1. Guida al reclutamento e
alla selezione del personale
FILIPPO SAVIO – Consulente esperto gestione
delle Risorse Umane e Kaizen/miglioramento continuo

2. Premessa
Il reclutamento non è un insieme di azioni singole ma un
PROCESSO che presuppone un LAVORO DI SQUADRA.
Il reclutamento non è frutto di intuizioni o fortuna ma
l’applicazione di un METODO
A supporto del metodo ci sono una serie di STRUMENTI
personalizzabili che aiutano a :
1. chiarire gli OBIETTIVI del reclutamento e le
CARATTERISTICHE richieste per il ruolo ricercato
2. Acquisire INFORMAZIONI sui candidati
3. Usare SCHEMI per i colloqui che facilitino l’incontro con i
candidati e permettano di confrontarli tra di loro.
4. Effettuare la COMPARAZIONE tra i diversi candidati per
scegliere la candidatura migliore

3. Processo di reclutamento
Seguendo i modelli proposti dall’approccio al
miglioramento continuo e alla Qualità, il processo di
reclutamento può essere descritto come una PDCA (Plan-
Do – Check – Act) che coinvolge alcune fasi.
Fondamentale è, con questo approccio:
Seguire ogni fase del processo.
Validare sistematicamente ogni fase del processo prima
di passare alla fase successiva.
Le azioni correttive devono essere implementate
durante il corso del processo di reclutamento, se
necessario.
PP DD CC AA
Plan:
Pianificare
l’azione
Do :
Gestire il
reclutamento
Check:
Valutare il
reclutamento
Act:
Prendere le
azioni
correttive

4. Plan: pianificare l’azione
1. Valutare se c’è una reale necessità:
Per evitare di lanciare un processo di reclutamento non
necessario, valutare se c’è una reale necessità di reclutamento.
• La posizione vacante corrisponde ad una necessità
dell’organizzazione?
• E’ stato considerato ogni cambiamento pianificato
nell’organizzazione?
2. Validare la ricerca:
• E’ necessario validare la ricerca con la direzione aziendale e il
fatto che l’assunzione sia a budget
3. Impostare il team per il reclutamento:
• Definire chi partecipa alla selezione (Risorse Umane,
responsabile diretto, Direzione) e con quale ruolo e chi è il team
leader del processo. Il team può essere formato anche solo da
due persone (capo diretto e risorse umane/datore di lavoro)

5. Plan: pianificare l’azione
4. Definire e condividere le specifiche della selezione:
E’ questa la fase più importante del processo di selezione che, se ben
gestita permette di risparmiare tempo dopo.
In questa fase ci si concentra sulla definizione del profilo del ruolo e
del candidato e sulle classi di retribuzione.
• Il profilo del ruolo permette di descrivere la missione, le principali
responsabilità del ruolo e la posizione nell’organigramma.
• Il profilo del candidato ci permette di definire le esperienze
professionali, la formazione e le competenze del candidato
ricercato.
• La classe di retribuzione associata al ruolo è fondamentale per
trovare il candidato giusto. La classe di retribuzione è un intervallo
(minimo – massimo) calcolato sulla base dei dati del mercato del
lavoro per posizioni analoghe e sulle retribuzione interne
all’azienda per evitare soluzioni di evidente diseguaglianza.

6. Plan: pianificare l’azione –
Profilo del ruolo e del candidato

7. Plan: pianificare l’azione
5. Reclutamento interno:
Prima di effettuare una ricerca esterna per coprire una posizione nuova o
vacante è fondamentale verificare se ci sono candidati interni con le
caratteristiche richieste.
Coprire posizioni nuove o vacanti con crescite interne ha alcuni vantaggi:
• Valorizza i propri collaboratori
• Crea percorsi di carriera per le figure chiave
• Permette di avere candidati subito utilizzabili
• Favorisce lo scambio all’interno dell’azienda (per esempio persone cresciute in
qualità possono prendere posizioni in produzione e viceversa)
• Sviluppa il lavoro di squadra
DA FARE DA NON FARE
Generare proposte –> Ogni responsabile può proporre
percorsi di carriera
Contattare il candidato prima che ci sia stato l’accordo
del suo capo
Rispettare l’individuo Non mettere veti dopo il primo contatto
Spostare una persona non prima che abbia compiuto 2/3
anni nella precedente posizione
Fare una proposta di aumento senza aver prima
concordato con il nuovo e il vecchio responsabile
Far gestire il processo dalle Risorse Umane o dalla
Direzione Generale

8. Plan: pianificare l’azione
6. Reclutamento esterno 1:
• Il reclutamento esterno deve essere attivato dopo aver verificato che
non esistono candidati interni all’azienda per la posizione ricercata.
• Il reclutamento dall’esterno ha il vantaggio di far entrare nuove idee,
nuovi punti di vista e nuove competenze in azienda favorendo le
possibilità di miglioramento e lo sviluppo di nuovi prodotti/mercati.
• Per il reclutamento esterno è possibile utilizzare i seguenti canali:
o Persone che hanno fatto stage presso l’azienda o sono stati
segnalati da altre aziende
o Utilizzo dei motori di ricerca dedicati al reclutamento (es. indeed)
o Utilizzo banche dati di società di outplacement.
o Utilizzo delle società di somministrazione (Adecco, GI, Manpower,
…)
o Utilizzo dei social media (es. Linkedin)
o Partecipazione ad eventi pubblici per la promozione dell’incontro
tra domanda ed offerta di lavoro (open day delle università,
IOLAVORO, …)
o Utilizzo di Società di selezione

9. Plan: pianificare l’azione
6. Reclutamento esterno 2:
Per il reclutamento esterno è importante avere uno standard di
annuncio per la selezione da pubblicare sui motori di ricerca o
da dare alle società di somministrazione o alle società di
selezione.
L’annuncio deve, di norma contenere le seguenti informazioni:
• Settore
• Caratteristiche Azienda
• Ruolo ricercato
• Missione
• Titolo di studio
• Lingue
• Età
• Esperienza
• RAL

10. Plan: pianificare l’azione – Format per
gli annunci

11. Plan: pianificare l’azione
7. Definire e programmare le varie fasi del processo di
selezione:
Questo passo serve a pianificare le azioni relative alla selezione.
La programmazione dovrebbe contenere:
• La definizione del budget in termini di organico, costo del
personale e costo della selezione
• Le principali azioni previste (contatto con eventuali società di
selezione, verifica cv, colloqui con i candidati, presentazione
della proposta al candidato, assunzione)
• Una stima del tempo necessario a concludere la selezione
considerando il tipo di candidato e l’eventuale periodo di
preavviso che il candidato prescelto deve dare
• Possibilità di prolungare il contratto della persona in uscita in
caso di sostituzione di una persona dimissionaria.

12. Plan: pianificare l’azione – in sintesi
LA FASE DI PIANIFICAZIONE E’ FONDAMENTALE
ED E’ DIVISA IN SETTE MOMENTI:
1. Valutare se c’è un necessità di reclutamento
2. Validare la ricerca
3. Impostare il team per il reclutamento
4. Definire e condividere le specifiche della
selezione
5. Reclutamento interno
6. Reclutamento esterno
7. Definire e programmare le varie fasi del
processo di selezione

13. DO: Realizzare il reclutamento
1. Messa in funzione degli strumenti (interni ed esterni) definiti:
Il team leader mette in opera le misure necessarie ad usare, in un tempo
ragionevole, gli strumenti definiti (raccolta delle candidature interne,
attivazione delle società di selezione, contatti con le scuole, …)
2. Pre-selezione:
• Il team effettua una pre selezione dei candidati utilizzando il prospetto
Excel per la comparazione dei diversi CV, analizzando in particolare:
a. La lettera di presentazione: Concisione- Motivazione – Lay out
b. Curriculum: Consistenza dei dati – Solidità e rilevanza del percorso
di studi – Durata delle esperienze di lavoro – Successi – Esperienza
internazionale – Lingue conosciute.
Selezione CV
RUOLO: xxxxxxxxxx
Punteggi: 1 - 3 -9
Nome
Sesso
Residenza
Data colloquio
CRITERI Punteggio Note Punteggio Note Punteggio Note Punteggio Note Punteggio Note
Età
Titilo di studio
Conoscenza della lingua Inglese
Conoscenza di atre lingue
Provenienza dal settore automotive
Aspetti logistici
Esperienza nel ruolo
Punteggio totale 0 0 0 0 0
Giudizio sintetico
#DIV/0!#DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

14. DO: Realizzare il reclutamento
3. Compilazione da parte del candidato della scheda informativa:
Perché far compilare una scheda informativa al candidato se
abbiamo già il CV?
Perché se il CV è la presentazione dei dati sul candidato
dal punto di vista del candidato, la scheda
informativa è la presentazione dei dati sul candidato dal
punto di vista del selezionatore.
Attraverso la scheda possiamo acquisire informazioni non
presenti nel CV come i carichi di famiglia o la RAL
percepita.

15. DO: Realizzare il reclutamento
4. Colloquio di selezione:
• Il colloquio può durare da un’ora ad un’ora e mezza
FASI DEL COLLOQUIO
Preparazione 10 minuti
Presentazione del colloquio 2 minuti
Presentazione dell’azienda 10 minuti
Presentazione del candidato e domande 25 minuti
Descrizione della posizione
15 minutiDomande e risposte
10 minuti
Prossimi passi e tempi 5 minuti

16. DO: Realizzare il reclutamento
4. Colloquio di selezione
Preparazione:
L’obiettivo del colloquio è di ottenere il massimo possibile delle
informazioni sul candidato in relazione alla posizione per cui si
effettua la selezione.
Per questo è necessario prepararsi al meglio.
Ecco alcuni suggerimenti:
• Rivedere il profilo del ruolo e del candidato
• Rileggere i profili dei candidati (se interni il profilo che
risulta dagli archivi, se esterni il CV e la lettera di
presentazione)
• Preparare le domande che intendiamo fare al candidato

17. DO: Realizzare il reclutamento
4. Colloquio di selezione
Presentazione del colloquio:
Solo il candidato che si sente a suo agio si apre e contribuisce
con informazioni importanti.
Il colloquio è la vetrina dell’azienda verso il candidato.
Per questo è necessario mettere la persona in una situazione
comoda.
Ecco alcuni suggerimenti:
• Essere puntuali
• Usare un ufficio tranquillo ed ordinato
• Presentarsi al candidato
• Chiarire come si svolgerà il colloquio

18. DO: Realizzare il reclutamento
4. Colloquio di selezione
Presentazione dell’azienda 1:
• Usare una presentazione che comprenda:
o Foto dell’azienda
o Missione
o Presentazione dei prodotti
o Presentazione del mercato di riferimento
o Organigramma
o Fatturato, sedi, eventuale presenza all’estero ed effettivi

19. DO: Realizzare il reclutamento
4. Colloquio di selezione
Presentazione dell’azienda 2:

20. DO: Realizzare il reclutamento
4. Colloquio di selezione
Presentazione della posizione:
• Utilizzare il Profilo del ruolo per la presentazione
Il profilo del ruolo ci permette di essere sintetici, di non
dimenticarne delle parti e di fare la stessa presentazione
per tutti i candidati
• Alla fine della presentazione chiedere al candidato se ha
compreso il ruolo e/o se ci sono delle domande di
approfondimento

21. DO: Realizzare il reclutamento
4. Colloquio di selezione
Presentazione del candidato e domande:
• La preparazione è essenziale per questa fase del colloquio:
o arrivare con un certo numero di domande preparate leggendo il cv del
candidato
o Preparare una serie di situazioni concrete relative al ruolo da presentare al
candidato
o Cercare di avere una buona comprensione dei principali passi di carriera del
candidato e delle competenze acquisite.
• Durante il colloquio prendere appunti
• Schema base delle domande da fare al candidato:
o Farsi raccontare dal candidato la propria esperienza.
o Chiedere di raccontare una o due storie di successo (quali risultati, quali gli
ostacoli incontrati, che cosa ha imparato, quali sono stati i problemi, quali le
soluzione trovate)
o Presentare al candidato alcune situazioni concrete inerenti il ruolo e chiedere
come risolverebbe la situazione (es. il Cliente ci ha rimandato un pezzo di
scarto, come ci comportiamo?)
o Chiedere quali sono le caratteristiche che il candidato ritiene importanti per la
posizione ricercata
o Chiedere come i candidato ha ricevuto l’informazione sulla ricerca.
o Chiedere al candidato cosa si aspetta dalla nuova azienda
o Chiedere al candidato cosa può portare di valore aggiunto alla nuova
azienda

22. DO: Realizzare il reclutamento
4. Colloquio di selezione
Domande e risposte:
• Assicurarsi che il candidato abbia ben compreso quale è il ruolo
per cui stiamo facendo la selezione
• Cercare di capire la motivazione del candidato
• Se lo riteniamo opportuno possiamo chiedere delle referenze al
candidato
• Chiedere al candidato se ha ulteriori domande da fare.
• Verificare le aspettative del candidato in merito a
inquadramento e RAL.
Prossimi passi e tempi:
• Comunicare i prossimi passi e i tempi al candidato (es. entro le
prossime due settimane è possibile un secondo colloquio con
…….)

23. DO: Realizzare il reclutamento
5. Valutazione dei candidati:
Dopo il colloquio è importante effettuare la valutazione del
candidato utilizzando il prospetto per la selezione in cui sono
presenti:
• Nome del candidato
• Data del colloquio
• Punteggio conseguito nei vari parametri
• Note
• Valutazione sintetica con i punti di forza e i punti di debolezza
Il prospetto per la selezione confrontando i diversi candidati su di un
unico foglio permette di meglio valutare le caratteristiche di ogni
singolo in relazione agli altri.
Prospetto per selezione
RUOLO:
Punteggi: 1 - 3 -9
Nome
Sesso
Residenza
Data colloquio
CRITERI Punteggio Note Punteggio Note Punteggio Note Punteggio Note
Età
Titilo di studio
Conoscenza della lingua Inglese
Conoscenza di atre lingue
Erasmus od altre esperienze all'estero
Aspetti logistici
Proattività
Capacità di problem solving
Conoscenze tecniche
Esperienze di lavoro
Punteggio totale 0 0 0 0
Giudizio sintetico
0 0 0 0
#DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

24. DO: Realizzare il reclutamento
6. Prendere la decisione:
Idealmente la valutazione dei vari candidati dovrebbe portare
ad un rosa di due/tre candidati tra cui scegliere la persona da
assumere. Se però c’è un candidato che da subito soddisfa le
richieste non esitiamo a presentargli l’offerta.
Utilizziamo il prospetto per la valutazione dei candidati per
prendere la decisione.
Il prendere la decisione è un lavoro di squadra che coinvolge
tutto il team coinvolto nel reclutamento, il team leader ha la
responsabilità di risolvere eventuali situazioni di stallo
Siamo proattivi e prendiamo la decisione in fretta, un problema
delle aziende sta spesso nei tempi lunghi spesi per scegliere tra i
diversi candidati.
Se abbiamo dubbi non assumiamo. La decisione sull’assunzione
deve essere presa senza compromessi con la qualità della
scelta.
Un volta deciso è possibile preparare l’offerta finale per il
candidato.
Tenere sempre almeno un secondo candidato disponile qualora
la persona scelta non accettasse l’offerta.

25. DO: Realizzare il reclutamento
7. Offerta per il candidato scelto:
Una volta scelto il candidato è necessario preparare l’offerta che
deve seguire i seguenti suggerimenti:
• Preparare l’offerta in base a quanto previsto a budget, alle
caratteristiche della persona scelta (età, esperienza lavorativa,
competenze, RAL e livello attuali, da rilevare dalla scheda
informativa) e alle sue aspettative, se esplicitate durante il
colloquio.
• Considerare gli eventuali sgravi di cui poter usufruire
(apprendistato, esonero contributivo, assunzione di personale in
mobilità, ….)
• Se abbiamo utilizzato dei partner esterni (es. società di
selezione), coinvolgiamo nella verifica delle aspettative del
candidato.
• E’ preferibile non modificare la proposta dopo averla
presentata al candidato, quindi è fondamentale la fase di
preparazione che deve avvicinarsi il più possibile alle
aspettative del candidato scelto.
• Presentare l’offerta al candidato senza pretendere una risposta
immediata ma anche senza lasciare troppo tempo per
l’accettazione. Il tempo richiesto per l’accettazione dell’offerta
va da minimo tre giorni a massimo una settimana.

26. DO: Realizzare il reclutamento
8. Comunicazione ai candidati:
Il termine massimo della durata del processo di reclutamento è di
circa un mese dal primo colloquio. Il rispetto della scadenza e la
comunicazione al candidato è importante. Nel caso si debba
superare la scadenza prevista è necessario contattare il candidato
e spiegare brevemente il motivo del ritardo
E’ sempre auspicabile di dare un feed back dei colloqui ai
candidati incontrati:
• In caso di candidato non idoneo la risposta può essere inviata
via mail e deve contenere una frase tipo: «Con riferimento al
nostro colloquio del -----, la ringraziamo della disponibilità e le
comunichiamo che ci siamo orientati su candidati più in linea
con le professionalità da noi ricercate. Distinti saluti».
• In caso di candidato idoneo ma non scelto è importante tenere
comunque una porta aperta. In questo caso quindi è preferibile
contattare telefonicamente la persona chiarendo che il suo
profilo è stato ritenuto interessante anche se la scelta si è
orientata su di un altro candidato con caratteristiche più vicine
alle nostre esigenze e che lo terreno comunque in
considerazione per eventuali future ricerche.

27. DO: Realizzare il reclutamento
9. Integrazione del candidato scelto:
IL reclutamento non finisce con la firma del contratto.
Il piano di inserimento è una fase decisiva che influenzerà il successo o il fallimento
del reclutamento.
In particolare il piano di inserimento è indispensabile per il reclutamento esterno ma
risulta significativo anche per le crescite interne (sicuramente cambia il mestiere)
L’obiettivo del piano di inserimento è di famigliarizzare il nuovo arrivato con
l’azienda e/o il nuovo team.
Durante l’inserimento è opportuno incoraggiare il nuovo dipendente a fare
domande e prendere il giusto tempo per dare risposte precise.
I punti chiave del processo di inserimento sono:
1. Comunicare all’interno dell’azienda l’arrivo del nuovo dipendente
2. Assicurarsi che il team in cui verrà inserito il nuovo collega sia consapevole
dell’arrivo (data precisa, orario)
3. Assegnare una persona già presente in azienda come tutor del nuovo arrivato
4. Prevedere la formazione sicurezza per il nuovo arrivato
5. Assicurarsi che la persona abbia tutti gli strumenti necessari al lavoro (scrivania,
PC, mail, ...)
6. Condividere il piano di inserimento co l’interessato il prima possibile
7. Assicurarsi che le pratiche amministrative siano completate
8. Definire un piano di formazione personalizzato

28. DO: Realizzare il reclutamento
9. Piano di integrazione:
Programmaintegrazionedixxxxxxxx
Facilitatore:
settimana lunedì mattino lunedìpomeriggio martedì mattino martedìpomeriggio mercoledìmattino mercoledìpomeriggio giovedìmattino giovedì pomeriggio venerdìmattino venerdìpomeriggio
presentazione generale
cenniprodottie
processi
Attività Referente Note Stato
Giovedì Mattina Accoglienza
Giovedì Mattina Pratiche amministrative
Giovedì Mattina Presentazione dell'Azienda e all'Azienda
Giovedì Pomeriggio Prodotti e Processi
Venerdì Mattina L'organizzazione dell'azienda
Venerdì Mattina
Venerdì Pomeriggio
Lunedì Mattina
Lunedì Pomeriggio
Martedì Mattina
Martedì Pomeriggio
Mercoledì Mattina
Mercoledì Pomeriggio
Giovedì Mattina
Govedì Pomeriggio
Venerdì Mattina
Venerdì Pomeriggio
Lunedì Mattina
Lunedì Pomeriggio
Martedì Mattina
Martedì Pomeriggio
Mercoledì Mattino
Mercoledì Pomeriggio
Giovedì Mattino
Giovedì Pomeriggio
Lunedì Mattino
Lunedì Pomeriggio
Martedì Mattino
Giorno
DETTAGLIO PIANO DI INSERIMENTO

29. DO: Realizzare il reclutamento – in sintesi
NELLA FASE DI REALIZZAZIONE E’
FONDAMENTALE UTILIZZARE GLI STRUMENTI E
NON CEDERE ALLA TENTAZIONE DI FIDARSI DELLE
IMPRESSIONI
1. Messa in funzione degli strumenti
2. Pre - selezione
3. Compilazione da parte del candidato della scheda
informativa
4. Colloquio di selezione
5. Valutazione dei candidati
6. Prendere la decisione
7. Offerta per il candidato scelto
8. Comunicazione ai candidati
9. Integrazione del candidato scelto

30. CHECK: Valutare il processo di reclutamento
1. Valutazione del candidato 1:
• Candidato esterno:
Per la valutazione del candidato
esterno è importante dare
importanza al periodo di prova
Il periodo di prova permette ad
entrambe le parti (dipendente ed
azienda) di ratificare la scelta fatta.
La valutazione del periodo di prova
deve essere fatta in modo formale,
sulla base di criteri pre-definiti
(inserimento, risultati e competenze)
La valutazione del periodo di prova
deve avvenire attraverso un
colloquio con il responsabile
gerarchico da realizzare 2 o 3
settimane prima della scadenza
contrattuale del periodo stesso.

31. CHECK: Valutare il processo di reclutamento
1. Valutazione del candidato 2:
• Candidato interno:
Per i candidati interni non esiste la possibilità del
periodo di prova ma, in ogni caso è necessario
ugualmente prevedere una valutazione formale da
realizzare nei primi tre mesi.
Questa valutazione potrebbe considerare:
1. Come la persona è cresciuta nella nuova
posizione.
2. Se la persona ha le competenze richieste dal
nuovo ruolo.
3. Se sono stati attuati interventi di formazione o di
sviluppo personale.
4. Se sono state avviate azioni correttive

32. CHECK: Valutare il processo di reclutamento
1. Valutazione del processo di reclutamento:
• Anche il processo di reclutamento deve essere valutato
La valutazione del processo di reclutamento deve evidenziare i punti di forza,
i punti di debolezza e i possibili miglioramenti.
Per una valutazione del processo di reclutamento è possibile creare degli
indicatori di performance che verifichino Qualità, Efficienza e Costi del
reclutamento:
• Qualità: monitora il turnover dei dipendenti con meno di un
anno di anzianità
Target: 0 uscite - Calcolo: numero di uscite di
dipendenti con meno di un anno di anzianità sul
totale dei dipendenti.
• Efficienza: misura l’efficienza del processo di reclutamento e
della capacità di soddisfare le necessità
dell’azienda
Tempo dedicato per reclutare un collaboratore –
Target: un mese – Calcolo: media per
reclutamento del tempo utilizzato tra l’inizio e la
fine del processo di reclutamento
• Costi del reclutamento: mostra la struttura del costo di
reclutamento
Costo medio per reclutamento

33. CHECK: Valutare il processo di reclutamento –
in sintesi
LA VALUTAZIONE DEL CANDIDATO E DEL
PROCESSO DI RECLUTAMENTO E’
FONDAMENTALE PER MIGLIORARE
L’INSERIMENTO DI NUOVI COLLABORATORI
1. Valutazione del candidato esterno
2. Valutazione del candidato interno
3. Valutazione del processo di reclutamento

34. Act: Mettere in campo azioni correttive
• A partire dalla valutazione del processo di reclutamento è
possibile individuare eventuali errori che permettano di
mettere in campo delle azioni correttive che migliorino il
processo stesso.
• Anche quando non ci sono errori è possibile, attraverso la
valutazione del processo, studiare e sperimentare nuove
soluzioni che permettono di rendere più efficaci i
reclutamenti.
• E’ necessario considerare gli eventuali fallimenti non solo
come un problema ma soprattutto come un’opportunità di
miglioramento.
Per mettere in campo azioni
correttive è necessario utilizzare la
metodologia della PDCA

35. Contatti
FILIPPO SAVIO
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