KAIZEN adalah filosofi perbaikan berkelanjutan dari Jepang yang mendorong pengembangan dan penyempurnaan proses bisnis secara terus-menerus untuk meningkatkan kualitas, efisiensi, dan kepuasan pelanggan. Dokumen ini menjelaskan pengertian KAIZEN, prinsip-prinsipnya seperti 5S, PDCA dan DMAIC, serta penerapannya dalam standarisasi proses produksi perusahaan.

1. KAIZEN
Ruang Lingkup
dan Filosofi
oleh : Idham Hanafiah – Administrative Assistant

2. Apa itu
KAIZEN?

3. KAIZEN berasal dari Bahasa Jepang yaitu KAI [改] yang
artinya PERUBAHAN dan ZEN [善] yang artinya BAIK

4. Secara pengertian,
KAIZEN berarti suatu
filosofi dari Jepang yang
memfokuskan diri pada
PENGEMBANGAN dan
PENYEMPURNAAN
secara
BERKESINAMBUNGAN
dalam perusahaan bisnis.

5. Bentuk KAIZEN dapat
berupa etos kerja
individu, budaya
organisasi (kecil &
besar), atau way of
life perusahaan.

6. KAIZEN merupakan aktivitas harian yang pada
prinsipnya berorientasi pada PROSES & HASIL, berpikir
secara SISTEMATIS pada seluruh proses, dan TERUS
BELAJAR dari kesalahan yang terjadi di lapangan.

7. KAIZEN selalu
beriringan dengan
TOTAL QUALITY
MANAGEMENT
(TQM), sehingga
Kaizen bisa juga diartikan
sebagai suatu kesatuan
pandangan yang
komprehensif dan
integratif yang memiliki
ciri khas :

8. • Pemeliharan
produktivitas
• Perbaikan mutu dan
penyempurnaan
• Tepat waktu
• Tanpa cacat
• Kegiatan kelompok kecil
• Hubungan kerjasama
antara manager dan
karyawan
• Pengembangan produk
baru
• Berorientasi pada
pelanggan/klien
• Pengendalian mutu
secara menyeluruh
(TOTAL QUALITY
MANAGEMENT)
• Robotik
• Gugus kendali mutu
• Sistem saran
• Otomatisasi
• Displin di tempat kerja

9. • KAIZEN yang berorientasi pada Manajemen, memusatkan perhatiannya pada masalah
logistik & strategi dan memberikan momentum untuk mengejar kemajuan & moral.
• KAIZEN yang berorientasi pada Kelompok, dilaksanakan oleh kelompok Jinshu
Kansi/manajemen sukarela menggunakan alat statistik untuk memecahkan masalah,
menganalisis, melaksanakan, dan menetapkan standar/prosedur baru.
• KAIZEN yang berorientasi pada Individu, dimanifestasikan dalam bentuk saran,
dimana seseorang harus bekerja lebih pintar bila tidak mau bekerja keras.
KAIZEN
dibagi menjadi
3 segmen,
yaitu:

10. KAIZEN memiliki beberapa poin penting
dalam mengidentifikasi suatu proyek,
di antaranya adalah:

11. 1. 5S (SEIRI, SEITON,
SEISO, SEIKETSU dan
SHITSUKE)
SEIRI artinya membereskan
tempat kerja. SEITON
adalah menyimpan dengan
teratur. SEISO ialah
memelihara tempat kerja
supaya tetap bersih.
SEIKETSU yaitu kebersihan
pribadi. SEIKETSU yakni
disiplin, dengan selalu
mentaati prosedur ditempat
kerja.

12. 2. 3M (MUDA,
MURA, dan MURI)
Dalam istilah
Jepang, MUDA
diartikan sebagai
mengurangi
pemborosan, MURA
adalah sebagai
mengurangi
perbedaan,
sedangkan MURI
berarti sebagai
mengurangi
ketegangan.

13. 3. DMAIC (DEFINE,
MEASURE, ANALYZE,
IMPROVE, &
CONTROL)
Ini adalah suatu
pendekatan yang
bertujuan untuk
menghilangkan defect (
kecacatan) dan
meningkatkan kualitas
yang berkaitan dengan
metrik bisnis.

14. 4. PDCA (PLAN, DO, CHECK, &
ACTION)
Setiap aktivitas usaha yang
kita lakukan perlu dilakukan
dengan prosedur yang benar
guna mencapai tujuan yang
kita harapkan. Maka PDCA
harus dilakukan terus
menerus.

15. 5. 5W + 1H (WHAT, WHO,
WHY, WHERE, WHEN, &
HOW)
Salah satu alat pola pikir untuk
menjalankan roda PDCA
dalam kegiatan KAIZEN
adalah dengan teknik bertanya
dengan pertanyaan dasar 5W
+ 1H.

16. Standardisasi
pada
Penerapan
KAIZEN
Untuk mendukung
penerapan strategi
Kaizen, diperlukan
standardisasi dalam
proses produksi
maupun prosedur
kerja. Berikut ini
adalah beberapa hal
yang penting untuk
melakukan
standardisasi :

17. STANDARD
WORK
TECHNIQUE
Setelah melakukan perbaikan
terhadap suatu proses, maka
diperlukan standardisasi
terhadap proses pengerjaan
maupun alat-alat beserta
metode pengerjaannya,
sehingga dapat melakukan
prediksi terhadap waktu
pengerjaan dan dapat
diteruskan kepada pekerja
lainnya dengan metode
pekerjaan yang sama.

18. STANDARD CYCLE TIME
Perlu diadakan perhitungan terhadap siklus waktu dalam mengerjakan suatu
proses, sehingga dapat mengetahui proses mana yang perlu dilakukan perbaikan.
Contoh daripada siklus waktu antara lain adalah waktu pemasangan komponen,
waktu melakukan inspeksi, waktu loading mesin, waktu penyolderan, dan waktu
transportasi seperti jalan menuju proses tertentu maupun waktu peletakan
komponen ke dalam kotak komponen. Siklus waktu kerja harus kurang dari atau
sama dengan Takt Time suatu proses. Jika Siklus waktu lebih dari Takt Time
yang ditentukan, maka harus melakukan pendistribusian ulang beban kerja agar
terjadi keseimbangan.

19. Pengertian Takt Time
• “Takt” berasal dari bahasa Jerman, yaitu Taktzeit yang
artinya “irama musik”.
• Adapun pengertian Takt Time adalah waktu yang tersedia
untuk menghasilkan setiap unit produk untuk memenuhi
permintaan pelanggan. Dengan demikian, Manajemen yang
menangani produksi harus mengatur prosesnya sesuai
dengan Takt Time yang ditentukan agar jumlah unit yang
diproduksi sesuai dengan jumlah unit yang dibutuhkan oleh
pelanggan.
• Sebagai contoh, jika Takt Time dalam memproduksi setiap
unit produk adalah 30 detik, maka setiap waktu 30 detik
harus ada unit baru yang dihasilkan oleh lini produksi
tersebut.

20. Cara Menghitung Takt Time
T = Ta / D
Di mana :
• T = Takt Time
• Ta = Time Available (waktu kerja bersih yang tersedia)
• D = Demand (permintaan Pelanggan)
Catatan :
Time Available adalah waktu kerja bersih yang tersedia dan benar-
benar digunakan untuk kegiatan produksi. Jika suatu perusahaan
menerapkan 8 jam kerja sehari (480 menit), maka jam kerja tersebut
harus dikurangi waktu istirahat dan waktu-waktu non-produktif lainnya.
Contohnya : 480 menit – 60 menit istirahat = 420 menit kerja.

21. Contoh Kasus Takt Time
Sebuah perusahaan ponsel diminta untuk memproduksi 1.000 unit ponsel
setiap harinya. Jam kerja perusahaan tersebut adalah dari Pukul 08.00 pagi
hingga 17.00 sore (8 jam kerja) dengan 60 menit waktu Istirahat. Berapakah
Takt Time produksi untuk menghasilkan setiap unit produk?
Diketahui :
• Ta = 430 menit
• D = 1.000 unit
• T = ?
Jawaban :
T = Ta / D
T = 430 / 1000
T = 0,43 menit atau 25,8 detik.
Jadi setiap 25,8 detik, produksi harus menghasilkan satu unit baru.

22. Perbedaan Takt Time dengan Cycle Time
• Banyak yang beranggapan bahwa Takt Time dan Cycle
Time adalah sama, namun pada dasarnya tidaklah demikian.
Jika dilihat dari definisinya maka yang dimaksud dengan Takt
Time adalah waktu yang harus dicapai oleh lini produksi untuk
memenuhi jumlah unit yang diminta oleh pelanggan.
Sedangkan Cycle Time atau Siklus Waktu adalah waktu
dibutuhkan untuk menghasilkan satu unit produk mulai dari
awal proses hingga proses yang paling akhir.
• Untuk mencapai jumlah unit yang diminta oleh Pelanggan,
Cycle Time (Siklus Waktu) harus lebih rendah atau sama
dengan Takt Time.

23. STANDARD WORK SEQUENCE
Untuk dapat mempertahankan siklus waktu pengerjaan, diperlukan standardisasi
urutan dan metode kerja sehingga semuanya mengerjakan hal yang sama
meskipun pekerja dan mesinnya berbeda-beda. Perlu diingat bahwa Strategi
Kaizen adalah peningkatan yang dilakukan secara terus-menerus sehingga
standardisasi yang ditentukan tersebut akan dievaluasi lagi untuk perbaikan
selanjutnya.

24. STANDARD WORK IN PROCESS (WIP)
Kadang-kadang suatu tahap proses produksi memerlukan jumlah minimum
untuk melanjutkan ke proses berikutnya seperti pendinginan ataupun
pemanasan yang lama, sehingga memerlukan penyimpanan sejumlah unit
untuk melanjutkan proses berikutnya.
Oleh karena itu, perlu ditentukan jumlah WIP yang diharuskan saat menunggu
proses selanjutnya. Jika terjadi kelebihan atau kekurangan WIP, maka hal ini
menandakan adanya permasalahan yang perlu diselidiki dalam siklus waktu
ataupun metode kerja.

25. Contoh Kasus Penentuan Jumlah WIP
Untuk memastikan kualitas suatu produk, diperlukan pendinginan
selama 10 menit sebelum melakukan proses selanjutnya. Siklus waktu
dalam menyelesaikan satu unit produk adalah 0,5 menit (atau 30
detik). Berapakah Jumlah WIP yang diperlukan untuk memastikan
produksi dalam berjalan dengan lancar?
Penyelesaiannya :
Waktu pendinginan = 10 menit
Siklus Waktu/ unit = 0.5 menit
10 / 0.5 = 20 unit
Jadi minimal jumlah WIP yang diperlukan adalah 20 unit untuk
memastikan produksi dapat berjalan dengan lancar pada proses yang
bersangkutan.

26. Aplikasi
KAIZEN
dalam
aktivitas
bisnis
perusahaan
diukur dan
dicatat
dalam
sebuah
form seperti
pada
gambar di
samping ini