Dokumen tersebut membahas tentang pengaturan rapat, mulai dari persiapan rapat, pelaksanaan rapat, hingga keperluan rapat. Rapat merupakan pertemuan untuk membahas masalah atau kepentingan bersama guna mencapai kesepakatan.

1. Bisnis Manajemen
MENGELOLA PERTEMUAN /
RAPAT
Mempersiapkan pertemuan/rapat
Menyelenggarakan pertemuan/rapat
Membuat catatan hasil pertemuan/rapat
Mendistribusikan hasil pertemuan/rapat

2. KD 1. Mempersiapkan Pertemuan/ Rapat
INDIKATOR 1.1 Melakukan pertemuan dan peserta yang hadir
sesuai dengan kebutuhan
1.2 Pengaturan pertemuan dibuat berdasarkan
kebutuhan dan dirancang waktunya
1.3 Agenda dibuat berdasarkan pada tujuan
pertemuan yang telah ditetapkan
1.4 Informasi yang ada dalam agenda adalah yang
akan didiskusikan
1.5 Bahan untuk pertemuan telah disiapkan dan
dikirim kepada peserta sesuai dengan waktu yang
telah dibuat
MATERI - Ruang lingkup rapat
- Persiapan rapat
KEGIATAN - Menjelaskan pengertian tentang rapat
PEMBELAJARAN - Menjelaskan tujuan rapat
- Menyebutkan jenis-jenis rapat
- Mengidentifikasi keperluan rapat
- Menjelaskan macam-macam tata ruang rapat
- Menjelaskan teknik menyusun undangan rapat
- Menjelaskan teknik menyusun acara
- Menyiapkan bahan dan alat dengan cekatan
- Membuat proposal, undangan, dan menyusun acara rapat
dengan teliti dan bertanggung jawab
- Menata ruang rapat dengan cekatan
Bisnis dan Manajemen

3. Bisnis dan Manajemen
Menurut Kamus Bahasa Indonesia
edisi ke-2 terbitan balai pustaka
Rapat adalah pertemuan (kumpulan)
untuk membicarakan sesuatu sidang
majelis

4. Bisnis dan Manajemen
Etika komunikasi oleh Samsil Rambe :
Rapat adalah kumpulan beberapa orang
atau organisasi yang akan membicarakan
sesuatu masalah atau kepentingan
bersama untuk memberikan penjelasan,
memecahkan suatu persoalan dan
sekaligus mengadakan perundingan demi
memperoleh suatu hasil yang disepakati /
disetujui bersama.

5. Bisnis dan Manajemen
Surat menyurat dan komunikasi menurut
Cut Rozanna :
Rapat adalah pertemuan antara para
anggota di lingkungan organisasi sendiri
untuk merundingkan atau menyelesaikan
suatu masalah menyangkut kepentingan
bersama.

6. Bisnis dan Manajemen
Kesimpulan :
Rapat adalah pertemuan yang dilakukan
orang yang membicarakan suatu masalah
atau kepentingan untuk memberikan
penjelasan atau memecahkan suatu
persoalan mengadakan perundingan demi
memperoleh kesepakatan bersama.

7. Bisnis dan Manajemen
Tujuan Rapat :
• Untuk memecahkan suatu masalah.
• Untuk menyampaikan informasi, perintah,
pernyataan.
• Sebagai alat koordinasi

8. Bisnis dan Manajemen
Jenis-jenis Rapat
 Rapat Berdasarkan Tujuan :
 Rapat Berdasarkan sifat
 Rapat Berdasarkan jangka waktu
 Rapat Berdasarkan Frekuensi
 Rapat Berdasarkan Nama

9. Berdasarkan Tujuan
 Rapat Penjelasan
 Rapat Pemecahan Masalah
 Rapat Perundingan
Berdasarkan Sifat
 Rapat Formal
 Rapat Informal
 Rapat Terbuka
 Rapat Tertutup

10. Berdasarkan Jangka Waktu
 Rapat Mingguan
 Rapat Bulanan
 Rapat Semester
 Rapat Tahunan
Berdasarkan Frekuensi
 Rapat Rutin
 Rapat Insidental

11. Berdasarkan Nama
 Rapat Kerja
 Rapat Dinas
 Musyawarah Kerja

12. Syarat-Syarat Rapat
 Persiapan Rapat
 Pelaksanaan Rapat

13. Persiapan Rapat
 Penentuan Tujuan Rapat dan Acara Rapat
 Penentuan Waktu, hari, tanggal, dan tahun
 Penentuan Tempat
 Akomodasi
 Konsumsi
 Media/Peralatan

14. Pelaksanaan Rapat
 Suasana Rapat berlangsung terbuka
 Peserta Rapat berpartisipasi aktif
 Adanya kendali dari ketua rapat
 Hindarkan debat kusir
 Bahasa harus komunikatif
 Hindarkan monopoli ketika berbicara
 Adanya keputusan dan kesimpulan rapat
 Adanya Notulen
 Acara Rapat
 Media Rapat
 Waktu

15. Unsur-unsur rapat
 Tujuan Rapat
 Masalah yang akan dibicarakan
 Pemimpin Rapat
 Peserta Rapat
 Media Rapat
 Notulis

16. Bisnis dan Manajemen
 Untuk memecahkan suatu masalah.
 Untuk menyampaikan informasi, perintah,
pernyataan.
 Sebagai alat koordinasi antar intern atau
antar ekstern.
1. Tujuan Rapat

17. Bisnis dan Manajemen
Permasalah meliputi permasalahan ringan,
sedang dan berat yang memerlukan penanganan
dengan sesegera mungkin dan ada pula yang
dapat ditangguhkan terlebih dahulu, tetapi
adapula salah satu cara dengan mengadakan
rapat.
2. Masalah yang akan dirapatkan
3. Pemimpin Rapat
a. Tipe otoriter
b. Tipe demokratis
c. Tipe laissez-faire

18. Bisnis dan Manajemen
4. Peserta Rapat
a. Sifat atau karakter peserta rapat
1) Tipe pemersatu
2) Tipe perantara
3) Tipe pendengar
4) Tipe pemberi semangat
5) TIpe inisiatif
6) Tipe pemberi informasi
7) Tipe penyerangan
b. Fungsi peserta rapat
1) Sebagai penyumbang pendapat
2) Sebagai penyimpul
3) Sebagai penyumbang data
4) Sebagai penerima hasil keputusan
5) Sebagai pembantu pemimpin

19. Bisnis dan Manajemen
5. Media Rapat
a. Ruangan, meja, dan kursi, papan tulis/white board
b. Lampu penerangan
c. Flip chart
d. Sound system
e. Alat tulis
f. OHP, komputer dll,.
6. Notulis
Notulis adalah seseorang yang menulis
Notula, Sedangkan Notula adalah Catatan
Singkat Mengenai Jalannya rapat serta hal
yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat

20. Teknik Penyelenggaraan Rapat
1. Persiapan rapat
2. Pelaksanaan Rapat
3. Pelaporan
4. Sarana Komunikasi/bahasa

21. Bisnis dan Manajemen
1. Persiapan rapat
 Persiapan administrasi
 Persiapan ruangan
 Persiapan akomodasi konsumsi
 Kesehatan dan keamanan

22. Bisnis dan Manajemen
2. Pelaksanaan rapat
 Pembukaan rapat
 Pembagian tugas
 Rapat kelompok
 Rapat pleno
 Perumusan
 Reproduksi

23. Bisnis dan Manajemen
3. Pelaporan
 Pelapor
 Penerima laporan
 Bahan yang dilaporkan
4. Sarana komunikasi (bahasa)
 Paragraf yang runtut
 Kalimat yang efektif

24. Bisnis dan Manajemen
Keperluan Rapat
 Bahan
 Alat Tulis dan Perlengkapan
 Akomodasi

25. Bisnis dan Manajemen
Bahan
 Notula yang merupakan hasil dari rapat
sebelumnya
 Makalah yang akan dibahas dalam rapat
 Peraturan-peraturan yang diperlukan
 Bahan-bahan acuan seperti buku/majalah,
media cetak/elektronik.

26. Bisnis dan Manajemen
Alat Tulis dan Perlengkapan
 Pensil, Bolpoin, Penghapus
 Map beserta isinya yaitu, kertas HVS,
Jadwal rapat, dokumen –dokumen
sehubungan dengan masalah yang akan
dibahas untuk dibaca para peserta rapat
 Komputer/Laptop
 Sound System
 Overhead Proyektor (OHP)
 Video
 Tape Recorder
 White Board
 Camera

27. Akomodasi dan Konsumsi
 Hotel/Penginapan
 Transportasi
 Makanan dan Minuman

28. MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN
Macam-macam Tata Ruang Rapat
 Perencanaan Cahaya
 Perencanaan Warna
 Perencanaan Udara
 Penataan Suara

29. Perencanaan Cahaya
Cahaya Penerangan yang cukup merupakan
pertimbangan yang penting dalam tata
ruang kantor. Kerugian dari kurangnya
cahaya menimbulkan ketegangan otot,
kelellahan mata, serta kesalahan dalam
bekerja, karena suksesnya pekerjaan
kantor memerlukan penerangan cahaya
yang baik.

30. Jenis-jenis Cahaya buatan Manusia
 Cahaya Langsung
 Cahaya Setengah Langsung
 Cahaya Tidak Langsung
 Cahaya Setengah tidak Langsung

31. Perencanaan Warna
Warna merupakan faktor penting untuk
memperbesar efisien kerja para pegawai dan warna
akan mempengaruhi perasaan serta pikiran. Maka
seharusnya kita menggunakan warna yang sesuai,
tepat, dan baik agar kantor tampak menarik dan
menyenangkan.
Para ahli membedakan tiga warna pokok :
• Warna merah menggambarkan panas dan
kegembiraan
• Warna kuning menggambarkan kehangatan
matahari berfungsi untuk merangsang mata dan
syaraf agar menimbulkan perasaan riang gembira
• Warna biru merupakanwarna langit dan samudera
yang menggambarkan ketentraman.

32. MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN
Perencanaan Udara
Mengatasi udara yang panas dan lembab itu
perlu memperhatikan :
 Mengatur suhu udara dalam ruang kerja
dengan alat AC.
 Mengusahakan udara yang cukup dalam
ruang kerja.
 Mengatur pakaian kerja yang sebaik-
baiknya dipakai oleh para pekerja.

33. Penataan Suara
Suara-suara bising dan gaduh dapat
menggangu konsentrasi kerja karena dapat
menggangu pikiran orang yang bekerja
sehingga mempengaruhi hasil kerjanya.
Untuk mengatasinya, diantaranya:
 Langit-langit/dinding ruangan
menggunakan lapisan penyadap suara.
 Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang
tertutup rapat.
 Lantai ruangan diberi alas dari bahan yang
tidak banyak mengeluarkan suara.

34. Teknik Menyusun Undangan Rapat
 Surat Undangan resmi
 Surat Undangan tidak resmi
 Surat Undangan setengah resmi

35. Surat Undangan Resmi
Surat Undangan yang dibuat oleh suatu
organisasi, Instansi, lembaga, Yayasan agar
orang-orang atau Organisasi yang diundang
dapat menghadiri acara yang
diselenggarakan oleh pihak yang
mengundang.
Contoh : Undangan Rapat dinas

36. Surat Undangan tidak resmi
Surat Undangan yang dibuat oleh
perorangan mewakili dirinya sendiri agar
pihak yang diundang dapat hadir dalam
acara yang diselenggarakan oleh yang
mengundang.
Contoh : Undangan Pernikahan,
Khitanan, dan Syukuran.

37. Surat Undangan Setengah Resmi
Surat Undangan yang dikeluarkan oleh
suatu Organisasi untuk acara yang bersifat
tidak resmi.
Contoh : Halal bihalal dan
Ulang tahun Perusahaan

38. Syarat Penulisan Bahasa Surat
 Nada bahas surat harus tepat
- Hindari kata-kata atau kalimat
majemuk
- Perhatikan aturan tata bahasa
- Terapkan sopan santun penulisan
bahas surat yang lazim
 Penggunaan Kalimat Sederhana
- Susunan Kata yang teratur yang menyatakan suatu
pengertian. Kalimat yang dikehendaki singkat
tetapi padat dan jelas serta bertata bahasa yang
benar, tidak panjang atau berulang-ulang,
sehingga mudah dipahami oleh pembaca.

39.  Rumusan Isi Surat
Isi Surat harus jelas dan sopan yang dirumuskan
secara singkat dibagian hal atau perihal.
 Kejelasan Makan
- Hindari Pemakaian kata/istilah yang kurang
lazim (tidak umum) dan kalimat yang
berbelit-belit.
- Pemilihan kata yang tepat, susunan kalimat yang
sederhana dan ungkapan yang wajar, serta
tulisan yang jelas dan benar.
- Penggunaan ejaan dan tanda baca yang tepat
serta gunakan singkatan yang sudah biasa
dipakai

40. Pengaturan Alinea
 Untuk Mengetahui dari Instansi
mana surat tersebut dikirimkan.
 Untuk mengetahui kota, tanggal, bulan,
dan tahun surat dikeluarkan.
 Untuk mengetahui tentang atau perihal
surat dikirimkan
 Untuk mengetahui maksud, tujuan, dan
keinginan pengirim.
 Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan
penanggung jawab surat.
 Untuk mengetahui mungkin ada dokumen yang
dilampirkan yang terkait dengan isi surat.

41. Penempatan bagian-bagian surat
• Kepala Surat
• Pembukaan
• Isi Surat
• Penutup

42. Kepala Surat
Pada bagian ini dicantumkan nama
Instansi/Lembaga, alamat
instansi/lembaga, nomor telepon, lambang
instansi, dan lain-lain.

43. Pembukaan
 Tanggal surat, bulan, dan tahun
 Nomor surat, membuat nomor surat
dibuat/dikeluarkan
 Lampiran
 Hal/Perihal
 Nama dan alamat surat yang
dikehendaki oleh penulis/pembuat
surat
 Salam Pembuka

44. Isi Surat/tubuh surat
Merupakan uraian lengkap dan jelas
tentang masalah yang menyebabkan surat
itu dibuat dan dikirimkan. Biasanya
dituangkan kedalam alinea pembuka, alinea
isi dan alinea penutup.

45. Penutup
Penutup surat terdiri dari :
 Salam Penutup
 Tanda tangan pejabat

46. Teknik menyusun agenda
dan acara rapat
Teknik
 Pengetahuan dan kepandaian membuat
sesuatu
 Cara sistematis mengerjakan sesuatu
Agenda
 Buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun
 Masalah yang akan dibicarakan di dalam rapat

47. Acara
Hal/pokok yang akan dibicarakan (dalam
rapat dan perundingan)
Rapat
 Pertemuan untuk membicarakan
sesuatu
 Sidang untuk membahas masalah yang
berkenaan dengan bidang pekerjaan yang
dihadapi

48. Yang harus diperhatikan dalam menyusun
agenda rapat :
 Mengetahui dan menguasai masalah yang
dibicarakan
 Mengetahui tema dan tujuan rapat
 Mengetahui keadaan calon peserta rapat
 Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan
pelaksanaan rapat
 Mengetahui peralatan yang akan digunakan
 Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
 Mengetahui keadaan ruang rapat
 Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman
 Mengetahui tata tertib rapat

49.  Pembukaan
 Pengarahan dari pemimpin rapat
 Pelaksanaan rapat
 Pembawa acara membacakan hasil rapat
 Mengetahui dan menguasai masalah yang
dibicarakan
 Mengetahui tema dan tujuan rapat
Yang harus diperhatikan dalam menyusun
acara rapat :
 Acara disusun sesuai dengan pokok
permasalahan
 Urutan acara rapat terdiri dari :

50.  Mengetahui keadaan calon peserta rapat
 Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan
pelaksanaan rapat
 Mengetahui peralatan yang akan digunakan
 Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
 Mengetahui keadaan ruang rapat
 Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman
 Mengetahui tata tertib rapat

51. Contoh Agenda Rapat
Pertemuan para eksekutif muda
Pertemuan para eksekutif muda akan diadakan
pada tanggal 12 Juni 2004, Pukul 10.00 di ruang
Presidential Hotel Indonesia.
Agenda :
1. Laporan dari rapat sebelumnya
2. Perkenalan produk baru
3. Tanggapan terhadap produk baru
4. Pemasaran produk/promosi
5. Pembagian wilayah pemasaran
6. Persiapan promosi
7. Tanggal untuk rapat selanjutnya

52. Contoh Susunan Acara Rapat
Judul Rapat : Pemasaran Produk Terbaru
Perusahaan
Pemimpin Rapat : Direktur Utama Bapak Susilo, S.E.
Acara :
1. Pembukaan diawali dengan doa
2. Laporan dari rapat sebelumnya oleh ketua Penyelenggara rapat
3. Pengarahan Rapat
4. Perkenalan produk baru
5. Tanggapan dan tanya jawab
6. Pembagian kelompok kerja
7. Rapat pleno mengenai hasil kerja kelompok
8. Cara pemasaran produk/promosi
9. Pembagian wilayah pemasaran
10. Persiapan promosi
11. Pembacaan keputusan-keputusan hasil rapat
12. Kesimpulan rapat
13. Penutup diakhiri dengan doa
14. Pemberitahuan rapat selanjutnya

53. Contoh Isi Surat Undangan Rapat
Dengan hormat,
Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada Rapat yang akan
diselenggarakan pada:
Hari/tanggal: Senin/11 Juli 2004
Waktu : Pukul 1O.OO
Tempat : Grand Mahakam
Jl. Pattimura IV Jakarta
Acara : Rapat kerja bagi Guru dan
Tata Usaha
Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mohon kehadiran
Bapak/Ibu tepat pada waktunya.
Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

54. Cara menyusun Proposal, yaitu sebagai
berikut :
 Kata Pengantar
 Pendahuluan
 Maksud dan tujuan
 Jenis kegiatan
 Rencana Kerja
 Lokasi atau tempat kegiatan
 Waktu kegiatan
 Orang-orang yang terlibat kegiatan atau panitia
pelaksanaan kegiatan
 Dana
 Harapan
 Lampiran-lampiran

55. INDIKATOR 2.1 Pertemuan dipimpin menurut prosedur perusahaan dan tata cara
pertemuan
2.2 Hubungan antar pribadi dan gaya komunikasi dipakai agar dapat
membuka dan mendorong adanya komuniksi yang baik
2.3 Kesepakatan mengenai tujuan dan
penyelenggaraan pertemuan dapat tercapai
2.4 Gagasan dan informasi disampaikan jelas dan lengkap
2.5 Seluruh peserta diberi kesempatan untuk memberi gagasan
2.6 Pertemuan dikelola secara terarah agar tujuan tercapai
2.7 Waktu pertemuan yang akan diselenggarakan berikutnya telah
disetujui dan didasarkan pada kesepatan peserta
2.8 Notulen dicatat dengan benar
MATERI - Pengelolaan pertemuan
- Etika pertemuan
KEGIATAN - Menjelaskan membuka dan menutup rapat
PEMBELAJARAN - Menjelaskan teknik memimpin rapat
- Menjelaskan teknik mengajukan pendapat
- Memahami tata tertib rapat
- Menjelaskan teknik menyusun notula dan resume rapat
- Menerapkan teknik membuka, memimpin, mengajukan pendapat,
dan menyusun notula dan resume rapat dengan benar
- Mempraktrekkan penyelenggaraan rapat
- Membuat notula dan menyusun resume rapat
KD 2. Menyelenggarakan Pertemuan

56. Teknik Membuka dan Menutup rapat
Teknik Membuka rapat
 Kalimat pembuka harus menarik
 Kalimat Pembuka berisi kalimat yang membangkitkan
motivasi para pendengar secara cermat
 Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang
materi/topik yang akan dibahas
 Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari
pembicaraan
 Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi menarik
perhatian para pendengar
 Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik :
- Penggunaan data
- Anekdot
- Membuat Pertanyaan
- Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa
- Menggunakan Peribahasa, kata bijak, dan kutipan dari
kitab suci

57. Teknik Menutup Rapat
 Menyusun ringkasan atau kesimpulan
Pada akhir pembicaraan, pembicara harus mengulangi
garis besar isi atau topik yang telah dibahas.
 Kalimat Penutup
Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup
pembicaraan, yaitu :
- Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang
singkat
- Berisi anjuran kepada pendengar
- Berisi Pujian/sanjungan kepada pendengar
- Usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum,
bahkan tertawa
- Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair,
kutipan dari kitab suci, atau kata bijak.

58. Teknik Memimpin Rapat
Sikap dan sifat yang harus dimiliki seseorang
pemimpin rapat, antara lain :
 Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan
yang luas
 Seorang pemimpin rapat harus dapat mengendalikan
jalannya rapat
 Pemimpin rapat harus mempunyai sifat adil, jujur,
berwibawa, dan tegas
 Pemimpin rapat harus harus mampu mengatur lalu lintas
jalannya rapat
 Pemimpin rapat dapat mengelola secara terarah dalam
mencapai tujuan rapat
 Pemimpin rapat berusaha agar seluruh peserta rapat
memiliki kesempatan untuk memberikan gagasan
 Pemimpin rapat memimpin rapat menurut prosedur
perusahaan dan tata cara pertemuan

59. Teknik Mengajukan Pendapat
Teknik bertanya dalam rapat, yaitu sebagai
berikut :
 Pertanyaan Langsung
 Pertanyaan Umum
 Pertanyaan Terbuka
 Pertanyaan Mengembalikan
 Pertanyaan dipindahkan
 Pertanyaan Faktual
 Pertanyaan Retoris
 Pertanyaan Penghargaan
 Leading Question

60. Tata Tertib Rapat
Secara garis besar, isi tata tertib rapat
antara lain sebagai berikut :
1. Peraturan sebelum rapat dimulai
a. Peserta rapat hadir tepat waktu
b. Peserta rapat mengisi daftar hadir
c. Peserta rapat membawa perlengkapan atau
peralatan sesuai dengan isi surat undangan
d. Bila tidak dapat hadir ada pemberitahuan
e. Mengenakan pakaian sesuai dengan
pemberitahuan dalam surat undangan

61. 2. Peraturan pada saat rapat dilaksanakan
a. Mematuhi aturan main rapat yang telah
ditentukan
b. Tata tertib berbicara, bersikap
c. Tata tertib bertanya
d. Tata tertib mengerjakan tugas
perorangan/kelompok
e. Tata tertib istirahat/makan/minum
3. Peraturan pada saat selesai rapat
a. Bila ada tugas mengerjakannya tepat waktu
b. Mengikuti pelaksanaan rapat selanjutnya

62. Teknik Menyusun Notula dan Resume Rapat
 Pengertian Notula
Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya rapat
serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.
 Macam-macam notula
- Notula Harfiah, yaitu laporan atau pencatatan secara
kata demi kata dari seluruh pembicaraan dalam rapat
tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain.
- Notula Rangkuman, yaitu laporan ringkas tentang
pembicaraan dalam rapat

63. Fungsi Notula
 Sebagai dokumen dan alat bukti
 Sebagai sumber informasi untuk peserta
yang tidak hadir
 Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya
 Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat
 Sebagai dokumen
 Sebagai alat untuk rapat semu

64. Isi notula
 Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi atau
yang menyelenggarakan rapat.
 Hari, tanggal, tempat, dan waktu di mulai dan berakhirnya rapat
 Sifat rapat misalnya rutin, tahunan, luar biasa
 Pemimpin dan notulis rapat
 Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir
 Penyempurnaan rapat sebelumnya dan pengesahan dari pemimpin
rapat
 Susunan acara rapat
 Ringkasan jalanya rapat
 Hasil rapat
 Hal-hal lain yang ikut di bicarakan rapat
 Catatan khusus
 Nama dan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat

65. KD 3. Membuat Catatan Hasil Pertemuan
INDIKATOR 3.1 Catatan hasil rapat diketik
secara benar
3.2 Hasil catatan tercatat
diberikan kepada bagian-
bagian yang bersangkutan
MATERI - Hasil Notulen
KEGIATAN - Dapat mencatat hasil
PEMBELAJARAN pertemuan
- Mengetik secara benar hasil
pertemuan
Bisnis dan Manajemen

66. CONTOH PENYUSUNAN NOTULA
NOTULA
Rapat Pemilihan Calon Ketua Jurusan
Sekretaris Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen Bandung 2006
Hari : Senin
Tanggal: 24 April 2006
Jam : 09.00 – 12.30 WIB
Tempat : Ruang Serba Guna
Ketua : Ketua Jurusan
Sekretaris : Sekretaris Jurusan
Hadir : 24 peserta
Tidak Hadir : 4 peserta
Acara :
 Pembukaan
 Penjelasam tentang tata cara pemilihan calon ketua Jurusan
 Pemilihan Calon Ketua Jurusan
 Tanya jawab dan lain-lain
 Penutup
Bisnis dan Manajemen

67. Risalah Pembicaraan
Acara ke-1:
 Jam 09.00 WIB Rapat dibuka oleh Sekretaris Jurusan
 Sekretaris membacakan peserta yang hadir dan tidak hadir
 Sekretaris membacakan jadwal pemilihan Ketua Jurusan
Acara ke-2: Penjelasan dari Ketua Jurusan
 Syarat-syarat calon Ketua Jurusan
 prosedur pencalonan
 Prosedur pertimbangan
 Prosedur penetapan
 Pemilihan
Acara ke-3: Pemilihan calon Ketua Jurusan
Berdasarkan SK Dekan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen No. 24/IV/06
Pasal 4, terdapat 3 orang dosen yang dicalonkan, yaitu:
 Dra. Hana Hasana
 Dra. Nina Karmil
 Drs. Pujo Hartono
a. Dra. Hana Hasanah, tidak bersedia di calonkan
b. Dra. Nina Karmila, dan
c. Drs. Pujo Hartono, bersedia dicalonkan
Tampilan

68. Acara ke-4: Tanya jawab dan lain-lain
• Dra. Nina Karmila, prosedur pertimbangan dan penetapan ketua jurusan
• Drs. Puji Hartono, menayakan kemungkinan di masa mendatang.
Acara ke-5: Penutup
Tepat pada jam 12.30 WIB rapat ditutup oleh ketua jurusan dengan
ucapan terima kasih.
Mengetahui dan mengesahkan
Bandung, 24 April 2006
K e t u a
Sekretaris
Drs. Yudiferi
Dra.Shadana
NIP. 130777841
NIP. 131567321

69. NOTULA RAPAT
BPKLN
Tanggal : 23 Mei 2007 Lokasi : Ruang
Sidang BPKLN 602
Lt. 6
Hari : Rabu Acara : TAWARAN
BEASISWA DARI
PEMERINTAH
Jam : 14.00 s.d selesai
Peserta Rapat:
1. Agus. S. Surtobroto dari FIK Universitas Negeri Yogyakarta
2. Budi Valianto dari FIK Universitas Negeri Medan
3. Khairuddin dari FIK Universitas Negeri Padang
4. Tedi Cahyono dari FIK Universitas Negeri Jakarta
5. Ferry Yulmarino
6. Abe Susanto
7. Tim Beasiswa Unggulan
Hasil Rapat: Bisnis dan Manajemen

70. Hasil Rapat:
1. Tawaran Beasiswa pemerintah Kuba terdiri dari 10 beasiswa
mengenai Pendidikan Olahraga, 1 beasiswa Teknik Mesin
Pertanian dan 1 beasiswa kedokteran Hewan
2. Untuk Beasiswa Pendidikan Olahraga, pengajuan dapat
dikirimkan kepada Sekretaris Beasiswa Unggulan. Untuk
informasi mengenai biaya Pendidikan dan biaya hidup dapat
menghubungi Kedutaan Besar Kuba di Jakarta, Telp. 021-
3812982.
3. Jika ada kendala mengenai biaya maka dapat memanfaatkan
beasiswa olahragawan atau subsidi atlet untuk berlatih ke luar
negeri (bila beasiswa tidak seluruhnya terserap oleh atlet) atau
dengan subsidi keberangkatan ke Luar Negeri max. US $ 500.
4. Beasiswa unggulan juga memberikan beasiswa pendidikan bagi
olahragawan melalui Program Double Degree U to U antara
Universitas di Indonesia (UNJ sebagai playing bagi UN yang
lain) dengan Universitas di Kuba.

71. 5. Bagi Pelatnas berprestasi yang sedang sekolah tetapi
belum mengajukan permohonan beasiswa pendidikan
dengan ditujukan ke Dikti tetapi tembusan ke Biro PKLN.
6. Segera kontak dengan Kedutaan Besar Kuba di Jakarta
mengenai informasi beasiswa.
Saran kepala:
Sekitar tanggal 15-20 Juni 2007 akan di undang
kembali mengenai Progress beasiswa ini.
Pemimpin Rapat, Notulis,
(Ade Susanto) (Carolina)

72. KD 4. MENDISTRIBUSIKAN HASIL
PERTEMUAN
INDIKATOR 4.1 Dokumen yang dihasilkan dari pertemuan dibuat
dengan benar dan didistribusikan
4.2 Staff lain diberi informasi mengenai hal pertemuan
4.3 Pekerjaan yang dihasilkan dari pertemuan dimasukan
kedalam jadwal kerja yang telah ada dengan
memperhatikan prioritas dan dilaksanakan
sebagaimana mestinya
MATERI - Alat dan mesin pengganda
- Cara penggandaan
- Cara penggunaan atau pendistribusian hasil
pertemuan
KEGIATAN - Dapat memahami alat mesin pengganda
PEMBELAJARAN - Menjelaskan cara penggandaan
- Menjelaskan cara pengiriman
- Menjelaskan penulisan buku atau lembar ekspedisi
- Mempraktekkan penggandaan notulen dengan mesin
penggandaan
- Mempraktekkan pengiriman notula dengan fax, e-mail,
pos keliling dan buku ekspedisi
Bisnis dan Manajemen

73. Mesin Pengganda
 Mesin Foto Copy, cara Penggunaannya :
- Hidupkan mesin dengan menekan tombol
On
- Letakkan kertas pada kaca tempat foto
copy dengan bagian tepi atas menempel
pada garis skala pada posisi yang tepat di
- Tekan tombol pengatur hasil copy
- Tekan tombol jumlah penggandaan yang
dikehendaki
- Tekan tombol start
- Jika sudah selesai tekan tombol Off

74.  Mesin Stencil, cara penggunaannya :
- Sediakan kertas yang akan diduplikasikan
ditempat yang telah disediakan yang berada
disebelah Up and down Botton
- Tekan tombol power yang berada di bawah
- Naikkan tombol Up and down Button yang berada
disebelah tombol power
- Letakkan master ditempat yang telah disediaka,
kemudian sesuaikan ukuran master tersebut

75. - Tekan tombol untuk memilih penduplikasian foto
atau tulisan kemudian tombol menu utama. menu
utama terbagi menjadi :
a. Zoom (max 140 %)
b. Organize Size (B4, A4, B5, A5, dan Post)
c. Photo Mode/untuk mengukur tinta (dark, soft,
normal)
- Setelah selesai pemilihan menu untuk kembali ke
pengaturan awal tekan menu utama hingga tertera
tulisan osht 1 set….%
- Kemudian tekan tombol untuk memasukkan
master yang akan diduplikasi

76. Mengirim Notula
 Mesin Faximile
1. Pastikan faximile berada dalam posisi
menyala
2. Letakkkan kertas pada feeder atau
posisi system pengiriman (kertas
terbalik)
3. Tekan tombol tujuan, tunggu sampai
terdengar bunyi beep….beep….
4. Tekan tombol start atau copy, maka
dengan otomatis dokumen yang dikirim akan
sampai ke tujuan

77.  E-mail
1. Login ke account email anda, gunakan
link berikut : http//mail.yahoo.co.id
a. Sign In Yahoo Mail
b. Masukkan Yahoo ID dan Password
c. Klik tombol Sign In
2. Ada beberapa bagian menu yang
nampak pada halaman Yahoo Mail
3. Klik tombol New (untuk memulai
membuat pesan/message)

78. 4. Akan muncul halaman untuk
mengetik pesan . Ada beberapa hal
yang perlu diperhatikan :
a. To : Isi dengan alamat e-mail tujuan
b. Subject : diisi dengan topik/tema surat
c. Untuk memasukkan file lampiran pilih
tombol attach file
5. Untuk mengirim e-mail
Klik tombol Send

79.  Pos Langsung
1. Mengetik naskah rapat/notulen
2. Menggandakan naskah hasil rapat yang
akan dikirim
3. Mengecek naskah hasil rapat yang akan
dikirim
4. Mencatat segala keterangan yang akan
diposkan kedalam buku catatan
perangko

80. 5. Mencatat segala keterangan yang akan
diposkan jumlah perangko yang akan
ditempelkan
6. Apabila memakai fasilitas mesin perangko
semua naskah yang akan dikirim melalui
pos perangkonya dicap dengan mesin
tersebut
7. Untuk jenis paket atau amplop yang tebal,
hendaknya alamat diketik di atas label
berperekat lalu tempelkan pada amplop

81.  Lembar Ekspedisi
Buku ekspedisi ada dua macam :
1. Buku Ekspedisi Intern (lingkungan
sendiri)
2. Buku Ekspedisi Ekstern (lingkungan
sendiri)