Dokumen tersebut membahas tentang arsip digital dan kearsipan. Tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya serta pengelolaan arsip yang andal. Arsip digital adalah rekaman kegiatan dalam bentuk data elektronik yang dibuat oleh lembaga negara, perusahaan, dan perseorangan. Digitalisasi arsip bertujuan agar arsip dapat diakses secara online dan dilindungi.

1. ‘ARSIP DIGITAL

2. TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
Undang-undang No. 43 Tahun 2009
1. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan
terpercaya sebagai alat bukti yang sah
2. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang
andal dan pemanfaatan arsip

3. DASAR HUKUM
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
2. Peraturan Pemerintah nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
3. Undang-Undang Nomor 11 tahun 2014 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik (ITE)
4. Perpres Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan
berbasis Elektronik (SPBE)
5. Perka ANRI Nomor 20/2011 tentang Autentifikasi Arsip Elektronik.

4. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.

5. Arsip Digital-Berasal dari Bahasa Yunani “Archivum” yang
artinya tempat untuk menyimpan yang merupakan salah
satu pendapat yang mendasari kelahiran kalimat “Arsip”
hingga saat ini, sedangkan dengan mengadopsi istilah
“Archief” dari Bahasa Belanda yang memiliki kemiripan
dengan Bahasa Yunani “Archivum” secara umum
pendapat tersebut memang tidak jauh berbeda.

6. PENGERTIAN
• Arsip digital atau sering dikenal dengan arsip elektronik merupakan suatu arsip yang telah mengalami
perubahan dari bentuk fisik seperti lembaran kertas menjadi data elektronik, ataupun data yang
memang dari awalnya terbuat dari data digital dengan metode penyimpanan juga didalam media
digital seperti flasdisk, server dan lain – lain.
• Transfer materi (arsip) dari analog ke kode binary melalui penggunaan scanner atau kamera digital,
sehingga image dari obyek yang discan dapat dibaca di komputer.
• Tindakan dan prosedur yang dilalui dalam proses alih media atau digitalisasi dengan mengubah
bentuk dari format tercetak/tertulis, audio dan video menjadi format digital.

7. Keuntungan menggunakan sistem arsip digital
1. Proses penemuan kembali arsip menjadi lebih cepat dan efisien.
2. Adanya sistem pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan.
3. Menghemat waktu dan biaya.
4. Pencarian yang efektif berdasarkan kata kunci ataupun informasi lainnya.
5. Meminimalisir adanya kemungkinan kehilangan file tentunya dengan perangkat prosedur dan keamanan yang telah
diterapkan sebelumnya, ataupun prosedur backup data yang bisa kita terapkan.
6. Penghematan ruang penyimpanan fisik, sebagai gambaran umum dengan kemampuan sebuah CD-RW berkapasitas 700 MB,
mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7.000 lembar (1 lembar rata-rata setara dengan 100
kb dalam format PDF), atau 700 foto dengan format JPEG dengan 1 Mb perfoto.
7. Proteksi dari kerusakan dokumen yang biasanya terjadi pada arsip fisik seperti warna yang luntur akibat waktu juga kertas
yang rusak atau robek terkait penanganan dokumen yang tidak hati-hati. Dengan menyimpan dokumen dalam bentuk soft
copy maka resiko kerusakan yang terjadi pada arsip fisik akan mudah di hindari.
8. Kemanan yang lebih berlapis, dengan melakukan prosedur dalam pengelolaan hak User maka proses keamanan akan sangat
mudah dikontrol dan mencegah orang yang tidak mempunyai akses dapat mengambil informasi dari arsip yang kita simpan
didalam media digital.
9. Proses recovery yang mudah dan cepat, dengan membackup data kedalam media penyimpanan yang compatible maka
proses recovery pada media ini akan sangat mudah dilakukan, bandingkan dengan melakukan recovery pada kertas yang
terbakar atau sobek maka proses recovery akan sangat sulit dilakukan.

8. TUJUAN DIGITALISASI
• Agar arsip atau rekaman informasi dapat diakses melalui
sistem komputer (online, offline, kapanpun dan
dimanapun)
• Salah satu strategi pelestarian arsip masa kini, agar dapat
selalu mengikuti perkembangan
• Agar arsip dapat dipelihara dan dijaga di lokal repositori
atau cloud storage

9. STANDAR DIGITALISASI
Standar Digitalisasi diperlukan untuk
pengamanan, agar berkualitas tinggi, tersimpan
dan tertata dengan baik sebagai dasar atau
pondasi untuk aktifitas alih media / digitalisasi
meliputi semua proses kerjanya.

10. Adanya pembatasan sosial dengan aturan SOP dalam
penanganan Covid-19 sehingga
• Work From Home (WFH) masih akan diterapkan, atau
• Pembatasan Kehadiran Pegawai
• Proses bisnis dan pelayanan publik tetap harus berjalan
•Koordinasi formal (melalui media surat) dan pengarsipan
dokumen tetap harus dilakukan
• Pegawai institusi yang cenderung mobile

11. ARSITEKTUR FISIK

12. Termasuk
kategori
Arsip?
Ya
Tidak
Pengelolaan di luar
Sistem Pengelolaan Arsip
Berdasarkan analisis tugas dan
fungsi lembasa/instansi
Penghimpunan
dokumen
Pencatatan/
Registrasi
Arsip baru
Penerimaan
Dokumen
Dokumen yang
Diterima
1
Dokumen
Lainnya
PROSES PENERIMAAN
DAN PEMBUATAN ARSIPPROSE PENERIMAAN DAN PEMBUATAN ARSIP

13. TERIMAKASIH
Semoga bermanfaat

15. ARSITEKTUR FISIK