Rapat merupakan kegiatan penting untuk mengambil keputusan bersama, bertukar informasi, dan menyelesaikan masalah. Agar efektif, rapat perlu direncanakan dengan baik, memilih peserta yang tepat, dan dilaksanakan secara terstruktur dengan aturan yang jelas. Pimpinan rapat bertugas memastikan tujuan rapat tercapai melalui diskusi yang bermutu.

1. MENYELENGGARAKAN RAPAT

2. MENYELENGGARAKAN RAPAT
• MENYELENGGARAKAN DAN MEMIMPIN RAPAT
MERUPAKAN FUNGSI PENTING DARI SEORANG
PEMIMPIN ATAU MANAGER,
• BANYAK WAKTU PIMPINAN DIMANFAATKAN
MENGIKUTI RAPAT DARI SATU TEMPAT KELAIN TEMPAT.
• PRESIDEN MEMIMPIN RAPAT KABINET, MENTERI
MEMIMPIN RAPAT ESELON SATU, IDI
MENYELENGGARAKAN KONFERENSI, DPR
MENYELENGGARAKAN RAKER, DIRUT PT TAMBANG
TIMAH MENYELENGGARAKAN RAPAT TENTANG
EVALUASI EKSPOR TIMAH KE EROPA.

3. DIFINISI RAPAT
• RAPAT ADALAH PERTEMUAN TATAP MUKA
ANTARA TIGA ORANG ATAU LEBIH YANG
BERKUMPUL UNTUK MENYATUKAN
INFORMASI, MENCARI UMPAN BALIK,
MEMPERJELAS KEBIJAKAN, MENCARI
KESEPAKATAN DAN MENYELESAIKAN
MASALAH.

4. FUNGSI RAPAT
• 1. MENYATUKAN INFORMASI.
• 2. MENCARI UMPAN BALIK.
• 3. MEMPERJELAS KEBIJAKAN.
• 4. MENCARI KESEPAKATAN.
• 5. MENYELESAIKAN/MEMECAHKAN MASALAH.
• 6. MENGEMBANGKAN KEMAMPUAN PIMPINAN
DAN STAFF.
• 7. MEMBANGUN SUASANA KERJA SAMA DAN
PARTISIPASI PENUH ANGGOTA TEAM.

5. ARTI RAPAT BAGI PEMIMPIN
• RAPAT MERUPAKAN KESEMPATAN EMAS
UNTUK :
• 1. MENUNJUKKAN KEMAMPUAN MEMIMPIN.
• 2. MENUNJUKKAN KEMAMPUAN
BERKOMUNIKASI.
• 3. MENUNJUKKAN KEMAMPUAN
MEMECAHKAN MASALAH.

6. Manfaat menyelenggarakan rapat
• 1. pengambilan keputusan yang lebih
bermutu.
• 2. kerelaan menerima keputusan yang diambil
organisasi.
• 3. keterikatan terhadap keputusan yang
diambil.
• 4. peningkatan status peserta rapat.

7. RAPAT HARUS EFEKTIF
• BANYAK RAPAT YANG TIDAK EFEKTIF,
MEMBUANG WAKTU PESERTA DAN BIAYA
YANG MAHAL.
• SIAPKAN RAPAT DENGAN BAIK AGAR
BERJALAN DENGAN EFISIEN, MEMUASKAN
DAN PRODUKTIF.

8. KAPAN RAPAT PERLU DIADAKAN ?
• SUATU RAPAT SEGERA PERLU DIADAKAN
APABILA :
• 1. TOPIKNYA PENTING.
• 2. TIDAK DAPAT DITUNDA ( MENDESAK ).
• 3. MEMERLUKAN PERTUKARAN IDE/DISKUSI.

9. Rencana penyelenggaraan rapat
• 1. menentukan tujuan rapat.
• 2. menentukan peserta yang diundang.
• 3. menentukan tempat dan waktu.
• 4. menyusun agenda rapat.

10. Menetukan tujuan rapat
• Tujuan rapat harus jelas dan bermanfaat bagi
perusahaan.
• Contoh :
• 1. upaya meningkatkan penjualan produk
kuartal yang akan datang sebesar 20 % hasil
penjualan kuartal yang lalu.
• 2. melaporkan hasil pelaksanaan tugas para
eksekutif perusahaan selama empat minggu
terakhir dan kendala yang mereka hadapi.

11. MEMILIH PESERTA RAPAT
• YANG DIUNDANG MENGIKUTI RAPAT ADALAH
• 1. ORANG ORANG YANG AKAN MEMBUAT
KEPUTUSAN.
• 2. ORANG ORANG YANG MEMILIKI INFORMASI
YANG DIPERLUKAN DALAM PENGAMBILAN
KEPUTUSAN.
• 3. ORANG ORANG YANG AKAN BERTANGGUNG
JAWAB MELAKSANAKAN KEPUTUSAN.
• 4. PERWAKILAN ORANG ORANG YANG
MENDAPAT MANFAAT DARI KEPUTUSAN YANG
DIAMBIL.

12. Menentukan peserta rapat
• 1. calon peserta mempunyai bahan masukan
yang berarti.
• 2. mempunyai pengetahuan dan pengalaman
yang ada kaitannya dengan tujuan rapat dan
subyek yang akan dibahas.
• 3. mempunyai sikap positif terhadap tujuan
rapat dan subyek yang akan dibahas.
• 4. mempunyai peranan yang berarti untuk
mendukung pelaksanaan keputusan rapat.

13. UNDANGAN RAPAT
• UNDANGAN RAPAT SUDAH DITERIMA PESERTA
RAPAT SELAMBAT LAMBATNYA DUA HARI
SEBELUM RAPAT DILAKSANAKAN.
• UNDANGAN RAPAT MENCANTUMKAN :
• 1. HARI DAN TANGGAL RAPAT.
• 2. TEMPAT RAPAT.
• 3. WAKTU MULAI DAN SELESAINYA RAPAT.
• 4. ACARA/TOPIK BAHASAN RAPAT.

14. AGENDA RAPAT
• AGENDA RAPAT MEMUAT :
• 1. SIAPA PIMPINAN RAPAT.
• 2. TOPIK TOPIK YANG DIBAHAS DAN SIAPA
PEMBICARA TIAP TOPIK SERTA WAKTU YANG
DISEDIAKAN UNTUK SETIAP TOPIK.
• 3. DAFTAR UNDANGAN.
• AGENDA RAPAT DILAMPIRKAN DALAM
UNDANGAN.

15. MEMULAI RAPAT
• PIMPINAN RAPAT MENUNJUK NOTULIS RAPAT
YANG TUGASNYA MENCATAT HAL HAL YANG
DIKEMUKAKAN PESERTA RAPAT.
• PIMPINAN RAPAT MEMULAI RAPAT TEPAT
WAKTU, WALAUPUN BELUM SEMUA PESARTA
HADIR.
• PIMPINAN RAPAT MEMBUKA RAPAT DAN
KEMUDIAN MENJELASKAN :

16. MEMULAI RAPAT....
• JELASKAN :
• 1. TUJUAN DAN LAMANYA RAPAT.
• 2. LATAR BELAKANG TOPIK ATAU MASALAH.
• 3. HAL HAL YANG DIHARAPKAN DARI PESERTA.
• 4. AGENDA SEMENTARA.
• 5. ATURAN DASAR UNTUK DIPATUHI.

17. ATURAN DASAR UNTUK DIPATUHI
PESERTA RAPAT
• DATANG TEPAT WAKTU.
• BERKOMUNIKASI SECARA TERBUKA.
• BERSIKAP SUPPORTIF.
• MENDENGAR DENGAN CERMAT.
• MENGHADAPI KONFLIK DENGAN JUJUR.
• MENGIKUTI AGENDA SAMPAI SELESAI.

18. Kewajiban peserta rapat
• 1. datang tepat pada waktunya.
• 2. mengikuti agenda rapat.
• 3. menyumbangkan informasi , pendapat dan
saran.
• 4. mengevaluasi informasi yang masuk.
• 5. mendengarkan dengan baik.
• 6 . Mengajukan pertanyaan.
• 7. mengutamakan pemikiran kelompok.

19. PELAKSANAAN RAPAT
• SETELAH MENJELASKAN TUJUAN DAN LATAR
BELAKANG DIADAKANNYA RAPAT MAKA
PIMPINAN RAPAT MEMBUKA TERMIN DISKUSI.
• PIMPINAN RAPAT MEMINTA PENDAPAT ATAU
KOMENTAR DARI TIAP PESERTA RAPAT
TENTANG TOPIK DAN MASALAH YANG
DIBAHAS.
• UPAYAKAN SEMUA PESERTA RAPAT
BERKESEMPATAN BERBICARA.

20. PELAKSANAAN RAPAT...
• CEGAH PESERTA RAPAT YANG INGIN
MEMONOPOLI RAPAT.
• PESERTA YANG DIAM, MINTA UNTUK
BERBICARA.
• APABILA TERJADI KONFLIK PENDAPAT
DIANTARA PESERTA ATASI DENGAN BIJAKSANA
DAN RASIONIL.
• TANGKAP DAN INGAT HAL HAL PENTING YANG
DIUNGKAPKAN PESERTA RAPAT.

21. MENGAKHIRI RAPAT
• MINTA NOTULIS MEMBUAT KESIMPULAN RAPAT.
• PERIKSA KESIMPULAN RAPAT/KALAU PERLU PERBAIKI.
• SAMPAIKAN KESIMPULAN RAPAT KEPADA PESERTA
RAPAT.
• JADWALKAN RAPAT BERIKUTNYA.
• BERI TUGAS KEPADA PESERTA RAPAT UNTUK
MENINDAK LANJUTI SESUAI DENGAN BIDANG
TUGASNYA.
• TUTUP RAPAT TEPAT WAKTU DENGAN UCAPAN TERIMA
KASIH KEPADA PESERTA RAPAT.
• KIRIM NOTULEN RAPAT KEPADA PESERTA RAPAT.

22. FUNGSI PIMPINAN RAPAT
• MENGARAHKAN RAPAT AGAR TUJUAN RAPAT
DAPAT TERCAPAI.
• MENGENDALIKAN RAPAT AGAR TIDAK TERJADI
KEKACAUAN.
• MEMBUAT KESIMPULAN RAPAT.
• MENETAPKAN LANGKAH LANGKAH TINDAK
LANJUT.
• MENETAPKAN KAPAN RAPAT LANJUTAN.
• MENYUSUN LAPORAN RAPAT.

23. LAIN LAIN
• GUNAKAN RUANG RAPAT YANG BAIK SESUAI
DENGAN KAPASITAS PESERTA, PENERANGAN
LAMPUNYA BAIK, PENGERAS SUARANYA BAIK
DAN PAKAI AC.
• SEDIAKAN SNACK.
• KALAU RAPAT MELEBIHI JAM 12 SIANG
SEDIAKAN MAKAN SIANG.

24. PERILAKU PESERTA RAPAT
• 1. INISIATOR : mengusulkan gagasan gagasan
baru atau pendekatan endekatan baru dalam
pemecahan masalah.
• 2. PENCARI INFORMASI : meminta penjelasan,
saran dan fakta informasi yang membantu
pemecahan masalah.
• 3. PENCARI GAGASAN : meminta penjelasan
tentang nilai dan gagasan yang diungkapkan
peserta rapat.

25. PERILAKU PESERTA RAPAT
• 4.PEMBERI INFORMASI : memberi fakta,
contoh, statistik dan bukti lain yang
membantu peserta rapat.
• 5. PEMBERI SARAN : menawarkan saran atas
gagasan yang berkembang dalam diskusi.
• 6. PENGANALISIS : memberikan contoh contoh
untuk menunjukkan bagaimana melaksanakan
saran atau gagasan yang muncul.

26. PERILAKU PESERTA RAPAT
• 7. EVALUATOR : memberi penilaian atas bukti
dan kesimpulan yang muncul.
• 8. PEMBERI ENERGI : memberikan semangat
pada peserta rapat agar lebih produktif.

27. PERILAKU DISFUNGSIONAL PESERTA
RAPAT
• 1. PENGHALANG : TERUS MENERUS
MEMENTAHKAN IDE DAN SARAN ORANG
LAIN.
• 2. PENYERANG : MENGHINA, MENGKRITIK
DAN MENYERANG ANGGOTA LAIN.
• 3. PENCARI PUJIAN : MENGHABISKAN WAKTU
MENGEMUKAKAN PRESTASI DAN
KEHEBATANNYA YANG TIDAK RELEVAN.

28. PERILAKU DISFUNGSIONAL PESERTA
RAPAT....
• 4. PELAWAK : MENGGANGGU RAPAT DENGAN
CERITA LUCU YANG BERLEBIHAN, KOMENTAR
YANG TIDAK TEPAT, DAN KELAKAR YANG
MEMECAH BELAH.
• 5. PENDIAM : SANGAT SEDIKIT ATAU TIDAK
BERPARTISIPASI SAMA SEKALI. MENOLAK
UNTUK BEREMBUK ATAU MEMBERI
PENDAPAT.

29. MENCAPAI KEPUTUSAN DALAM RAPAT
• KEPUTUSAN ATAS DASAR PERTIMBANGAN
PIMPINAN RAPAT YAITU KEPUTUSAN
YANGDIBUAT OLEH PIMPINAN RAPAT,
SETELAH MENDENGAR SARAN PESERTA RAPAT.
• KEPUTUSAN ATAS DASAR MAYORITAS.
• KEPUTUSAN ATAS DASAR KONSENSUS.
• KEPUTUSAN ATAS DASAR KESEIMBANGAN.

30. KONFLIK DALAM RAPAT
• KONFLIK MAKSUDNYA ADALAH TERJADINYA
PERTENTANGAN PENDAPAT DALAM SUATU
RAPAT.
• KONFLIK DALAM RAPAT TERBAGI ATAS :
• 1. KONFLIK AFEKTIF.
• 2. KONFLIK KOGNITIF.

31. KONFLIK AFEKTIF
• KONFLIK AFEKTIF ADALAH KONFLIK YANG
BERPUSAT TIDAK KEPADA PERSOALAN, TETAPI
PADA PERASAAN DAN KEPERIBADIAN.
• KONFLIK AFEKTIF CENDERUNG EMOSIONAL,
BERFOKUS PADA ORANG, BUKAN PADA HAL
HAL YANG SUBSTANTIF.
• KONFLIK SEMACAM INI MUNGKIN MELEDAK
MENJADI SALING EJEK DAN MENGKRITIK.

32. KONFLIK KOGNITIF
• KONFLIK KOGNITIF BERPUSAT PADA
PERSOALAN, SERTA DIANGGAP SEHAT DAN
BERMANFAAT.
• KONFLIK KOGNITIF MEMUNCULKAN
DISKUSIDAN MERANGSANG PEMIKIRAN
KRITIS.
• KONFLIK KOGNITIF MENDORONG
PENERIMAAN KEPUTUSAN OLEH PESERTA
RAPAT.