Pengertian dan bagian -bagian formulir

1. FORMULIR
KANTOR
Lena Nursiska
Marlinda Astuti

2. APA ITU FORMULIR ?
Formulir adalah sehelai kertas tercetak yang menyediakan ruangan untuk
dimuat catatan-catatan, informasi atau intruksi-intruksi yang akan
diteruskan kepada individu-individu, departemen-departemen, atau
perusahaan-perusahaan lain (Winardi)
Formulir adalah selembar kertas atau lebih yang digunakan untuk
mencatat kegiatan kantor yang repetitif/berulang-ulang dengan
mencantumkan intruksi atau pertanyaan mengenai urutan data atau
informasi yang harus diisi atau dilengkapi oleh penggunanya untuk
kemudian diteruskan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dalam
mengolah dan membuat keputusan atas data dan informasi tersebut
(Nuraida Ida )

3. TUJUAN DAN MANFAAT
FORMULIR
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara
menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang
lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain.

4. Jenis Formulir
• Formulir yang dibuat dan disimpan dalam
perusahaan. Co: surat permintaan pembelian,
memo, kartu jam kerja
• Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar
perusahaan. Co:Faktur penjualan, surat order
pembelian
• Formulir yang diterima dari pihak luar. Co: Faktur
pembelian, rekening koran bank
Menurut
sumbernya
• Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu
tindakan. Co: Faktur penjualan, faktur pembelian
• Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya
suatu tindakan. Co: Bukti permintaan dan
pengeluaran barang gudang, surat permintaan
penawaran harga
Menurut tujuan
penggunaannya

5. PRINSIP DASAR PERANCANGAN
FORMULIR
 Memiliki tembusan/copy
 Hindari duplikasi dalam menghimpun data
 Buatlah rancangan formulir yang sederhana dan seringkas
mungkin
 Cantumkan Identitas perusahaan, ada nama dan alamat
perusahaan untuk
formulir ke pihak luar perusahaan
 Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi
 Cantumkan nomor urut tercetak

6. PERTIMBANGAN DALAM
PEMBUATAN FORMULIR
1. Pertimbangan Fungsional
• Tujuan Formulir
• Informasi yang diperluakan
• Ruang/kolom pengisian disesuaikan
• Urutan pengisian disesuaikan arus pekerjaan
• Judul dan nomor formulir dalam satu rangkaian
• Jumlah copy sesuai keperluann
2. Pertimbangan Fisik
• Ukuran Kertas
• Jenis Huruf
• Jenis Tinta
• Warna
• Bentuk

7. TAHAPAN PEMBUATAN
FORMULIR
1. Menganalisa hal-hal yang harus ada
dalam formulir dan tujuan formulir
(5W+1H)
2. Menentukan urutan hal-hal yang harus
muncul agar memudahkan orang yang
membaca dan mengisi formulir.
3. Mengatur jarak kolom yang diperlukan
4. Memperhatikan hal-hal lain, seperti spasi,
jenis kertas,dll

8. Bagian Pokok Formulir
PENGENALAN ISI UTAMA PENUTUP
JUDUL NAMA PERUSAHAAN
KETERANGAN KHUSUS CARA MENGISI
TANDA TANGAN
ISI FORMULIR
ADANYA PENGATURAN
KOLOM /KOTAK ISIAN
PENGISIAN MUDAH,BERI TANDA ()

9. CONTOH FORMULIR ELEKTRONIK
ISI UTAMA
TANDA TANGAN
PERSETUJUAN
IDENTITAS PERUSAHAAN
NO.
FORMULIR
JUDUL FORMULIR

10. CONTOH FORMULIR ELEKTRONIK

11. PENGENDALIAN FORMULIR
 Suatu kegiatan mengelola formulir
agar pengadaan &
penggunaannya efisien dan
efektif tujuan
 Pengendalian  manajemen form:
 Perencanaan
 Pengorganisasian
 Penggerakkan
 Pengawasan

12. TUJUAN PENGENDALIAN
FORMULIR
 Menjamin desain & bentuk formulir efektif
 Mengembangkan & memelihara cara tepat dalam
menghasilkan & menggunakan form yg dibutuhkan
 Mendidik & membantu petugas pelaksana dalam
mendesain formulir
 Menghentikan formulir yg tdk berguna dan
menggabung formulir yg memiliki kesamaan
 Membatasi formulir yg tdk diperlukan & menciptakan
formulir tambahan bila dianggap penting