Pengelolaan sediaan farmasi

1. PENGELOLAAN
SEDIAAN FARMASI
BY: PRATIWI SOEGIHARTI S.FARM.,APT

2. PENGERTIAN
Pengelolaan perbekalan farmasi
suatu siklus kegiatan yang saling terkait dimulai dari
perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,
pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan
pelaporan, pemusnahan, monitoring dan evaluasi

3. TUJUAN PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI
DAN PERBEKALAN KESEHATAN
a. Tersedianya perbekalan farmasi dalam jumlah dan jenis yang mencukupi
b. Pemerataan distribusi serta terjangkauan obat oleh masyarakat
c. Terjaminnya khasiat, keamanaan dan mutu obat yang beredar serta
penggunaan yang rasional
d. Perlindungan bagi masyarakat dari kesalahan dan penyalahgunaan sediaan
farmasi dan perbekalan kesehatan
e. Kemandirian dalam pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan
kesehatan

4. PERENCANAAN
PENGADAAN
PENERIMAAN
PENYIMPANAN
DISTRIBUSI
PENGENDALIAN
PENGHAPUSAN/PEMUSNAHAN
DAN PENARIKAN
PENCATATAN &
PELAPORAN
MONITORING &
EVALUASI
DIAGRAM PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI

5. PERENCANAAN

6. PERENCANAAN
▪Perencanaan perbekalan farmasi adalah
salah satu fungsi yang menentukan dalam proses
pengadaan perbekalan farmasi di rumah sakit
▪Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah
untuk menetapkan jenis dan jumlah perbekalan
farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan
pelayanan kesehatan di rumah sakit

7. TAHAPAN PERENCANAAN
Evaluasi perencanaan
Perhitungan kebutuhan
Kombinasi metode konsumsi & epidemiologi atau analisi ABC
Pemilihan jenis perbekalan farmasi

8. LANJUTAN TAHAPAN PERENCANAAN
1) Pemilihan
Fungsi pemilihan adalah
untuk menentukan apakah perbekalan farmasi benar benar
diperlukan sesuai dengan jumlah pasien/kunjungan dan pola
penyakit di rumah sakit
2) Kompilasi Penggunaan
Kompilasi penggunaan perbekalan farmasi berfungsi
untuk mengetahui penggunaan setiap bulan masing-masing jenis
perbekalan farmasi di unit pelayanan selama setahun dan sebagai data
pembanding bagi stok optimum.

9. LANJUTAN TAHAPAN PERENCANAAN
3) Perhitungan Kebutuhan
Pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan
melalui beberapa metode:
a. Metode Konsumsi
Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi
didasarkan pada data riel konsumsi perbekalan
farmasi periode yang lalu, dengan berbagai
penyesuaian dan koreksi

10. LANGKAH-LANGKAH METODE KONSUMSI
1. Lakukan Evaluasi :
a. Evaluasi rasionalitas pola pengobatan
periode lalu.
b. Evaluasi suplai obat periode lalu
c. Evaluasi data stock, distribusi dan
penggunaan obat periode lalu
d. Pengamatan kecelakaan dan kehilangan
obat.

11. LANGKAH-LANGKAH METODE KONSUMSI
2. Estimasi jumlah kebutuhan obat periode mendatang dengan
memperhatikan :
▪ Perubahan populasi cakupan pelayanan
▪ Perubahan pola morbiditas
▪ Perubahan fasilitas pelayanan
3. Penerapan perhitungan
1. Penetapan periode konsumsi
2. Perhitungan penggunaan tiap jenis obat periode lalu.
3. Lakukan koreksi terhadap kecelakaan dan kehilangan
4. Lakukan koreksi terhadap stock-out
5. Hitung lead time untuk menentukan
safety stock

12. RUMUS YANG DIGUNAKAN UNTUK
METODE KONSUMSI :
ATAU
Keterangan :
A = Rencana pengadaan
B = Pemakaian rata-rata x 12 bulan
C = Stok pengamanan 10% -20%
D = Waktu tunggu 3-6 bulan
E = Sisa stok
A = (B+C+D)-E
RP = (PR+SP+WT)-SS

13. CONTOH PERHITUNGAN METODE KONSUMSI:
1. Pemakaian parasetamol tablet selama tahun 2015 (Januari-Oktober) sebanyak 2.500.000 tablet
untuk pemakaian selama 10 (sepuluh) bulan. Sisa stok per 31 Desember 2015 adalah 100.000
tablet. 1 box tablet parasetamol @ 10 tablet). Hitunglah berapa perencaan paracetamol untuk
tahun 2016?
a. Pemakaian rata-rata Parasetamol tablet perbulan tahun 2015 adalah
2.500.000 tablet : 10 = 250.000 tablet.
b. Pemakaian Parasetamol tahun 2016 (12 bulan) = 250.000 tablet × 12 = 3.000.000 tablet
c. Pada umumnya stok pengaman berkisar antara 10%-20%
Misalkan berdasarkan evaluasi data diperkirakan 20% = 20% × 3.000.000 tablet = 600.000
tablet
d. Pada umumnya waktu tunggu berkisar antara 3 s/d 6 bulan.
Misalkan leadtime diperkirakan 3 bulan = 3 × 250.000 tablet = 750.000 tablet.
e. Kebutuhan Parasetamol tahun 2016 adalah
B+ C + D, yaitu: 3.000.000 tablet + 600.000 tablet + 750.000 tablet = 4.350.000 tablet.
e. Rencana pengadaan Parasetamol untuk tahun 2016 adalah:
hasil perhitungan kebutuhan - sisa stok = 4.350.000 tablet - 100.000 tablet = 4.250.000 tablet

14. LANJUTAN PERHITUNGAN KEBUTUHAN
b. Metode epidemiologi/Morbiditas
Metode morbiditas adalah
perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkan pola penyakit,
perkiraan kenaikan kunjungan, dan waktu tunggu (lead time).
Langkah-langkah dalam metode ini adalah:
1) Menentukan jumlah pasien yang dilayani
2) Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan prevalensi penyakit
3) Menyediakan formularium/standar/pedoman perbekalan farmasi.
4) Menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi.
5) Penyesuaian dengan aloksai dana yang tersedia.

15. Contoh soal :
a. Menghitung masing-masing obat yang diperlukan perpenyakit berdasarkan
pedoman penyakit diare akut
- untuk anak:
• Satu siklus pengobatan diare diperlukan 15 bungkus oralit @200 ml.
• Jumlah kasus 18.000 kasus.
• Jumlah oralit yang diperlukan adalah:
= 18.000 kasus x 15 bungkus = 270.000 bungkus @200 ml
-untuk dewasa:
• Satu siklus pengobatan diare diperlukan 6 bungkus oralit @1 liter.
• Jumlah kasus 10.800 kasus.
• Jumlah oralit yang diperlukan adalah:
= 10.800 kasus x 6 bungkus = 64.800 bungkus @1000ml/1 liter

16. PERBANDINGAN METODE KONSUMSI DAN METODE MORBIDITAS:
Konsumsi Morbiditas
- Pilihan pertama dalam perencanaan dan
pengadaan
- Lebih akurat dan mendekati kebutuhan
yang sebenarnya
- Lebih mudah dan cepat dalam
perhitungan
- Perhitungan lebih rumit
- Kurang tepat dalam penentuan jenis
dan jumlah
- Tidak dapat digunakan untuk semua
penyakit
- Mendukung ketidakrasionalan dalam
penggunaan
- Data yang diperlukan kunjungan
pasien, sepuluh besar pola penyakit,
presentase dewasa dan anak
- Pengobatan rasional

17. LANJUTAN PERHITUNGAN KEBUTUHAN
c.Analisis ABC (Always, Better, Control)
Analisa ABC mengelompokkan item perbekalan kesehatan berdasarkan kebutuhan dananya,
yaitu:
Kelompok A:
Adalah kelompok jenis perbekalan kesehatan yang jumlah nilai rencana pengadaannya
menunjukkan penyerapan dana sekitar 70% dari jumlah dana perbekalan kesehatan
keseluruhan.
Kelompok B:
Adalah kelompok jenis perbekalan kesehatan yang jumlah nilai rencana pengadaannya
menunjukkan penyerapan dana sekitar 20%.
Kelompok C:
Adalah kelompok jenis perbekalan kesehatan yang jumlah nilai rencana pengadaannya
menunjukkan penyerapan dana sekitar 10% dari jumlah dana perbekalan kesehatan
keseluruhan

18. LANJUTAN ANALISIS ABC
(ALWAYS, BETTER, CONTROL)
Langkah-langkah menentukan kelompok A, B dan C:
a. Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing perbekalan kesehatan
dengan cara mengalikan kuantum perbekalan kesehatan dengan harga
perbekalan kesehatan
b. Tentukan rankingnya mulai dari yang terbesar dananya sampai yang terkecil.
c. Hitung persentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan.
d. Hitung kumulasi persennya.

19. CONTOH SOAL
Nama obat Satuan Banyak (D) Harga (Rp)
Asam Mefenamat tab Box/100 720 32,000
Erythromisin tab Box/60 450 49,000
Ethambutol Box/100 400 52,000
Pyrazinamid Box/100 400 45,000
Dextrometorphan tab Klg/1000 725 9,000
Parasetamol tab Klg/1000 1300 7,000
Amoksilin tab Box/100 1500 35,000
Kotrimoksazol tab Box/100 150 45,000
Glibenklamide Box/100 50 60,000
Klonidin Box/100 125 75,000
Ciprofloksasin tab Box/100 375 35,000
Antasida tab Klg/1000 440 45,000
Vitamin K Klg/1000 145 40,000
Simetidin Box/100 175 25,000
Parasetamol syr Btl 8500 2,800
Ampisilin syr Btl 690 3,700
Antasid syr Btl 1050 2,500

20. CONTOH SOAL
Hitung presentanse nilai item obat berdasarkan tabel di atas
Untuk mendapatkan nilai presentase obat :
Diketahui :Asam Mefenamat tablet = 720 box
Harga = 32.000/box
Rumus : N (Nilai) = D (Demand) × H (Harga)
720 × 32.000 = 23.040.000

21. •

22. Nama obat N% Klasifikasi ABC
Asam Mefenamat tab 9,1 B
Erythromisin tab 8,7 B
Ethambutol 8,2 B
Pyrazinamid 7,1 C
Dextrometorphan tab 2,6 C
Parasetamol tab 3,6 C
Amoksilin tab 20,8 A
Kotrimoksazol tab 2,7 C
Glibenklamide 1,2 C
Klonidin 3,7 C
Ciprofloksasin tab 5,2 C
Antasida tab 7,8 C
Vitamin K 2,3 C
Simetidin 1,7 C
Parasetamol syr 9,4 B
Ampisilin syr 1,0 C
Antasid syr 1,0 C
Amosisilin Injeksi 3,8 C

23. •

24. INDIKATOR PERENCANAAN
1. Presentase kesesuaian dana
2. Presentase kesesuaian perencanaan
3. Presentase kesesuaian perencanaan terhadap formularium.

25. PENGADAAN

26. PENGADAAN
•Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan
kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui,
melalui:
a. Pembelian
b. Produksi/pembuatan sediaan farmasi
c. Sumbangan/droping/hibah.

27. TUJUAN DARI PENGADAAN :
•Mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga yang layak
dengan mutu yang baik
•Pengiriman barang terjamin dan tepat waktu
•Proses berjalan lancer dan tidak memerlukan tenaga serta
waktu berlebihan

28. 3 ELEMEN PENTING PADA PROSES PENGADAAN:
1. Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan
biaya tinggi
2. Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja
3. Order pemesanan agar barang dapat sesuai macam,
waktu, dan tempat.

29. 1) Pembelian
Pembelian adalah rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan perbekalan
farmasi
Ada 4 metode pada proses pembelian
1. Tender terbuka
- Berlaku untuk semua rekanan terdaftar, sesuai kriteria.
- Butuh konsolidasi dan team yang kuat.
2. Tender terbatas/lelang tertutup
- Berlaku untuk rekanan tertentu/terbatas dan punya reputasi baik.
- Harga dapat dikendalikan, beban kerja lebih ringan daripada lelang terbuka.
3. Pembelian negoisasi dan kontak kerja
Dilakukan pendekatan langsung dengan rekanan terpilih untuk tawar-menawar
untuk mencapai persyaratan spesifik, harga, penetapan jumlah penetapan service
delivery.
4. Pengadaan langsung ke distribusi untuk persediaan yang perlu segera tersedia.

30. METODE PEMBELIAN DI INSTALASI
PEMERINTAH
•Metode Pembelian
a. Penunjukkan langsung
b. Pemilihan langsung
c. Tender
•Waktu pembelian :
a. Mingguan
b. Bulanan
c. 3 – 6 bulan
d. Insidentil

31. METODE PEMBELIAN
Pengadaan perbekalan farmasi bernilai
paling banyak Rp 1.000.000.000
Penunjukan
langsung
• Pengadaan dengan sistem membandingkan harga
antara 2 atau lebih rekanan, untuk kemudian
dipilih yang terendah harganya.
• Nilai pengadaan paling banyak Rp 2.000.000.000
Pemilihan
langsung
Pengadaan dengan nilai paling sedikit Rp
1.000.000.000 dan paling banyak
2.500.000.000
Tender

32. KEUNTUNGAN & KEKURANGAN PEMBELIAN LANGSUNG
Keuntungan pembelian langsung
•Harga lebih murah
•Proses lebih cepat
Kekurangan pembelian langsung
•Stabilitas harga tidak terjamin
•Administrasi banyak dan boros

33. KEUNTUNGAN & KEKURANGAN TENDER
Keuntungan tender
• Stabilitas harga terjamin
• Persediaan/ stok barang untuk jangka waktu
tertentu terjaga (aman)
Kerugian tender
• Murah ? Mahal ?
• Proses lama
• Butuh tempat penyimpanan yang luas
• Resiko obat macet

34. PENERIMAAN

35. PENERIMAAN
•Penerimaan adalah
kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan
sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender,
konsinyasi atau sumbang
•Tujuan penerimaan adalah
untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai kontrak
baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu
Semua perbekalan farmasi yang diterima harus diperiksa dan
disesuaikan dengan spesifikasi pada order pembelian rumah sakit

36. PENYIMPANAN

37. PENYIMPANAN
• Penyimpanan adalah
suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan
perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari
pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat
• Tujuan penyimpanan adalah
1. Memelihara mutu sediaan farmasi
2. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
3. Menjaga ketersediaan
4. Memudahkan pencarian dan pengawasan

38. PENGATURAN PENYIMPANAN
•Menurut bentuk sediaan dan Alfabetis
•Menerapkan sistem FIFO(first in first out) dan FEFO (first
expire first out)
•Menggunakan almari, rak dan pallet
•Menggunakan almari khusus untuk menyimpan narkotika dan
psikotropika
•Menggunakan almari khusus untuk perbekalan farmasi yang
memerlukan penyimpanan pada suhu tertentu
•Dilengkapi kartu stock obat

39. PEMBAGIAN KONDISI PENYIMPANAN BERDASARKAN SUHU
(MENURUT USP)
Freezer
(Beku)
• Suhu -25˚C sampai -15 ˚C
• Contoh : vaksin
Cold
(Dingin)
• Suhu 2-8 ˚C
• Contoh: suppsositoria, insulin, serum, sitotoksik
Cool
(Sejuk)
• Suhu 8-15 ˚C
• Contoh : injeksi
Suhu
ruang
• Suhu 20-25 ˚C
• Contoh : tablet, sirup

40. Untuk Golongan Narkotika dan psikotropika
▪Golongan narkotika dan psikotropika di simpan
diruang peracikan
▪Disimpan di lemari khusus narkotika ditempatkan
sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku,
peraturan mensyaratkan sebagai berikut:
✔ Ukuran lemari : 40 x 80 x 100 cm
✔ Bahan : kayu atau bahan lain yang kuat

41. ✔ Lemari dibagi menjadi 2 fungsi dengan kunci yang
berlainan
o Fungsi pertama : perbekalan dan bahan baku
morfin, pethidine dan garam-garamnya
o Fungsi kedua : perbekalan dan bahan baku
narkotika lainnya yang digunakan sehari-hari
seperti codein, codipront dll
✔ Ditempatkan pada dinding tembok atau lantai
✔ Tidak boleh digunakan untuk keperluan lain
✔ Tidak boleh terlihat oleh umum
✔ Kunci dikuasai oleh apoteker penanggung jawab

42. PENGATURAN TATA RUANG
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang
bangunan gudang:
1. Kemudahan bergerak
Untuk kemudahan bergerak, gudang perlu ditata sebagai berikut:
a) Gudang menggunakan sistem satu lantai,jangan menggunakan
sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan ruangan
b) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran
perbekalan farmasi, ruang gudang dapat ditata berdasarkan
sistem arus garis lurus, arus U atau arus L.

43. 2. Sirkulasi udara yang baik
Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan mutu dari perbekalan farmasi.
Idealnya dalam gudang terdapat AC alternatif lain adalah menggunakan
kipas angin.
3. Rak dan Pallet
Penempatan rak yang tepat dan penggunaan
pallet dapat meningkatkan sirkulasi udara dan
perputaran stok perbekalan farmasi.
Keuntungan penggunaan pallet:
- Sirkulasi udara dari bawah
- Perlindungan terhadap banjir
- Peningkatan efisiensi penanganan stok

44. DISTRIBUSI

45. DISTRIBUSI
•Distribusi adalah
suatu rangkaian kegiatan dalam rangka menyalurkan/menyerahkan
Sediaan Farmasi,Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
dari tempat penyimpanan sampai kepada unit pelayanan/pasien
dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis, jumlah, dan
ketepatan waktu.
• Tujuan pendistribusian tersedianya perbekalan farmasi di
unit-unit pelayanan secara tepat waktu, tepat jenis dan jumlah

46. JENIS SISTEM DISTRIBUSI (DI RS)
1. Resep Perorangan
Pendistribusian Sediaan Farmasi,Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai berdasarkan Resep
perorangan/pasien rawat jalan dan rawat inap
melalui Instalasi Farmasi.

47. 2. Sistem Distribusi Persediaan Lengkap di Ruang (floor stock)
Pendistribusian Sediaan Farmasi,Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
persediaan di ruang rawat disiapkan dan
dikelola oleh Instalasi Farmasi
disimpan di ruang rawat harus dalam jenis
dan jumlah yang sangat dibutuhkan
Setiap hari dilakukan serah terima kembali
pengelolaan obat floor stock kepada petugas farmasi
dari penanggung jawab ruangan

48. 3. Sistem Unit Dosis/ Unit Dose Dispensing (UDD)
Pendistribusian Sediaan
Farmasi,Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai
berdasarkan Resep perorangan
dalam unit dosis tunggal atau
ganda, untuk penggunaan satu
kali dosis/pasien

49. •Sistem distribusi dosis unit dapat dioperasikan dengan salah satu dari
3 metode di bawah ini:
a. Sistem distribusi dosis unit sentralisasi.
Sentralisasi dilakukan oleh IFRS sentral ke semua unit rawat inap di
rumah sakit secara keseluruhan.Artinya, di rumah sakit hanya satu
IFRS tanpa adanya depo/satelit IFRS di beberapa unit pelayanan
b. Sistem distribusi dosis unit desentralisasi
Dilakukan oleh beberapa depo/satelit IFRS di sebuah rumah sakit.
Sistem distribusi desentralisasi sama dengan sistem distribusi obat
persediaan lengkap di ruang.

50. 4. Sistem kombinasi
Sistem pendistribusian Sediaan Farmasi,Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai bagi
pasien rawat inap dengan menggunakan kombinasi
floor stock + resep perorangan atau resep
perseorangan + UDD atau floor stock + UDD

51. PENGENDALIAN

52. PENGERTIAN PENGENDALIAN
Pengendalian persediaan adalah
suatu kegiatan untuk memastikan tidak terjadi
kelebihan dan kekurangan/kekosongan obat di
unit-unit pelayanan

53. Kegiatan pengendalian mencakup:
1. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode
tertentu
2. Menentukan stok optimum, stok optimum adalah adalah
stok obat yang diserahkan kepada unit pelayanan agar tidak
mengalami kelurangan/kekosongan
3. Menentukan waktu tunggu (lead time) adalah waktu yang
diperlukan dari mulai pemesanan sampai obat diterima

54. PENGHAPUSAN/
PEMUSNAHAN DAN
PENARIKAN

55. PENGERTIAN PENGHAPUSAN
Penghapusan adalah
kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi
yang tidak terpakai dengan cara membuat usulan
penghapusan perbekalan farmasi kepada pihak
terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku

56. Pemusnahan dilakukan untuk Sediaan Farmasi,Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai bila:
a. Produk tidak memenuhi persyaratan mutu;
b. Telah kadaluwarsa;
c. Tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam
pelayanan kesehatan atau kepentingan ilmu
pengetahuan; dan/atau
d. Dicabut izin edarnya.

57. TAHAPAN PEMUSNAHAN TERDIRI DARI:
Membuat daftar Sediaan Farmasi,Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai yang akan dimusnahkan
Menyiapkan Berita Acara Pemusnahan
Mengoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada
pihak terkait
Menyiapkan tempat pemusnahan
Melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan
serta peraturan yang berlaku

58. •Dimusnahkan sesuai dengan jenis
dan bentuk sediaan
Obat kadaluwarsa
atau rusak
• Dilakukan oleh Apoteker dan
disaksikan oleh Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota
Narkotika atau
psikotropika
• dilakukan oleh Apoteker dan disaksikan
oleh tenaga kefarmasian lain yang memiliki
surat izin praktik. Pemusnahan dibuktikan
dengan berita acara pemusnahan
menggunakan Formulir
Selain narkotika
dan psikotropika
KETENTUAN PEMUSNAHAN DAN PENARIKAN

59. KETENTUAN OBAT KADALUARSA/RUSAK
• Disimpan melebihi jangka waktu 5 (lima) tahun
dapat dimusnahkan dilakukan oleh Apoteker
disaksikan oleh petugas lain di Apotek dengan cara
dibakar/cara pemusnahan lain yang dibuktikan
dengan Berita Acara Pemusnahan Resep dilaporkan
kepada dinas kesehatan kabupaten/kota
Resep
• Sediaan farmasi yang tidak memenuhi
standard/ketentuan peraturan perundang-undangan
dilakukan oleh pemilik izin edar berdasarkan perintah
penarikan oleh BPOM (mandatory recall)
Penarikan

60. PENCATATAN DAN
PELAPORAN

61. 1. PENCATATAN
• Pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor
transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan masuk di lingkungan IFRS
• Fungsi:
a. Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi perbekalan farmasi
(penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak, atau kadaluwarsa).
b. Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1
jenis perbekalan farmasi yang berasal dari 1 sumber anggaran.
c. Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan
pengadaan distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik
perbekalan farmasi dalam tempat penyimpanan

62. 2. PELAPORAN
Pelaporan adalah
kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan
farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada
pihak yang berkepentingan
Tujuan pelaporan :
- Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi
- Tersedianya informasi yang akurat
- Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan
- Mendapat data yang lengkap untuk membuat perencanaan

63. JENIS LAPORAN YANG SEBAIKNYA DIBUAT :
1. Keuangan
2. Mutasi perbekalan farmasi
3. Penulisan resep generik dan non generik
4. Psikotropik dan narkotik
5. Stok opname
6. Pendistribusian, berupa jumlah dan rupiah
7. Penggunaan obat program

64. JENIS LAPORAN YANG SEBAIKNYA
DIBUAT
8. Pemakaian perbekalan farmasi Jaminan Kesehatan bagi
Masyarakat Miskin
9. Jumlah resep
10. Kepatuhan terhadap formularium
11. Penggunaan obat terbesar
12. Penggunaan antibiotik
13. Kinerja

65. MONITORING
DAN EVALUASI

66. •Salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu
pengelolaan perbekalan farmasi adalah dengan melakukan
kegiatan monitoring dan evaluasi
•Tujuan monitoring dan evaluasi
Meningkatkan produktivitas para pengelola perbekalan
farmasi di rumah sakit agar dapat ditingkatkan secara
optimum

67. INDIKATOR YANG DAPAT DIGUNAKAN DALAM
MELAKUKAN PENGELOLAAN PERBEKALAN
FARMASI
1. Alokasi dana pengadaan obat
Dana penggadaan obat adalah
besarnya dana pengadaan obat yang
disediakan/dialokasikan oleh pihak rumah sakit untuk memenuhi
kebutuhan obat untuk pelayanan kesehatan di rumah sakit
tersebut

68. •

69. •