Dokumen tersebut memberikan panduan untuk memimpin rapat dengan lebih baik, meliputi perencanaan rapat sebelum pelaksanaan, komunikasi dengan peserta, mendorong partisipasi aktif, memantik diskusi, mengatur waktu rapat dengan tepat, dan menangani konflik secara konstruktif.

1. BERKOMUNIKASI DENGAN LEBIH BAIK
MEMIMPIN RAPAT 02

2. 1. Menuliskan agenda yang
baik dan bisa dijalankan
2. Mengidentifikasi masalah
sebelum rapat
Kompetensi Pemimpin Rapat 3. Mendapat dukungan dari
pihak berkepentingan
sebelum rapat
4. Mendorong terjadinya
diskusi dan partisipasi
5. Memulai, menjalankan,
dan mengakhiri tepat
waktu

3. 6. Menangani konflik
7. Mendengarkan secara aktif
8. Merangkum poin-poin
9. Membangun konsensus
10. Memotivasi orang lain Kompetensi Pemimpin Rapat
11. Mengatur pertanggung
jawaban

4. Rapat yang sukses dimulai
sebelum rapat. Pada saat itu
sudah harus diputuskan :
Apakah perlu diadakan rapat?
 Masalah apa yang bisa
ditangani tanpa rapat?
Keputusan Prarapat  Apa yang akan terjadi jika
kita tidak mengadakan
rapat sama sekali?
 Apa yang akan terjadi jika
kita menunda rapat?

5.  Hanya orang yang bisa
memberi kontribusi pada
diskusi yang diundang.
Keputusan Prarapat
 Tidak ada yang hadir untuk
mengamati, belajar, atau
sekedar tahu. Siapa yang ikut rapat?
 Apa yang harus dimasukkan
dalam agenda rapat?
 Bagaimana mendapatkan
dukungan?
 Bagaimana membongkar
keberatan?

6. Ketika orang menghadiri rapat,
mereka hadir karena suatu
alasan
 Siapa yang punya informasi
yang perlu dibahas?
 Siapa yang perlu mengambil
keputusan?
Keputusan Prarapat
 Siapa yang perlu
menjalankan rencana?
Siapa yang ikut rapat?
 Siapa lagi betul-betul
penting bagi keberhasilan
rapat/proyek?

7. Keputusan Prarapat
Agenda adalah alat bantu utama rapat.
Membuat Agenda Agenda membentuk ekspektasi, menjaga
rapat tetap pada jalurnya, dan menciptakan
akuntabilitas.
Sekalipun sederhana, agenda rapat perlu
dibuat dengan panduan sebagai berikut :
Berilah judul pada rapat
Gambarkan dengan singkat tujuan rapat
Sebutkan siapa saja pesertanya

8. Keputusan Prarapat
Sebutkan dengan singkat tapi jelas, setiap
aspek dari setiap masalah yang dibahas.
Membuat Agenda
Pisahkan semua keputusan tunda
Tuliskan batas waktu untuk tiap agenda
(dan patuhilah!!)
Masukkan item agenda terselubung yang bisa
mengalihkan rapat kalau butuh dibahas.

9.  Bagikan bahan
bacaan di muka
bersama agenda
 Pastikan setiap
peserta menerima
agenda setidaknya
24 jam sebelumnya.
 Berikan waktu untuk
partisipasi dan
diskusi.
Keputusan Prarapat
Membuat Agenda

10. Beberapa waktu sebelum rapat, perlu
dikonfirmasi berbagai hal yang dapat
mempengaruhi hasil rapat, seperti :
Komunikasi Prarapat  Memberitahu mereka apa yang terjadi
 Mencari umpan balik mereka tentang
masalah yang dibahas
 Mengajukan pertanyaan.
 Mengumpulkan informasi
 Menemukan masalah baru
 Membahas opsi
 Mencapai kesepakatan tentang suatu
pendekatan atau tindakan.

11. Ajukan pada diri anda sendiri
beberapa pertanyaan sebelum
rapat :
 Siapa yang bisa membantu
anda dan mengapa?
 Siapa yang bisa Komunikasi Prarapat
mengganggu tujuan rapat
dan mengapa?
 Pertanyaan apa yang perlu
anda lontarkan kepada
mereka
 Apa yang akan anda lakukan
dengan informasi yang
terkumpul?

12.  Sumberdaya paling berharga
adalah kecerdasan dan
pengetahuan kolektif peserta
rapat, oleh karena itu
pemimpin perlu mendorong
partisipasi peserta rapat.
 Partisipasi adalah hal penting
dalam menuai daya kreasi
Doronglah Partisipasi organisasi Anda. Jika anda
mendorong partisipasi, maka
semua bisa memperoleh
manfaat, dengan demikian
suasana harus cukup aman
dan mudah bagi semua orang
untuk ikut terlibat.

13. Beberapa contoh untuk
mendorong partisipasi
misalnya:
 Pak Bambang, Anda kok
menggeleng-geleng. Apa
lagi yang perlu kita
Doronglah Partisipasi pertimbangkan?
 Saya ingin mendengar
pendapat Mbak Susilowati
tentang hal ini
 Pak Nurhadi, tadi kita
membicarakan sesuatu
sebelum rapat. Dapatkah
anda membagikannya
dengan yang lain?

14. Beberapa contoh untuk
mendorong partisipasi
misalnya:
 Apakah semua masalah
sudah tercatat? Doronglah Partisipasi
 Apakah ada hal lain yang
perlu kita pertimbangkan?
 Apa yang tidak ketahui,
tetapi perlu kita ketahui?
 Apakah ada yang belum
memberikan kontribusi?

15. Bahasa dan nada bicara anda
adalah alat bantu yang bisa
digunakan untuk memancing
diskusi.
Jangan beri pendapat anda
terlebih dahulu, biarkan orang
Pancinglah Diskusi
lain yang berbicara.
Katakan padanya bahwa anda
ingin mendengar pendapatnya.

16. Buatlah kontak mata, dan
lontarkan pertanyaan padanya,
misalnya :
Apa reaksi anda … ?
Pancinglah Diskusi
Apa pandangan anda tentang…?
Bagaimana anda melihat … ?
Apa yang mengarahkan anda ke . ?
Apa ide yang lain … ?
Bagaimana kita bisa … ?

17. Seorang pemimpin bisa
menanyakan “Apa ada hal perlu
saya ketahui, namun belum
saya ketahui?”
Pertanyaan itu bisa membawa
pengaruh besar pada peserta
rapat karena dengan demikian
pemimpin bisa mendengar apa
Pancinglah Diskusi yang biasanya tidak ia dengar,
tetapi peserta rapat juga tahu
bahwa mereka bisa
menyampaikan sesuatu yang
perlu mereka katakan, tanpa
ada hukuman.

18. Keluhan terbesar soal rapat
adalah mulainya terlambat,
berakhirnya juga terlambat,
dan waktu yang tersia-sia
ditengah-tengahnya. Orang
akan lebih senang pergi rapat
serta berpartisipasi lebih penuh
Mengatur Waktu jika mereka tahu bahwa waktu
mereka dihargai.
Satu-satunya cara untuk
membuat sistem berjalan bagi
semua orang adalah dengan
melakukan praktek yang baik di
seluruh jajaran dan sisi
perusahaan, dan praktek yang
baik adalah dengan … memulai
tepat waktu.

19. Semua pemimpin tahu bahwa
konflik yang sehat dan positif
membawa manfaat bagi
organisasi.
Oleh sebab itu pemimpin rapat
berupaya untuk mendorong
Menangani Konflik konflik positif dan
menghindarkan yang negatif,
serangan pribadi atau emosi
tinggi yang meracuni atmosfer
kerja dan menghambat
kemajuan.

20. Masih ada kelanjutannya…
MEMIMPIN RAPAT 03