PROCUREMENT GUIDELINES

1. PPuurrcchhaassee
SSppeecciiffiiccaattiioonnss

2. PPuurrcchhaassee SSppeecciiffiiccaattiioonn??
PPrreecciissee ddeessccrriippttiioonn ooff qquuaalliittyy
mmaatteerriiaall rreeqquuiirreedd ttoo bbee pprrooccuurreedd
ffoorr tthhee ppuurrppoossee iitt iiss mmeeaanntt ffoorr
OORR
IItt eennaabblleess ttoo ccoonnffiirrmm tthhee rreecceeiipptt ooff
mmaatteerriiaall aanndd iinnssppeeccttiioonn ooff ggooooddss
bbyy eenndd uusseerr oorr aatt ssttoorreess

3. FFoorrmmss ooff PPuurrcchhaassee SSppeecciiffiiccaattiioonnss
 SSttaannddaarrdd ssppeecciiffiiccaattiioonn
 BBlluuee pprriinntt oorr ddiimmeennssiioonneedd ddrraawwiinngg
 CChheemmiiccaall aannaallyyssiiss && PPhhyyssiiccaall cchhaarraacctteerriissttiiccss
rreeppoorrtt
 MMaatteerriiaallss// mmeetthhoodd ooff mmaannuuffaaccttuurree
 DDeessccrriippttiioonn ooff ppuurrppoossee oorr uussee
 VVeennddoorr ssaammppllee
 BBuuyyeerr ssaammppllee
 RReeqquuiirreemmeennttss ooff ccooddee ooff ssttaannddaarrddss// QQuuaalliittyy
ssttaannddaarrddss

4. SSttaannddaarrdd ssppeecciiffiiccaattiioonn
 DDeessccrriippttiioonn ooff ppuurrppoossee iinntteennddeedd ffoorr
 CCoommmmeerrcciiaall ssttaannddaarrddss ooff ssppeecciiffiiccaattiioonn
 IInncclluuddeedd wwiitthh uunniittss ooff ppuurrcchhaassee
 IInncclluuddeedd wwiitthh ppaacckkiinngg ssppeecciiffiiccaattiioonnss
 CCaappaabbllee ooff bbeeiinngg cchheecckkeedd wwiitthh
aacccceeppttaabbllee tteessttiinngg mmeetthhooddss
 IInnccoorrppoorraatteedd wwiitthh CCooddee ooff pprraaccttiiccee oorr
IInntteerrnnaattiioonnaall ssttaannddaarrddss

5. BBlluuee pprriinntt oorr ddiimmeennssiioonneedd ddrraawwiinngg
 EEaassyy mmeetthhoodd ffoorr cchheecckkiinngg aaggaaiinnsstt
ssppeecciiffiiccaattiioonn wwhheenn iitteemm rreecceeiivveedd
 AAddvviissaabbllee aass ssaaffee mmeetthhoodd ffoorr
iinnssppeeccttiioonn

6. EExxaammppllee ooff
BBlluuee pprriinntt oorr ddiimmeennssiioonneedd ddrraawwiinngg
 CCiivviill ccoonnssttrruuccttiioonn oorr bbuuiillddiinngg ssttrruuccttuurreess
 UUsseerr ddeeffiinneedd eeqquuiippmmeennttss
 TTaaiilloorr mmaaddee mmaacchhiinneess
 FFaabbrriiccaatteedd ssttrruuccttuurreess

7. CChheemmiiccaall aannaallyyssiiss
&& PPhhyyssiiccaall cchhaarraacctteerriissttiiccss
 IIddeeaall ffoorr rraaww mmaatteerriiaall pprrooccuurreemmeenntt
 TToo ccoonnffoorrmm mmeettaalllliicc ccllaassss // ggrraaddee
 CCaann bbee aacccceepptteedd bbyy llaabboorraattoorryy tteesstt
cceerrttiiffiiccaattee

8. EExxaammppllee ooff CChheemmiiccaall aannaallyyssiiss
&& PPhhyyssiiccaall cchhaarraacctteerriissttiiccss
 FFoorr rraaww mmaatteerriiaallss lliikkee mmeettaall
sseeccttiioonnss
 FFoorr cchhaaiinnss aanndd wwiirree rrooppeess uusseedd iinn
mmaatteerriiaall hhaannddlliinngg// lliiffttiinngg

9. Materials / mmeetthhoodd ooff mmaannuuffaaccttuurree
 OOfftteenn uusseedd iinn ccoonnjjuunnccttiioonn wwiitthh
iinnssppeeccttiioonn aatt vveennddoorrss ppllaanntt //
wwoorrkksshhoopp

10. EExxaammppllee ooff
MMaatteerriiaallss // mmeetthhoodd ooff mmaannuuffaaccttuurree
 For cutting tools HSS-Cobalt %
 For spanners drop forged chrome vanadium
steel
 For hardness values in HRC
 For pipes ERW or seamless
 For sheets CRCA

11. DDeessccrriippttiioonn ooff ppuurrppoossee oorr uussee
 PPuurrcchhaassee ooff mmaatteerriiaall oorr ttoooollss wwhhiicchh
aarree nneeww ttoo ttrraaddeess
 WWhheerree nnoo ppaarrttiiccuullaarr kknnoowwlleeddggee
aabboouutt mmooddeerrnn oorr llaatteesstt
eeqquuiippmmeenntt // mmaacchhiinneess

12. EExxaammppllee ooff
DDeessccrriippttiioonn ooff ppuurrppoossee oorr uussee
 TTrraaiinneerrss
 SSiimmuullaattoorrss
 EExxppeerriimmeenntt tteesstt rriigg

13. VVeennddoorr ssaammppllee
 SSuuiittaabbllee ffoorr ppuurrcchhaassee ooff bbaassiicc
oorreess// mmeettaallss
 PPrroodduuccttss ooff wwhhiicchh qquuaalliittyy iiss nnoott
rreeaaddiillyy mmeeaassuurraabbllee

14. EExxaammppllee ooff VVeennddoorr ssaammppllee
 PPllaassttiiccss
 FFuueell--ccooaall // ccookkee
 cchheemmiiccaall // lluubbrriiccaannttss
 lleeaatthheerrss
 tteexxttiillee
 pprroodduuccttss iinnvvoollvviinngg ccoolloouurr

15. BBuuyyeerr ssaammppllee
 RReeccoommmmeennddeedd oonnllyy wwhheerree nnoo ootthheerr
ttyyppee ooff ssppeecciiffiiccaattiioonnss iiss ppoossssiibbllee
 SSaammppllee ttoooo oofftteenn ssuubbjjeecctt ttoo cchhaannggee,,
lloossss oorr mmiissiinntteerrpprreettaattiioonn
 WWhheerree aaddeeqquuaattee rreeccoorrdd ooff ppuurrcchhaassee iiss
aavvaaiillaabbllee ffoorr rreeffeerreennccee

16. EExxaammppllee ooff BBuuyyeerr ssaammppllee
 PPrriinntteedd ffoorrmmss // cceerrttiiffiiccaatteess
 MMaacchhiinnee ppaarrttss // eelleemmeennttss
 MMaaiinntteennaannccee ssppaarreess

17. RReeqquuiirreemmeennttss ooff QQuuaalliittyy ssttaannddaarrddss
 SSppeecciiffiiccaattiioonn ffrroomm wwhhiicchh ttoo wwoorrkk
 CChheecckkiinngg mmaatteerriiaall bboouugghhtt aaggaaiinnsstt
tthhee ssppeecciiffiiccaattiioonn
 MMoosstt ssaattiissffaaccttoorryy ffoorrmm ooff
ssppeecciiffiiccaattiioonn

18. EExxaammppllee ooff
CCooddee ooff ssttaannddaarrddss//QQuuaalliittyy ssttaannddaarrddss
 BBIISS ((ffoorrmmeerrllyy kknnoowwnn aass IInnddiiaann ssttaannddaarrddss
IInnssttiittuuttiioonn --IISSII))
 IISSOO
 SSaaffeettyy ssttaannddaarrddss
 EEnnvviirroonnmmeennttaall ssttaannddaarrddss

19. Specifications as required for
procurement
(as per the guidelines provided by SPIU)
 The specifications shall be suitable to impart
training as per the prescribed syllabus.
 Unbiased technical specifications shall be
prepared without mentioning brand names,
catalogue numbers, make & model numbers
 While preparing specifications use BIS code
numbers for standards wherever necessary.

20. EEPPIILLOOGGUUEE
 PPuurrcchhaassiinngg oorrggaanniissaattiioonn iiss
ccoommpplleettee oonnllyy wwiitthh rreeffeerreenncceess ttoo
vvaarriioouuss ddiirreeccttoorriieess ooff ssppeecciiffiiccaattiioonnss
aanndd ccooppiieess ooff iinnddiivviidduuaall
ssppeecciiffiiccaattiioonnss aappppllyyiinngg ttoo ppaarrttiiccuullaarr
ffiieelldd ooff eennggiinneeeerriinngg // iinndduussttrryy//
iinnssttiittuuttiioonn