mengelola rapat merupakan suatu hal yang sangat perlu diperhatikan seorang sekretaris.
dengan adanya rapat dapat berpengaruh terhadapt perusahaan atau instansi pemerintah terkait untuk keberlangsungan suatu organisasi tersebut
PERENCANAAN
Perencanaan merupakan kegiatan cara pandang ke depan mengenai hal-hal yang harus dikerjakan untuk mencapai tujuan. Perencanaan biasanya berhubungan dengan waktu.
mengelola rapat merupakan suatu hal yang sangat perlu diperhatikan seorang sekretaris.
dengan adanya rapat dapat berpengaruh terhadapt perusahaan atau instansi pemerintah terkait untuk keberlangsungan suatu organisasi tersebut
PERENCANAAN
Perencanaan merupakan kegiatan cara pandang ke depan mengenai hal-hal yang harus dikerjakan untuk mencapai tujuan. Perencanaan biasanya berhubungan dengan waktu.
Walking Festival Kingston upon Thames 2016 ProgrammeKingstonVA
Ever Feel Like It Would Be Nice To Get Out and about more often, enjoy the fresh air and be a bit more active? We all know that exercise is good for us and wish we did more of it, but it can be easy to find excuses for not actually getting out there and doing it. If you find it difficult to get active or stay active why not start by taking a look here for walks occurring in May.
Kingston’s Walking Festival will be taking place throughout May 2016.The festival is being led by Kingston Voluntary Action and Public Health Kingston with partners from the statutory and voluntary and community sectors.
Rapat bisnis (business meeting) dapat didefinisikan sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat, baik di dalam maupun di luar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis
Muhammad Zaqi - 4EA21 - Kelompok 4 - Rapat Bisnis Muhammad Zaqi
Rapat Bisnis adalah sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih disuatu tempat, baik didalam maupun diluar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis tertentu.
Rapat Bisnis - Kelompok 4 (Adam Ismail)Adam Ismail
Dalam dunia bisnis, banyak pihak – pihak yang terlibat dan bertanggung jawab dalam terselenggaranya kegiatan bisnis. Seorang pelaku bisnis perlu menjalin banyak relasi atau hubungan dengan pihak yang berkepentingan. Suatu perusahaan mempunyai struktur organisasi yang telah disepakati, dimana setiap pihak dalam organisasi tersebut memiliki tugas dan tanggung jawab masing – masing. Perusahaan memiliki banyak informasi yang masuk dan keluar, perusahaan tersebut harus tepat dan bijak dalam menyerap dan menyalurkan informasi – informasi tersebut. Selain itu pelaku bisnis harus menjalin kerjasama dengan pelaku bisnis lainnya untuk mengembangkan kemajuan usahanya. Segala informasi baik berupa tugas, perintah, isu, serta perjanjian maupun kerjasama dengan pihak lainnya yang menunjang kegiatan bisnis dan kemajuan perusahaan, agar dapat tersebar dan didiskusikan dengan jelas, perlu adanya sebuah pertemuan antar pihak yang dapat disebut dengan rapat bisnis.
Purwanto, D. 2011. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga
1. Definisi Rapat
Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang
untuk menyatukan pemikiran guna
melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini
membahas rapat formal yang melibatkan empat
orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan
untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau
pemberian motivasi kepada armada penjualan.
2. Arti Rapat dalam Organisasi
Rapat merupakan sarana komunikasi dalam
organisasi. Meskipun demikian, rapat tidak
selalu menghasilkan keputusan yang efektif.
Setiap hari suatu organisasi atau perusahaan
menerima informasi dari berbagai organisasi
lain. Kecepatan arus informasi memerlukan
keputusan yang tepat. Keputusan yang
diambil berdasarkan informasi akan
berpengaruh pada aspek perusahaan.
3. Pertimbangan penyelenggaraan Rapat
Perlu atau tidaknya penyelenggaraan rapat
didasarkan pada beberapa pertimbangan
sebagai berikut:
1. Tujuan Rapat
2. Ketepatan Waktu
3. Kemungkinan Terjadi Sesuatu Jika Rapat
Tidak Diselenggarakan
4. Alternatif Selain Rapat
4. Perlunya Menetapkan Tujuan Rapat
Rapat, pada umumnya dikategorikan sebagai
rapat informasional, atau rapat
pengambilan keputusan. Tujuan rapat
informasional adalah berbagai informasi
dan mengoordinasikan suatu tindakan.
Rapat ini dapat meliputi “briefing” per
orang oleh setiap peserta atau presentasi
oleh pimpinan yang diikuti dengan
pertanyaan dari peserta.
5. Siapa yang Harus Hadir dalam Rapat
Rapat akan kurang berarti jika tanpa diikuti oleh
orang-orang yang mempunyai informasi penting
yang berhubungan dengan subyek rapat. Untuk
memudahkan mengundang orang dalam
rapat, maka ingatlah aturan ini, 8-18-1800:
1. 8 orang peserta
2. 18 orang peserta
3. Jika ingin menyebarluaskan
informasi, kirimkanlah sebuah memo.
6. Agenda Rapat
Contoh Agenda Rapat:
1. Presensi 9. Penundaan
2. Persetujuan agenda
3. Persetujuan durasi waktu rapat
4. Laporan Pimpinan
5. Laporan Manajer
6. Pekerjaan yang tertunda
7. Pengembangan Tugas
8. Pengumuman
7. Fungsi Rapat dalam Komunikasi
Fungsi rapat adalah mengikuti informasi yang
berkembang dengan cepat. Manajer
menerima informasi melalui sistem
komunikasi yang sangat cepat dari berbagai
perusahaan dan individu dari berbagai
penjuru. Pengambilan keputusan yang
didasarkan pada informasi berpengaruh pada
setiap aspek perusahaan:
penjualan, pemasaran, manufaktur, keuangan
dan perencanaan.
8. Klasifikasi Sifat Rapat
Rapat yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai
berikut:
• Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh
semua peserta rapat.
• Agenda disusun untuk mencapai tujuan rapat.
• Rapat diikuti oleh orang-orang yang
berkompeten, baik sebagai kontributor
ataupun penerima informasi dari rapat
• Langkah lanjut purnarapat disusun dengan
baik.
9. Alasan Penyelenggaraan Rapat
Banyak alasan penyelenggaraan rapat. Alasan
yang paling tepat dapat dikemukakan sebagai
berikut:
1. Untuk menerima laporan dari peserta rapat
2. Untuk mencapai keputusan bersama
3. Untuk menganalisis atau memecahkan
permasalahan.
4. Untuk menyampaikan informasi penting
kepada audiensi.
10. Perencanaan Rapat
Sebelum mengundang orang untuk mengikuti
rapat, perlu dipertimbangkan dengan matang
tentang perlu atau tidaknya
menyelenggarakan rapat:
1. Menentukan tujuan
2. Memilih peserta rapat
3. Menyusun agenda
11. Persiapan Rapat
Langkah-langkah penting yang perlun
diperhatikan untuk mempersiapakn rapat
adalah, sebagai berikut:
1. Menyiapkan agenda rapat
2. Penyampaian undangan rapat lebih awal
3. untuk memberikan waktu yang cukup kepada
peserta
4. Memastikan semua yang diundang dapat
hadir
5. Memastikan kesiapan fasilitas
12. Suasana Rapat
Suasana rapat mudah berubah menjadi negatif
oleh pengaruh kejadian-kejadian kecil sebagai
berikut:
• Pimpinan rapat datang terlambat
• Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan baik
• Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar
• Pimpinan kurang siap atau memulai rapat
dengan kata-kata yang bernada ragu
• Peserta rapat datang terlambat
13. Jumlah Peserta Rapat
Jumlah peserta rapat ditentukan
berdasarkan jenis rapat. Rapat
diklasifikasikan dalam dua jenis, yaitu :
1.presentasi
2. rapat kerja.
14. Membuka Rapat
Pimpinan rapat yang efektif membuka
rapat dengan pernyataan ringkas tentang
tujuan penyelenggaraan rapat. Kata-kata
dalam pernyataan pembuka rapat harus
singkat dan to the point. Pendapat
pribadi tentang rapat yang
diselenggarakan tidak perlu diutarakan di
depan forum peserta.
15. Menutup Rapat
Pada akhirnya sebuah rapat, pimpinan harus
dapat menutup rapat pada saat yang tepat.
Apabila semua pokok bahasan yang tersebut
dalam agenda telah tercakup dalam rapat, ada
kecenderungan peserta untuk mulai membuat
rekapitulasi. Mereka kembali ke butir bahasan
yang telah dibahas, memulai diskusi baru, dan
mengulangi pokok pembicaraan yang telah
dibahas dalam rapat.