Modul ini membahas tentang penerimaan dan pengiriman barang di gudang perusahaan. Terdapat empat elemen utama yaitu gudang, sistem manajemen gudang, petugas gudang, dan aktivitas gudang. Dibahas pula tentang prosedur penerimaan dan pengiriman barang serta dokumentasinya.

1. MODUL PENERIMAAN
dan PENGIRIMAN BARANG
oleh : Idham Hanafiah – Administrative Assistant

2. Sebelum kita menelaah tentang PENERIMAAN dan
PENGIRIMAN BARANG, marilah kita pahami terlebih
dahulu 4 elemen kunci di dalamnya, yaitu GUDANG,
SISTEM MANAJEMEN GUDANG, PETUGAS
GUDANG, dan AKTIVITAS GUDANG

3. GUDANG dan
SISTEM MANAJEMEN GUDANG
• Gudang adalah suatu sistem logistik perusahaan yang berfungsi
untuk menyimpan produk dan menyediakan informasi
mengenai status serta kondisi material/persediaan yang
disimpan di gudang, sehingga informasi tersebut selalu up-to-
date dan mudah diakses oleh siapa pun yang berkepentingan.
• Sistem Manajemen Gudang adalah sistem yang membantu
pihak terkait pengelolaan pergerakan barang dari/ke dalam
gudang sehingga dapat:
– Mempercepat proses lead time secara otomatis,
– Mengetahui semua transaksi inventory & jumlah stok lebih cepat
dan akurat secara real time,
– Mengatur lokasi penyimpanan barang secara optimal,
– Melakukan alur distibusi barang dengan baik.

4. Petugas
GUDANG
• MANAGER GUDANG
Adalah jabatan yang bertugas merencanakan, mengkoordinasi, mengontrol, dan
mengevaluasi semua kegiatan penerimaan, penyimpanan serta persediaan stok barang yang
akan didistribusikan.
• ADMIN GUDANG
Ialah posisi yang mengurus data pemesanan barang, data persediaan, data pengeluaran
barang, data permintaan, sampai peramalan permintaan.
• OPERATOR GUDANG
Adalah posisi yang bertanggung jawab dalam mengatur rantai proses penyediaan barang.
menangani pesanan, implementasi regulasi keamanan, dan mengecek kualitas produk

5. Tiga
Aspek
AKTIVITAS
GUDANG
• Penerimaan Barang (Goods Receiving & Stacker)
Menerima barang dari produksi yang disesuaikan
dengan pemesanan (SPK), baik jenis, nama
produk, quantity, maupun spesifikasinya.
• Penyimpanan & Penyiapan (Storage & Picking)
Menempatkan barang untuk disimpan sementara
dan mempersiapkan pengeluaran fisiknya dari
gudang yang disesuaikan dengan dokumen
pemesanan customer
• Pengiriman (Delivery)
Pengiriman barang yang sudah dipersiapkan
sesuai order

6. SOP PENERIMAAN BARANG
PENANGGUNG JAWAB : MANAGER GUDANG

7. • Delivery Order
(DO)/Packing List
• Surat Jalan
• Kendaraan
• Troley
• Forklift
• Gerinda
BAHAN
dan ALAT

8. Kebutuhan
akan
PEGAWAI
GUDANG
Berdasarkan
Jenis
Transportasinya
• Mobil kecil/Carry Pick Up/Engkel (Box) | 4
orang (Maksimal 30 menit)
• Colt Diesel | 6 orang (Maksimal 90 menit)
• Mobil Fuso | 8 orang (Maksimal 120 menit)
• Trailer Panjang 9 – 12 Meter | 12 orang
(Maksimal 3 - 4 Jam)
• Container 20 ft | 8 orang (Maksimal 120
Menit)
• Container 40 ft | 12 orang (Maksimal 3 - 4
Jam)

9. • Nama dan jumlah barang yang datang sesuai
dengan surat pesanan
• Kebenaran jenis dan jumlah barang yang
diterima
• Tidak terlihat tanda-tanda kerusakan
• Tidak ditemukan kebocoran dan sebagainya
• Jangka waktu kadaluarsa yang memadai
• Kebenaran kondisi kemasan seperti yang
disyaratkan
CHEKLIST
PENERIMAAN BARANG

10. Mobil masuk ke
gudang
Menerima packing
list/surat jalan dari kantor
Parkir sesuai gudang
bongkar
Menyiapkan ABM
Menyiapkan Toolkit
Pelaksanaan Bongkar
Pencocokan barang sesuai
dengan packing list
Apakah
cocok?
Konfirmasi ke kantor
Tanda tangan surat jalan
balik ke kantor
Selesai
URAIAN
Tidak
Cocok

11. SOP PENGIRIMAN BARANG
PENANGGUNG JAWAB : MANAGER GUDANG

12. • Delivery Order
(DO)/Packing List
• Surat Jalan
• Kendaraan
• Troley
• Forklift
• Gerinda
BAHAN dan ALAT
• Mobil kecil/Carry Pick Up/Engkel (Box) | 4
orang (Maksimal 30 menit)
• Colt Diesel | 6 orang (Maksimal 90 menit)
• Mobil Fuso | 8 orang (Maksimal 120
menit)
• Trailer Panjang 9 – 12 Meter | 12 orang
(Maksimal 3 - 4 Jam)
• Container 20 ft | 8 orang (Maksimal 120
Menit)
• Container 40 ft | 12 orang (Maksimal 3 - 4
Jam)
KEBUTUHAN PEGAWAI

13. No Prosedur
Pengirim
Barang
Manager
Gudang
1 Periksa barang yang akan dikirim oleh Manager gudang;
2
Periksa kesesuaian nama barang, batch number, tanggal
kadaluarsa dengan SPK, serta DO;
3
Tanda tangani dokumen pengiriman barang oleh Manager
gudang jika kondisi barang sudah sesuai;
4 Serahkan copy DO dan barang kepada pengirim barang;
5
Periksa ulang kesesuaian barang dengan SPK & DO oleh pengirim
barang;
6 Packing barang dan masukkan ke dalam armada pengiriman;
7
Serahkan kembali SPK dan DO lembar ke-1 dan ke-3 yang telah
ditandatangani dan distempel penangung jawab setelah
pengiriman barang kepada administrasi gudang.
2
3
4
5
6
1
7

14. Ketentuan Metode
PENGELUARAN BARANG
• FIFO
Barang yang lebih dulu diterima agar
lebih dahulu dikeluarkan.
• FEFO
Barang yang masa kadaluarsanya lebih
pendek harus lebih dahulu dikeluarkan.
Pengemasan barang dilakukan sesuai
dengan persyaratan yang ditetapkan untuk
tiap jenis barang sehingga mutu tetap
terjamin selama dalam perjalanan.

15. Apakah SPK sudah
sesuai dengan barang
yang akan dimuat?
Terima SPK dari
kantor
Siapkan Barang yang
akan dimuat sesuai SPK
Jika sudah sesuai, muat
barang sesuai dengan
jenis dan berat barang
yang akan dimuat
Siapkan ABM
Cek kembali barang dan
SPK
Jika ada instruksi khusus,
sesuaikan muatan
dengan instruksi tersebut
Setelah selesai memuat,
perhatikan terpal
kendaraan dengan baik
Berikan laporan ke
kantor atas barang yang
sudah di muat
Minta DO dari kantor
yang sudah di tanda
tangani Manager gudang
untuk ditandatangani
oleh si penerima barang
tersebut
Selesai
Tidak
Sesuai
URAIAN

16. Contoh Dokumen DO
Contoh Dokumen Packing List

17. CONTOH DOKUMEN NOTA
PERMINTAAN BARANG
CONTOH DOKUMEN SPK

18. TERIMA
KASIH