Kick-off, Projektuppstart, Projektledning, Team-building, Teambuilding

1. Lyckas med projektkick-offen
Silvana Balcanovic
silvie@gmail.com
http://se.linkedin.com/in/silvanabalcanovic/

2. Inledning
• Projektuppstarten eller projektkick-offen är ett ypperligt sätt att få
upp förståelsen för projektet – varför, vad som ska levereras och hur
(arbetssätt) – men även för att projektmedlemmarna ska lära känna
varandra bättre
• En projektkick-off kan ta alltifrån några timmar till två dagar,
beroende på projektets komplexitet, deltagarantalet, budget osv
• På följande sidor kommer min egen checklista för vad som kan vara
bra att tänka på vid planerandet, genomförandet och uppföljningen
av en kick-off
• Materialet baserat på egen erfarenhet av vad som funkar bra och
mindre bra
2 | Silvana Balcanovic | Lyckas med projektkick-offen

3. Innehåll
1. Checklista
1.
2.
3.
2.
3.
4.
5.
Planera och förbered
Genomför
Följ upp
Några råd kring…
Agenda – förslag på innehåll
Team building – övningsförslag
Team building – aktivitetsförslag

4. 1.1 Planera och förbered
• Planera projektet och beskriv det i presentation som minst innehåller
• Syfte och mål, Leverabler, Omfång, Tidplan, Milstolpar, Projektorganisation, Roller
och ansvar, Förväntningar på projektmedlemmarna, Arbetssätt,
Kommunikationsplan, Risker,
• Ta fram en agenda för dagen
• Dela upp kick-offen i två delar; en mer seriös del och en del i syfte att bättre lära
känna varandra och bygga relationer
• Identifiera mötesdeltagare
• bara projektmedlemmar eller även intressenter
• Kan alla vara med hela eller delar av tiden?
• ska eventuell inspiratör bjudas in för att tala?
• Skicka ut agendan i god tid, tillsammans med en möteskallelse så att den hamnar
i deltagarnas kalendrar
• Fixa med logistiken i god tid i förväg; boka lokaler, fika, hotell, taxi osv
• Slutför presentationsmaterial
• Skriv ut agendor, presentationsmaterial m m och ta med till lokalen
• Skicka eventuellt ut förberedelsematerial före
• Utse någon som kan ta anteckningar under mötet
4 | Silvana Balcanovic | Lyckas med projektkick-offen

5. 1.2 Genomför
• Kom i god tid och säkerställ att all teknisk utrustning fungerar
• Säkerställ att det går att koppla upp datorn och visa
presentationen
• Öppna upp eventuell telefonkonferens- eller
videokonferensbrygga för deltagare som inte kan delta på plats
• Arrangera lokalen så att du får den typen av möte som du
eftersträvar, t ex:
• Presentation: bio-sittning
• Diskussion; gruppvis sittning
• Genomför mötet
• Hälsa välkomna
• Presentera deltagare
• Följ agendan men uppmuntra till diskussion
• Genomför team building aktivitet
5 | Silvana Balcanovic | Lyckas med projektkick-offen

6. 1.3 Följ upp
• Läs igenom mötesanteckningar och finalisera
• Sammanställ dokumentation som du lovat skicka ut efter
mötet
• Skicka ett tackmail till alla deltagare, gärna även med
mötesprotokoll, eventuellt uppdaterat material, bloggpost,
länk till annat matnyttigt material, länk till verktygen som ska
användas i projektet, bilder från eventet etc. Håll det kort och
koncist med en positiv ton
• Arkivera allt material på gemensamma dokumentlagringsytan
6 | Silvana Balcanovic | Lyckas med projektkick-offen

7. 2. Några råd kring…
• Agenda
• Gör agendan tillräckligt luftig för att ni ändå ska kunna ha gott om tid för
diskussioner och oförutsedda punkter
• Ha en agendapunkt som du kan stryka om diskussionerna blir för livliga
• Mötesregler
• Var tydlig med vad som är ok och inte ok
• Telefon och dator på eller inte? Ska luckor för egentid läggas in i agendan?
• Diskussioner
• Introducera parkeringstavla för punkter som ni annars kan fastna i
• Deltagarengagemang
• Säkerställ att du har alla deltagarnas uppmärksamhet. Om inte hitta på olika
sätt att få dem engagerade; dra in dem i diskussioner genom att be om deras
åsikter, ställ direkta frågor till dem osv
• Pauser
• Använd inte pauserna till att själv kolla mail och telefon, utan socialisera med
deltagarna. Fånga om vad som funkar bra och mindre bra och korrigera om
möjligt
7 | Silvana Balcanovic | Lyckas med projektkick-offen

8. 3. Agenda – förslag på punkter
• Syfte och mål med mötet
• Presentation av mötesdeltagarna, liksom deras förväntningar på
mötet
• Bakgrund/Inledning – hur ser omvärlden ut? Vilken förändring
behövs? Detta får dig in på själva projektet
• Projektets syfte och mål – varför genomför vi projektet och vilken
nytta ska projektet ge
• Projektorganisationen
• Roller och ansvar – vem gör vad?
• Projektleverabler – genomgång av övergripande, inkl eventuell
detaljering, vad ingår och vad ingår inte?
• Kommunikationsplan
• Risker
• Tidplan – genomgång av övergripande, inkl eventuell detaljering
• Avstämning av mötesdeltagarnas förväntningar
8 | Silvana Balcanovic | Lyckas med projektkick-offen

9. 4. Team-building – övningar
Relationsbygge
• Övning: Låt deltagarna presentera varandra. Lämpar sig både om
deltagarna redan känner varandra eller precis har träffats. I senare fallet
kan det vara lämpligt att de får prata med varandra
Kommunikation
• Övning: Sätt deltagarna rygg mot rygg. Dela ut bilder på t ex bilar, hus
och apelsiner till en av pardeltagarna, som får beskriva utan att visa för
den andra. Den andra ska rita utan att ställa frågor. Byt och repetera.
Gör om övningen men tillåt deltagarna få ställa frågor
• Debriefing: Hur gick det att rita när ni inte fick ställa frågor? Gick det
bättre när ni fick kommunicera? Hur ska vi kommunicera i gruppen?
Internet erbjuder många fler exempel på övningar!
9 | Silvana Balcanovic | Lyckas med projektkick-offen

10. 5. Team-building – aktiviteter
• Att tänka på:
•
•
•
•
Antalet deltagare? Några få ~5 eller många ~25?
Budget?
Signaler man vill sända?
Individuella ansträngningar gemensamt (yoga, dyka, matlagning
osv) eller gemensamma aktiviteter (problemlösningskaraktär)
• Tävlingsinslag eller icke?
• Din hobby eller något typiskt för företaget eller ”huvudkontors”landet om internationellt projekt?
• Allergier?
• Bara fantasin sätter gränser!
• Matlagning, Vinprovning, Idrotter, Musik/Karaoke,
Improvisationsteater, Utomhusaktiviteter, Båtfärd, Skattjakt, etc
10 | Silvana Balcanovic | Lyckas med projektkick-offen

11. silvie@gmail.com
Om du vill komma i kontakt med mig;
för kommentarer &
eller frågor!
Mer om mig på:
http://se.linkedin.com/in/silvanabalcanovic/
11 | Silvana Balcanovic | Lyckas med projektkick-offen