Att genomföra komplexa digitala projekt. Genomgång av agila arbetssätt, strategier och genomförande av webbprojekt. Erfarenheter och praktiska tips från caset Vårdgivarguiden.

1. A"
genomföra
komplexa
digitala
projekt
-­‐
Lärdomar
från
caset
Vårdgivarguiden
Frukostseminarium
22
maj
2014

2. DAGENS
FRUKOSTSEMINARIUM
Uppdraget i korthet
● Stort komplext projekt med många
intressenter
● Agil utveckling med mixade
utvecklingsteam i Stockholm och Ljungby
● Konsolidering av 9 webbplatser, 8 000
sidor
● Sökbaserad arkitektur
● Responsiv webb
● Alenio har haft roller som strateger,
projektledare, delprojektledare och
produktägare/konceptansvarig
● Varit med från förstudie till genomförande
och förvaltningsetablering
Att genomföra komplexa projekt: Case ”Vårdgivarguiden”:
Idag skall vi berätta hur vi jobbat, vad vi lärt oss och vad som kunde gjorts bättre

3. VI
ÄR
ALENIO
Alenio
är
e?
konsultbolag
som
leder
digital
verksamhetsutveckling.
Vi
stö?ar
våra
kunder
i
strategi,
koncept
&
genomförande.
● Customer Insights & Digital strategy
● Digitala strategier och beslutsunderlag
● Affärs- och verksamhetsutveckling
● Service design
● CRM & Data driven marketing
● Enterprise Architecture
● Leda förändringsarbetet kring
information, processer och teknik
för att realisera affärsstrategin
● Val av arkitektur, plattformar och
produkter
● Project management and change
leadership
● Projektledning & produktägarskap
● Leda förändringsarbete
● Effektiva organisationer

4. INNEHÅLL
● Introduktion till dagens seminarium
● Konceptet Vårdgivarguiden
● Förstudien – viktiga frågor
● Projektgenomförande – hur vi jobbade
● Framgångsfaktorer & lärdomar

5. VILKA
FRÅGOR
FUNDERAR
NI
PÅ
IDAG?
● Var befinner ni er idag?
● I genomförande av projekt?
● I etableringsfas/projektuppstart?
● Vilka utmaningarna/frågeställningar står ni inför?
Diskutera med din granne

6. INNEHÅLL
● Introduktion till dagens seminarium
● Konceptet Vårdgivarguiden
● Varumärke och vision
● Koncept
● Arkitektur
● Organisation
● Förstudien – viktiga frågor
● Projektgenomförande – hur vi jobbade
● Framgångsfaktorer & lärdomar

7. KORT
OM
STOCKHOLMS
LÄNS
LANDSTING
(SLL)
● SLL och Hälso- och sjukvårdsförvaltningen (HSF) ansvarar för att du som bor i
Stockholms län har tillgång till en bra och säker hälso- och sjukvård samt tandvård.
SLL ansvarar även för kollektivtrafiken och regionplanering.
● En viktig del för HSF är att kvalitetssäkra, styra och följa upp den vård som är avtalad
● Kommunikationen till vårdgivarna var spridd i många kanaler, hade överlappande
information och skiftande kvalitet
● Konceptet Vårdgivarguiden initierades för att på ett bättre sätt stödja vårdgivarna i
utförandet av deras uppdrag
Snabb
fakta
om
SLL
(2014):
● Budget
på
82
miljarder
● 50,7
miljarder
går
Oll
sjukvården
● 43
000
anställda
● Avtal
med
cirka
1
000
privata
vårdgivare
● 40
000
sjukvårdsbesök
per
dag

8. PROJEKTET
● Utveckla och lansera Vårdgivarguiden.se
● Etablera förvaltningsorganisation och
arbetssätt
● Migrera de webbplatser som ska ingå i
Vårdgivarguiden.se
● Lansering Q1 2014
● Steg ett att migrera befintliga webbplatser
och utveckla ”Remissguiden”
● Steg två att fram fler e-tjänster och
förbättrad support till vårdgivarna

9. VÅRDGIVARGUIDEN
SAMLAR
LANDSTINGETS
INFORMATION
OCH
TJÄNSTER
FÖR
VÅRDGIVARE
PÅ
ETT
OCH
SAMMA
STÄLLE.

10. GRUNDLÄGGANDE
PRINCIPER
Extremt hög ambitionsnivå
Vi skapar i alla lägen, oavsett
förutsättningar, bästa möjliga lösning. I
vårt arbete ställer vi oss kontinuerligt
frågan, ”Kan detta bli bättre?”.
Skräddarsytt
Vi lägger den tid och energi som krävs för
att lösa varje enskilt problem, inte utifrån
vad vi redan gjort eller vad som är enkelt,
utan utifrån användarens behov.
30 sekunder
Användaren ska kunna få svar på sin
fråga eller lösa sin uppgift på 30
sekunder. Vårdgivarguiden måste
därmed, i alla delar, med struktur, innehåll
och funktion vara koncis, tydlig och
effektiv.
Stärk vårdgivarna
Vår huvudsakliga uppgift är att se till att
vårdgivarna i sin roll känner sig trygga,
effektiva och informerade.

11. MÅLGRUPPER
• Verksamhetschefer och personer med
ansvar för avtalet med SLL
• Administrativ personal inom vården
• Vårdpersonal som möter patienter

12. DESIGN
● Våga prioritera!
● Stödja ett tydligt mål med besöket
● Gå snabbt att ta sig fram
● Läsupplevelsen i fokus
● Innehåll och delar som ”atomer”
och block
● Höjd för responsivt och fokus på
touch

13. SÖK
OCH
LISTOR
● Sökmotordriven arkitektur
● Möjlighet att skräddarsy listor
och block utifrån sökfrågor
● Högre krav på redaktion/
innehållsansvariga
● Koppla informationsobjekt till
varandra

14. ARKITEKTUR
-­‐
VÄGVAL
SLL
● Övergripande vägval
● Innehållet kommer att användas på flera platser
● Innehållet ses som informationsobjekt
● Relaterat innehåll ska enkelt gå att kopplas ihop
● Allt är baserat på sök och metadata
● All information, oavsett källa, finns i sökindex
● Episerver 7 som contentmanagement i huvudsak
● Stöd för mobila enheter
● COPE inspirerat
Flexibilitet i
informationen

15. Recept
-­‐ Namn/rubrik
-­‐ Ingress
-­‐ Bilder
-­‐ InstrukOoner
-­‐ Ingredienser
-­‐ TillagningsOd
-­‐ Näringsinnehåll
-­‐ HögOd
-­‐ Typ
av
kök
Ingrediens
Maträ"
Typ
av
kök
HögTd
Event/kalender
Betyg/omdöme
INFORMATIONSOBJEKT
-­‐
RECEPT
Definiera varje innehåll som ett
informationsobjekt
- Vad är det?
- Vilka beståndsdelar har det?
- Vad bör vara strukturerad data?
- Vilka relationer har det till andra

16. API:ER
KANALER
OCH
INTEGRATION
REST,
RSS,
Webservice,
XML,
Sök
CMS
Tjänst
X
Tjänst
Y
Tjänst
Z
PresentaOon
InformaOonsobjekt
Data
och
admin
API:er
Websajt
App
Mobilsajt
Andra
kanaler
● Multikanal
● Tjänstekontrakt och öppna API:er
● Semantisk web, Microdata, HTML5

17. ORGANISATION
• Viktigt att säkerställa en framtida förvaltning och
vidareutveckling
• Etablera organisation, rutiner, processer
• En av de viktigaste ”leveranserna” i projektet
som helhet
• Sätta fokus på betydelsen och vikten att ha en
aktiv kanal
Tips
• Sätt roller, ansvar och rutiner/processer
• Arbeta aktivt med etableringen
• Det är efter projektet är levererat det börjar på
riktigt! En plattform att arbeta vidare med.

18. INNEHÅLL
● Introduktion till dagens seminarium
● Konceptet Vårdgivarguiden
● Förstudie – viktiga frågor
● Projektgenomförande – hur vi jobbade
● Framgångsfaktorer & lärdomar

19. FÖRSTUDIE
–
VIKTIGA
FRÅGOR
● Vad är det vi vill åstadkomma
● Vad är strategin?
● Vilka verksamhetsmål ska stödjas?
● Vad är användarnas behov?
● Hur får vi igenom beslut på genomförande
● Vad behöver konkretiseras?
● Hur visualiserar vi det på bästa sätt

20. FRÅN
FÖRSTUDIE
TILL
GENOMFÖRANDE?
● Vad är viktigast för att få till beslut om digitala satsningar i er
organisation?
Diskutera med din granne

21. GRUNDEN
LÄGGS
I
FÖRSTUDIEN
1. Skapa en gemensam bild av nuläget
2. Definiera målgrupper utifrån beteende
3. Formulera mål och förtydliga önskat läge
4. Förtydliga och analysera framgångsfaktorer
för projektet
5. Föreslå förändringar för
verksamhetsprocesser
6. Utforma konceptuell målbild
7. Ta fram genomförandeplan med
budgetestimat
8. Beskriv konsekvenser för organisationen
9. Förankra målbilden och skapa ett starkt
ledningsstöd
!

22. INNEHÅLL
● Introduktion till dagens seminarium
● Konceptet Vårdgivarguiden
● Förstudie – viktiga frågor
● Projektgenomförande – hur vi jobbade
● Planer och aktiviteter
● Arbetssätt
● Verktyg och backlog
● Vägledande principer
● Designspecifikation
● Framgångsfaktorer & lärdomar

23. PROJEKTGENOMFÖRANDE
–
VIKTIGA
FRÅGOR
● Projektmetod och arbetssätt
● Vilken projektmetod stödjer projektet på bäst sätt?
● Hur ska arbetsformerna och metodiken se ut?
● Hur ska vi specificera projektet
● Vilka är de centrala leverablerna för projektet och vilka
verktyg kan stödja projektet bäst?
● Leveranser
● Hur och när bör leveranser ske? Hur godkänner man dem?
● Samarbete
● Hur ska vi samarbeta tillsammans, partners eller
leverantör?

24. UTVECKLINGSPROJEKTET

25. PLANER
OCH
AKTIVITETER
Val av projektmetod och stöddokument som
behövs för projektets styrning. Fokus här på
teknikutvecklingen.
• Aktivitetslistor
• Tidplaner
• Testplaner
• Riskanalys
• mm
Tips
• Gör det som tillför nytta till projektet/
utvecklingen. ”Keep it lean”.

26. ARBETSSÄTT
En av de mest centrala delarna är hur
samarbetet ska ske
• Hur vill vi att samarbetet ska fungera?
• Vilka arbetsformer, möten etc behövs?
• Hur organiserar vi utvecklingen?
• Avvägning mellan ändringshantering och
flexibilitet
Tips
• Viktigt att tidigt sätta förväntningar,
arbetsformer och klimat
• Utvärdera hela tiden arbetssätt och justera
• Vänta inte för länge om något inte fungerar

27. ARBETA
INKREMENTELLT
1 2 3 4 5
Att arbeta inkrementell kräver att vi
har en väldigt tydlig (och färdigtänkt)
målbild! Mao kravspeca!

28. ARBETA
ITERATIVT
1 2 3
Ett iterativt arbetssätt tillåter att gå
från en idé som justeras efter vägen
ju mer vi lär oss och ju mer vi växer
oss in i lösningen.
4 5

29. TRE
TEAM
InnovaOonsteam
Ledningsteam
Utvecklingsteam
● Tre huvudteam:
● Ledning och utredning
● Koncept och specificering
● Utveckling och teknik
● Resurser kan gå mellan teamen
beroende på den uppgift som ska
lösas
● Utgångspunkten är att en uppgift
alltid ska lösas av de resurser
som gör det bäst
● Varje grupp har tilldelade
uppgifter att lösa

30. CORE
TEAM
-­‐
INNOVATIONSTEAM
● Ett innovationsteam som består av
kompletterande kompetenser
● Tillsammans med produktägaren
agera som konceptägare
● Teamets uppgift är att:
● Vara ägare och förespråkare för den
konceptuella målbilden.
● Se till att hålla en balans mellan
användbarhet, kommunikation/
varumärke, verksamhet och teknik
● Planera och prioritera backloggen
● Ta fram koncept och förslag till
lösningar
● Specificera lösningen till
utvecklingsteamet
● Vara stöd till utvecklingsteamet

31. PROCESSEN
Vi utgår från User
story i backloggen
Tar fram principer,
struktur och
konceptskisser
ID görs direkt i
prototyp så att vi kan
”klämma och känna”
AD växer fram
parallellt och iterativt
i processen
Utveckling från:
• Backlog
• Prototyp
• AD
• Designspecifik
ation
• Walkthrough
Weekly builds
till test/
demoserver
Feedback och
eventuellt nya stories
med förbättringar

32. SPRINTAR
Förberedelser Utveckling
ID
Namn
10
e-­‐tjänster
och
system
10
Listning
E-­‐tjänster
och
system
10
e-­‐tjänst/system
detaljsida
10
e-­‐tjänst/system
block
13
SekOonspresentaOon
19
Sök
i
EK
19
Söksida
EK
19
Visa
vårdenhet
(EK)
19
Visa
vårdpersonal
(EK)
117
Sök
och
visa
vårdenhet
143
Prestandatester
och
verifiering
ID Namn
2
Sajkot
13
SekOonspresentaOon
15
Sök
och
visa
kontakOnformaOon
15
Visa
kontakOnformaOon
Oll
kontakt
42
AutenOsering
och
behörighet
för
besökare
43
AutenOsering
och
behörighet
för
redaktörer
och
administratörer
94
Tyck-­‐Oll,
Beta
feedback!
96
Sajtsök
96
Sökresultatsida
96
Sök
innehåll
96
Sök
dokument
96
Sök
i
delinnehåll
96
Autocomplete/suggest
96
Refresh
index
117
Sök
och
visa
vårdenhet
134
Bild
Block
135
Text
Block
139
Länk
block
140
Ta
hand
om
gamla
länkar
141
Ta
hand
om
gamla
domäner/webbar
143
Prestandatester
och
verifiering
146
Tipsa
en
kollega

33. VERKTYG
OCH
BACKLOG
Vilka verktyg behövs för att stödja projektet på
bäst sätt?
• Hantering av backlog
• Dela dokument och specifikationer
• Kommunikationslösningar
Tips
• Testa och utvärdera vad som fungerar bäst
• Använd det som skapar nytta för projektet
och är enkelt att använda, minska trösklar
• Bra att följa en projektmetod övergripande

34. NÅGRA
AV
VERKTYGEN

35. VÄGLEDANDE
PRINCIPER
Övergripande konceptdokumentation behövs
för att skapa en gemensam målbild.
• Vision/mål
• Varumärke/kommunikation
• Övergripande design
• Behovsprofiler
Tips
• Prata hela tiden om koncept och målbild.
Försök få med alla.
• Behovsprofiler och informationsstruktur är
avgörande för målbilden. Lev med dem

36. BEHOVSPROFILER
Skillnader hos användarna:
● Mål
● Roller/demografi
● Miljö
● Uppmärksamhet
● Tid
● Datorvana
Förutsättningar som påverkar:
● Webbläsare
● Skärmstorlek
● Uppkopplingshastighet
● Inmatningsmöjligheter
● Batteri/hårdvara

37. DESIGNSPECIFIKATION
Sammanställ allt i designspecifikation.
• Bärande principer
• Beskrivning/syfte
• Målgrupp
• Koncept och struktur
• Interaktion och design
• Logisk/teknisk lösning
Tips
• Centralt som underlag för att förankra
lösningar och tänk
• Använd som underlag för innehållsproduktion,
utvecklare, ledning och intressenter

38. ANVÄNDARNA
Hur får vi feedback från användarna?
• Användartester (papper, prototyp, lösningen)
• Fokusgrupper
• Referensgrupper
• Enkäter
• Demos
Tips
• Planera tidigt in användarinvolvering i
projektet, både budget, resurser och tid
• Arbeta utifrån att ta fram hypoteser och
förslag/prototyper. Ger vassare feedback
• Var noga med vad man ska få ut av testerna

39. INNEHÅLL
● Introduktion till dagens seminarium
● Konceptet Vårdgivarguiden
● Förstudien – viktiga frågor
● Projektgenomförande – hur vi jobbade
● Framgångsfaktorer & lärdomar

40. FRAMGÅNGSFAKTORER
&
LÄRDOMAR
1. Ett starkt ledningsstöd och en stark sponsor till projektet är av avgörande betydelse
2. Att målbilden är tydligt visualiserad och kommunicerad
3. Alla bör vara delaktiga i målbilden
4. Centralt med ett konceptteam/konceptägare
5. Skapa förutsättningar för en öppen dialog och insikt att krav och förutsättningar alltid
kan ändras
6. Ha ett iterativt förhållningssätt. Bygg in en beredskap för förändring i kraven
7. Utvärdera ständigt leverans, metodik, verktyg och samarbete
8. Bestäm vilka leverabler som skapar värde för projektet (och hur utvecklarna vill ha
saker specade)
9. Regelbundna korta leveranser i sprintar
10. Ha beredskap för förändringar i roller och att resurser byts ut
11. Det enda man vet säkert i ett projekt är att man kommer att behöva planera om

41. TACK
FÖR
IDAG!
Fredrik
Dolléus
fredrik.dolleus@alenio.se
070-­‐387
12
60
www.linkedin.com/in/dolleus
www.alenio.se