Dokumen ini membahas tentang peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam kegiatan kearsipan di bidang administrasi, termasuk jenis-jenis pengarsipan seperti horizontal, vertikal, dan lateral. Dijelaskan pula fungsi peralatan kearsipan yang meliputi kemampuan menyimpan, mempercepat pekerjaan, dan melindungi arsip dari kerusakan. Berbagai jenis peralatan seperti filing cabinet, rotary filling, lemari arsip, dan map arsip dijelaskan secara rinci.

1. 73Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN

2. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
74
KEARSIPAN
Kegiatan Belajar 3
PERALATAN KEARSIPAN
1. Uraian Materi
A. Prosedur Penggunaan Peralatan Kearsipan
Kegiatan administrasi selalu ada di semua ruang lingkup kerja atau
kegiatan. Administrasi indentik dengan persuratan atau ketatausahaan.
Kegiatan ketatausahaan antara lain terdiri dari kegiatan pencatatan,
menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan tersebut
hampir seluruhnya menggunakan bahan berupa kertas, sehingga produk
dari kegiatan administrasi berupa lembaran kertas yang berisi informasi.
Data atau arsip-asrip yang dimiliki perusahaan merupakan
dokumen yang menjadi kekayaan perusahaan. Karena itu, arisp-arsip
tersebut harus dijaga dan dilindungi secara baik oleh perusahaan. Kegiatan
penyimpanan tersebut membutuhkan perlengkapan dan peralatan arsip
yang cukup dari segi jumlah kualitas yang baik pula. Hal ini penting agar
arsip-arsip tersebut terlindungi dari bahaya yang dapat menyebabkan
terjadinya kerusakan arsip, seperti bahaya banjir, kebakaran, pencurian,
dan sebagainya. Disetiap kantor tentu saja perlengkapan dan peralatan
yang digunakan bermacam-macam. Semakin besar kantor dan arsip yang
dikelola, maka semakin banyak dan beragam pula perlalatan yang
digunakan. Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang
ada dalam bidang admnistrasi / ketata ushaan, sehingga peralatan yang
digunakan dibidang kearsipan juga sebagian besar sama dengan yang
digunakan dalam bidang ketata usahaan. Dalam hal ini adalah peralatan
yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau
berkas-berkas (arsip).
Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam
bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat

3. 75Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
digunakan bertahum-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat
seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.
Fungsi peralatan kearsipan antara lain: sebagai sarana
penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan,
dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, serta sebagai alat
pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.
Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang
peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan
dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut.
1. Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana
arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak
terlalu dalam.
Gambar 3.1. Pengarsipan Horizontal
Sumber:https://www.google.com/url?sa=i&so
urce=images&cd=&ved=2ahUKEwjExuG9jP_
kAhVQWH0KHUKRDfAQjRx6BAgBEAQ&
url=https%3A%2F%2Fid.aliexpress.com%2F
w%2Fwholesale-filing-cabinets-
storage.html&psig=AOvVaw0RErRfH_YGiA
YU-nAA_-w5&ust=1570157981448412

4. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
76
KEARSIPAN
2. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana
arsip disusun berderet kebelakang.
3. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip
disusun berderet menyamping.
Gambar 3.3. Pengarsipan Lateral
Sumber:https://www.google.com/url?sa=i&sou
rce=images&cd=&ved=2ahUKEwjG5sCgiP_k
AhXLLY8KHUkUC5kQjRx6BAgBEAQ&url
=http%3A%2F%2Fwww.nasional.baranewsace
h.co%2Fcategory%2Fasn%2F&psig=AOvVaw
2S7GWWKx9StvTNaEqNAx8Q&ust=157015
6800304139
Sumber:https://www.google.com/url?sa=i&source
=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=2ahUKEw
jfgMWli__kAhXKfSsKHRRTCh0QjRx6BAgBE
AQ&url=%2Furl%3Fsa%3Di%26source%3Dima
ges%26cd%3D%26ved%3D%26url%3Dhttp%25
3A%252F%252Frepository.uin-
suska.ac.id%252F5369%252F3%252FBAB%252
520II.pdf%26psig%3DAOvVaw2S7GWWKx9St
vTNaEqNAx8Q%26ust%3D1570156800304139
&psig=AOvVaw2S7GWWKx9StvTNaEqNAx8Q
&ust=1570156800304139
Gambar 3.2. Pengarsipan Vertikal

5. 77Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang
ada dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang
digunakan di bidang kearasipan juga sebagian besar sama dengan yang
digunakan dalam bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan
yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat
atau berkas-berkas (arsip).
Fungsi peralatan kearsipan, yaitu:
1. Sebagai saran penyimpanan arsip
2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan
mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan.
3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan
lama.
B. Jenis-Jenis Peralatan Kearsipan
Setelah mengenali berbagai istilah dalam penyimpanan arsip, lalu
kita beranjak pada macam-macam peralatan kearsipan, peralatan kearsipan
merupakan bagian pekerjaan dalam bidang administrasi/ketatausahaan,
sehingga peralatan yang digunakanpun sebagian besar sama dengan yang
digunakan dalam bidang ketatausahaan, jenis-jenis peralatan kearsipan
tersebut adalah:
1. Filling Cabinet
Filling Cabinet ialah sebuah lemari eksklusif yang tercipta dari
bahan logam dan berukuran tegak laksana lemari. Fungsi filling
cabinet ini ialah untuk menyimpan arsip-arsip Penting perusahaan.
Filling Cabinet tercipta dari besi dan pun menyerupai brankas yang
panjang. Tetapi filling cabinet tidak setebal brankas. Setiap laci dapat
menampung kurang lebih 500 lembar arsip ukuran surat yang disusun
berdiri tegak lurus (vertical) berderet kebelakang.
Peralatan ini merupakan "idola" dalam kearsipan karena amat
terkenal, lemari ini terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi
yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. setiap laci dapat

6. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
78
KEARSIPAN
menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang
disusun secara vertikal berderet kebelakang. Filing cabinet berguna
untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut
dimasukkan ke dalam folder atau map gantung (hanging folder).
Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena
diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip
dari dalam laci.
Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang
dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang
sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan
hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam
Gambar 3.4. Filing Kabinet
Sumber:https://www.google.com/img
res?imgurl=https%3A%2F%2Fkel12
bahanajar1adp1.files.wordpress.com
%2F2014%2F03%2Ff-
cab.jpg&imgrefurl=https%3A%2F%
2Fkel12bahanajar1adp1.wordpress.co
m%2F2014%2F03%2F28%2Fmateri
-lengkap-
kearsipan%2F&docid=R8WnB3tXqq
kwPM&tbnid=8hfa1kl9eHgYxM%3
A&vet=10ahUKEwim8YaGkP_kAh
XBNo8KHTZHDOkQMwhPKAAw
AA..i&w=380&h=400&safe=strict&
bih=578&biw=1280&q=pengarsipan

7. 79Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
2. Rotary Filling (alat penyimpanan berputar)
Rotary adalah Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan
arsip delakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara
berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak
banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat
seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
3. Lemari Arsip
Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk
arsip. Lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau besi yang
dilengkapai dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu
dorong, atau menggunakan kaca. Penyusunan arsip dapat
dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan
terlebih dahulu arsip dimasukan kedalam ordner atau dengan cara
ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terebih dahulu arsip
dimasukan ke map.
Gambar 3.5. Rotary Filling (alat penyimpanan berputar)
Sumber:https://www.google.com/url?sa=i&s
ource=images&cd=&ved=2ahUKEwiExPbJk
f_kAhUEjeYKHfZWBvkQjRx6BAgBEAQ&
url=https%3A%2F%2Fmello.id%2Fperalatan
-dan-perlengkapan-
arsip%2F&psig=AOvVaw0vshEvNFtpfRJFV
apZ1XhZ&ust=1570158952781812

8. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
80
KEARSIPAN
4. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan
arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang
akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner
atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip
sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang
berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya.
Gambar 3.6. Lemari Arsip
Sumber:https://www.google.com/imgres?im
gurl=http%3A%2F%2F1.bp.blogspot.com%
2F-GBcBv-
8vtx0%2FVj2iqqpXzyI%2FAAAAAAAAA
Es%2FMNuYrlXUShg%2Fs1600%2Fl%25
2B4.jpg&imgrefurl=http%3A%2F%2Fadmi
nistrasiperkantorankelompok2.blogspot.com
%2F2015%2F11%2Fnormal-0-false-false-
false-en-us-x-
none_6.html&docid=Gmo8ahQt4JTTuM&t
bnid=YX25VskDq6O7iM%3A&vet=10ahU
KEwjPi6eZlP_kAhWFdn0KHeIFAhgQMw
hVKAUwBQ..i&w=500&h=524&safe=stric
t&bih=578&biw=1280&q=pengarsipan%20
horizontal%20&ved=0ahUKEwjPi6eZlP_k
AhWFdn0KHeIFAhgQMwhVKAUwBQ&i
act=mrc&uact=8

9. 81Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
5. Map Arsip
Map arsip ialah lipatan yang tercipta dari karton/kertas tebal atau
plastik yang dipakai untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip
yang ditabung tidak terlampau banyak, berkisar 1-50 lembar.
Sebaiknya dokumentasi jangan sampai ditabung terlalu banyak
sehingga map susah ditutup. Berikut ini ada beberapa macam-
macam jenis map
a. Stopmap folio,
yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun
penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar
tidak jatuh.
Gambar 3.7. Rak Arsip
Sumber:https://www.google.com/imgres
?imgurl=https%3A%2F%2Fi1.wp.com%
2Fwww.arsipmu.com%2Fwp-
content%2Fuploads%2F2019%2F05%2
F6_.jpeg%3Fresize%3D170%252C227
%26ssl%3D1&imgrefurl=https%3A%2F
%2Fwww.arsipmu.com%2Ftata-cara-
penyimpanan-arsip-yang-
baik%2F&docid=E8lWXcgpm48XMM
&tbnid=r2b8eKXnssNFOM%3A&vet=1
2ahUKEwjl04OflP_kAhXNSH0KHfdu
BfQ4ZBAzKAQwBHoECAEQBg..i&w
=170&h=227&safe=strict&bih=578&bi
w=1280&q=pengarsipan%20horizontal
%20&ved=2ahUKEwjl04OflP_kAhXNS
H0KHfduBfQ4ZBAzKAQwBHoECAE
QBg&iact=mrc&uact=8

10. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
82
KEARSIPAN
b. Map Snelhecter.
Snelhecter map ini dilengkapi dengan besi/plastic penjepit
didalamnya sehingga arsip yang disimpan di dalamnya tidak
mudah jatuh. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk
menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit. Arsip yang
disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa
menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya terlebih
dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.
Gambar 3.8. Stopmap Folio
Sumber:https://www.google.com/url?sa=
i&source=images&cd=&ved=2ahUKEw
iAtLittYXlAhVCcCsKHeU5BsUQjRx6
BAgBEAQ&url=https%3A%2F%2Fww
w.tokopedia.com%2Fnovindojaya%2Fst
opmap-folio-map-biola-folio-
buffalo&psig=AOvVaw2ik6UT-
bucuV9JlhUlFm3Z&ust=157037512447
3900
Gambar 3.9. Snelhecter
Sumber:https://weststrate.nl/snelhechter-
quantore-a4-pp-assorti

11. 83Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
c. Folder
yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa
liapatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun
penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang
selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara vertikal. Map
ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk
menuliskan judul/label tentang arsip yang ada didalam folder
tersebut.
d. Hanging folder,
yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung
ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging
folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks
arsip yang ada didalamnya.
Gambar 3.10 Folder
Sumber:https://www.google.com/url?
sa=i&source=images&cd=&ved=2ah
UKEwiamZ_otoXlAhXDjOYKHecC
BHQQjRx6BAgBEAQ&url=https%3
A%2F%2Fm.inkuiri.com%2Fsite%2
Fbukalapak.com%2Fperlengkapan-
kantor%2Falat-kantor%2Flain-
lain%2Fbayu-tri-sadewo-tidy-
expanding-file-folder-briefcase-map-
tempat-menyimpan-
dokumen.48569e5f63a49f635f08478
9d2e41e4020d6cce8.id%3Futm_sour
ce%3Ddetail_product%26utm_mediu
m%3Dbarang_sejenis%26utm_camp
aign%3Dbarang_lain_yang_dilihat&
psig=AOvVaw2pplD9QP6NEZSe5M
WbNHmG&ust=1570375346972897

12. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
84
KEARSIPAN
e. Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm
yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan
di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan
perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat
jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner
dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
Gambar 3.11. Hanging folder
Sumber:https://dian4nggraeni.files.word
press.com/2013/05/hanging-f.jpg
Gambar 3.12. Ordner
Sumber:https://www.google.com/url?sa=
i&source=images&cd=&ved=2ahUKEw
j8lJ6zvIXlAhW8_XMBHSXNBfoQjRx
6BAgBEAQ&url=https%3A%2F%2Fw
ww.belirus.com%2Fapa-itu-ordner-dan-
fungsinya%2F&psig=AOvVaw3nETyv-
2GZI3VI5nH8EQGr&ust=15703769075

13. 85Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
6. Guide
yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip.
Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu
• Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan
kode-kode, tanda-tanda atau indeks (pengelompokan) arsip.
• Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada
dibelakangnya
Guide diletakan didepan folder jika penympanannya menggunakan
filling cabinet, atau dapat juga didepan arsip jika penyimanan
menggunakan odner atau map snelhecter.Guide dapat dibuat
dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika
arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukurna folio
atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang
disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga
kecil. Posisi guide dapat diatur penempatannya, yaitu sbb :
• Guide pertama
• Guide kedua
• Guide ketiga
Gambar 3.13. Giude
Sumber:https://www.google.com/url?sa=
i&source=images&cd=&ved=2ahUKEw
i13I_juYXlAhVMfH0KHc90DTQQjRx
6BAgBEAQ&url=http%3A%2F%2Fedy
indo.blogspot.com%2F2016%2F08%2F
beberapa-peralatan-kearsipan-
beserta.html&psig=AOvVaw1JJjz5iZzM
iunrHup1FYuQ&ust=157037631123888

14. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
86
KEARSIPAN
7. Stapler
alat untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara
memasukkan staples berbentuk huruf "U" yang terlipat di bagian bawah
kertas bila panjang kedua ujung melebihi tebal kertas.
8. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator
dibedakan antara lain sebagai berikut:
a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk
melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan
lain-lain.
b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk
melubangi ketas yang akan disimpan dalam
map snelhecter atau ordner.
c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk
melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.
Sumber:https://www.google.com/url?sa
=i&source=images&cd=&cad=rja&uact
=8&ved=2ahUKEwiOsM6ovoXlAhVH
X30KHUvJDOAQjRx6BAgBEAQ&url
=%2Furl%3Fsa%3Di%26source%3Dim
ages%26cd%3D%26ved%3D%26url%3
Dhttps%253A%252F%252Fwww.amazo
n.com%252FSwingline-Heavy-Stapler-
Capacity-
39005%252Fdp%252FB0006HUPU2%2
6psig%3DAOvVaw3TGBtOqxRZ9JCc-
IrFxm0v%26ust%3D157037749845679
4&psig=AOvVaw3TGBtOqxRZ9JCc-
IrFxm0v&ust=1570377498456794
Gambar 3.14. Stapler

15. 87Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan
komponennya mekanis. Perforator membuat lubang dengan
diameter 5 mm. Perforator terbuat dari logam.
9. Numerator
Numerator adalah alat yang dapat membantu Anda untuk
menambahkan nomor atau angka berurutan pada lembaran
dokumen tanpa harus menuliskannya manual. Biasanya numerator
terkenal juga dengan istilah Automatic Numerator Machine,
Stempel Numerator, Automatic Numbering Machine atau Stempel
Angka. Dengan menggunakan sistem kerja seperti halnya stempel,
Anda dapat menggunakannya untuk menginformasikan angka
invoice, tanggal dan lainnya.
Gambar 3.15. Perforator
Sumber;https://www.google.com/imgres
?imgurl=https%3A%2F%2Fimages.yaoo
ta.com%2F9Cx7XM9TCm46oTuFQD1
Gdp-Lalc%3D%2Ftrim%2Fyaootaweb-
production-
ng%2Fmedia%2Fcrawledproductimages
%2F281fa1fd6bf522e410679906f69675
a5a6ea1af0.jpg&imgrefurl=https%3A%2
F%2Fyaoota.com%2Fen-
ng%2Fproduct%2Funiversal-universal-
heavy-duty-2-holes-punchperforator-
price-from-jumia-
nigeria&docid=jmpblZws_Le0ZM&tbni
d=iIzs_OQb67xq1M%3A&vet=10ahUK
EwjN_6zCwIXlAhWSeisKHdInAy4QM
whbKAYwBg..i&w=512&h=456&safe=
strict&bih=578&biw=1280&q=perforato
r&ved=0ahUKEwjN_6zCwIXlAhWSeis
KHdInAy4QMwhbKAYwBg&iact=mrc
&uact=8

16. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
88
KEARSIPAN
10. Kotak/Box
Kotak/box arsip ini berukuran 38 x 20 x 27 cm atau 38 x 10 x 27
cm yang digunakan untuk menyimpan arsip in-aktif atau statis,
Arsip terlebih dahulu disimpan di dalam folder biasa,selanjutnya
folder-folder tersebut diatur secara vertical.
11. Alat Sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat
yang diterima. Alat ini digunakan dalam proses penanganan surat
masuk dan surat keluar sesuai dengan kepentingan masing-masing.
Gambar 3.16. Numerator
Sumber:https://www.google.com/url?sa=
i&source=images&cd=&cad=rja&uact=
8&ved=2ahUKEwjEgdOTwoXlAhU48
XMBHYpUCEoQjRx6BAgBEAQ&url=
https%3A%2F%2Fdepositphotos.com%
2F33767609%2Fstock-photo-automatic-
seal-
numerator.html&psig=AOvVaw2zp-
GVJRyD1sHgA9QKTyxg&ust=157037
8536742635
Gambar 3.17. Kotak Box
Sumber:http://anitanet.staff.ipb.ac.id/kep
ka-anri-no-11-tahun-2000-tentang-
standar-box-arsip/

17. 89Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
12. Ticker File
Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau
besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran
yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu
lain yang mempunyai jatuh tempo
13. Cardex ( Card Indeks) Cabinet
Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks
dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar
memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik
Gambar 3.18. Alat Sortir
Sumber:https://dian4nggraeni.wordpress.
com/2010/05/14/bahan-dan-alat-
kearsipan/
Gambar 3.19. Ticker File
Sumber:https://www.google.com/url?sa=
i&source=images&cd=&cad=rja&uact=
8&ved=2ahUKEwjM2aeOx4XlAhUFPI
8KHfyqAQkQjRx6BAgBEAQ&url=http
s%3A%2F%2Fwww.pinterest.com%2Fp
in%2F159526011775405602%2F&psig
=AOvVaw0ACmEZiwGD7zvAzfFmd3
WF&ust=1570379877355827

18. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
90
KEARSIPAN
tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi
baja
Dalam pemilihan perlengkapan kearsipan hendaknya memenuhi syarat.
Kriteria pemilihan perlengkapan adalah sebagai berikut:
1. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran,
jumlah, berat, komposisi fisik, dan nilainya
2. Frekuensi penggunaan arsip
3. Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif
4. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisai)
5. Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan
untuk perluasan.
6. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif.
7. Bentuk organisasi
8. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan
Ada beberapa jenis perlengkapan yang dibutuhkan untuk proses
penyimpanan warkat atau surat, yaitu:
Sumber:https://www.google.com/url?sa=
i&source=images&cd=&cad=rja&uact=
8&ved=2ahUKEwj08vTvx4XlAhXJe30
KHdpeBAwQjRx6BAgBEAQ&url=http
%3A%2F%2Fwww.furnimaxx.com%2F
product%2Fcardex-12-
laci%2Fproduct733.html&psig=AOvVa
w3az79_E8_C7a9FSwE_QqKk&ust=15
70380091508426
Gambar 3.20. Cardex ( Card Indeks) Cabinet

19. 91Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
1. Lembar disposisi
Dipergunakan untuk mengatur proses pengolahan surat, yang
selanjutnya menjadi alat kendali lalu lintas persuratan dan sebagai sarana
monitor dalam mekanisme persuratan. Sarana ini merupakan gambaran
dari jalur kedinasan antara atasan dan bawahan, antar pejabat secara
horizontal. Kegiatan ini menggambarkan peranan dan partisipasi aktif dari
staf dalam proses pengolahan surat
2. Kartu kendali
Berguna sebagai alat pencatat surat, alat pencari/pelacak untuk dapat
menentukan/ menetapkan lokasi dan tempat suratdan sebagai arsip pengganti
dari surat dinas penting. Kartu kendali dibuat dari kertas tipis dengan ukuran
10 x 15 cm. kartu kendali terdiri atas 3 lembar, yaitu :
a. Kartu kendali lembar pertama berwarna putih.
b. Kartu kendali lembar kedua berwarna biru.
c. Kartu kendali lembar ketiga berwarna merah
Sumber: http://4.bp.blogspot.com/-Jk-
SCS1ypKs/TmrfmFhQ4tI/AAAAAAAAABE/xwq
Owh_ReUw/s1600/lembardisposisi.jpg
Gambar 3.21. Lembar Disposisi

20. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
92
KEARSIPAN
3. Kartu tunjuk silang
Kartu ini hampir sama dengan kartu kendali yang diberkaskan atau
difile yang fungsinya untuk mengganti atau mewakili permasalahan
(subjek) dari sebuah surat, tidak dengan surat aslinya. Pada kartu tunjuk
silang ini dituliskan/dicatatkan dimana surat dismpan.
Gambar 3.22 Kartu Kendali
Sumber:https://www.depok.go.id/berkas-
unggah/2017/03/kartu-kendali.png
Gambar 3.23. Kartu Tunjuk Silang
Sumber: http://3.bp.blogspot.com/-
4B3PZs2GFBw/U1JDhQyE7MI/AAAAAAAAAJM/i
T-J_B4NX_g/s1600/KTS.png

21. 93Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
4. Kartu/Lembar Pinjam Arsip
Kartu/lembar ini dipergunakan untuk meminjam arsip. Seorang
pejabat yang akan meminjam arsip harus mengisi/mencatat pada kartu
/lembar yang dimaksud. Lembar ini dipergunakan untuk
mempertanggungjawabkan siapa yang meminjam arsip, sekaligus
berfungsi sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam atau arsip yang
pindah dari kedudukannya. Kartu ini dibuat rangkap 3 masing-masing
untuk :
a. Disertakan pada surat yang dipinjam.
b. Tinggal pada piñata arsip (sebagai arsip pengganti sementara.
c. Pada berkas pengingat, ukurannya sama dengan kartu kendali.
Gambar 3.24. Kartu/Lembar Pinjaman
Arsip Silang

22. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
94
KEARSIPAN
5. Lembar Penerus
Lembar ini berfungsi sebagai pengganti buku ekspedisi, sebagai
alat pengendali dan memonitor surat di lingkungan unit pengolah.
6. Perlengkapan lain
Yang dimaksud perlengkapan lain adalah :
a. Cap tanggal, yaitu cap yang memuat angka dan singkatan nama
bulan, yang setiap kali dapat diubah menurut tanggal, bulan, dan
tahun yang dikehendaki/sesuai dengan perlunya.
b. Cap derajat surat, yaitu cap yang diperlukan untuk memberitahukan
bahwa surat perlu ditangani dengan kecepatan tertentu (segera, amat
segera).
c. Cap sifat surat, yaitu cap yang dapat menetapkan apakah surat itu
bersifat rahasia, penting dan lain-lain
Peralatan yang dibutuhkan dalam penataan arsip sangatlah banyak. Di
antara peralatan itu disesuaikan dengan system kearsipan yang dipergunakan,
misalny jika menggunakan system abjad maka peralatan yang dibutuhkan adalah :
1. Folder (map arsip)
2. Guide
3. Laci arsip
4. Rak penyortir
Sementara jika yang dipergunakan adalah system masalah adalah:
1. Filling cabinet
2. Guide
Namun secara umum peralatan yang dipergunakan untuk pengurusan arsip
adalah :
1. Guide dan Folder
a. Guide
Macam-macam guide yaitu:
1) Menurut ukurannya dibedakan menjadi:

23. 95Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
KEARSIPAN
a) Guide besar berukuran 36 x 25 cm
Guide ini biasanya dipergunakan dalam penyimpanan surat-
surat dalam folder ukuran folio.
b) Guide kecil berukuran 16 x 11 cm
Guide ini dipakai dalam penyimpanan kartu yang berukuran 15
x 10 cm, seperti kartu-kartu indeks, kartu kendali, lembar
pengantar, dan sebagainya
2) Menurut fungsinya dibedakan menjadi:
a) Guide posisi pertama
Yaitu guide yang dipakai sebagai pembatas dan petunjuk
antarcaption/ subjek
b) Guide posisi kedua
Guide yang dipakai sebagai pembatas petunjuk antarsubcaption/
subsubjek
c) Guide posisi ketiga
Guide yang dipakai sebagai pembatas dan petunjuk sub-sub
caption/ sub-subsubjek
b. Folder
Folder yaitu berkas lipatan yang biasanya dibuat dari kertas tebal
atau plastic tebal untuk menyimpan arsip. Pengertian folder ada 2
macam, yaitu:
1) Sebagai nama induk dari jenis berkas lipatan yang terdiri dari:
a) Brief ordner
Terbuat dari karton tebal, didalamnya terdapat alat penjepit arsip
yang terbuat dari logam.
b) Stopmap folio
Terbuat dari kertas tebal atau plastic tebal
c) Snellhechter
Terbuat dari kertas tebal/plastic tebal dengan berbagai variasi
alat penjepit di dalamnya yang terbuat dari logam.

24. Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
96
KEARSIPAN
d) Portepel
Terbuat dari karton tebal dengan tali sebagai alat pengikat
e) Map tanpa daun
Terbuat dari kertas tebal dan memakai tab.
2) Sebagai nama dari salah satu jenis berkas lipatan yang berupa map
tanpa daun. Sekarang istilah folder lebih terkenal untuk member
nama jenis map. Folder ini ada dua macam yaitu folder biasa dan
folder gantung. Folder gantung untuk diletakkan dalam laci filling
cabinet yang bergawang. Kecuali tempat penyimpanan berupa
folder seperti di atas sekarang banyak sekali dipergunakan
kardus/doos/box yang terbuat dari karton untuk menyimpan arsip
inaktif.
Berikut ini diuraikan secara berurutan tentang perabot kantor tersebut.
1. Almari arsip Ada berbagai macam almari arsip diantaranya
a. Almari (cupboard)
b. Filling cabinet
c. Almari gambar
2. Rak Arsip
Tempat penyimpanan brief ordner atau box arsip secara terbuka
3. Kotak/Almari Kartu
Tempat untuk enyimpan kartu kendali, kartu indeks dan lainnya