1. 1
PERANGKAT RPP SMK
MENANGANI SURAT/DOKUMEN KANTOR
KELAS XI / SEMESTER I
Standar Kompetensi : Menangani Surat/Dokumen Kantor
Penyusun:
Ria Rikawati (120412423480)
PROGRAM STUDI
PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
2014
2. i
KATA PENGANTAR
Puji syukur, kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya,
sehingga kami dapat menyelesaikan Rancangan Pelaksanaan Pembelajaran untuk
melaksanakan pembelajaran Administrasi Perkantoran di SMK Ulil Albab pada kelas
XI/1.
Rancangan Pelaksanaan Pembelajaran ini dibuat sebagai acuan bagi para guru
untuk melakukan pembelajaran selama kurun waktu 1 (satu) semester, sehingga para
peserta didik dapat memperoleh hasil belajar kognitif , afektif dan psikomotorik. Hasil
belajar kognitif Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar
psikomotorik berupa keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil
belajar afektif terdiri dari perilaku berkarakter dan keterampilan sosial.
Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan Rancangan Pelaksanaan
Pembelajaran dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keteram-
pilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku
berkarakter.
Rancangan Pelaksanaan Pembelajaran ini terdiri dari: silabus, RPP, LK dan
Kunci LK , LP-1: Penilaian Produk, Kunci LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian
Psikomotor, LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan
Keterampilan Sosial.
Mudah-mudahan Rancangan Pelaksanaan Pembelajaran ini dapat memberikan
kemudahan bagi calon guru atau guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola
pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk
mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan
mewujudkan perilaku berkarakter.
Malang, 23 April 2014
3. ii
Daftar Isi
halaman
Kata Pengantar i
Daftar Isi ii
Silabus 1
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran 3
LK-1: 9
LK-2: 12
LK-3: 19
LP-1: Penilaian Produk 25
LP-2: Asesmen Kinerja Proses 30
LP-3: Asesmen Kinerja Psikomotor 31
LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter 32
LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial 33
4. 1
SILABUS
Nama Sekolah : SMK Ulil Albab
Mata Pelajaran : Menangani Surat/Dokumen Kantor
Kelas/Semester : XI / I (Satu)
Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran
Standar Kompetensi : Menangani Surat/Dokumen Kantor
Kode kompetensi : 118
Alokasi Waktu : 4x45’
Materi
Pembelajaran
Kegiatan
Pembelajaran
Indikator Pencapaian Kompetensi
Penilaian
Alokasi
Waktu
Sumber Belajar
Teknik Bentuk
Instrumen
Contoh
Instrumen
Mengidentifikasi
surat/dokumen
kantor
(Indikator:
1. Pola kegiatan
administrasi
1. Siswa
menguraikan dan
membedakan antar
pola di dalam
kegiatan
administrasi.
Produk
1. Pengenalan dan pemahaman
mengenai pola kegiatan
administrasi
2. Prosedur penanganan surat
masuk dan surat keluar
Tes Tes Tulis LP-1:
Produk
4x45’ 1. LK 1 : Macam-
macam pola
kegiatan
administrasi.
2. LK 2 : Surat
menyurat bisnis
modern penerbit:
Pustaka Setia
5. 2
2. perlengkapan
dalam
penanganan
surat)
2. Siswa
menguraikan
perlengkapan
dalam penanganan
surat.
3. Siswa mencari
tahu tentang hal-
hal yang harus
diketahui dalam
penanganan surat
masuk dan keluar.
3. Pemahaman mengenai
peralatan yang akan
digunakan dalam
penerimaan surat masuk
atau surat keluar
Proses
Melaksanakan praktek penanganan
surat masuk maupun surat keluar
sesuai dengan prosedur dalam
penanganan surat.
Psikomotor
Melakukan penanganan surat
menggunakan peralatan yang
benar.
Tes
Tes
Asesmen
Kinerja
Proses
Assesmen
Kinerja
Psikomotor
LP-2:
Proses
LP-3:
Psikomotor
3. LK 3 : Menerima
surat masuk atau
keluar dengan
menggunakan
peralatan yang
benar.
4. Surat menyurat
bisnis modern
penerbit: Pustaka
Setia
5. Modul
menangani surat
masuk da keluar
(mail handling)
penerbit:
erlangga
6. Sumber lain yang
relevan (internet).
6. 3
RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN
(RPP)
Satuan Pendidikan : SMK Ulil Albab
Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran
Kelas/Semester : Kelas XI / Semester 1
Materi Pembelajaran : Mengidentifikasi surat/dokumen kantor
Alokasi Waktu : 2 x 45 menit
I. Standar Kompetensi : Menangani Surat/Dokumen Kantor
II. Kompetensi Dasar : Mengidentifikasi surat/dokumen kantor
III. Indikator
A. Kognitif
1. Produk:
a. Pengenalan dan pemahaman mengenai pola kegiatan administrasi
b. penanganan surat sesuai dengan peralatannya
c. Pemahaman mengenai peralatan yang akan digunakan dalam penanganan surat
2. Proses:
Melaksanakan praktek penanganan surat masuk maupun surat keluar sesuai dengan
prosedur dalam penanganan surat:
a. Mengoperasikan peralatan penanganan surat
b. Memahami tata-cara penanganan surat dengan baik
c. Menggunakan tata-cara penanganan surat dengan baik
B. Psikomotor
Mengoperasikan peralatan penanganan surat sesuai dengan fungsinya secara benar
C. Afektif
1. Mengembangkan perilaku berkarakter, meliputi:
a. Ketelitian
b. Kesabaran
c. Keuletan
2. Keterampilan sosial:
a. Keramahan dalam melayani pelanggan
b. Kinerja yang baik
c. Menyumbang ide atau pendapat
7. 4
IV. Tujuan Pembelajaran
A. Kognitif
1. Produk:
a. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan pola
kegiatan administrasi dengan mengerjakan soal terkait di LP 1 : Produk sesuai
dengan kunci jawaban.
b. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan
penanganan dalam pengelolaan surat
c. Secara mandiri siswa dapat menjelaskan peralatan yang akan digunakan dalam
penanganan surat
2. Proses
Disediakan seperangkat alat tulis dan, peralatan penangana surat, siswa dapat
mengetahui pola kegiatan administrasi dan peralatan penanganan surat yang telah
disediakan dengan tepat. Selanjutnya siswa melakukan penanganan surat
menggunakan peralatan dengan tepat, sesuai dengan rincian tugas kinerja yang
ditentukan di LP 2 : proses meliputi : penanganan surat sesuai dengan peralatan
yang telah disediakan, melakukan tata-cara penanganan surat sesuai dengan fungsi
dari peralatan penanganan surat.
B. Psikomotor
1. Disediakan peralatan penanganan surat (mulai dari Baki surat sampai dengan lembar
disposisi) dan LK, peserta didik dapat mendemonstrasikan praktek penanganan surat
menggunakan pperalatan penanganan surat sesuai dengan tugas kinerja yang
ditentukan pada LP3 Psikomotor
2. Disediakan contoh skenario penanganan surat menggunakan peralatan surat,
kemudian peserta didik melakukan praktek penanganan surat sesuai dengan tugas
kinerja yang ditentukan pada LP3 : Psikomotor
C. Afektif
1. Karakter:
d. Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa
dinilai Membuat kemajuan dalam menunjukkan karakter Ketelitian, Kesabaran,
Keuletan, sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter.
2. Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa
dinilai Membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial
8. 5
bersikap ramah dalam pelayanan dan mendapatkan kinerja yang baik, sesuai dengan
LP 5 : Keterampilan sosial.
V. Model dan Metode Pembelajaran
Model Pembelajaran : Model Pembelajaran Koorperatif (MPK)
Metode Pembelajaran : Tugas proyek berupa simulasi penanganan surat menggunakan
peralatan penanganan surat.
VI. Bahan
- Lembar Kerja 1,2,3
- Lembar format langkah-langkah penanganan surat
VII. Alat
Minimal peralatan penanganan surat yang sederhana seperti baki surat, alat tulis,
amplop, dan lain sebagainya. Peralatan ini memungkinkan proses penanganan surat
dapat berjalan.
VIII. Proses Belajar Mengajar
A. Pendahuluan
Kegiatan
Penilaian oleh
Pengamat
1 2 3 4
1. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses,
psikomotor, keterampilan sosial, dan karakter. Siswa dapat
mengemukakan pengertian menuliskan pola kegiatan
administrasi.
Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya, bagaimana
jika dalam suatu kantor terdapat 2 pendapat untuk menetapkan
pola desentralisasi atau sentralisasi. (Fase 1 MPK)
2. Guru memberi penjelasan bahwa disetiap kantor dapat
menggunakan pola desentralisasi, sentralisasi, atau gabungan
dari kedua pola tersebut yakni desentralisasi dengan sentralisasi.
Penggunaan pola tersebut tergantung dari kebijakan dan
keperluan pada suatu kantor atau organisasi. (Fase 1 MPK)
9. 6
B. Inti
Kegiatan
Penilaian oleh
Pengamat
1 2 3 4
Penggalan 1
a. Siswa mendiskusikan jenis-jenis pola kegiatan administrasi,
penerapan pola desentralisasi, sentralisasi, dan pola gabungan dari
desentralisasi dengan sentralisasi. (Fase 2 MPK)
b. Guru memberikan informasi tentang penggunaan pola kegiatan
administrasi agar kegiatan kantor berjalan dengan efektif dan efisien.
Guru membagikan LK satu LK tiap Kelompok . (Fase 3 MPK)
c. Siswa mendiskusikan berapa macam peralatan dalam penanganan
surat dari yang sederhana hingga pembuatan kartu kendali hingga
lembar disposisi. Siswa mengisi LK, melakukan pengamatan
terhadap suatu ilustrasi kasus dalam LK. (Fase 4 MPK)
d. Guru menginformasikan ke-10 peralatan dalam penanganan surat.
Agar peserta didik dapat mengetahui jenis peralatan dalam penanganan
kantor satu sama lain.
e. Siswa mendiskusikan Hal-hal apa saja yang perlu dilakukan ketika
terdapat surat masuk.
f. Guru mendemonstrasikan hal-hal apasaja yang harus dilakukan
arsiparis ketika surat masuk.
g. Guru memberikan gambaran mengenai apasaja yang harus dikerjakan
oleh arsiparis ketika surat itu masuk dengan menggunakan peralatan
penanganan surat.
Penggalan 2
a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif .
Setiap kelompok terdiri dari 2 – 3 siswa, untuk mencari informasi dari
internet tentang berbagai pola kegiatan administrasi dalam suatu kantor
serta macam-macam peralatan penanganan surat.
b. Membimbing siswa membuat laporan tertulis tentang pola kegiatan
administrasi dalam suatu kantor serta macam-macam peralatan
penanganan surat. (Fase 4 MPK)
10. 7
Kegiatan
Penilaian oleh
Pengamat
1 2 3 4
c. Membimbing siswa melakukan simulasi secara berpasangan
mengenai pola kegiatan administrasi serta macam-macam peralatan
penanganan surat dari Baki Surat hingga lembar disposisi.
d. Membimbing tugas kelompok simulasi pola apa yang harus dipakai
dalam suatu kantor serta macam-macam peralatan penanganan surat.
(Fase 5 MPK)
e. Meminta masing-masing siswa dalam setiap kelompok agar
bertanggung jawab atas terselesaikannya tugas simulasi itu.
f. Melakukan evaluasi formatif dengan asesmen kinerja psikomotor
dengan cara meminta siswa menunjukkan keterampilan penanganan
surat sesuai dengan peralatan penanganan surat.
Penggalan 3
a. Membimbing tugas kelompok simulasi penanganan surat dengan
menggunakan peralatan yang dibutuhkan agar dapat berjalan dengan
lancar.
b. Guru melakukan evaluasi formatif dengan Instrumen penilaian
mengenai pola kegiatan administrasi dan peralatan apasaja yang
dibutuhkan dalam penanganan surat. (Fase 5 MPK)
Penggalan 4
a. Membimbing kelompok berdiskusi dan menarik kesimpulan serta
Memberikan penghargaan kepada individu dan kelompok yang
berkinerja baik dalam kegiatan belajar mengajar tersebut.
C. Penutup
Kegiatan
Penilaian oleh
Pengamat
1 2 3 4
Menutup pelajaran dengan membimbing siswa membuat rangkuman
dan memberi Pekerjaan Rumah
11. 8
IX. Sumber Pembelajaran
1. LK 1 : Macam-macam pola kegiatan administrasi
2. LK 2 : Surat menyurat bisnis modern penerbit: Pustaka Setia
3. LK 3 : Menerima surat masuk atau keluar dengan menggunakan peralatan yang
benar.
4. Kunci LK 1, 2, 3
5. LP 1: Produk
6. LP 2: Proses
7. LP 3: Psikomotor
8. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter
9. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial
10. Tabel Spesifikasi Penilaian
11. Silabus
12. Modul menangani surat masuk da keluar (mail handling) penerbit: erlangga
13. Sumber lain yang relevan (internet).
Daftar Pustaka
BSNP (Badan Standar Nasional Pendidikan), 2007, Model Silabus dan Rencana Pelaksanaan
Pembelajaran. Publikasi Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan
Menengah.
Sri Endang R, Sri Mulyani, Suyetty, 2009. Menangani Surat atau Dokumen Kantor, Jakarta,
Penerbit Erlangga.
12. 9
Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________
Lembar Kerja 1 : Menentukan pola kegiatan administrasi dalam kantor
Tujuan :
1. Dapat mengetahui definisi dari pola desentralisasi, pola sentralisasi, serta pola
gabungan antara desentralisasi dengan sentralisasi;
2. Dapat mengetahui Kelebihan dari macam-macam pola kegiatan administrasi;
3. Dapat mengetahui kelemahan dari macam-macam polakegiatan administrasi;
4. Dapat menentukan pola mana yang akan di pakai dalam suaru kantor
Alat :
1. Alat tulis
2. Buku catatan kecil
Rumusan Masalah : Apakah arti pola kegiatan administrasi ?
Langkah – langkah :
1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri mengenai ketiga pola kegiatan administrasi.
2. Dari definisi tersebut selanjutnya peserta didik mencatatnya dibuku catatan kecil.
3. Dari definisi yang telah terkumpul secara bersamaan dengan guru membahas
ketiga pola kegiatan administrasi
4. Catat pesan-pesan hasil pembahasan guru dengan peserta didik.
5. Menentukan pola apa yang sebaiknya digunakan dalam suatu kegiatan
administrasi.
13. 10
Pengamatan
Di suatu kantor atau organisasi X yang sangat besar terdapat kebijakan penerapan
pola kegiatan administrasi dengan menggunakan pola desentralisasi, kebijakan ini tidak dapat
berjalan dengan lancar karena keterbatasan karyawan pada setiap unit yang bekerja di kantor
tersebut dan juga terdapat sistem penyimpanan arsip yang berbeda-beda disetiap unit,
sehingga jika bukan pengelola unit tersebut yang mencari arsip / surat yang akan dipinjam
tersebut tidak dapat ditemukan, sedangkan customer yang semakin banyak. Sehingga kantor
X ini menjadi tidak efektif dan efisien di mata para customer, banyak customer yang harus
menunggu lama dan mengeluh jika ingin meminjam arsip / surat yang mereka pinjam. Maka
tindakan pengubahan pola administrasi apa yang harus dilakukan pimpinan kantor X ini agar
kegiatan administrasinya dapat berjalan dengan lancar?
Analisis :
1. Menurut pendapat anda pola apa yang seharusnya diterapkan dalam kantor X ini agar
kegiatan administrasinya dapat berjalan dengan lancar, efektif, dan efisien? .
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
2. Apakah macam-macam pola dalam kegiatan administrasi?
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
3. Hal-hal apa yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan penerapan pola dalam
kegiatan administrasi?
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
14. 11
Kunci Lembar Kerja 1 : Menentukan pola kegiatan administrasi dalam
kantor
1. Menurut pendapat anda pola apa yang seharusnya diterapkan dalam kantor X ini agar
kegiatan administrasinya dapat berjalan dengan lancar, efektif, dan efisien?
Seharusnya kantor X tersebut menerapkan pola kegiatan administrasi dengan pola
gabungan dari pola sentralisasi dengan pola desentralisasi, karena kantor X tersebut
merupakan kantor yang sangat besar jadi harus menggunakan pola gabungan dengan
masing-masing unit kerja melaksanakan pengelolaan arsipnya sendiri-sendiri, namun
pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu
asas dan meminimalkan kekurangannya. Dengan pola gabungan ini maka kantor X dapat
Penghematan karyawan, tempat dan peralatan yang digunakan, serta Keseragaman
sistem penyimpanan, jadi customer yang akan meminjam arsip / surat tidak menunggu
lama untuk meminjam arsip / dokumen yang dibutuhkan. Kegiatan administrasi dalam
kantor pun akan berjalan dengan efektif dan efisien serta lancar.
2. Apakah macam-macam pola dalam kegiatan administrasi, serta kelebihan dan
kelemahannya?
- Pola Sentralisasi (Pemusatan) merupakan pelaksanaan kegiatan atau pelayanan dalam
bidan tata usaha di suatu organisasi atau suatu kantor, dilakukan atau dipusatkan pada
satu satuan organisasi ( unit) tersendiri yang khusus mengenai pekerjaan kantor atau
menangani informasi, misalnya : Penggadaan, Pengelolaan arsip, Pengetikan surat,
dll. Pola sentralisasi bagi pekerjaan kantor berkaitan denga specialisasi atau
pengkhususan dalam pelaksanaan kerja tertentu oleh seorang petugas secara terus-
menerus. Adapun kelebihan dari penerapan Pola Sentralisasi adalah sebagai berikut:
a. Mudah menyeragamkan cara kerja
b. Mudah melakukan pengawasan
c. Penggunaan peralatan kantor lebih bisa dihemat.
d. Mudah meratakan beban kerjja kegiatan kantor
e. Pengunaan tenaga kerja lebih fleksibel.
Adapun kelemahan dari penerapan pola ini adalah sebagai berikut:
a. Dengan dipusatkanya semua pekerjaan kantor, maka tidak mungking untuk
menampung semua pekerjaan pada waktu yang sama sehingga pekerjaan yang
penting dan memerlukan waktu cepatakan mengalami penundaan.
b. Terpisahnya letak gedung kantor atau jauhnya jarak, dirasakan sebagai hambatan.
15. 12
- Pola Desentralisasi (Pemecahan) merupakan Pelaksanaan semua kegiatan atau
pelayanan dalam bidang tata usaha di setiap unit dalam organisasi diurus sendiri oleh
masing-masing unit bersangkutan. Azas ini dapat diterapkan bagi organisasi yang
kebutuhan informasinya belum rumit. Misalnya: setiap unit atau bagian mempunyai
bagian Pengarsipan, seksi Pengetikkan, penggadaan dll. Adapun kelebihan dari
penerapan pola desentralisasi adalah sebagai berikut:
a. Apabila unit kerja organisasi tersebar di beberapa gedung, maka untuk semua
pekerjaan kantor akan menjadi lebih lancar jalanya.
b. Beberapa pekerjaan yang memang menurut sifatnya harus dilakukan oleh masing-
masing bagian atau di desentralisasikan , karena mempunyai cirri yang khas
misalnya pekerjaan mengolah data, membuat laporan mengenai sesuatu yang
bersifat teknis.
Sedangkan kelemahan dari penerapan pola desentralisasi ini adalah sebagai berikut:
a. Kemungkinan terjadinya ketidak seragaman sistem dan prosedur pengendalian
surat
b. Banyak menggunakan perlatan sehingga kurang efetif dan efisien.
- Pola Gabungan (kombinasi) merupakan Gabungan masing-masing keunggulan sistem
dasar sentralisasi dan keunggulan sistem desentralisasi dari asas sentralisasi dan
desentralisasi, yaitu dengan masing-masing unit kerja melaksanakan pengelolaan
arsipnya sendiri-sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Bertujuan
meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan kekurangannya. Adapun
kelebihan dari penerapan pola gabungan adalah sebagai berikut:
a. Penghematan tempat dan peralatan yang digunakan
b. Keseragaman sistem penyimpanan
Sedangkan kelemahan dari penerapan pola gabungan adalah sebagai berikut:
a. Apabila dibutuhkan di unit kerja, arsiparis harus mencari ke unit pusat.
3. Hal-hal apa yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan penerapan pola dalam kegiatan
administrasi?
Hal-hal yang harus dipertimbangkan untuk memilih asas pengelolaan yang sesuai:
a. Besar kecil rentan tugas organisasi yang bersangkutan
b. Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi
c. Lokasi gedung kantor
d. Jumlah karyawan yang ada dalam suatu organisasi, serta Jumlah surat yang dikelola.
16. 13
Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________
Lembar Kerja 2
5 Macam Peralatan Dalam Penanganan Surat
Tujuan
1. Mengetahui macam-macam peralatan dalam penanganan surat;
2. Mengetahui fungsi dari macam-macam peralatan penanganan surat;
3. Menggunakan peralatan tersebut untuk penanganan surat;
Alat :
1. Alat tulis
2. Peralatan penanganan surat
3. Buku catatan kecil
Rumusan Masalah : Apa saja 5 macam peralatan penanganan surat yang umumnya
digunakan?
Langkah Kerja
1. Menyiapkan macam-macam peralatan penanganan surat
2. Mengidentifikasi hal-hal apa yang harus dilakukan ketika ada surat
3. Mengurutkan peralatan apa yang harus di gunakan terlebih dahulu agar sistematis.
4. Melakukan penanganan surat dengan penuh kehati-hatian
5. Menempatkan surat yang telah di tangani sesuai dengan jenisnya.
17. 14
Pengamatan
Gambar 1. Peralatan surat
Perhatikan Gambar 1. Menurut anda apa sajakah peralatan penanganan surat yang terdapat
pada gambar di atas?
Analisis
1. Dengan tetap menggunakan peralatan penanganan surat, jelaskan ke-5 peralatan
penanganan surat termasuk contoh peralatan diatas disertai dengan gambar dan fungsi
peralatan tersebut!
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
18. 15
Kunci Lembar Kerja 2 : 5 Macam Peralatan Penanganan Surat
5 macam perlengkapan penanganan surat yang umumnya digunanakan oleh petugas
kearsipan:
Perlengkapan dalam penanganan surat merupakan barang-barang yang digunakan untuk
menghasilkan sesuatu pekerjaan yang diharapkan dalam menanganan surat baik surat masuk
atau pun surat keluar. Adapun perlengkapan yang dibutuhkan dalam penanganan surat adalah
sebagai berikut:
1. Baki Surat (Tray)
Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas yang ada, selain itu dapat berguna untuk
berbagai jenis berkas menurut keperluannya.
Gambar Baki Surat (Tray Leter)
2. Buku agenda surat masuk dan surat keluar
Buku agenda ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem
buku agenda. Buku agenda dibagi menjadi dua jenis yakni buku agenda untuk surat
masuk yang merupakan tulisan-tulisan atau berita-beita yang diterima dari instansi /
pihak lain yang penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi
wewenang untuk tugas ini. Sedangkan buku agenda keluar merupakan tulisan-tulisan
atau berita-berita yang dikirimkan kepada instansi / pihak lain yang setiap konsep
untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepala Sekretariat/ Sekretaris
atau pejabat yang diberi wewenang meneliti. Adapun fungsi dari buku agenda
adalalah sebagai berikut:
a. Mencatat seluruh surat masuk/ keluar.
b. Pengendalian distribusi atau peredaran surat sampai dengan pengarsipan.
c. Mengetahui jenis klarifikasi surat.
d. Mengetahui kebijakan atau tindakan yang diambil oleh pimpinan.
e. Alat ukur aktifitas suatu organisasi.
19. 16
Gambar buku agenda untuk surat masuk maupun surat keluar
Gambar Format untuk buku kendali
3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia
Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem
kartu kendali yang digunakan untuk mencatat data surat masuk dan surat keluar.
Penanganan surat sistem kartu kendali merupakan sistem pola baru, dimana sistem ini
dikembangkan sejak tahun 1972, sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip
Nasional Ri (ANRI) bekerja sama dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN).
Sistem ini banyak diterapkan di instansi pemerintah yang volume kegiatan
persuratannya sangat banyak.
Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan,
penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat
diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali. Pada system kartu kendali perlu
dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat
biasa. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning,
Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah.
Tanggal Nomor
Agenda
Nomor dan
Tanggal
Surat Masuk
Lampiran Terima
Dari
Petunjuk
Pada Nomor
Yang Lalu
Perihal Petunjuk
pada nomor
berikutnya
Keterangan
1 2 3 4 5 6 7 8 9
20. 17
Kartu kendali memiliki fungsi sebagai berikut:
a. Alat pengendali surat masuk dan keluar
b. Alat pelacak surat
c. Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
d. Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi
Kartu kendali memiliki beberapa keuntungan yaitu sebagai seberikut:
a. Lebih efisien dibanding buku agenda
b. Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
c. Menghilangkan pencatatan berulang
d. Mudah melacak lokasi surat yang diproses
e. Memudahkan penyusunan arsip
f. Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
Penanganan surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat masuk dan
keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa
dicatat pada lembar pengantar surat biasa. Begitu pula dengan surat rahasia
menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas pencatat surat. Untuk
mengidentifikasi jenis surat tersebut apakah penting, rahasia, biasa dapat dilihat
sebagai berikut:
a. Ciri-ciri surat penting adalah sebagai berikut
1. Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi
instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat
tembusannya atau surat lainnya.
2. Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
3. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat
lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit
pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.
b. Ciri-ciri surat biasa adalah sebagai berikut.
1. Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan
kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
2. Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
3. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat
lain.
21. 18
4. Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat
biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan
dalam penilaian.
c. Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut.
1. Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
2. Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS
Gambar kartu kendali masuk dan kartu kendali keluar
4. Secretaries Desk file
Kumpulan map dengan kode, jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok
berkas yang ditangani.
Gambar Secretaries Desk file
5. Alat Tulis
Alat Tulis merupakan peralatan yang dipergunakan untuk menuliskan atau
menorehkan tanda atau bentuk diatas suatu permukaan untuk membantu proses
penanganan surat
Gambar alat tulis
22. 19
Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________
LK 3: Lanjutan 5 Macam Peralatan Dalam Penanganan Surat
Tujuan
1. Mengetahui macam-macam peralatan dalam penanganan surat;
2. Mengetahui fungsi dari macam-macam peralatan penanganan surat;
3. Menggunakan peralatan tersebut untuk penanganan surat;
Alat :
1. Alat tulis
2. Peralatan penanganan surat
3. Buku catatan kecil
Rumusan Masalah : Apa saja lanjutan ke- 5 macam peralatan penanganan surat yang
umumnya digunakan?
Langkah Kerja
1. Menyiapkan macam-macam peralatan penanganan surat
2. Mengidentifikasi hal-hal apa yang harus dilakukan ketika ada surat
3. Mengurutkan peralatan apa yang harus di gunakan terlebih dahulu agar sistematis.
4. Melakukan penanganan surat dengan penuh kehati-hatian
5. Menempatkan surat yang telah di tangani sesuai dengan jenisnya.
23. 20
Pengamatan
Gambar 1. Menurut anda apa sajakah peralatan penanganan surat yang terdapat pada gambar
di atas?
Analisis
1. Dengan tetap menggunakan peralatan penanganan surat, jelaskan ke-5 peralatan
penanganan surat selanjutnya lanjutan dari materi sebelumnya termasuk contoh peralatan
diatas disertai dengan gambar dan fungsi peralatan tersebut!
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
24. 21
Kunci LK 3 : Lanjutan 5 Macam Peralatan Dalam Penanganan Surat
5 macam perlengkapan penanganan surat lanjutan dari materi sebelumnya yang umumnya
digunanakan oleh petugas kearsipan:
Perlengkapan dalam penanganan surat merupakan barang-barang yang digunakan untuk
menghasilkan sesuatu pekerjaan yang diharapkan dalam menanganan surat baik surat masuk
atau pun surat keluar. Adapun perlengkapan lanjutan dari materi sebelumnya yang
dibutuhkan dalam penanganan surat adalah sebagai berikut:
6. Kertas dan Amplop
Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop berbagai ukuran. Amplop adalah
alat untuk menyimpan dokumen. Suatu dokumen disimpan ke amplop biasanya untuk
dikirim kepada pihak lain atau agar menjaga kerahasiaan dokumen, melindungi dokuen
agar tidak rusak, dan menambah nilai estetika.
Gambar amplop surat/dokumen
7. Alat Pembuka Surat
Alat ini berfungsi untuk membuka sampul surat dengan cara memotong bagian pinggir
sampul. Ditinjaiu dari penggunaan komponennya, pembuka surat dibagi menjadi dua
yaitu:
a. Pembuka surat listrik (elektrik letter opener)
Alat ini digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik dan komponen mesinnya
bersifat mekanis.
b. Pembuka surat elektronik (electronic letter opener)
Alat ini digerakkan menggunakan tenaga baterai dan komponen mesinnya bersifat
elektronis.
25. 22
Gambar alat pembuka surat
8. Stempel
Stempel tanggal terima dan stempel perusahaan. Stempel merupakan tanda tera yang
dimiliki oleh sebuah instusi atau kelompok sebagai bukti pengesahan atas sesuatu yang
terkait dengan interaksi institusi dengan pihak kedua. Dengan stempel maka ada
kekuatan hukum yang mengikat diantara dua orang atau lebih yang terikat dalam
ketentuannya, maka dari itu stempel bersifat legal. Dari segi bentuknya stempel
dibedakan menjadi tiga yaitu:
a. Stempel berbentuk bulat
Stempel ini digunakan oleh Institusi resmi, Institusi induk dan dipegang oleh
Pimpinan atau Kepala Tata Usaha di Institusi yang bersangkutan.
b. Stempel berbentuk oval
Stempel ini digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan khusus yang berada dilingkup
institusi. Kekuatan hukum bersifat mengikat pada kelompok tertentu di
institusi.misalnya kepanitiaan dalam institusi.
c. Stempel berbentuk persegi
Stempel ini digunakan untuk kelompok yang lebih kecil lagi. Kelompok ini bersifat
tidak permanen, melainkan mempunyai ketentuan dan waktu kerja yang terbatas.
Gambar stempel yang berbentuk bulat, oval, dan persegi.
9. Formulir tanda terima atau buku ekspedisi
Formulir tanda terima digunakan pada pola disentralisasi dan buku ekspedisi digunakan
pada pola sentralisasi.
26. 23
Gambar formulir tanda terima
10. Lembar Disposisi
Lembar isi ini untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak
lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola
sentralisasi. Pada pola disentralisasi,disposisi langsung pada suratnya. Disposisi
merupakan petunjuk singkat tentang tindak lanjut (penyelesaian) terhadap suatu urusan
atau surat masuk. Disposisi dibuat oleh pimpinan untuk staf atau bawahan sesuai
dengan bidang keahlian atau kewenangannya. Tujuan pembuatan disposisi ialah agar
staf dapat menindaklanjuti atau menyelesaikan suatu urusan atau surat masuk sesuai
dengan yang dikehendaki oleh pimpinan. Tindak lanjut dapat berupa surat balasan,
tindakan-tindakan lain dalam rangka menyelesaikan urusan tersebut.
Gambar lembar disposisi.
27. 24
Daftar Pustaka
BSNP (Badan Standar Nasional Pendidikan), 2007, Model Silabus dan Rencana Pelaksanaan
Pembelajaran. Publikasi Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan
Menengah.
Sri Endang R, Sri Mulyani, Suyetty, 2009. Menangani Surat atau Dokumen Kantor, Jakarta
Penerbit Erlangga.
28. 25
Nama : NIM : Tanggal :
LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK
1. Apakah definisi dari pola sentralisasi dalam kegiatan administrasi, serta apasaja
kelebihan dan kelemahannya?
2. Menurut anda apakah pola yang sering digunakan dalam kantor / organisasi besar?
3. Hal-hal apa yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan penerapan pola dalam
kegiatan administrasi?
4. Jelaskan ke-10 macam peralatan penanganan suratyang umumnya digunakan oleh
arsiparis?
5. Berikan contoh gambar ke-10 macam peralatan penanganan suratyang umumnya
digunakan oleh arsiparis
Daftar Pustaka
BSNP (Badan Standar Nasional Pendidikan), 2007, Model Silabus dan Rencana Pelaksanaan
Pembelajaran. Publikasi Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan
Menengah.
Sri Endang R, Sri Mulyani, Suyetty, 2009. Menangani Surat atau Dokumen Kantor, Jakarta,
Penerbit Erlangga.
29. 26
Kunci LP 1 : Produk
1. Apakah definisi dari pola sentralisasi dalam kegiatan administrasi, serta apasaja
kelebihan dan kelemahannya?
Pola Sentralisasi (Pemusatan) merupakan pelaksanaan kegiatan atau pelayanan dalam
bidan tata usaha di suatu organisasi atau suatu kantor, dilakukan atau dipusatkan pada
satu satuan organisasi ( unit) tersendiri yang khusus mengenai pekerjaan kantor atau
menangani informasi, misalnya : Penggadaan, Pengelolaan arsip, Pengetikan surat,
dll. Pola sentralisasi bagi pekerjaan kantor berkaitan denga specialisasi atau
pengkhususan dalam pelaksanaan kerja tertentu oleh seorang petugas secara terus-
menerus. Adapun kelebihan dari penerapan Pola Sentralisasi adalah sebagai berikut:
a. Mudah menyeragamkan cara kerja
b. Mudah melakukan pengawasan
c. Penggunaan peralatan kantor lebih bisa dihemat.
d. Mudah meratakan beban kerjja kegiatan kantor
e. Pengunaan tenaga kerja lebih fleksibel.
Adapun kelemahan dari penerapan pola ini adalah sebagai berikut:
a. Dengan dipusatkanya semua pekerjaan kantor, maka tidak mungking untuk
menampung semua pekerjaan pada waktu yang sama sehingga pekerjaan yang
penting dan memerlukan waktu cepatakan mengalami penundaan.
b. Terpisahnya letak gedung kantor atau jauhnya jarak, dirasakan sebagai hambatan.
2. Menurut anda apakah pola yang sering digunakan dalam kantor / organisasi besar?
Menurut saya pola kegiatan administrasi yang sering digunakan oleh kantor /
organisasi besar adalah pola kegiatan administrasi dengan pola gabungan antara pola
sentralisasi dengan pola desentralisasi, bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu
asas dan meminimalkan kekurangannya. Dengan pola gabungan ini maka kantor X
dapat Penghematan karyawan, tempat dan peralatan yang digunakan, serta
Keseragaman sistem penyimpanan, jadi customer yang akan meminjam arsip / surat
tidak menunggu lama untuk meminjam arsip / dokumen yang dibutuhkan. Kegiatan
administrasi dalam kantor pun akan berjalan dengan efektif dan efisien serta lancar.
30. 27
3. Hal-hal apa yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan penerapan pola dalam
kegiatan administrasi?
Hal-hal yang harus dipertimbangkan untuk memilih asas pengelolaan yang sesuai:
a. Besar kecil rentan tugas organisasi yang bersangkutan
b. Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi
c. Lokasi gedung kantor
d. Jumlah karyawan yang ada dalam suatu organisasi, serta Jumlah surat yang
dikelola.
4. sebutkan ke-10 macam peralatan penanganan suratyang umumnya digunakan oleh
arsiparis?
1. Baki Surat (Tray)
2. Buku agenda surat masuk dan surat keluar
3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia
4. Secretaries Desk file
5. Alat Tulis
6. Kertas dan Amplop
7. Alat Pembuka Surat
8. Stempel
9. Formulir tanda terima atau buku ekspedisi
10. Lembar Disposisi
31. 28
5. Berikan 10 contoh gambar dari macam-macam peralatan penanganan surat yang
umumnya digunakan oleh arsiparis
1. Baki Surat (Tray)
2. Buku agenda surat masuk dan
surat keluar
3. Kartu kendali
4. Secretaries Desk file
5. Alat Tulis
6. Kertas dan Amplop
7. Alat Pembuka Surat
8. Stempel
33. 30
LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES
Prosedur :
1. Siapkan seperangkat alat tulis dan peralatan penanganan surat.
2. Tugasi siswa untuk melakukan penanganan surat penggunakan peralatan penanganan
surat.
3. Siswa melakukan penanganan surat masuk.
4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini
5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan
6. Siswa diijinkan mangases kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
Format Asesmen Kinerja Proses
No Rincian Tugas Kinerja Skor
Maksimum
Skor Asesmen
Oleh Siswa
Sendiri
Oleh Guru
1. Persiapan:
- Alat tulis
2. Kelengkapan peralatan:
- Baki Surat (Tray)
- Buku agenda
- Kartu kendali
- Secretaries Desk file
- Alat Tulis
- Kertas dan Amplop
- Alat Pembuka Surat
- Stempel
- buku ekspedisi
- Lembar Disposisi
3. Pengisian Buku Agenda
4. Pengisian Kartu Kendali
5. Pengisian Buku ekspedisi
6. Pengisian Lembar Disposisi
Malang,23 April 2014
Siswa Guru
(Risan Gymnastiar) (Ria Rikawati)
34. 31
LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR
Prosedur :
1. Disediakan peralatan penanganan surat .
2. Tugasi siswa melakukan penanganan surat dengan skenario pada LK 2
3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.
4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.
5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
Format Asesmen Kinerja Psikomotor
No Rincian Tugas Kinerja Skor
Maksimum
Skor Asesmen
Oleh Siswa
Sendiri
Oleh Guru
1. Menyiapkan peralatan penanganan
surat
20
2. Mengidentifikasikan hal apasaja yang
pertama kali dilakukan ketika surat
masuk
20
3. Menerapkan penanganan surat
menggunakan peralatan surat
20
4. Melakukan penanganan surat dengan
baik
20
5. Menguasai penggunaan peralatan
surat
20
Jumlah 100
Malang,23 April 2014
Siswa Guru,
(Risan Gymnastiar) (Ria Rikawati)
35. 32
LP 4: Format Pengamatan Perilaku Berkarakter
Siswa: Kelas: Tanggal:
Petunjuk:
Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa
menggunakan skala berikut ini:
D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat
perbaikan kemajuan baik
Format Pengamatan Perilaku Berkarakter
No
Rincian Tugas
Kinerja (RTK)
Memerlukan
perbaikan
(D)
Menunjukkan
kemajuan (C)
Memuaskan
(B)
Sangat
baik (A)
1 Ketelitian
2 Kesabaran
3 Keuletan
Malang,23 April 2014
Pengamat
( )
36. 33
LP 5 : Format Pengamatan Keterampilan Sosial
Siswa: Kelas: Tanggal:
Petunjuk:
Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu
menggunakan skala berikut ini:
D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat
perbaikan kemajuan baik
Format Pengamatan Keterampilan Sosial
No
Rincian Tugas
Kinerja (RTK)
Memerlukan
perbaikan
(D)
Menunjukkan
kemajuan (C)
Memuaskan
(B)
Sangat baik
(A)
1. Keramahan dalam
melayani pelanggan
2. Menyumbang ide atau
pendapat
3. Kinerja yang baik
Malang,23 April 2014
Pengamat
(…………………....................)
