Dokumen tersebut membahas tentang peralatan kearsipan yang digunakan untuk menyimpan dan mengelola dokumen secara teratur dan terencana. Jenis-jenis peralatan kearsipan yang disebutkan meliputi filing cabinet, rotary, lemari arsip, rak arsip, map arsip, guide, ordner, stapler, perforator, numerator, kotak arsip, alat sortir, label, tickler file, dan cardex. Dokumen tersebut juga membahas tentang penyimpanan arsip secara digital mengg

1. Peralatan Kearsipan
M a t e r i J e n i s P e r a l a t a n P e n g e l o l a a n D o k u m e n
C a p a i a n P e m b e l a j a r a n : D o k u m e n B e r b a s i s D i g i t a l
Z u h d a n K a m a l A b d i l l a h – S M K N 9 S e m a r a n g
Mata Pelajaran:
Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis

2. Penjelasan materi dapat dilihat pada Youtube link di bawah ini
youtu.be/Tj-3UHU5PZo

3. Point Pembahasan
1. Arsip dan
Kearsipan
Pengertian Arsip
dan Kearsipan 2. Fungsi
Peralatan Arsip
Apa fungsi
adanya
peralatan arsip?
3. Peralatan
Kearsipan
Jenis-jenis
peralatan
kearsipan
4. Contoh Menyimpan
Arsip secara Digital
Aplikasi yang
dapat digunakan
untuk mencatat
arsip secara digital

4. ARSIP adalah catatan rekaman kegiatan
atau sumber informasi dengan berbagai
macam bentuk yang dibuat oleh lembaga,
organisasi maupun perseorangan dalam
rangka pelaksanaan kegiatan
Arsip dan
Kearsipan
Pengelolaan catatan rekaman
kegiatan atau sumber informasi
yang memiliki nilai kegunaan
dengan teratur dan terencana baik
itu arsip yang dibuat maupun
diterima, agar mudah ditemukan
kembali jika diperlukan
KEARSIPAN

5. Penyimpanan data-data otentik
milik perusahaan dan organisasi
menjadi fungsi peralatan
kearsipan. Walaupun data-data
bisa disimpan secara digital
melalui komputer, seringkali
backup secara hardcopy juga
dibutuhkan sebagai pengaman
tambahan.
1. Pentingnya
Peralatan Kearsipan
1. Pelindung berkas dari bahaya kerusakan.
2. Mengelompokkan berkas-berkas dengan
rapi, dapat diterapkan dengan sistem
kearsipan
3. Memudahkan dan mempercepat pencarian
berkas saat membutuhkan.
4. Sumber dokumentasi dan informasi.
5. Berguna sebagai bukti otentik atas sesuatu,
yang bersifat legal.
6. Menjadi bahan pengambilan keputusan
atau sebagai dasar perencanaan di masa
depan.
2. Fungsi Peralatan
Kearsipan
FUNGSI
PERALATAN ARSIP

6. Penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara mendatar
(horizontal), dimana arsip atau
dokumen saling bertumpuk pada
rak atau laci yang tidak terlalu
dalam.
Penempatan atau penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan
secara tegak lurus (vertikal)
dimana arsip disusun berderet
kebelakang.
Penempatan atau penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan
secara berdiri (lateral) dimana
arsip disusun berderet
menyamping
Pengarsipan
Horizontal
01.
Pengarsipan
Vertikal
02.
Pengarsipan
Lateral
03.
ARSIP
Pengarsipan Horizontal
Pengarsipan Vertikal
Pengarsipan Lateral
Macam
Penyimpanan Arsip

7. Macam-macam Alat Kearsipan
1. Filing Cabinet
2. Rotary (alat penyimpanan berputar)
3. Lemari Arsip
4. Rak Arsip
5. Map Arsip
6. Guide
7. Ordner
8. Stapler
9. Perforator
10. Numerator
11. Kotak (Box)
12. Alat Sortir
13. Label
14. Tickler File
15. Cardex (card index)
16. Alat penyimpanan digital

8. Filing Cabinet
1. Filing Cabinet
Lemari ini terdiri dari beberapa laci, antara 1
sampai 6 laci. Setiap laci bisa menampung sekitar
5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun
secara vertikal berderet kebelakang. Alat ini
digunakan menyimpan arsip atau berkas yang
masih aktif.
Saat sebelum arsip ditaruh ke laci, terlebih dulu arsip- arsip
itu dimasukkan ke dalam folder ataupun map gantung( hanging
folder). Penyimpanan arsip dalam laci hendaknya tidak ketat,
sebab dibutuhkan ruang longgar guna memasukkan serta
menghasilkan arsip dari dalam laci. Dalam laci filing cabinet
dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri serta
kanan bagian atas memanjang ke balik sepanjang lacinya.

9. Rotary
2. Rotary (alat
penyimpanan berputar)
Hampir sama seperti filing cabinet,
namun penyimpanan arsip dilakukan
secara berputar.
Alat ini dapat digerakan secara berputar,
sehingga dalam penempatan dan
penemuan kembali tidak banyak
memerlukan tenaga.
Penyimpanan arsip dilakukan secara
lateral

10. Lemari Arsip
3. Lemari arsip
Lemari arsip adalah tempat menyimpan
berbagai bentuk arsip.
Penyusunan arsip dapat dilakukan
dengan cara berdiri menyamping (lateral)
dengan terlebih dahulu arsip dimasukan
ke dalam ordner atau ditumpuk secara
mendatar.

11. Rak Arsip
4. Rak arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat
menyimpan arsip yang disusun secara lateral
(menyamping).
Arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu
dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip.
Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip
sehingga tampak punggung dari ordner atau
kotak arsip, yang berguna menempatkan
label/judul arsip yang ada di dalamnya.

12. 5. Map MPLB
Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau
plastik yang digunakan untuk menyimpan
arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu
banyak, berkisar 1-50 lembar.
Pengertian
1. Stopmap Folio
2. Map Snelhecter
3. Map Folder
4. Hanging folder
Map Arsip ada 4
macam
Arsip

13. a. Stopmap
Folio
b. Map
Snelhecter
c. Folder
Map
d. Hanging
Folder
Map yang memiliki daun
penutup pada setiap sisi,
yang berfungsi untuk
menopang surat yang ada
di dalamnya agar tidak
jatuh.
Map yang memiliki
penjepit di tengahnya.
Arsip yang ditempatkan di
dalamnya terlebih dahulu
harus dilubangi
menggunakan perforator.
Map tanpa dilengkapi
dengan daun penutup. Map
ini berupa lipatan kertas
tebal/plastik saja. Map ini
fungsinya untk menyimpan
arsip yang akan dimasukan
ke dalam kotak arsip secara
vertikal.
Folder dengan besi
penggantung, untuk dipasang
pada gawang yang ada di
filing cabinet. Hanging folder
juga mempunyai tab untuk
menuliskan kode atau
indeks arsip yang ada di
dalamnya.
Map Arsip

14. Guide
6. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal / karton
digunakan sebagai penunjuk atau pemisah
dalam penyimpanan arsip.
Bagian guide:
a. Tab Guide, bagian yang menonjol untuk
menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau
indeks (pengelompokan) arsip.
b. Badan Guide, untuk menopang arsip-
arsip yang ada di belakangnya.

15. Tab Guide
Guide
Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip
menggunakan filing cabinet, bisa di depan arsip jika
menggunakan ordner atau map snelhecter.
Penempatan posisi tab guide:
a. Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi
sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main
subject).
b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas
bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder
(sub subject).
c. Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas
sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier
(sub-sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.

16. Ordner
7. Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran
punggung sekitar 5 cm, di dalamnya terdapat
besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di
dalam ordner dilubangi dahulu dengan
menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal
sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral
pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat
memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

17. Stapler
8. Stapler
Alat untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara
memasukkan staples berbentuk huruf "U" yang
terlipat di bagian bawah kertas.
a. Stapler kecil, mampu membendel maksimum
10 lembar kertas.
b. Stapler sedang, mampu membendel 10-20
lembar kertas.
c. Stapler besar, mampu membendel lebih dari 20
lembar kertas.

18. Perforator
9. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kartu,
perforator dapat dibedakan sebagai berikut:
a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan
untuk melubangi kartu perpustakaan, papan
nama plastik, dan lain-lain.
b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan
untuk melubangi kertas yang akan disimpan
dalam map snellhecter atau ordner.
c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan
untuk melubangi kertas yang akan dimasukan
ke dalam ordner.

19. Numerator
10. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor
pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan
ukurannya, Numerator dibedakan sebagai berikut:
a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran
angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran
angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari
6 digit.

20. Box Arsip
11. Box Arsip
Kotak (box) adalah kotak yang digunakan untuk
menyimpan arsip yang bersifat in aktif. Biasanya
terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan
dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam
folder.
Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak
arsip (lateral) berderet ke samping.

21. Alat sortir
12. Alat Sortir
Alat sortir adalah alat yang
digunakan untuk memisahkan
surat yang diterima. Alat sortir
mempunyai berbagai bentuk dan
bahan. Ada yang berbentuk rak,
kotak, bertingkat, dan
sebagainya. Alat sortir ini dapat
dibuat dari berbagai bahan,
misalnya logam, kayu, plastik
atau karton.

22. Label arsip
13. Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi
judul pada map/folder yang biasa diletakkan pada
bagian tab dari sebuah folder/guide.

23. 14. Tickler File
Tickler file adalah alat yang terbuat dari kotak kayu
atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip
berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil
seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain
yang memiliki jatuh tempo.
Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide
atau pembatas.
Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi
petugas arsip.

24. Cardex
15. Cardex (Card Index)
Cardex adalah alat yang digunakan untuk
menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-
laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam
cardex terdapat semacam kantung plastik tempat
menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan
besi baja.

25. 16. Alat penyimpanan digital
Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan
untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk digital
seperti flash disk, CD, kaset dan sebagainya.
Saat ini, alat penyimpan digital semakin
berkembang seperti pemanfaatan Google Drive dan
Dropbox.
Materi ini akan dibahas lebih lengkap di materi
berikutnya

26. Youtube Zuhdan Kamal Abdillah
Aplikasi Kearsipan Digital | Surat
Masuk dan Keluar | Microsoft Access
| Project Dasar MPLB
youtu.be/MSacaB7nFek
Project Menyimpan
Arsip Digital

27. Thank You
Zuhdan Kamal Abdillah
Dasar MPLB – SMK N 9 Semarang