1. Dokumen menjelaskan penggunaan Microsoft Access untuk membuat database sederhana dengan tabel, query, form dan report. Termasuk cara membuatnya dan fungsi masing-masing.

1. Microsoft Office Access
RUDI FANANI
idurinanaf@gmail.com
m.rudifanani@ymail.com
http://rudifanani.wordpress.com/
WA/TELEGRAM/SMS: 0858-4212-1990
STAIN Pekalongan

2. Pendahuluan

3. Beberapa Istilah Penting
 Data dalam bahasa latin “datum” yang artinya fakta, jadi data
adalah nilai/ value yang turut mempresentasikan deskripsi
dari suatu objek.
 Informasi adalah kumpulan dari data-data
 Database adalah kumpulan informasi atau data yang
terorganisasi dan tersusun sedemukian rupa. Dimana
database tersusun dari record-record dan field.
 Field adalah tempat data atau informasi dari suatu kelompok
yang sejenis yang juga merupakan keterangan dari masing-
masing isi record

4. Beberapa Istilah Penting
 Record adalah bagian dari baris dimana data-datanya
tersusun dengan lengkap dari kelompok yang sama dan
sejenis.
 Perangkat lunak pengolah data adalah perangkat lunak yang
digunakan untuk mengatur dan mengelola data dalam bentuk
database. Digunakan untuk membuat laporan siswa,
mahasiswa, pegawai atau karyawan, pembelian dan
penjualan barang, laporan yang saling berhubungan dan
sistematis

5. Contoh
NIM NAMA ALAMAT
0998 Hendro Tuban
8821 Amirudin Malang
0033 Dany Sidoarjo
Field
Record

6. Pentingnya Data?
 Data diperlukan dalam segala hal, baik berupa pengukuran,
pencatatan, pengumpulan informasi, maupun pengambilan
keputusan semuanya memerlukan data.
 Dengan kata lain data sangat dibutuhkan karena informasi
yang ada akan memberikan arti yang sangat penting baik
untuk saat ini maupun untuk akan datang.

7. Macam-macam Aplikasi Pengolah Data
• Oracle
• Foxbase,
• Microsoft Access,
• SPSS dan lain-lain

8. Mengoperasikan MS Access

9. Mengenal MS Access
 Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat
membantu kita membuat sebuah aplikasi database
dalam waktu yang relatif singkat.
 Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi aplikasi
yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi,
penjualan untuk toko, data siswa, data buku
perpustakaan dan sebagainya

10. Mengenal MS Access
Di Microsoft Access terdapat beberapa bagian seperti:
a. Table digunakan untuk menyimpan data
b. Query digunakan untuk memanipulasi data
c. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya
untuk menampilkan data, menambah data dll.
d. Report digunakan untuk membuat laporan
e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau
beberapa fungsi.

11. Tabel
 Apa sih Table itu ?
Table adalah tempat untuk menyimpan data.
Contohnya data barang disimpan di table barang
 Kenapa kita harus buat table ?
Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat
menyimpan data, Jika tidak ada data yang disimpan data
tidak dapat diproses.
 Langkah membuat tabel
Sebelum kita mulai membuat table kita tentukan dulu
table-table yang diperlukan beserta field-fieldnya.

12. Form
 Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau
menerima inputan dari user data-data dalam tabel
dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain.
 Form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form
lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja
dalam transaksi master-detail.

13. Contoh Form Input Data

14. Query
 Query adalah 'permintaan data', untuk mengolah data
dalam tabel-tabel menjadi satu informasi yang bisa
bermanfaat.
 Seperti mengelompokkan dari kategori besar menjadi
kategori kecil. Bisa berdasarkan pada satu tabel saja,
atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada
query yang telah ada.

15. Manfaat Query
Dengan Query kita dapat :
a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table,
contohnya kita hanya ingin melihat data pada table
siswa yang alamat “Batang”
b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan
syarat antar table itu ada field yang berhubungan.
Contohnya kita ingin melihat NIM “0213” atas nama
siswa siapa? Di sini kita mengambil data dari table 1
dan 2, Sebagai penghubungnya adalah field NIM.
c. Dapat melakukan operasi perhitungan

16. Tampilan Query

17. Keterangan
 Field : Nama field yang ingin ditampilkan
 Table : Nama Tabel dari field tersebut
 Sort : Mengurutkan data hasil query
 Show : Mengatur Field ditampilkan atau tidak
 Criteria : Syarat dari data yang ingin ditampilkan

18. Report
 Report, seperti halnya form, digunakan untuk
merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi
yang siap di cetak di lembaran kertas.
Mengapa perlu report?
 Digunakan sebagai bahan laporan per hari perbulan
atau bahkan pertahun untuk data yang diolah tadi.
Dengan Report kapanpun Laporan dibutuhkan maka
dengan cepat kita dapat menyediakannya

19. Contoh Report

20. Mengaktifkan Ms-Access 2007
• Klik Star
• Pilih All Program
• Pilih Microsoft Office
• Pilih Microsoft Office
Access 2007
• Tunggu hingga
lembar kerja
Microsoft Access
muncul.
• Atau melalui Shorcut
Ms Access dengan
cara di double clik

21. Membuat Dokumen Baru
• Klik icon offece button
• Pilih new
• Pilih icon blank data base
• Pada kotak dialog blank database
• Tentukan nama file, tentukan tempat penyimpanan file tersebut
dengan mengklik ikon folder
• Selanjutnya pilih Create

22. Tampilan Lembar Kerja

23. Membuat Table
• Klik menu Create
• Pilih ikon Table

24. Memasukan Nama Field pada Table
• Untuk memasukan
nama-nama field pilih
Design View pada
menu datasheet
• Ketik nama tabel
kemudian Ok
• Ketik nama field pada
field name
• Tentukan type data dan
field size dan format
data
• Dan ketik keterangan
nama field pada
description
• Klik ikon data sheet
view untuk
menampilkan nama
field yang telah di buat

25. Macam-macam Type Data
Type Data Keterangan
Text Serangkaian hurup, angka, dan tanda baca
Memo
Serangkaian kata yang sangat panjang berupa data campuran antara huruf,
spasi, dan tanda baca.
Number Data berupa angka untuk perhitungan matematis
Date/ Time Data yang berupa tanggal dan waktu
Currency Data yang berupa nilai mata uang untuk perhitungan matematis.
Auto Number Bilangan atau penomeran yang berurutan secara otomatis
Yes/ No Data pemasukan hanya berupa penyangkalan antara Yes atau No
OLE Object Data yang berupa object atau gambar
Hyperlink
Data yang dapat dihubungkan dengan alamat hyperlink pada lokasi
penyimpanan
Lookup Wizard Memasukan data dengan memilih salah satu data pada daftar tabel

26. Membuat Query
• Buka file yang sudah ada
tabelnya
• Pilih menu create
• Pilih query wizard atau
design Query
• Pilih simple query wizard
pilih ok
• Pada kotak dialog simple
query wizard tentukan
nama tabel yang akan di
buat queri
• Pindahkan nama field yang
akan di aktifkan pada
selected field.
• Pilih Next
• Ketik nama querynya
kemudian pilih Finish

27. Mengurut Data pada Query
• Buka file yang sudah
dibuat query
• Pilih ikon design views
• Tentukan data filed yang
akan diurut
• Klik pada pilihan sort
• Tentukan jenis pengurutan
data ( Ascending,
Discending )
• Untuk menampilkanya pilih
Datasheet views

28. Memampilkan Data Tertentu pada Query
• Buka file yang sudah
dibuat query
• Pilih ikon design views
pada menu home
• Tentukan data filed yang
akan ditampilkan sebagai
acuan
• Ketik data yang akan
dimunculkan pada Criteria
misal 12 sep 11
• Untuk menampilkanya pilih
Datasheet views
• Untuk menampilkan
kembali data seluruhnya
hapus data pada criteria

29. Melakukan Oprasi Matematika pada Query
• Buka file yang sudah
dibuat query
• Pilih ikon design views
pada menu home
• Tentukan nama filed yang
akan dilakukan oprasi
matematika
• Ketik oprasi matematika
tersebut pada file name
seperti contoh
Jumlan:[Harga
Satuan]*[Banyak Barang]
• Untuk menjalankan oprasi
tersebut pilih icon Run
pada menu design

30. Membuat Form
• Aktifkan query
yang telah dibuat
sebelumnya, agar
data yang
dimunculkan pada
Form nantinya
lengkap.
• Pilih menu Create
• Pilih Form

31. Mengatur Tampilan Form
• Pilih ikon layout
views pada menu
format
• Atur lebar kolom
dan tinggi baris
dengan cara diklik
dan didrag sesuai
dengan
kebutuhan.
• Untuk mendesain
tampilan pilih ikon
Auto Format

32. Mengedit Label, Logo pada Form
• Pilih ikon Design
views pada menu
format
• Klik ikon label untuk
membuat judul Form
• Pilih ikon logo untuk
memasukan logo
atau gambar,
tentukan gambar
yang akan dipilih
• Pilih Ok
• Untuk melihat hasil
desain pilih ikon
Form Views pada
menu Design

33. Membuat Command/ Tombol Intruksi pada Form
• Aktipkan form yang
akan diberikan
command
• Pastikan ikon use
control wizard aktif
• Pilih ikon botton
• Pada kotak dialog
command botton
wizard tentukan
kategori dan actions
yang akan dibuat, misal
kategori nambah data,
pada kategori pilih
record operations, pada
actions pilih add new
record
• Pilih next, tentukan
keterangan perintah tek
atau gambar
• Pilih next dan finish

34. Membuat Report ( Laporan )
• Aktifkan query
yang telah dibuat
sebelumnya, agar
data yang
dimunculkan pada
Report nantinya
lengkap.
• Pilih menu Create
• Pilih Report

35. Mengedit Label, Logo pada Report
• Pilih ikon Design
views pada menu
Home
• Klik label untuk
membuat judul
Report
• Pilih ikon logo untuk
memasukan logo
atau gambar,
tentukan gambar
yang akan dipilih
• Pilih Ok
• Untuk melihat hasil
desain pilih ikon
Report Views pada
menu Home

36. 1. Masukan data diatas ke dalam Ms-access dengan membuat Table, Query,
Form, dan Report
2. Pada Form Buat Tombol perintah ( Data Baru, Data sebelumnya, Cari Data,
Hapus Data, Simpan Data, Keluar Form).
NO NAMA PEMINJAM JENIS MOBIL HARGA SEWA PER HARI LAMA SEWA JUMLAH BAYAR
1 ADI SEDAN 250000 4
2 ABDULAH MINI BUS 400000 3
3 REHAN BOX 500000 6
4 BUDIMAN KIJANG INOVA 55000O 2
5 MAYASARI HONDA JAZZ 750000 1
JUMLAH TOTAL
RENTAL MOBIL CV. JAYA MOTOR
DAFTAR PENYEWA KENDARAAN