3. 3
KEPEMIMPINAN
“Kemampuan untuk mempengaruhi perilaku orang
lain atau sekelompok orang sedemikian rupa
sehingga perilaku tersebut menjadi pendorong kuat
bagi tindak-tanduk yang positif untuk mencapai
tujuan bersama”
4. • Menyangkut orang lain: Bawahan
atau pengikut → Kesediaan untuk
menerima pengarahan
• Pembagian Kekuasaan → Tidak
sama antara para anggota dan
pemimpin
• Menggunakan pengaruh →
Bagaimana bawahan mau
melaksanakan tugas-tugasnya
4
IMPLIKASI KEPEMIMPINAN
5. • PEMIMPIN
Nilai, keterampilan, gaya kepemimpinan
• PENGIKUT
Vital, dapat menolak, atau menerima pemimpin
• SITUASI
– Mempengaruhi kepemimpinan yang diberikan
– Sitem pengawasan, jumlah tugas, tingkat iteraksi, tersdianya waktu dalam
membuat keputusan
• PROSES KOMUNIKASI
Model komunikasi (terbuka atau tertutup), verbal & non verbal,
mempengaruhi suatu kepemimpinan
• TUJUAN
Organisasi maupun individu
5
ASPEK-ASPEK TERKAIT KEPEMIMPINAN
7. • Mempunyai impian ke masa depan
• Menguasai dan mamou melakukan perubahan
• Mampu menentukan desain dari organisasi
• Mau dan mampu untuk belajar
• Mempunyai insiatif yang besar untuk berbuat
• Menguasai interdependensi (paradigm of we)
• Mempunyai integritas dan standar yang tinggi
• Mampu mengambil keputusan dengan acuan
perspektif yang sangat luas (one step ahead)
7
KOMPETENSI PEMIMPIN
(Murphy & De Back, 1991)
8. INTELEGENSIA KEPRIBADIAN PERILAKU
• Pengatahuan
• Keputusan
• Kelancaran berbicara
• Adaptif
• Kreatif
• Kooperatif
• Siap siaga
• Percaya diri
• Integritas
• Emosi seimbang
• Independen
• Tenang
• Kemampuan
bekerjasama
• Kemampuan
interpersonal
• Kemampuan diplomasi
• Partisipasi sosial
• Prestise
8
CIRI-CIRI PEMIMPIN
9. • KEPEMIMPINAN FORMAL
– Diangkat secara resmi berdasarkan Surat Keputusan (SK) resmi
– Duduk dalam jabatan tertentu dalam organisasi dan memiliki
hak-hak serta kewajiban tertentu
– Ciri-cirinya:
• Ada legitimasi
• Ada kekuasaan dan wewenang yang jelas
• Memenuhi persyaratan formal
• Mendapat imbalan (reward) atau penghargaan
• Bisa memperoleh promoso, demosi, ataupun mutase
• Bisa dikenakan sanksi dan hukuman secara organisasi
9
TIPE-TIPE KEPEMIMPINAN
10. • KEPEMIMPINAN INFORMAL
– Tidak diangkat secara resmi, tetapi mempunyai beberapa keunggulan
yang dimiliki
– Dapat diterima oleh berbagai kalangan/pihak
– Ciri-cirinya:
• Tidak memiliki legitimasi
• Ditunjuk dan diakui oleh kalangan masyarakat
• Belum tentu dapat dukungan organisasi formal
• Tidak mendapat imbalan jasa secara nyata
• Tidak dapat dipomosi, didemo, atau dimutasi
• Tidak memerlukan persyaratan tertentu secara formal
• Tidak dapat dihukum secara formal keorganisasian
• Biasanya berdasarkan status sosial ybs: keturunan, kekayaan, pendidikan,
pengalaman hidup, kharisma, karakteristik keturunan, dan berjasa/tanda jasa
10
11. • To Accomplish The Chosen Right
Actions:
– Merencanakan (Planning)
– Menyusun (Organizing)
– Memilih orang (Staffing)
– Memimpin (Leading)
– Mengarahkan (Directing)
– Mengendalikan (Controlling)
11
TUGAS MANAGER
12. • Tugas kepemimpinan yang berhubungan
dengan kerja kelompok adalah:
– Memulai
– Mengatur
– Memberitahu
– Mendukung
– Menilai
– Menyimpulkan
12
TUGAS KEPEMIMPINAN
13. • Tugas kepemimpinan yang berhubungan
dengan kekompakan kelompok adalah:
– Mendorong
– Mengungkapkan perasaan
– Mendamaikan
– Mengolah
– Memperlancar
– Membuat aturan main
13
15. • OTOKRATIK
– Menuntut ketaatan penuh dari anggota/bawahannya
– Disiplin kerja tinggi dan kaku, ketaatan dengan rasa takut
– Nada keras dalam memberikan instruksi, egois, tidak mau menerima
saran, pendapat, dan kritik bawahan
– Tujuan organisasi identic dengan tujuan pribadi pemimpinnya
– Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan pribadi
– Kekuasaan tersentralisasi
– Membenarkan segala cara untuk tujuan organisasi
– Bawahannya hanya sebagai alat
– Sangat berorientasi pada tugas
– Perilaku kekuasaan formal
15
16. • DEMOKRATIK
– Peran → Sebagai coordinator dan integrator
– Pendekatan → Holistik dan integratik
– Prinsip bahwa perbedaan perlua ada untuk menjamin kelangsungan
kebersamaan
– Melakukan/memandang bawahan secara manusiawi dan sadar akan
kebutuhan bawahan
– Mengambil keputusan secara Bersama-sama
– Dihormati, bukan ditakuti
– Menumbuh-kembangkan kreatifitas dan inovasi dari para bawahan
– Bertanggungjawab terhadap kesalahan yang diperbuat para bawahan
– Memberikan penghargaan atas prestasi
– Mengutamakan kepentingan Bersama
– Pendelegasian wewenangn dan tanggung jawab dengan praktis dan realistis
16
17. • PATERNALISTIK
– Rasa hormat pada orang tua dan keteladanan
– Sikap melindungi → Bawahan takut untuk bertindak
– Terdapat pada lingkungan yang tradisional kedaerahan
– Persepsi pemimpin dipengaruhi oleh harapan-harapan
dari para bawahannya
– Harapan bawahan: Pemimpin tidak hanya
memikirkan/mementingkan diri sendiri saja
– Mengutamakan kebersamaan, fokus pada
17
18. • KHARISMATIK
– Daya tarik untuk memikat dan mampu memperoleh
pengikut dalam jumlah yang sangat banyak/besar
– Penampilan fisik, usia, dan harta bukan merupakan
prasyarat
– Memiliki kekuatan magis/ajaib/aneh
– Mampu menggunakan berbagai gaya kepemimpinan
dalam praktiknya
18
19. • LAISSEZ FAIRE (Membiarkan)
– Konsep : Organisasi berjalan lancer dengan sendirinya
– Berperan pasif dan tidak mau ikut campur tangan
– Falsafah : Manusia memiliki solidaritas dan kesetiaan
– Mempunyai nilai-nilai untuk saling mempercayai
– Bersikap pesimis, menganggap para bawahan adalah sebagai rekan kerja
– Kepentingan dan tujuan organisasi tetap difokuskan
– Pendelegasian sangat ekstensif dan frekuentif
– Pengambilan keputusan oleh pimpinan tingkat bawah
– Status quo organisasi tidak merasa terganggu
– Pertumbuhan dan perkembangan organisasi → para bawahan
– Intervensi pimpinan sangat sedikit sekali dan minimal
19
20. • Kompleksitas tugas
• Ketersediaan waktu
• Besarnya kelompok kerja
• Pola-pola komunikasi
• Tingkat Pendidikan bawahan
• Kebutuhan untuk berprestasi dan untuk
kebersamaan
20FAKTOR YANG MEMPENGARUHI GAYA
KEPEMIMPINAN
21. • Menurut Teori X
– Manusia pada dasarnya memiliki sifat malas
– Tidak mempunyai keinginan
– Mendiskriminasikan tanggung jawab
– Fokus dan peduli hanya pada diri sendiri
– Tidak bisa membedakan antara kebutuhan
organisasi dengan kebutuhan diri sendiri, serta
rentan terhadap kebutuhan
21
PERILAKU BAWAHAN
Douglas McGregor (Handoko, 2000 & Nursalam)
22. • Menurut Teori Y
– Mempuyai kemampuan fisik dan mental
– Manusia bisa mandiri
– Memiliki kontrol diri dalam mencapai tujuan
organisasi
– Cepat dalam belajar bila memang berminat
– Tidak hanya menerima atau menuntut, tetapi
bersedia bertanggung jawab dan kreatif
22
23. • Ketahui kekuatan Anda
– Fokus pada kekuatan dan eliminasi kelemahan Anda
• Yakinkan diri Anda
– Buat diri sendiri nyaman sebelum Anda meyakinkan orang lain
• Visualisasi
– Buat deskripsi atas apa yang ingin Anda lakukan/tuju
• Afirmatif
– Pastikan kata yang ada dalam pikiran seyakin mungkin untuk disampaikan
• Gunakan kata yang meyakinkan
– Perkuat sisi positif Anda yang ingin disampaikan
• Libatkan komunikasi non verbal
– Kombinasikan dengan komunikasi non verbal untuk menguatkan kata
23
Bagaimana Cara Mempersuasi Orang Lain
24. • Tebar senyuman
• Percikan “+” pada “-”
• Fokus pada sisi baik di setiap harinya
• Jauhi hiruk pikuk masalah pada kelompok
• Katakan “tolong” dan “terima kasih”
• Latih empati
• Evaluasi sikap Anda
• Jangan lewatkan kesempatan untuk memuji
24
Ganti Kebiasaan Buruk dengan:
25. KEPEMIMPINAN
• Membutuhkan bakat tertentu
• Bukan suatu anugerah yang jatuh dari langit
• Dapat diciptakan/dilatih
• Memerlukan umpan balik dari orang-orang
yang dipimpinnya
25
Menyempurnakan Gaya Kepemimpinan
26. Dapat diukur dari:
Kemampuan dan kemahiran dalam mengambil suatu keputusan yang
rasional, logis, realistis, dan fragmatis
Keputusan yang baik harus dilihat dari segi:
• Mutu
Apakah secara objektif tepat dalam rangka mencapai tujuan organisasi?
• Penerimaan keputusan
Apakah keputusan bisa diterima oleh orang-orang yang terlibat dala
pembuatannya?
26
EFEKTIVITAS KEPEMIMPINAN
27. “Proses penyampaian pesan dari komunikator ke
komunikan melalui saluran/media dengan harapan
mendapatkan umpan balik.”
27
KOMUNIKASI
28. • Komunikator/sender/pengirim pesan
• Pesan/objek komunikasi/messages
• Channel/saluran/media/sarana
• Komunikasi/receiver/penerima pesan
• Respon
28
UNSUR KOMUNIKASI
KomunikanKomunikator Media
Pesan
Respon/Feedback
29. • Mencapai pengertian satu sama lain
• Membina kepercayaan
• Mengkoordinasikan tindakan
• Merencanakan strategi
• Melakukan pembagian pekerjaan
• Berbagi rasa (sharing)
29
FUNGSI KOMUNIKASI
30. • Komunikasi bersifat timbal balik
Antara pengirim dan penerima saling bertukar pesan
• Komunikasi bersifat simbolik
Kita menggunakan symbol-symbol (Bahasa) yang
berpengaruh terhadap makna/inti pesan yang ingin
disampaikan saat berkomunikasi
• Komunikasi mengenal konteks orang, ruang, dan waktu
Komunikasi memiliki perbedaan konteks pada aspek orang
(subjek/lawan komunikasi), ruang/tempat, dan
waktu/momen
30
PRINSIP KOMUNIKASI
31. • Komunikasi satu arah
• Komunikasi dua arah
• Komunikasi publik
31
JENIS KOMUNIKASI
32. 32
Komunikasi sebagai Modal untuk Berinteraksi
PENGIRIM
PESAN
PENERIMA
PESAN
Komunikator
(Sender)
Komunikan
(Receiver)
DISTORSI
Aliran pesan (message flow)
Aliran umpan balik (feedback flow)
33. • Verbal
Adalah komunikasi yang yang mencakup
komunikasi lisan atau oral communication
(berbicara dan mendengar) dan komunikasi
tertulis atau written communication (menulis
dan membaca)
• Non-Verbal
Ialah komunikasi yang menggunakan gerak
isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah & kontak
mata, penggunaan objek seperti pakaian,
potongan rambut, dsb, simbol-simbol, serta cara
berbicara seperti intonasi, penekanan,
kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara
33
ASPEK KOMUNIKASI
34. Hak
• Anda mempunyai hak untuk
diperlakukan dengan hormat
(respect)
• Anda mempunyai hak untuk
mempunyai dan
mengekspresikan opini
• Anda mempunyai hak untuk
bertanya atas kebutuhan dan
keinginan
• Anda mempunyai hak untuk
menentukan batas yang
beralasan
34
Hak dan Tanggung Jawab dalam Berkomunikasi
Tanggung Jawab
• Anda mempunyai atanggung
jawab untuk memperlakukan
orang lain dengan hormat
• Anda mempunyai tanggung
jawab untuk mendengarkan
opini orang lain
• Anda mempunyai tanggung
jawab untuk mengetahui
kebutuhan orang lain
• Anda mempunyai tanggung
jawab untuk menghormati
Batasan orang lain
35. • Jaringan interkoneksi (internet)
• Surat elektronik (e-mail)
• Konverensi video (video
converence)
• Jaringan komputer area lokal
(local area network computing)
• Komunikasi bergerak (mobile
telecommunicating)
35Komunikasi pada Era Information &
Communication Technology (ICT)
36. Pasif Asertif Agresif
Merasa diri tidak OK dan
orang lain OK
Merasa diri OK dan orang
lain OK
Merasa diri OK dan orang
lain tidak
36
GAYA KOMUNIKASI
Assertive Communication
direct, honest, respectful
37. • Tegas
Secara sederhana berarti mampu menyatakan gagasan,
harapan, atau perasaan, baik yang positif atau negative
dengan apa adanya tanpa menyerang atau merugikan
orang lain.
• Menghargai
Adalah hak orang lain untuk menyampaikan gagasan atau
pendapat untuk didengarkan dan diperlakukan dengan
penuh hormat serta untuk berbeda pendapat dan
pandangan.
37
KOMUNIKASI ASERTIF
38. Cara membangun Keberanian &
Sikap Percaya Diri
38
• Yakin pada kemampuan diri sendiri
• Mampu menyesuaikan diri
• Selalu mengembangkan potensi diri
• Selalu mengembangkan potensi diri
• Mengemukakan ide-ide dan
pendapat
• Bersikap secara asertif/tegas
40. • Rapat (Meeting)
• Rapat Kecil (Briefing)
• Diskusi (Discussion)
• Telepon (Telephone)
• Memo (Disposition)
• Surat Elektronik (E-Mail)
• Faksimili (Facsimile)
40Beberapa Komunikasi yang Dilakukan
dalam Kantor
41. Memuji
Untuk memotivasi orang lain, PUJILAH secara wajar & spesifik
atas apa-apa yang telah dikerjakan dengan sangat baik
Mengeritik
• Lakukan secara positif dan konstruktif
• Sebaiknya dibicarakan dahulu di luar rapat dengan ybs,
supaya mereka dapat menyiapkan jawaban & “Tidak
Kehilangan Muka”
• Tujuannya agar tercapai sasaran, bukan untuk menjatuhkan
Mengusulkan
• Persiapkan rancangan secara matang dan jelas, lengkap
dengan data-data pendukungnya
• Komunikasin dulu dengan pihak-pihak terkait da orang-orang
kritis yang akan ikut serta dalam rapat untuk mendapat
dukungan
41
MEETING
43. Interaksi antara 2 orang atau
lebih secara bersama-sama
untuk melakukan koordinasi
dari berbagai peran dan fungsi
dalam organisasi dalam
mencapai tujuan bersama
43
Apa itu Rapat?
44. 1. Distribusi danpertukaran informasi dengan cepat
2. Membutuhkan keputusan yang cepat dan tidak ada
waktu untuk mengerjakan fungsi di dalam
organisasinya
3. Informasi yang didapat dari orang-orang yang sama
4. Memerlukan perspektif yang berbeda serta perlu
brainstorming dari persoalan yang terjadi
5. Pemecahan masalah, kerja sama, koordinasi
6. Mencari komitmen bersama
44
Mengapa harus Rapat?
46. • URGENSI RAPAT : Mengapa diperlukan rapat
• TUJUAN RAPAT : Spesifik, koordinasi, keputusan
• PESERTA RAPAT : Jumlah peserta vs jenis masalah, undangan,
kontribusi peserta
• WAKTU RAPAT : Kehadiran, jadwal (mulai dan akhir), alokasi waktu
• AGENDA RAPAT : Rutin/non-rutin, tertulis, jelas, spesifik, rentang
kendali
• PERSIAPAN PESERTA : Siapkan materi/bahan, konsep 80% - 20 %,
lokasi, space
• PERSIAPAN SARANA : Laptop, projector, ATK, bahan lain
• KEHADIRAN : Pimpinan, wakil unit kerja, waktu, notulen
46
PERSIAPAN RAPAT
47. 47
• Rapat rutin tanpa agenda (goal)
• Tidak ada pembahasan yang spesifik
• Tidak ada tujuan yang ingin dicapai
• NATO, floating, tidak ada keputusan
• Ada pihak ketiga yangmengaburkan
• Tidak ada mekanisme dalam rapat
• Manajemen konflik yang lemah
• Interest peserta yang sangat kurang
• Individu-individu yang mendominasi
Rapat Tidak Efektif, bila:
48. • Step 1 : Pembukaan rapat
• Step 2 : Review kegiatan yang lalu
• Step 3 : Pembacaan agenda rapat
• Step 4 : Pembahasan isi rapat
• Step 5 : Kesimpulan & keputusan
• Step 6 : Penutup
48
Model Rapat yang Efektif
49. • Menentukan siapa pemimpin rapat
• Menentukan para peserta rapat
• Menentukan unit kerja yang terlibat
• Menentukan tujuan dengan jelas
• Persuapan tempat, waktu, dan sarana
• Untuk koordinasi
49
Mengapa perlu Agenda?
50. • Menentukan agenda rapat
• Mengatur arah dan tujuan rapat
• Menjadi moderator/penengah
• Menunjuk siapa yang boleh bicara
• Mengelola waktu dengan efisien
• Menarik kesimpulan dari rapat
• Membuat notulen/catatan
• Memantau tindak-lanjut
50
PERAN PEMIMPIN RAPAT
51. • Menyatakan kesimpulan
• Penugasan pada masing-masing
anggota
• Menentukan tindak lanjut
• Mengagendakan rpaat
berikutnya
51
MENUTUP RAPAT
52. • Mengulang-ngulang masalah yang timbul
• Tidak menaati tata tertib agenda rapat
• Tidak ada keputusan yang diambil
• Banyak argumentasi yang tidak berorientasi pada solusi
• Banyak interupsi yang tidak perlu/penting
• Kepentingan pribadi yang sangat dominan
• Pihak yang kompeten tidak hadir dalam rapat
• Wakil unit tidak memiliki kewenangan untuk memutuskan
52
Mengapa Rapat Tidak Efektif?
53. BRIEFING merupakan rapat singkat, di mana gagasan dikomunikasikan untuk
dilaksanakan. Tanya jawab dilakukan hanya untuk memperjelas gagasan dan
mengantisipasi hambatan BUKAN untuk membahas pokok gagasan.
• Rundingkan dulu dengan para pelaku utama guna mendapat masukan
awal
• Siapkan catatan/media presentasi tertulis sesuai dengan kompleksitas
pokok gagasan
• Kaitkan pokok gagasan dengan hal-hal yang sudah dipahami oleh pelaku
• Jelaskan manfaat bagi pelaku untuk memotivasi pelaksanaannya.
• Uraikan ukuran keberhasilan (critical success factor)-nya.
53
BRIEFING
54. Membahas gagasan/masalah dalam kelompok kecil atau secara
perseorangan secara informal. Diskusi dapat merupakan persiapan
untuk meeting, briefing, atau bagian dari pelaksanaan tugas/konteks
pembicaraan lain yang lebih serius (mis : coaching, appraisal, dll)
• Pahami kerangka berpikir dari mitra diskusi kita, karena pada
dasarnya inti gagasan HARUS dipahami oleh semua pihak
• Tergantung keseriusan diskusi, kurangilan kemungkinan terjadinya
INTERUPSI yang mengganggu
• Diperlukan keseimbangan kemampuan dalam hal : menyampaikan
pendapat, bertanya untuk menggali informasi, memahami yang
tersurat dan tersirat, serta membuat kesimpulan bersama
54
DISKUSI
55. Jaga hubungan dengan anak buah, sehingga ia merasa rileks
bila diajak berkomunikasi.
• Bila mengeritik, kombinasikan dengan pujian
• Bila ingin menegur, pahami dulu mengapa
penyimpangan/kesalahan tersebut terjadi
• Bila ingin berdiskusi, beritahukan lebih dahulu beberapa
saat sebelumnya, sehingga ia lebih siap untuk diajak diskusi
• Usahakan anak buah selalu termotivasi, bukan merasa
semakin bodoh & kehilangan kepercayaan diri, terutama
setelah pembicaraan
55
ANAK BUAH
56. Pada dasarnya , kolega punya banyak kontribusidalam mendukung
kesuksesan. Jadi sasaran komunikasinya adalah untuk memberi dan
mendapat dukungan di samping membangun Corporate Team Building.
• PAHAMI MASALAHNYA untuk mengetahui apa yang dapat dilakukan
untuk membantu. Dengan demikian, ia juga akan memahami masalah kita
dan akan senantiasa memberi dukungan
• Kembangkan kemampuan EMPATI, bukan hanya sekadar SIMPATI
• Bila ingin memberikan UMPAN BALIK, kondisikan agar ia mengharapkan
itu. Bila tidak, maka akan sia-sia karena umpan balik yang diberikan akan
TIDAK EFEKTIF
• Hati-hati dalam hal membantu, salah-salah malah terkesan mau ikut
campur (INTERVENSI)
56
KOLEGA
57. • Bilapembicaraan diperkirakan lebih dari 3 menit, pastikan mitra bicara
punya cukup waktu untuk itu (mis : tidak sedang menerima tamu/rapat,
tidak sedang mengerjakan sesuatu yang sangat mendesak, dsb)
• Bila memerlukan komentar atas suatu gagasan yang kompleks, hendaknya
mengirimkan konsep tertulis terlebih dahulu (seperti : e-mail, fax, dsb)
• Kenalilah tanda-tanda turunnya antusiasme/konsentrasi dari mitra bicara,
karena mungkin ada sesuatu yang tiba-tiba menyita perhatiannya
• Bila Anda terpaksa menakhiri pembicaraan karena Sesutu yang mendadak
sementara mitra bicara, katakanlah Anda akan meneloponnya kembali
untuk melanjutkan
• Bila Anda merasa pook pembicaraan yang diajukan mitra bicara Anda
terlalu kompleks untuk diselesaikan lewat telepon, usahakan bertemu
langsung
57
TELEPON
58. MEMO adalag bentk surat yang sangat sederhana yang kada dapat berbentuk
DISPOSISI, CATATAN KECIL, atau MEMO yang lebih resmi
• Usahakan isis memo dapat dipahami penerimanya, karena merupakan konfirmasi
dari pembicaraan sebelumnya
• Hindari terjadiny POLEMIK MEMO, selesaikan secara lisan, lalu buat konfirmasi
• Hati-hati dengan CC, karena ada orang yang tidak suka bila anak buahnya
mendapat CC dari memo uang ditujukan kepadanya (terutama untuk hal-hal yang
anak buahnya tidak boleh tahu)
• Ingat : Memo 1 halaman akan mendapatkan perhatian lebih dahulu daripada
memo yang berlembar-lembar
• Buatlah memo sesistematis mungkin sehingga mudah dipahami oleh si penerima
(mis: pakai point system, subjudul, kutip/garis bawah, dsb)
58
MEMO
59. E-Mail sangat fleksibel untuk sesuatu yang sangat formal (mis : surat resmi,
memo, dll), maupun informal (pengganti telepon)
• Hati-hati dengan topik yang bersifat sensitive atau rahasia, karena e-mail
dapat diforward ke mana saja termasuk merubah-rubah isinya
• Kerahasiaannya mudah dibocorkan
• Untuk berita/topik-topik yang penting, dapat dibuat hard copy supaya
dapa dipakai sebagai referensi
• Pahami kode etik dan ekspresi e-mail, seperti pemakaian huruf
besar/symbol-symbol ungkapan
• Kadang perlu juga dikonfirmasi dengan telepon bila tidak ada tanggapan
dari penerimanya
59
E-MAIL
60. Di tengah kemajuan teknologi informasi, masih ada orang yang beranggapan
bahwa : FAX adalah DOKUMEN SEMENTARA yang HARUS DISAHKAN dengan
menunjukan surat aslinya
• Untuk itu kita harus memahami dulu persepsi penerimanya
• Pastikan fax yang penting telah dikirim/diterima dengan baik
• Masalah yang umum terjadi dengan fax adalah : adanya distorsi transmisi
pada beberapa kalimat. Teleponlah penerima/pengirim untuk
merekonfirmasinya
• Ingat: Fax merupakan alternative bertelekomunikasi yang ekonomis yang
mempercepat pembicaraan dengan telepon untuk komunikasi
selanjutnya, hanya apabila si penerima fax telah mempelajari isinya
sebelum bertelepon
60
FACSIMILE
63. • SEMANTIK
– Bahasa verbal
– Level Pendidikan
• PSIKOLOGIK
– Atasan vs bawahan
– Kaya vs miskin
– Tertekan vs rileks
63
64. • Pengetahuan
• Pengalaman
• Intelejensi
• Kepribadian
• Budaya
• Biologis (kelainan mulut,
gagap, cadel, dll)
64Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kelancaran
dalam Berkomunikasi
65. • Sibuk dengan diri sendiri
• Sibuk dengan masalah-masalah eksternal
• Asimilasi (kecenderungan merekenstruksi pesan
sedemikian rupa sehingga sesuai dengan sikap,
prasangka, kebutuhan, nilai diri, dsb)
• Faktor kawan/lawan dan arogansi pribadi
• Mendengar yang diharapkan (hanyut dalam pesan
pembicara, tidak mendengarkan apa yang dikatakan
melainkan mendengarkan apa-apa yang diharapkan)
65
Hambatan dalam Mendengarkan
66. • Penyampaian secara bertele-tele
• Penyampaian dengan malu-malu
• Penyampaian dengan marah-marah
• Maksud yang disampaikan tidak jelas
• Maksud pesan tersembunyi
• Non-verbal yang tidak jelas
• Komunikasi secara satu arah
• Tidak tanggap
• Tidak nyambung
• Tidak terbuka
66
Ciri Komunikasi yang Tidak Efektif
72. • Anda, Si Superior (sebagai Delegator)
– Saya bisa melakukannya dengan lebih baik
– Saya akan kehilangan control, otoritas, dan kekuatan
– Saya kekurangan kepercayaan terhadap orang-orang
– Pendelegasian ke orang yang sibuk
• Subordinat Anda (sebagai Delegatees)
– Kekurangan kompetensi
– Menghindari tanggung jawab
– Takut akan risikio atau hukuman atas kesalahan, work-overload, no
reward expected
• Situasi (sebagai lingkungan)
– Downsizing
72
HAMBATAN
73. • Direct Results : Penyelesaian kerja
• Development : Membantu karyawan
meningkatkan keterampilannya
• Evaluation : Mengamati kinerja karyawan
73
Alasan untuk Delegasi
74. • Rencanakan dengan baik
• Jaga harga diri
• Orientasi pada ketepatan waktu
• Orientasi pada penigkatan
• Bersifat interaktif
• Berikan smeangan yang
mendorong/membantu proses pendelegasian
74
Cara-caranya
75. • Personnel dan hal-hal yang bersifat rahasia
(confidential matters)
• Kebijakan (policy making)
• Krisis (crisis)
• Perkembangan (development)
• Tugas dari atasan yang memang ditujukan
untuk diselesaikan secara personal
75
Apa yang Tidak Boleh Didelegasikan
76. 1. Tanggung Jawab Tidak Boleh Didelegasikan
Bahwa dengan melimpahkan wewenang, seorang
atasan harus tetap memikul tanggung jawab yang
diembannya, apabila si penerima wewenang
tersebut menyalahgunakan atau melakukan
kesalaha dalam melaksanakan tugas yang
dilimpahkan kepadanya
76Dalam Melakukan Pelimpahan Wewenang dari Atasan kepada
Bawahan, Ada Hal-hal yang Perlu Diperhatikan:
77. • Contoh
Si A mendelegasikan wewenang kepada si B dalam hal pengurusan
keuangan, yaitu di antaranya: Mencari dana, menyimpan dana,
mengeluarkan dana, serta mencatat & membukukannya. Kemudian
si B mendelegasikan Sebagian wewenang tersebut ke C, yakni
dalam bidang penyimpanan dan pengeluaran dana. Apabila si C
tersebut menyalahgunakan wewenang dengan menyelewengkan
dana, maka si B tidak dapat melepaskan tanggung jawabnya dengan
mengatakan bahwa wewenang itu sudah didelegasikan kepada si C
sehingga si C-lah yang harus bertanggung jawab untuk itu. Dalah hal
ini, baik si B maupun si C sama-sama bertanggung jawab. Si C
bertanggung jawab kepada si B, kemudian si B harus
mempertanggungjawabkannya kepada si A sebagai pemberi
wewenang pertama kali (wewenang asalnya).
77
78. 2. Hindari Subordinasi Rangkap
Bahwa setiap wewenang yang dilimpahkan kepada
seorang bawahan haruslah dipertanggungjawabkan
kepada atasan langsung yang elah melimpahkan
wewenang tersebut kepadanya. Jadi di sini berlaku
azas bahwa dari siapa orang tersebut menerima
wewenang maka kepanyalah ia harus
mempertanggungjawabkannya. Azas ini biasa
disebut sebagai “azas kesatuan komando”
78
79. 3. Wewenang Harus Seimbang dengan Tanggung Jawab
Di dalam sautu organisasi sering terjadi bahwa wewenang yang diberikan
tidak seimbang dengan tanggung jawab yang harus dipikulnya,
dikarenakan adanya Batasan (limitation) yang tidak wajar.
Contoh:
Seorang training manager diberikan tanggungjawabnya oleh corporate
HRD Manager untuk melaksanakan pelatihan & pengembangan
karyawan yang ada di dalam perusahaan, tapi di lain sisi si training
manager itu tidak diperkenankan menggunakan anggaran biaya untuk
melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya menyukseskan pelatihan &
pengembangan. Maka, akibatnya si training manager akan frustrasi dan
akan menolak tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.
79
81. • Pendelegasian merupakan tools untuk memberdayakan
kolega/anak buah dalam pembuatan keputusan-
keputusan yang penting dalam bidang mereka masing-
masing
• Kemampuan mendelegasikan tugas-tugas dengan tepat
merupakan tanda bagi suatu kepemimpinan yang efektif
• Quantum Leader Action merupakan tool yang mampu
membantu dan memberi pedoman kepada pemimpin
dalam pengambilan keputusan dengan cepat dan tepat
81
KESIMPULAN DELEGASI
82. Sumber-sumber konflik
1. Manusia dan perilakunya
• Atribut (pangkat, jabatan, lambing)
• Sistem nilai yang tidak sama
• Harapan-harapan
• Gaya kepemimpinan
• Sifat & kepribadian
• Semangat & ambisi
82
PENGELOLAAN KONFLIK
83. 2.Struktur organisasi
• Tugas pokok dan fungsi dalam organisasi
• Hubungan dan arus pelaksanaan tata kerja
• Perencanaan dan pelaksanaan tata kerja
• Kekuasaan, wewenang, dan tanggung jawab
• Sistem reward, & punishment yang ada
• Sistem karir & prestasi kerja
83
84. 3. Komunikasi
• Perintah yang tidak jelas
• Berbagai hambatan sarana komunikasi
• Lingkungan komunikasi yang tak mendukung
84
85. • Menyangkut pihak-pihak yang terlibat
• Bentuk konflik dapat berupa:
– Konflik perorangan
– Konflik perorangan vs kelompok
– Konflik antarkelompok
– Konflik kelompok vs organisasi
– Konflik antarorganisasi
85
BENTUK KONFLIK
87. • Ketegangan dapat dihindari
• Ketegangan dapat diredakan
• Ketegangan dapat didamaikan:
– Diagnosa (diagnosis)
– Inisiatif (initiative)
– Dengarkan (listening)
– Pecahkan masalah (solving)
87
Strategi Mengatasi Konflik
88. • Diagnosa : Mencari apa yang menjadi penyebab dari ketegangan
yang timbul
• Inisiatif : Mengambil Langkah-Langkah pertama untuk menciptakan
kerukunan
• Mendengarkan : Kecakapan untuk melihat sudut pandan orang lain
serta kemampuan untuk mengerti apa-apa yang dikatakan, baik
secara verbal maupun non-verbal
• Pemecahan masalah : Proses untuk mencapai kerukunan denga
melakukan 3 Langkah sebagai berikut:
– Merumuskan masalah
– Menyusun alternative
– Pengambilan keputusan
88
4 Cara Mendamaikan Konflik
92. Team adalah sekelompok orang yang bekerja secara bersama-
sama untuk mencapai suatu tujuan Bersama yang diinginkan.
Kata kunci dari “Team” adalah:
• Perlibatan orang-orang
• Kolaborasi
• Memiliki tujuan yang sama
• Terdiri atas sejumlah orang yang memiliki keahlian yang
dibutuhkan organisasi
92
Apakah Team Itu?
93. • Kemampuan dari segi mental dan intelektual,
yakni yang berkaitan dengan kondisi-kondisi
attitude dan aptitude (IQ & EQ)
• Personality dari orang-orang yang tergabung
dalam kerja sama peran-peran tersebut.
93
THE WINNING TEAM
(Aspek-aspek yang membentuknya)
95. Tiap-tiap peran mengacu kepada kecenderungan yang
dimilikinya dalam melakukan interaksi dan memberikan
kontribusinya di dalam sebuah tim organisasi
95
1. Koordinator
• Kepemimpinannya kuat dan dewasa
• Mampu menentukan arah dengan jelas
• Tegas dalam mengambil keputusan
• Memiliki rasa percaya diri yang tinggi
• Terbuka untuk menerima masukan
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
• Konsisten
• Delegator yang baik
96. 2. Shaper (Si Pendorong
• Suka akan tantangan dan dinamis
• Memiliki keteguhan hati untuk menyelesaikan
hambatan
• Sering dianggap kurang mempertimbangkan
perasaan orang
• Berpikir secara garis besar/pokok-pokoknya saja
• Tidak suka yang terlalu rinci
96
97. 3. Plant (Si Cerdas)
• Kreatif dan imajinatif
• Intelektualitasnya tinggi
• Daya analisisnya tinggi
4. Monitor Evaluator
• Bersifat rasional dan hati-hati
• Kritis terhadap validitas suatu gagasan, ide, atau perencanaan
• Strategis, melihat semua kemungkinan
• Memutuskan dengan cepat dan tepat
• Lemah dalam menyampaikan gagasan dan hubungan
antarpribadi
97
98. 5. Implementator
• Disiplin tinggi dan konservatif
• Kuat dalam memegang aturan
• Mempunyai kemampuan untuk mengatur agar sesuatu
berjalan dengan tertib
• Nalar & logikanya sangat kuat
• Pekerja keras yang tidak mudah merasa bosan atau
cepat menyerah
• Bisa merubah ide menjadi Tindakan nyata
98
99. 6. Resource Investigator (Si Penggali Potensi)
• Semangat kerja sangat tinggi
• Komunikatif dan extrovert
• Memiliki keingintahuan yang tinggi
• Mampu menggali potensi tim
• Cepat menangkap atau mengembangkan peluang-
peluang yang ada
• Bila tak mendapat tantangan, semangatnya akan
menurun dan mengendur
99
100. 7. Team Worker
• Cerdik dan taktis
• Kuat dalam hubungan interpersonal, kooperatif , serta
diplomatis
• Pendengar yang baik
• Tidak suka dengan konflik
• Mampu membangun semangat tim
• Tidak tegas dalam menentukan pilihan bila terjadi
perbedaan di dalam tim
100
101. 8. Complementer (Si Penyelesai)
• Serius dan hati-hati dalam pekerjaan
• Lebih melihat pada hal-hal rinci/teknis
• Menemukan kesalahan dan kelalaian
• Sangat kaku dalam hal menjaga ketepatan jadwal
dalam tugas-tugas
• Menyelesaikan pekerjaan tepat waktu
• Tidak berani mengambil risiko tinggi
• Suka ragu dalam mengambil keputusan
101
102. • Manager yang melakukan pekerjaan terlalu banyak akan kehilangan
kesempatan kepemimpinannya, menyalahgunakan kemampuan
manajemennya dan menutup proses tim
• Menambah managerial control dapat mendemotivasi tim Anda
• Manager harus fokus dan menginspirasi timnya untuk ikut fokus
pada subordinate goals
• Expect more, get more. Tetapkan standar tinggi untuk tim
Anda
• Berhenti melakukan pekerjaan terlalu banyak dan
ciptakan peluang upgrade bagi anggota tim
102
Don’t Do. Lead.
103. • Diam, dan Lihat Apakah Kekosongan dapat Terisi.
– Manager baru pada umumnya cenderung melakukan pekerjaannya
sendiri daripada membiarkan subordinate-nya menyelesaikan
pekerjaannya masing-masing.
– Analisis skill dari masing-masing anggota tim, lalu tentukan tanggung
jawab berdasarkan kompetensi mereka.
– Mereka mungkin tidak menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan
keinginan Anda, tapi setidaknya hal itu dapat meningkatkan performa
tim.
– Jadilah fasilitator dan pemimpin orchestra, kemudian biarkan &
percayakan anak buah untuk bekerja sesuai dengan tanggung
jawabnya.
– Jangan micromanage. Biarkan mereka untuk perform, agar mereka
bisa bangga akan achievement-nya sendiri.
103
104. – Percaya pada Tim. Anda memilih anggota tim
berdasarkan skill dan antusiasme. Tentukan standard
yang tinggi. Orang akan menyambut positif jika
mereka tahu bahwa Anda percaya kepadanya dan
mengharapkan sesuatu yang besar darinya. Mereka
ingin merasakan kebanggan yang dating dari
pemenuhan tantangan.
– Anggota tim akan memperlihatkan skill yang Anda
tidak pernah tahu dan akan menyelesaikan pekerjaan
yang berada di luar kapabilitas mereka yang Anda
pernah estimasi.
104
105. – Sebelum memberikan kepercayaan, cek dan analisis
anak buah Anda, karena pemberian kepercayaan yang
salah dapat sangat berisiko. Identifikasi mereka
berdasarkan pekerjaannya dan seberapa
kompetennya anak buah Anda.
– Jadilah rasional, tahu batas dari kepercayaan yang
Anda berikan. Manager yang percaya kepada anak
buahnya lebih bisa mengumpulkan informasi,
sehingga mereka bisa menentukan keputusan dengan
lebih baik.
105
106. Ketika dipromosikan ke posisi
leadership, Anda harus
meninggalkan masa lalu − masa lalu
di mana Anda selalu mengerjakan
semua pekerjaan. Sekarang Anda
harus menguranginya sehinga bisa
mencapai sesuatu yang lebih.
106
107. • Team goals harus akuntabel, aspiratif, dapat
diukur, dan bisa dijadwalkan.
• Jika leader tidak memiliki cita-cita − dan
terinspirasi untuk melakukan sesuatu yang lebih,
maka mereka tidak akan melakukannya.
• Leader harus menentukan keseimbangan antara
sesuatu yang dapat diraih (achievable) dan tujuan
yang aspiratif − tujuan yang saat ini di luar
jangkauan, tapi masih bisa diraih.
107
108. Seorang leader harus bisa
berjalan di antara kontrol dan
demokrasi, antara delegasi
dan mengemban tanggung
jawab, dan antara kebaikan
dan arah
108
109. Jika Anda tidak melakukan apa-apa kecuali
memfasilitasi − dan tim bekerja dengan baik − maka
anda sudah melakukan pekerjaan dengan baik pula.
109
Stop Working and Start Leading
110. Jika Tim Anda sukses
dan orang melihat
Anda tidak melakukan
apa-apa, mereka tidak
akan berpikir bahwa
Anda malas.
Sebaliknya, mereka
akan ingin tahu apa
rahasia Anda.
110
111. • Anggota tim yang pemimpinnya memiliki
ekspektasi tinggi terhadap mereka akan perform
pada level yang lebih tinggi disbanding dengan
yang memiliki ekspektasi rendah.
• Jika Anda berharap lebih, Anda akan
mendapatkan yang lebih pula. Ekspektasi leader
berdampak pada bagaimana mereka bersikap
111
112. Oprah Winfrey − Bintang TV dan Film Oprah Winfrey adalah
ikon besar, supernova yang lahir di Selatan Dalam dan
merupakan korban rasisme & kemiskinan. Ia mempelajari dan
mengajarkan pemenuhan & pemberdayaan personal. Fondasi
dari filosofi leadership-nya adalah, ‘Be true to yourself!” dan
“Lead your best life”. Seperti halnya seorang entrepreneur
yang enerjik, dia selalu membangun proyek baru dan dia
mempercayakan subordinate-nya untuk melakukan
pekerjaannya. Ia menggunakan gaya manajemen yang
merefleksikan cinta dan kepercayaan kepada staff, business
partner, keluarga, dan teman-temannya.
112
Contoh
113. Soichiro Honda − Seorang montir manufaktur
Jepang yang dahulu menjadi delegasi yang
dipecayai oleh atasannya, Takeo Fujisawa.
Sebagai pemimpin, Honda tidak mengutamakan
lompatan yang besar dalam inovasi produknya.
Dia memahami bahwa dalam mechanical
engineering, kemajuan yang bertahap adalah hal
yang normal.
113
