Dokumen tersebut membahas proses perencanaan kebutuhan obat di rumah sakit, termasuk metode-metode perencanaan seperti metode konsumsi, epidemiologi, dan kombinasi. Dokumen ini juga memberikan contoh perhitungan kebutuhan obat menggunakan berbagai metode tersebut.

1. DRUG MANAGEMENT CYCLE
PERENCANAAN KEBUTUHAN
OBAT
Lusi Indriani, M.Farm, Apt
FARMAKOEPIDEMIOLOGI

2. Page  2
Perencanaan Kebutuhan obat
Perencanaan kebutuhan obat merupakan proses kegiatan
dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan
farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran,
untuk menghindari kekosongan obat dengan
menggunakan metode yang dapat dipertanggung
jawabkan.
2

3. Page  3
3
Perencanaan obat
A. PROCUREMENT
1. PERENCANAAN
A. METODE KONSUMSI
B. METODE EPIDEMOLOGI
C. METODE KOMBINASI
D. PRIORITAS PENYEDIAAN
E. ANALISA VEN, ABC
2. PENGADAAN
A. PEMBELIAN
B. PRODUKSI
C. PENYIMPANAN

4. Page  4
B. DISTRIBUTION
1. MANAJEMEN INVENTORI
2. KONTROL STOCK
3. SISTEM DISTRIBUSI OBAT
4. SISTEM PELAYANAN SATU PINTU
C. DRUG MANAGEMENT CYCLE
4

5. Page  5
PERENCANAAN
Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah
dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan
kebutuhan dan anggaran.
Out Put :
Daftar perencanaan kebutuhan obat
 METODE PERENCANAAN
• Metode Konsumsi
• Metode Epidemiologi
• Kombinasi Metode Konsumsi dan Epidemiologi
5

6. Page  6
PEDOMAN PERENCANAAN
• DOEN, Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi
Rumah Sakit, Ketentuan setempat yang berlaku.
• Data catatan medik
• Anggaran yang tersedia
• Penetapan prioritas
• Siklus penyakit
• Sisa persediaan
• Data pemakaian periode yang lalu
• Rencana pengembangan pelayanan RS
6

7. Page  7
METODE KONSUMSI
Perhitungan kebutuhan didasarkan pada data riil
konsumsi obat periode yang lalu, dengan berbagai
penyesuaian dan koreksi.
LANGKAH-LANGKAH METODE KONSUMSI
1. Lakukan Evaluasi :
a. Evaluasi rasionalitas pola pengobatan periode lalu.
b. Evaluasi suplai obat periode lalu
c. Evaluasi data stock, distribusi dan penggunaan obat
periode lalu
d. Pengamatan kecelakaan dan kehilangan obat.
7

8. Page  8
2.Estimasi jumlah kebutuhan obat periode mendatang
dengan memperhatikan :
- perubahan populasi cakupan pelayanan
- perubahan pola morbiditas
- perubahan fasilitas pelayanan
3. Penerapan perhitungan
1. Penetapan periode konsumsi
2. Perhitungan penggunaan tiap jenis obat
periode lalu.
3. Lakukan koreksi terhadap kecelakaan dan
kehilangan
8

9. Page  9
4. Lakukan koreksi terhadap stock-out
5. Hitung lead time untuk menentukan
safety stock
Rumus Metode Konsumsi (yang telah disederhanakan)
CT = (CA x T) + SS – Sisa stock
Keterangan :
CT = Kebutuhan per periode waktu
CA = Kebutuhan rata-rata waktu (bulan)
T = Lama kebutuhan (bulan/ tahun)
SS = Safety Stock
9

10. Page  10
Cara menghitung Safety Stock
SS = Lead time x CA
Jumlah hari/bulan
Lead time = waktu tunggu
10

11. Page  11
Berikut contoh perhitungan :
1. Salah satu RS di Kalimantan tengah yang berada di
Sampit (RS. Murjani) membeli RL (infus Ringer Laktat)
sebanyak 2000 infus dengan pembelian setiap 2 bulan
sekali. Karena pabrik obat tidak ada di Pulau Kalimantan,
sehingga infus dibeli dari Surabaya dengan lead time
(waktu tunggu) sekitar 3 minggu (21 hari), sedangkan sisa
stock di RS. Murjani hanya ada 1000 infus. Harga infus
adalah Rp. 12.000/satuan, maka hitunglah berapa infus
RL yang harus dibeli dan anggaran yang harus
dikeluarkan untuk membeli sediaan infus tersebut ?
11

12. Page  12
Jawab :
SS (safety stock)
Infus yang harus dibeli adalah :
CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock
= (2000 botol x 2 bulan) + 1400 – 1000
= 4400 botol
Anggaran yang harus dikeluarkan = 4400 x Rp. 12.000 =
Rp. 52.800.000
12

13. Page  13
Contoh soal :
2. Kebutuhan obat Amoksisilin di RS. Murjani setiap
bulannya sebanyak 6000 obat dengan pembelian setiap 1
minggu. Karena PBF tidak ada di Pulau Kalimantan,
sehingga obat dibeli dari Surabaya dengan lead time
(waktu tunggu) hanya 1 hari, sedangkan sisa stock di RS.
Murjani hanya ada 500 obat. Harga amoksisilin adalah
Rp. 8.000/satuan, maka hitunglah berapa obat amoksisilin
yang harus dibeli dan anggaran yang harus dikeluarkan
untuk membeli obat tersebut ?
13

14. Page  14
Jawab :
T = 1 minggu = ¼ bulan
SS (safety stock)
Infus yang harus dibeli adalah :
CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock
= (6000 obat x ¼ bulan) + 200 obat – 500 obat
= 1200 obat
Anggaran yang harus dikeluarkan = 1200 x Rp. 8.000 =
Rp. 9.600.000
14

15. Page  15
Contoh soal :
3. Kebutuhan obat Adrenalin di RS. Murjani setiap
bulannya sebanyak 100 ampul setiap 3 bulan pembelian
dengan lead time (waktu tunggu) 1 bulan, tetapi terjadi
stock out di PBF Surabaya selama 2 bulan, sedangkan
sisa stock di RS. Murjani hanya ada 50 ampul. Harga
adrenalin adalah Rp. 5.000/ampul, sehingga hitunglah
berapa adrenalin yang harus dibeli dan anggaran yang
harus dikeluarkan untuk membeli obat tersebut ?
15

16. Page  16
Jawab :
Karena terjadi stock out, jadi T = Lead time + lama stock
out = 1 + 2 = 3 bulan
SS (safety stock)
Infus yang harus dibeli adalah :
CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock
= (100 obat x 3 bulan) + 300 obat – 50 obat
= 550 obat
Anggaran yang harus dikeluarkan = 550 x Rp. 5.000 =
Rp. 2.750.000

16

17. Page  17
METODE EPIDEMIOLOGI
Metode epidemiologi didasarkan pada pola penyakit, data
jumlah kunjungan, frekuensi penyakit dan standar
pengobatan yang ada.
Kegunaan :
- Mengetahui kebutuhan perbekalan kesehatan suatu
populasi masyarakat tertentu (obat program KB, obat
program imunisasi)
- Memperkirakan kebutuhan obat atas dasar data
epidemiologi
17

18. Page  18
Data yang diperlukan berupa : morbiditas, jenis penyakit
yang penting, problem kesehatan, jumlah episode setiap
penyakit per periode, kebutuhan obat yang mudah
diperkirakan dengan rata-rata standard terapi.
Sangat cocok bila ada data statistik kesehatan yang
lengkap dan program kesehatan yang mapan, standar
terapi yg mantap.
Tidak cocok apabila data statistik kesehatan tidak baik
dan variasi kondisi antar daerah sangat besar, standar
terapi yang kurang dipatuhi
18

19. Page  19
LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN
METODE EPIDEMIOLOGI
Susun daftar masalah kesehatan/ penyakit utama yang
terjadi
Lakukan pengelompokkan pasien, misal : Pengumpulan
dan pengolahan data dilakukan dengan cara :
o Anak 0-4 tahun
o Anak 5-14 tahun
o Wanita 15-44 tahun
o Laki-laki 15-44 tahun
o Orang tua > 45 tahun
19

20. Page  20
Prinsip penggolongan umur harus sesederhana mungkin
Tentukan frekuensi tiap penyakit per tahun per periode
Susun standar terapi rata-rata/ terapi ideal
Dengan mengetahui data epidemiologi, estimasikan tipe
dan frekuensi pengobatan yang diperlukan
Contoh : untuk kasus diare, estimasikan :
o 90% kasus diberi rehidrasi oral
o 10% kasus diberi cairan intravena
o 5% kasus perlu metronidazole untuk amuba
o 10% kasus perlu antibiotik untuk disentri, basiler dan
kolera 20

21. Page  21
Susun daftar obat yang dikuantifikasikan
Hitung jumlah episode pengobatan untuk setiap penyakit
Hitung safety stock atau jumlah obat diperkirakan hilang
Rumus Metode Epidemiologi (yang telah disederhanakan)
CT = (CE x T) + SS – Sisa Stock
Keterangan :
CT = Kebutuhan per periode waktu
CE = Perhitungan standar pengobatan
T = Lama kebutuhan (bulan/ tahun)
SS = Safety Stock
21

22. Page  22
Contoh perhitungan
Kalimantan Tengah mempunyai banyak wilayah hutan
lebat, sehingga pasien gigitan ular di wilayah Sampit
cukup tinggi. RS. Murjani dalam setiap bulan menerima
pasien gigitan ular sebanyak 5 orang/ bulan.
Standar pengobatan untuk gigitan ular, yaitu :
- Antibisa ular diberikan 2 botol untuk 1 hari, terapi
selama 3 hari
- Asam traksenamat diberikan 3 x Injeksi 500 mg, selama
3 hari
- Ketorolac injeksi 3% diberikan 2 ampul untuk 1 hari,
selama 3 hari
- Cefotaxim injeksi diberikan 2 x injeksi 1 g, selama 3 hari
22

23. Page  23
Obat-obatan untuk terapi gigitan ular tsb hanya tersisa 1
di RS, sedangkan pembelian setiap 1 bulan sekali dengan
lead time (waktu tunggu) 1 minggu (7 hari). Harga untuk 1
kali pemberian standar pengobatan gigitan ular adalah
Rp. 600.000, maka hitunglah berapa obat dalam standar
terapi yang harus dibeli dan anggaran yang harus
dikeluarkan untuk membeli persediaan tersebut ?
23

24. Page  24
Jawab :
Antibisa ular = 2 botol x 3 hari = 6 botol x 5 pasien = 30
Asam traksenamat = 3 ampul x 3 hari = 9 ampul x 5
pasien = 45
Ketorolac inj. 3% = 2 ampul x 3 hari = 6 ampul x 5 =30
Cefotaxim inj = 2 ampul x 3 hari = 6 ampul x 5 pasien =30
Sehingga rata-rata standar pengobatan (CE) = 30
Sama seperti metode konsumsi, hitung dahulu Safety
stocknya
24

25. Page  25
Safety stock
Terapi pengobatan yang harus dibeli adalah :
CT = (CE x T) + SS – Sisa Stock
= (30 x 1 bulan) + 7 – 1
= 36
Anggaran yang harus dikeluarkan = 36 x Rp. 600.000 =
Rp. 21.600.000
25

26. Page  26
Perencanaan dengan metode epidemiologi membutuhkan
prediksi epidemiologi yang tepat.
Bagaimana memprediksi epidemiologi dengan kasus
penyakit yang fluktuatif, kecenderungannya menaik atau
menurun sehingga tidak bisa diambil data rata-rata.
Maka dapat digunakan beberapa metode antara lain :
- Melakukan analisis data berkala sehingga mendapatkan
garis trend/regresi.
- Menggunakan pendekatan analisis regresi sederhana.
26

27. Page  27
ANALISA DATA BERKALA
• Analisa data berkala yakni analisis data yang
dikumpulkan dari waktu ke waktu untuk mendapatkan
gambaran atau trend pelayanan di RS.
• Data berkala = deret berkala
• Analisa ini dapat digunakan untuk melakukan koreksi-
koreksi perkembangan (kenaikan/penurunan)
penyakit/tindakan medik baik pola perencanaan
epidemiologi/konsumsi.
27

28. Page  28
BEBERAPA CARA ANALISIS DATA BERKALA
1.Trend :
- gerakan yang menunjukkan arah perkembangan secara
umum (kecenderungan naik/turun)
- Analisa trend
2. Siklus : gerakan jangka panjang di sekitar garis trend.
3. Gerakan/variasi musiman : gerakan yang punya pola
tetap dari waktu ke waktu.
4. Gerakan/variasi tidak teratur : gerakan/variasi yang
bersifat sporadis. (misal : RL diwaktu KLB diare)
28

29. Page  29
Metode Kombinasi (Konsumsi dan Epidemiologi)
Berupa perhitungan kebutuhan obat atau alkes yang telah
mempunyai data konsumsi yang jelas namun kasus
penyakit cenderung berubah (naik atau turun).
Gabungan perhitungan metode konsumsi dengan koreksi
epidemiologi yang sudah dihitung dengan suatu prediksi
(boleh persentase kenaikan kasus atau analisa trend).
Metode kombinasi digunakan untuk obat & alkes yang
terkadang fluktuatif, maka dapat menggunakan metode
konsumsi dengan koreksi-koreksi pola penyakit,
perubahan, jenis/ jumlah tindakan, perubahan pola
peresepan, perubahan kebijakan pelayanan kebijakan.
29

30. Page  30
Rumus Metode Kombinasi :
C kombinasi = (CA + CE) x T + SS – Sisa stock
Keterangan :
CE = Perhitungan standar pengobatan
CA = Kebutuhan rata-rata waktu (bulan)
T = Lama kebutuhan (bulan/ tahun)
SS = Safety Stock
30

31. Page  31
Contoh perhitungan :
Di RS. Murjani setiap tahun pasti ada pasien menderita
DBD (deman berdarah), diprediksi ada sebanyak 100
pasien/bulan. Penanganan pasien DBD tersebut dengan
diberikan infus RL (500 cc) 20 tetes/ menit selama 5 hari.
Konsumsi RL setiap bulan adalah 5000 infus, dengan
lead time (waktu tunggu) ½ bulan, sehingga hitunglah
berapa RL yang harus disediakan rumah sakit agar tidak
terjadi kekosongan? Sisa stock 5000 btl
31

32. Page  32
Jawab :
RL (20 tts/menit) = 1 mL/menit x 60 menit
= 60 mL/jam x 24 jam
= 1440 mL/hari : 500 mL
= 2,88 botol = 3 botol/hari
Konsumsi RL setiap bulan adalah 5000 infus = CA
RL yang dibutuhkan = 3 botol/hari x 5 hari x 100 pasien =
1500 botol RL
32

33. Page  33
C kombinasi = (CA + CE) x T + SS – Sisa stock
= (5000 + 1500) x 1 bulan + 3250 – 5000
= 4750 botol RL
33

34. Page  34
PENERAPAN METODE PERENCANAAN DI RS
METODE KONSUMSI :
Digunakan untuk obat atau alkes yang sudah mempunyai
data konsumsi yang mantap, yang tidak bisa dihitung
dengan kasus per kasus penyakit.
Misal : - Infus cairan dasar (RL, D5%, NACL dll).
- Injeksi antibiotika generik ,inj generik
- Alat kesehatan habis pakai spuit,
infuset, IV Cateter dll.
34

35. Page  35
METODE EPIDEMOLOGI DIGUNAKAN UNTUK :
• Perencanaan kebutuhan obat dengan kasus penyakit
cenderung naik atau turun.
• Perencanaan kebutuhan penyakit tertentu, terutama
penyakit yang perlu menggunakan obat mahal (obat
kanker, albumin, anastesi inhalasi).
• Program pengembangan pelayanan kesehatan RS yang
baru.
• Penyediaan obat floor stock di ruang rawat inap atau
ruang tindakan medik.
35

36. Page  36
METODE KOMBINASI DIGUNAKAN UNTUK :
• Obat & Alkes yang terkadang fluktuatif dapat
menggunakan metode konsumsi dg koreksi² pola
penyakit, perubahan, jenis/jumlah tindakan, perubahan
pola peresepan, perubahan kebijakan pelayanan
kesehatan.
• Farmasis harus mengikuti perkembangan perubahan
pola penyakit, melakukan analisa data
• Harus disertai kesepakatan penatalaksanaan
terapi/tindakan antara pihak SMF, Farmasi, pihak
manajemen RS.
• Farmasis perlu sering berkomunikasi dengan pihak
terkait dan memonitor jumlah tindakan/kunjungan &
persediaan obat. 36

37. Page  37
Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan metode konsumsi:
Data konsumsi akurat (metode paling mudah).
Tidak membutuhkan data epidemiologi maupun standar
pengobatan.
Jika data konsumsi dicatat dengan baik, pola preskripsi
tidak berubah dan kebutuhan relatif konstan.
37

38. Page  38
Kekurangan metode konsumsi:
Data konsumsi, data obat dan data jumlah kontak pasien
kemungkinan sulit untuk didapat.
Tidak dapat dijadikan dasar dalam mengkaji penggunaan
obat dan perbaikan pola preskripsi.
Tidak dapat diandalkan jika terjadi kekurangan stok obat
lebih dari 3 bulan, obat yang berlebih atau adanya
kehilangan.
Pencatatan data morbiditas yang baik tidak diperlukan.
38

39. Page  39
Kelebihan metode epidemiologi:
Perkiraan kebutuhan mendekati kebenaran.
Program-program yang baru dapat digunakan.
Usaha memperbaiki pola penggunaan obat dapat
didukung oleh standar pengobatan.
39

40. Page  40
Kekurangan metode epidemiologi:
Memerlukan waktu yang banyak dan tenaga yang
terampil.
Data penyakit sulit diperoleh secara pasti dan
kemungkinan terdapat penyakit yang tidak termasuk
dalam daftar/tidak melapor.
Memerlukan sistem pencatatan dan pelaporan.
Pola penyakit dan pola preskripsi tidak selalu sama.
Dapat terjadi kekurangan obat karena ada wabah atau
kebutuhan insidentil tidak terpenuhi.
Variasi obat terlalu luas
40

41. Page  41
PROBLEM PERENCANAAN DI RS
• GAP Anggaran : antara perhitungan kebutuhan anggaran
dengan anggaran yang tersedia di RS.
• Upaya untuk mengatasi problem tsb dgn prioritas
pemilihan obat untuk meningkatkan efektifitas dan
efisiensi pengelolaan obat.
• Efektifitas : situasi telah memberikan pelayanan yg cukup,
tdk terjadi kekosongan obat.
• Efisiensi : efektifitas dicapai dengan biaya minimal.
41

42. Page  42
UNTUK MENENTUKAN PRIORITAS PEMILIHAN OBAT
MENGGUNAKAN ANALISA :
• ANALISA ABC (PARETO)
• ANALISA VEN
• ANALISA PUT
• ANALISA VEN
(Vital, essensial, Non Essensial)
Semua jenis obat yang tercantum dlm daftar obat
dikelompokkan ke dlm 3 kelompok VEN sebagai berikut :
42

43. Page  43
• Kel. Vital, kelompok obat yang sangat utama (pokok/vital)
antara lain : obat penyelamat jiwa, obat untuk pelayanan
kesehatan pokok, obat untuk mengatasi penyakit
penyebab kematian terbesar, dibutuhkan sangat cepat,
tidak dapat digantikan obat lain.
• Kel. Essensial, obat yang bekerja kausal yaitu obat yang
bekerja pada sumber penyebab penyakit, tidak untuk
mencegah kematian secara langsung/kecacatan.
• Kel. Non Essensial, merupakan obat penunjang yaitu obat
yang kerjanya ringan dan biasa digunakan untuk
menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan
ringan.
43

44. Page  44
Contoh :
Dehidrasi berat :
RL ?
Oralit ?
Shock : adrenalin inj ?
Gigitan ular : ABU inj?
Asam Traneksamat inj?
44

45. Page  45
PENGGOLONGAN OBAT SISTEM VEN DAPAT
DIGUNAKAN :
• Penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi
dana yang tersedia.
• Dalam penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk
kelompok vital agar diusahakan tidak terjadi kekosongan
obat.
• Untuk menyusun daftar VEN perlu ditentukan terlebih
dahulu kriteria penentuan VEN. Dlm penentuan kriteria
perlu mempertimbangkan kebutuhan masing-masing
spesialisasi.
Kriteria yang disusun dapat mencakup berbagai
aspek antara lain :
- Klinis, konsumsi, target kondisi dan biaya.
45

46. Page  46
Langkah-langkah menentukan VEN.
1. Menyusun kriteria menentukan VEN
2. Menyediakan data pola penyakit
3. Standar pengobatan
Penentuan Kritera VEN dilakukan oleh tim yaitu Panitia
Farmasi
• Contoh menentukan sistem VEN
• ANALISA ABC (Always, Better, Control) atau pareto.
• Berdasarkan atas nilai ekonomis barang
46

47. Page  47
• Gol. A : jika nilai penggunaan paling tinggi 75 – 80% dari
total biaya dengan jumlah 10-20% dari total jenis obat.
• Gol. B : jika nilai penggunaan banyak menghabiskan 15-
20% dari total biaya dengan jumlah 30% dari total jenis
obat.
• Gol. C : jika tidak butuh penanganan khusus
menghabiskan biaya 5-10% dari total biaya dengan
menggunakan jumlah obat 50% dari total jenis obat.
47

48. Page  48
ANALISA PUT (Prioritas Utama Tambahan)
- Prioritas : termasuk didalamnya kategori vital A, Vital B,
Vital C.
- Utama : termasuk didalamnya Kategori Essensial A,
Essensial B, Essensial C.
- Tambahan : termasuk didalamnya kategori non
essensial A, non essensial B, non essensial C.
48

49. Page  49
INDIKATOR PERENCANAAN
1. Persentase kesesuaian pembelian dg perencanaan
awal tahunan
2. Persentase kesesuaian dana pembelian dg
perencanaan anggaran
3. Persentase kesesuaian perencanaan terhadap
formularium.
49