป็นมาและความ สำาคัญของปัญหา Text Text Tex Text จากการเปลี่ยนแปลงของสังคมในปัจจุบัน หน่วยงานราชการ จึงมีความจำาเป็นจะต้องนำา เทคโนโลยีสารสนเทศ(IT) เข้ามาใช้ในหน่วย งานราชการจึงได้มีการจัดทำากรอบนโยบาย เทคโนโลยีสารสนเทศของประเทศไทยฉบับแรก (IT 2000) เมื่อปี พ.ศ.2539 โดยมุ่งจะส่งเสริมพื้น ฐานต่าง ๆทั้งในด้านโครงสร้างพื้นฐาน สารสนเทศ การสร้างเสริมทรัพยากรมนุษย์และ การบริหารงานภาครัฐ ทำาให้หน่วยงานภาครัฐ ต่าง ๆ หันมาปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำางาน โดยมีการนำาเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยใน
- 4. Text Text Tex Text งานธุรการเป็นกลไกสำาคัญในการประสาน งานเกี่ยวกับงานเอกสาร ในแต่ละส่วนภายใน หน่วยงานและภายนอก ภารกิจของหน่วยงานจะ สำาเร็จได้รวดเร็วทันเวลา และมีข้อมูลที่ถูกต้อง จะต้องเริ่มจากงานธุรการ เป็นลำาดับแรกจนถึง ลำาดับสุดท้ายของภารกิจ งานธุรการจึงต้องมีการ จัดระบบสารสนเทศที่ดีและนำาเทคโนโลยี สารสนเทศมาช่วยสนับสนุนในการปฏิบัติงาน จะ เห็นได้ว่าเทคโนโลยีสารสนเทศ สามารถช่วย ในการพัฒนาประสิทธิภาพในการทำางานให้สูง ขึ้น เป็นการสนับสนุนการปฏิบัติงานธุรการ
- 5. Text Text Tex Text งานเกี่ยวกับการบริหารเอกสาร การจัดเก็บ ข้อมูลเอกสาร เพื่อใช้เป็นหลักฐานทางราชการมี กระบวนการเริ่มตั้งแต่การจัดทำาหนังสือราชการ การส่งหนังสือราชการออกจากหน่วยงาน และรับ หนังสือราชการเข้ามาในหน่วยงาน การจัดเก็บ หนังสือราชการ ตลอดจนการรักษา และยืม หนังสือราชการไปใช้งาน และสิ้นสุดด้วยการ ทำาลายหนังสือราชการเมื่อถึงกำาหนดเวลา โดย ยึดตามระเบียบสำานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงาน สารบรรณ พ.ศ.2526 เป็นแนวทางในการปฏิบัติ เพื่อเป็นระบบที่ให้ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง
- 6. Text Text Tex ในปัจจุบัน องค์การบริหารส่วนตำาบลบางแก้ว อำาเภอละอุ่น จังหวัดระนองแบ่งส่วนราชการตาม โครงสร้างการแบ่งส่วนราชการออกเป็น 3 ส่วน คือ สำานักงานปลัดฯ ส่วนการคลัง ส่วนโยธา ซึ่งแต่ละ ส่วนราชการมีการจัดเก็บเอกสารที่ไม่เป็นระบบ เอกสารทางราชการมีการสูญหายบ่อยครั้ง และใช้ เวลานานในการค้นหาเอกสารที่ต้องใช้ข้อมูลเร่ง ด่วน จึงไม่ทันต่อความต้องการที่จะใช้ข้อมูลของผู้ บริหาร ทำาให้สูญเสียโอกาสต่อการของบประมาณใน การดำาเนินโครงการบางโครงการไป และการปฏิบัติ งานแต่ละงานล่าช้า มีระบบข้อมูลที่ไม่ทันสมัย เช่น ระเบียบเกี่ยวกับการบริหารราชการของ อปท.
- 7.
- 8. ประโยชน์ที่คาดว่าจะ ได้รับ การศึกษาครั้งนี้จะทำาให้องค์การ บริหารส่วนตำาบลบางแก้ว มีระบบ สารสนเทศด้านงานธุรการ ที่ทันสมัย การปฏิบัติงานด้านงานธุรการมี ประสิทธิภาพมากขึ้น จะส่งผลดีต่อการ บริหารงานขององค์กร ซึ่งจะนำาไปสู่ การบริการประชาชนที่ตรงต่อความ ต้องการ ทันเวลา พัฒนาการให้บริการ ประชาชน อยู่ตลอดเวลา ไม่มีการหยุด
- 9.
- 10.
- 11. กรอบแนวคิด การศึกษาระบบ (System Investigation) การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis) การออกแบบระบบ (SystemAnalysis) การใช้ระบบ (System Implementation) การดูแลรักษาและตรวจ สอบระบบ (System Maintenance and Review) ภาพที่ 3 แสดงกรอบแนวคิดการพัฒนาระบบ เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อสนับสนุนงานธุรการ
- 12. ระเบียบวิธีวิจัย ประชากร และกลุ่มตัวอย่างแบ่งเป็น 5 กลุ่มคือ 1. ผู้บริหาร ได้แก่ นายกองค์การ บริหารส่วนตำาบล รองนายก องค์การบริหารส่วนตำาบล 2. พนักงานส่วนตำาบล ได้แก่ ปลัด องค์การบริหารส่วนตำาบล หัวหน้าส่วน โยธา หัวหน้าส่วนการคลัง หัวหน้า สำานักงาน ปลัดองค์การบริหารส่วนตำาบล บางแก้ว เจ้าหน้าที่ธุรการ
- 13. เครื่องมือในการเก็บรวบรวมข้อมูล 1. แบบสอบถาม แบ่งเป็น3 ส่วน คือ ส่วนที่ 1 ข้อมูลทั่วไปของผู้ตอบแบบสอบถาม ส่วนที่ 2 สภาพ และปัญหาการปฏิบัติงานธุรการ ในปัจจุบันขององค์การ บริหารส่วน ตำาบล บางแก้ว 2. แบบการสนทนากลุ่ม เป็นแนวคำาถามในการ ดำาเนินการสนทนากลุ่ม 3. การสังเกต
- 14. การเก็บรวบรวมข้อมูล แหล่งข้อมูล ที่ใช้ในการศึกษา มี2 แหล่ง คือ 1.ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) ได้แก่ ข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมจากการ ตอบ แบบสอบถาม และการสนทนากลุ่ม 2.ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) ได้แก่ ข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์เอกสาร เช่น ระบบการ จัดเก็บเอกสาร ทะเบียนรับหนังสือ ทะเบียนส่ง หนังสือ รายงานผลการดำาเนินงานด้านเอกสาร ผลงานวิจัยและเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง
- 15. การวิเคราะห์ข้อมูล 1. การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงปริมาณ เป็นการวิเคราะห์ค่าสถิติพื้นฐานของแบบสอบถาม ได้แก่ ค่าความถี่(Frequency)ร้อยละ (Percentage) ค่าเฉลี่ยเลขคณิต (X) ส่วนเบี่ยงเบน มาตรฐาน (S.D) (ชูศรี วงศ์รัตนะ, 2550) โดยใช้ โปรแกรมสำาเร็จรูปเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลทาง สังคมศาสตร์ 2. การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงคุณภาพจากการ สนทนากลุ่มและการสังเกต นำาข้อมูลสภาพปัญหามาประกอบการวิเคราะห์ข้อมูล เชิงคุณภาพ เพื่อให้สอดคล้องกับข้อมูลที่เก็บ
- 16. ผลการศึกษา สรุปสภาพปัญหาของระบบเทคโนโลยี สารสนเทศที่สนับสนุนงานธุรการของ องค์การบริหารส่วนตำาบลบางแก้ว อำาเภอละอุ่น จังหวัดระนอง แบ่งเป็น ประเด็นดังนีีี้ 1. ปัญหาด้านการจัดเก็บเอกสาร 2. ปัญหาด้านการค้นหาเอกสาร 3. ปัญหาด้านการทำาลายเอกสาร
- 17. สภาพปัญหา สาเหตุ แนวทาง 1.ด้านการ ประชาคม 1. การขาดความรู้ ความเข้าใจใน บทบาทหน้าที่ของ ประชาคม 2. การจัดประชาคม ของเทศบาลมีน้อย ครั้ง เพราะจัดเพียง ปีละ 1 ครั้ง 3. ผู้เข้าร่วม ประชาคมน้อย และ มีมุมมองเดิมๆ 4. ขาดการรับรู้ 1. การส่งเสริมให้ ความรู้ ความเข้าใจ เกี่ยวกับบทบาท หน้าที่ของ ประชาคมอย่างต่อ เนื่อง เช่น การฝึก อบรม 2. การเรียกประชุม นอกเวลาราชการ โดยจัดประชุมทุก เดือน หรือทุก ไตรมาส
- 18. สภาพปัญหา สาเหตุ แนวทาง 1.ด้านการ ประชาคม (ต่อ) ในชุมชน รู้จักเสีย สละ เพื่อก่อให้ เกิดการร่วมคิด ร่วมทำา ร่วมตัดสิน ใจ และร่วมรับ ประโยชน์ 4. การสร้างแรง จูงใจ เช่นการให้ ค่าตอบแทน ค่า เบี้ยประชุม เพื่อ เป็นการสร้างขวัญ และกำาลังใจให้แก่
- 19. สภาพปัญหา สาเหตุ แนวทาง 1.ด้านการ ประชาคม (ต่อ) 5. การสร้างเครือ ข่ายองค์กรชุมชน เพื่อเพิ่มช่อง ทางการติดต่อ สื่อสาร อันนำาไปสู่ การทำางานร่วมกัน เพื่อประโยชน์ของ ทุกฝ่าย 6. ภาครัฐต้อง ยุติธรรม เปิดใจ ให้กว้าง ต้องไม่ คิดว่าโครงการที่ ประชาชนเสนอมา
- 20. สภาพปัญหา สาเหตุ แนวทาง 2.การเก็บ รวบรวมข้อมูล 1. วิธีการจัดเก็บ ข้อมูลเพื่อประกอบ การจัดทำาแผนมี วิธีการจัดเก็บน้อย 2. แต่ละ กอง/สำานัก ไม่มี การจัดทำาแผนเป็น ของตนเอง และ ไม่มีการทำา โครงการเพื่อขอ อนุมัติต่อผู้บริหาร ก่อนที่จะนำาบรรจุ ในแผน 1. การเพิ่มวิธีการ เก็บรวมรวมข้อมูล เช่น การ สัมภาษณ์ การ สำารวจ แบบสอบถาม เป็นต้น 2. การจัดทำาแผน พัฒนาของแต่ละ กอง/สำานัก อย่าง เป็นระบบ 3. ควรมีการเขียน
- 21. สภาพปัญหา สาเหตุ แนวทาง 2.การเก็บ รวบรวมข้อมูล (ต่อ) 3. ไม่มีการ ทบทวนแผน พัฒนาสามปีฉบับ ปัจจุบันเพื่อ ประกอบการจัดทำา แผนในปีถัดไป 4. ควรมีการ ทบทวนแผนสามปี ฉบับปัจจุบัน เพื่อ ประกอบการจัดทำา แผนในปีถัดไป
- 22. สภาพปัญหา สาเหตุ แนวทาง 3.การปฏิบัติ หน้าที่ของคณะ กรรมการจัดทำา แผนพัฒนา เทศบาล 1. การขาดความรู้ ความเข้าใจใน บทบาทหน้าที่ของ คณะกรรมการจัด ทำาแผน 2. การไม่มีส่วน ร่วมในการจัดทำา ร่างแผนพัฒนา สามปีของคณะ กรรมการจัดทำา แผน เนื่องจาก ไม่มีเวลา 1.ส่งเสริมให้ความ รู้แก่คณะ กรรมการจัดทำา แผน เช่น การฝึก อบรม 2.คณะกรรมการ จัดทำาแผน ควรทำา หน้าที่ตามบทบาท และหน้าที่ที่ได้รับ มอบหมายอย่าง เต็มที่ 3.ควรมีการ
- 23. สภาพปัญหา สาเหตุ แนวทาง 3.การปฏิบัติหน้าที่ ของคณะ กรรมการจัดทำา แผนพัฒนา เทศบาล(ต่อ) คณะกรรมการจัด ทำาแผน เพื่อให้มี การประสานการ พัฒนาการจัดทำา แผนอย่างต่อเนื่อง 4.การคัดเลือก คณะกรรมการจัด ทำาแผน ควรคัด เลือกจากบุคคลที่มี จิตอาสา พร้อมที่ จะพัฒนาชุมชน
- 24. สภาพปัญหา สาเหตุ แนวทาง 4.การจัดสรรและ การบริหารงบ ประมาณตามแผน พัฒนาสามปี ของ เทศบาลตำาบล หงาว 1. งบประมาณมี จำากัด 2. รายรับที่ เทศบาลได้รับใน แต่ละปีไม่แน่นอน 3. ข้อจำากัดของ กฎหมาย ระเบียบ และข้อบังคับของ กระทรวง มหาดไทย 4. การจัดทำา โครงการเร่งด่วน 1. การจัดทำาแผน พัฒนาสามปีควร คำานึงถึงฐานะการ คลังของเทศบาล 2. การจัดสรรงบ ประมาณ ควร คำานึงถึงประโยชน์ สูงสุดที่ประชาชน จะได้รับ 3. กระทรวง มหาดไทยควรมี การปรับปรุง
- 25. สภาพปัญหา สาเหตุ แนวทาง 4.การจัดสรรและ การบริหารงบ ประมาณตามแผน พัฒนาสามปีของ เทศบาลตำาบล หงาว (ต่อ) 4. การจัดทำา โครงการนอก เหนือจากแผน พัฒนาควรขอ อนุมัติจากหน่วย งานที่ควบคุม เช่น ท้องถิ่นจังหวัด 5. ควรมีการ ทบทวนแผน พัฒนาสามปีฉบับ ปัจจุบัน เพื่อ ให้การจัดทำางบ
- 26. สภาพปัญหา สาเหตุ แนวทาง 5.ด้านการติดตาม และประเมินผล การบริหารของ เทศบาลตำาบล หงาว 1. ขาดการตรวจ สอบการใช้งบ ประมาณตามแผน จากภาค ประชาชน 2. การขาดความรู้ ความเข้าใจใน บทบาทหน้าที่ของ คณะกรรมการ ติดตามและ ประเมินผล 1. ส่งเสริมการ ตรวจสอบจากภาค ประชาชน 2. ส่งเสริมให้ ความรู้ ความ เข้าใจ เกี่ยวกับ บทบาทหน้าที่ของ คณะกรรมการ ติดตามและ ประเมินผล เช่น การฝึกอบรม 3.คณะกรรมการ
- 27. การอภิปรายผล แม้ระเบียบกระทรวงมหาดไทย ว่าด้วยการจัดทำา แผนพัฒนา ท้องถิ่น พ.ศ2548 กำาหนดให้องค์กรจัดทำาแผนพัฒนา ขององค์กร ปกครองส่วนท้องถิ่น ประกอบด้วยคณะกรรมการพัฒนา ท้องถิ่น และ คณะกรรมการสนับสนุนการจดทำาแผนพัฒนาท้องถิ่น แต่ จากผลการศึกษา พบว่า คณะกรรมการทั้งสองคณะไม่ได้ปฏิบัติหน้าที่ตาม อำานาจหน้าที่ที่
- 28. ส่งผลให้การกำาหนดบทบาทหน้าที่ของคณะ กรรมการจัดทำาแผน ของกระทรวงมหาดไทย จึงเป็นเพียงลายลักษณ์อักษร ดังนั้น การส่งเสริมให้ความรู้ความเข้าใจ ใน บทบาทหน้าที่ของคณะกรรมการจัดทำาแผน เช่น การ ฝึกอบรม จะทำาให้คณะกรรมการดังกล่าว สามารถ ปฏิบัติหน้าที่ตามอำานาจหน้าที่ที่ได้กำาหนดไว้ใน ระเบียบกระทรวงมหาดไทย ว่าด้วยการจัดทำาแผน พัฒนาท้องถิ่น พ.ศ. 2548 ในทุกกระบวนการอย่างเป็น ระบบ ซึ่งจะทำาให้การจัดทำาร่างแผนพัฒนาเกิดขึ้นจาก กระบวนการจัดทำาแผนอย่างแท้จริง
- 29. นอกจากนี้ รัฐบาลควรจัดสรรภาษีและเงินอุดหนุน ให้องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นให้รวดเร็ว เพื่อจะได้นำา เงินงบประมาณมาดำาเนินการในโครงการที่บรรจุในงบ ประมาณรายจ่ายประจำาปีได้ทันในปีงบประมาณนั้นๆ เช่นเดียวกับควรมีการปรับปรุงกฎหมายเพื่อเพิ่ม อำานาจให้ท้องถิ่น สามารถจัดเก็บรายได้จากภาษีอากร และค่าธรรมให้มากขึ้น มิใช่ให้ท้องถิ่นรอรับการ สนับสนุนจากรัฐบาลแต่เพียงฝ่ายเดียว
- 30. อย่างไรก็ตาม ควรส่งเสริมการตรวจสอบจากภาค ประชาชน ในการตรวจสอบการบริหารงานของ องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นเพื่อตรวจสอบว่าโครงการ ที่ได้รับการบรรจุในแผนพัฒนาสามปีของเทศบาล ได้ รับการจัดสรรงบประมาณมากน้อยเพียงใด และมี การนำาโครงการที่ได้รับการจัดสรรงบประมาณไปสู่การ ปฏิบัติหรือไม่ โดยท้องถิ่นจะต้องเผยแพร่ในทุกๆ สื่อ ที่จะสามารถทำาได้ เช่น การจัดทำาป้ายการปิดประกาศ การประชาสัมพันธ์ การเผยแพร่ทางอินเตอร์เน็ต เป็นต้น
- 31. ดังนั้น แผนพัฒนาท้องถิ่น แม้จะมีคุณภาพเพียง ใดหากการนำาแผนพัฒนาไปปฏิบัติประสบกับความล้ม เหลว หรือมีการดำาเนินงานที่ขาดคุณภาพ ผลกระทบ ย่อมตกอยู่กับประชาชนที่จะไม่ได้รับบริการสาธารณะ ตามที่คาดหวังจาก อปท. ซึ่งจะก่อให้เกิดความสูญเปล่า ของเงินภาษีอากร อปท. จึงควรให้ความสำาคัญกับการ จัดทำาแผนพัฒนา การบริหารงบประมาณรายจ่าย และการกระตุ้นให้เกิดการมีส่วนร่วมของประชาชนใน ชุมชนในทุกๆ ด้าน ไม่ว่าจะเป็นการประชาคม การจัด ทำาแผนพัฒนา และการติดตามและประเมินผลการ บริหารงานของท้องถิ่น เพื่อประโยชน์สุขของ ประชาชนเป็นสำาคัญ
- 32. ข้อเสนอแนะ ข้อเสนอแนะเชิงนโยบาย 1. การประสานความร่วมมือกับหน่วยราชการอื่นๆ องค์กรอื่นๆ หรือองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นอื่นเพื่อ บูรณาการการทำางานร่วมกันอันจะนำาไปสู่การปฏิบัติ งานที่ไม่เกิดความซำ้าซ้อนกัน 2. รัฐควรจัดสรรงบประมาณให้กับองค์กรปกครองส่วน ท้องถิ่น ให้เหมาะสมกับภารกิจถ่ายโอนจากส่วนกลาง และส่วนภูมิภาคให้สมดุลกัน เพื่อความคล่องตัวใน การบริหารงานของท้องถิ่น 3. เจ้าหน้าที่ขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น ควรมี ความรู้เกี่ยวกับการจัดทำาแผนเพื่อจะถ่ายทอดการจัด ทำาแผนให้ประชาชนเข้าใจได้
- 33. 4. การจัดทำาโครงการที่นอกเหนือจากแผนพัฒนา ควร ขออนุมัติจากหน่วยงานที่ควบคุมกำากับโดยตรงเช่น ท้องถิ่นจังหวัด ซึ่งจะทำาให้ผู้บริหารได้มีจิตสำานึกใน การจัดทำาและดำาเนินการตามแผน ข้อเสนอแนะเชิงปฏิบัติ 1. ผู้บริหารและสมาชิกสภาเทศบาล ควรมีการลงพื้นที่ เพื่อรับทราบปัญหา ความต้องการของประชาชนใน ชุมชนอย่างใกล้ชิด 2. ควรรณรงค์ให้ประชาชนทั่วไป เห็นความสำาคัญของ การจัดทำาแผนและประโยชน์ของแผนพัฒนาท้องถิ่น 3. คณะกรรมการจัดทำาแผน ควรมีการประชุมทุกครั้ง ก่อนที่จะมีการจัดทำาแผน 4. รายงานการประเมินแผนต่อสาธารณะ เช่น ทาง อินเตอร์เน็ต
- 34. ข้อเสนอแนะเชิงวิจัย 1. ศึกษาการพัฒนาศักยภาพการบริหารงานตามแผน พัฒนาสามปี ของเทศบาลตำาบลหงาวอำาเภอเมือง จังหวัดระนอง 2. ศึกษาปัญหาและอุปสรรคการบริหารงานตามแผน พัฒนาสามปี ของเทศบาลตำาบลในพื้นที่อื่น ที่อยู่ ภายในจังหวัดระนอง เพื่อนำาผลการศึกษามาวิเคราะห์ เปรียบเทียบ และนำาไปใช้ให้เกิดประโยชน์สำาหรับ การวางแผนพัฒนาขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นต่อ ไป
- 35.