Dokumen tersebut membahas tentang manajemen rapat secara umum, meliputi perencanaan rapat, pelaksanaan rapat, dan penutupan rapat. Langkah-langkah penting dalam perencanaan rapat adalah menentukan tujuan, memilih peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan tempat. Pimpinan rapat harus memastikan diskusi berjalan sesuai tujuan dan agenda. Penutupan rapat dilakukan setelah semua pokok bahasan tercak

1. Manajemen Rapat
Oleh :
HosNiatul Hasanah
B04210047

2.  Rapat adalah berkumpulnya sekelompok
orang untuk menyatukan pemikiran guna
melaksanakan urusan perusahaan. Dalam
bab ini membahas rapat formal yang
melibatkan empat orang atau lebih, rapat
organisasi dimaksudkan untuk
berkomunikasi, perencanaan, penetapan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
atau pemberian motivasi kepada . Agar
berlangsung efektif

3. Rapat merupakan sarana komunikasi
dalam organisasi. Meskipun demikian,
rapat tidak selalu menghasilkan
keputusan yang efektif. Oleh karena
itu, rapat perlu diselenggarakan
dengan efisien mengingat pentingnya
arti waktu bagi pelaku bisnis
Setiap hari suatu organisasi atau
perusahaan menerima informasi dari
berbagai organisasi lain. Kecepatan
arus informasi memerlukan keputusan
yang tepat. Keputusan yang diambil
berdasarkan informasi akan
berpengaruh pada aspek perusahaan

4. Sebelum rapat diselenggarakan,
pimpinan rapat harus menentukan
tahapan-tahapan untuk
keberhasilannya. Untuk itu, iya
harus menetapkan perlu tidaknya
penyelenggaraan rapat,
menentukan :
Tujuan, Memilih peserta.
Menyusun agenda.
Dan menyiapkan lokasi rapat.

5. Rapat, pada umumnya
dikategorikan sebagai
rapat informasional,
atau rapat
pengambilan
keputusan.
Tujuan rapat
informasional adalah
berbagai informasi
dan mengoordinasikan
suatu tindakan. Rapat
ini dapat meliputi
“briefing” per orang
oleh setiap peserta
atau presentasi oleh
pimpinan yang diikuti
dengan pertanyaan
dari peserta.
Rapat pengambilan
keputusan terutama
berkenaan dengan
persuasi, analisis, dan
pemecahan masalah.

6. Meskipun peserta rapat
yang diundang terbatas,
perlu dipastikan bahwa
orang-orang yang dapat
memberikan sumbangan
pikiran dan yang
menentukan dalam
pengambilan keputusan
dapat hadir. Untuk
memudahkan
mengundang orang
dalam rapat, maka
ingatlah aturan ini, 8-18-
1800:
•8 orang peserta.
•18 orang peserta.
•jika ingin mengobarkan
antusiasme tim dengan
memperkenalkan sebuah
produk baru. Undanglah
1800 orang atau lebih
untuk rapat

7.  Presens
Persetujuan
Agenda
Persetujuan durasi
waktu rapat
Laporan Pimpinan
Laporan Manajer
Pengembangan
pasar
Produk baru
Keuangan
Pekerjaan yang
tertunda
Pengembangan
tugas
Pengumuman
Penundaan

8. Fungsi rapat adalah mengikuti
informasi yang berkembang dengan
cepat. Manajer menerima informasi
melalui sistem komunikasi yang
sangat cepat dari berbagai
perusahaan dan individu dari
berbagai penjuru.

9. Menurut sifatnya, rapat dibedakan dalam tiga
klasifikasi:
• rapat yang baik,
• rapat yang buruk,
•dan rapat yang tidak perlu.
Rapat yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai
berikut:
•Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh semua
peserta rapat.
•Agenda disusun untuk mencapai tujuan rapat.
•Rapat diikuti oleh orang-orang yang berkompeten,
baik sebagai kontributor ataupun penerima
informasi dari rapat.
•Rapat berlangsung sesuai waktu yang ditetapkan,
sesuai agenda, dan memenuhi tujuan tanpa ada
waktu dan tindakan yang sia-sia.
•Alat bantu visual dengan gambar yang jelas dan
tajam digunakan pada saat yang memungkinkan.
•Pesertarapat memahami peran masing-masing,
hadir dengan persiapan yang direncanakan, dan
memberikan kontribusi.
•Pimpinan rapat membuat ringkasan materi rapat
yang telah dibahas secara tuntas.
•Langkah lanjut purnarapat disusun dengan baik

10. Perencanaan rapat perlu memperhatikan empat unsur:
tujuan, peserta, agenda, dan tempat
penyelenggaraan rapat
perlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu
atau tidaknya menyelenggarakan rapat.
 Menentukan tujuan
 Sebelum rapat diselenggarakan, perlu ditetapkan
bahwa rapat merupakan cara terbaik untuk
mencapai tujuan.
 Memilih peserta rapat
 Peserta rapat terdiri atas orang-orang yang di
pandang penting dan merupakan kunci bagi
pembahasan pokok pembicaraan rapat. Jumlah
peserta harus mencerminkan tujuan rapat.
 Menyusun agenda
 Meskipun sifat rapat kadang-kadang menyulitkan
penyusunan agenda yang baku, setidaknya
disiapkan daftar materi yang akan dibahas dalam
rapat.


11. Langkah-langkah penting yang perlu
diperhatikan untuk mempersiapakn
rapat adalah, sebagai berikut:
Menyiapkan agenda rapat
Penyampaian undangan rapat lebih
awal untuk memberikan waktu yang
cukup kepada peserta
Memastikan semua yang diundang
dapat hadir
Memastikan kesiapan fasilitas

12. . Suasana rapat mudah berubah menjadi negatif oleh
pengaruh kejadian-kejadian kecil sebagai berikut:
 Pimpinan rapat datang terlambat
 Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan baik
 Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar
 Pimpinan kurang siap atau memulai rapat dengan
kata-kata yang bernada ragu
 Peserta rapat datang terlambat
 Rapat sering disela dengan pembicaraan telepon
 Peserta menunjukkan ketidaksiapan

13.  Melakukan pengecekan untuk memastikan
bahwa agenda telah diterima oleh peserta
rapat.
 Rapat diselenggarakan tepat pada waktu
yang telah ditetapkan tanpa harus
menunggu kehadiran seluruh peserta
rapat.
 Memberikan indikasi bahwa agenda rapat
diikuti dan rapat akan selesai pada waktu
yang telah ditetapkan


14. Presentasi
Rapat Kerja

15.  Untuk presentasi, perlu dipertimbangkan
pemilihan peserta yang memerlukan
informasi.
 Untuk rapat pengambilan keputusan atau
pemecahan masalah, jumlah peserta
maksimum lima orang.
 Untuk rapat identifikasi permasalahan,
jumlah peserta maksimum sepuluh orang.
 Untuk rapat informasional, jumlah peserta
maksimum tiga puluh orang.
 Untuk rapat panitia, jumlah peserta
maksimum yang efektif tidak lebih dari
tujuh orang.

16.  Ukuran Ruangan
Luas ruangan harus sesuai dengan jumlah
peserta rapat
 Akustik
Ruang besar yang kosong seringkali
berakustik buruk
 Gangguan

17. Keberhasilan suatu rapat sangat
ditentukan oleh efektivitas
pimpinannya. Rapat akan produktif
jika pimpinan dipersiapkan dan dipilih
dengan cermat
Pimpinan rapat
adalah orang yang bertanggung jawab
atas keberlangsungan rapat. Seorang
pimpinan rapat yang baik tidak
mendominasi seluruh rapat sehingga
mengurangi kesempatan peserta untuk
memberikan saran atau masukan,
tetapi juga tidak bersikap pasif
sehingga kehilangan kendali atas rapat
yang dipimpinnya

18. Mengetahui apa dan siapa yang hadir
sebagai peserta rapat.
Berbicara menggunakan bahasa yang dapat
dengan mudah dipahami oleh peserta
rapat.
Mengetahui dengan tepat yang perlu
diutarakan dan hasil dari rapat
pendahuluan..
Berbicara dengan suara yang jelas, dapat
didengar oleh setiap peserta rapat.
Memperhatikan dan mempertimbangkan
saran dan pendapat setiap peserta rapat.
Mengikuti agenda rapat langkah demi
langkah.
Menjaga arah rapat agar tidak
menyimpang dari tujuan.

19. Pemimpin rapat yang baik tidak
mendominasi kesempatan
berbicara dan mengutarakan
pendapatnya kepada forum
peserta rapat, melainkan
membawa forum ke dalam
diskusi untuk mendapatkan
masukan, opini dan pemikiran
peserta rapat. Diskusi
merupakan inti sebuah rapat
yang baik

20. Mengajukan petanyaan terbuka, yakni prtanyaan
yang tidak cukup dijawab dengan sekedar ucapan
“ya” atau “tidak”
Memberdayakan dan menguatkan pertanyaan
peserta rapat yang sesuai dengan tujuan rapat.
Menyampaikan pertanyaan peserta yang
ditujukan kepada peserta lain melalui pimpinan
rapat.
Mengabaikan pernyataan yang tidak relevan
dengan tujuan rapat.
Menyatakan kembali butir-butir agenda ketika
diskusi menyimpang dari tujuan yang telah
ditetapkan. Bersikap tegas terhadap peserta yang
mendominasi diskusi.
Menggunakan contoh yang relevan dengan hati-
hati untuk memberikan dorongan kepada
kelompok agar berpikir pada satu alur pemikiran
yang sama.
Mengajukan pertanyaan

21. Menutup Rapat :Pada akhirnya
sebuah rapat, pimpinan harus dapat
menutup rapat pada saat yang tepat.
Apabila semua pokok bahasan yang
tersebut dalam agenda telah tercakup
dalam rapat, ada kecenderungan
peserta untuk mulai membuat
rekapitulasi