Dokumen tersebut membahas tentang produksi dokumen dengan menggunakan perangkat lunak Microsoft Word dan Microsoft Excel. Dibahas pula tentang penentuan format, peralatan, dan waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi dokumen sesuai dengan persyaratan organisasi berdasarkan Standar Operasional Prosedur (SOP).

1. MEMPRODUKSI DOKUMEN
N.821100.004.02
Oleh : SITI NURHASANAH, S.Pd

2. Sebelum pembelajaran dimulai mari kita
Berdoa bersama-sama..!

3. Selamat Pagi…
Siapa yang tidak hadir hari ini..?

4. Safety Induction & Rules

5. Perkenalkan..
Nama : Siti Nurhasanah, S.Pd
Lahir : Jakarta, 18 Januari 1986
Alamat : Jl. Kembang III No 82 A,
Kwitang Senen, Jakarta Pusat.
Unit Kerja : SMK Muhammadiyah 11 Jakarta
Email : nurhasanah.st.18@gamil.com

6. MENYIAPKAN DOKUMEN
1.1. MEMILIH TEKNOLOGI dan PERANGKAT LUNAK UNTUK MENGHASILKAN DOKUMEN
DEFINISI
PERANGKAT
LUNAK
PENGOLAH
KATA
Perangkat lunak (software) adalah
program komputer yang
digunakan untuk memeberikan
perintah kepada perangkat keras
(hardware) agar dapat bekerja
sesuai dengan keinginan pemakai
komputer (operator).

7. UNTUK MEMBUAT DOKUMEN :
1. SURAT
2. MEMO
3. FAKSIMILE
Kegunaan
Komputer

8. DOKUMEN YANG AKAN DIPUBLIKASIKAN
Dapat Berupa :
◦ HARD COPY
◦ SOFT COPY
Untuk SOFT COPY Dalam format file :
◦ RTF
◦ PDF
◦ HTML
◦ DOC

9. Perangkat Lunak dapat dibagi menjadi 4 Bagian,
yaitu Sistem :
 Operasi
 Aplikasi
 Utility
 Compiler

10. PERANGKAT LUNAK SISTEM APLIKASI
PENGERTIAN
PROGRAM
APLIKASI
Program yang langsung
dibuat oleh seorang
pemogram untuk
menjalankan komputer
sesuai dengan
kebutuhannya. Program ini
biasanya dapat dipesan atau
dibeli dari perusahaan /
pemogram yang
menyediakannya.

11. Dalam Program Aplikasi
dapat dirancang untuk
mengolah :
 KATA
 ANGKA
GRAFIK
SUARA
CONTOH PROGRAM
APLIKASI OFFICE
MICROSOFT OFFICE

12. MENGOPERASIKAN APLIKASI PERANGKAT LUNAK DALAM MENGOLAH
DOKUMEN/NASKAH
Suatu program komputer
yang digunakan
untukmenyimpan,
memanipulasi, dan
memformat tulisan yang
dimasukkan melalui
keyboard dengan hasil
berupa cetakan
PENGERTIAN
PERANGKAT
LUNAK
PENGOLAH
KATA (WORD
PROCESSOR /
MS WORD)

13. CIRI KHAS PERANGKAT LUNAK PENGOLAH KATA
◦ Mengolah mulai dari karakter, kata,
kalimat, yang akhirnya membentuk
paragraf.
◦ Kumpulan paragraph membentuk halaman
dan sekumpulan halaman itu akan
membentuk sebuah naskah yang disebut
dengna file atau dokumen.

14. Kemampuan
utama perangkat
lunak pengolah
kata meliputi :
• Penulisan
• Pembentukan
(formatting)
• Penambahan
• Penghapusan
• Penyimpanan, dan
• Pencetakan

15. 1. Title Bar
2. Menu Bar
3. Work Area
4. Horizontal Scrool Lock
5. Vertical Scrool Lock
6. Tool
7. Ruller Margin (Indent)
Istilah dalam
mengoperasikan Ms
Word :

16. Gambar Kombinasi Shortcut dan Fungsi

17. LANGKAH – LANGKAH MEMULAI
MS WORD
◦ 1. Klik Tombol Start
◦ 2. Klik opsi All Program
◦ 3. Klik Microsoft Office
◦ 4. Klik Microsoft Word
◦ 5. Aplikasi Microsoft Word
akan segera terbuka.

18. LANGKAH-LANGKAH
MEMBUAT DOKUMEN PADA MS WORD
◦Buka Ms. Word
◦Klik tombol Office
◦Button (kiri atas)
-klik New

19. LANGKAH-LANGKAH
MENYIMPAN DOKUMEN PADA MS WORD
◦ Buka lembar kerja Ms-Word
◦ Tekan "Ctrl+S" pada keyboard
◦ Pilih lokasi/folder yang akan
digunakan untuk menyimpan
◦ Ubah nama file
◦ Pilih "OK" atau "Selesai"

20. LANGKAH-LANGKAH
MENCETAK DOKUMEN PADA MS WORD
1. Pastikan bahwa komputer telah
tersambung dengan mesin printer.
2. Pilih office button
3. Klik Print kemudian pilih print priview,
perhatikan dengan seksama apakah
layout telah sesuai. Jika belum,
sesuaikan terlebih dahulu.
4. Klik print, pilih jenis printer, isi halaman
yang akan dicetak, isi number of copies
sesuai kebutuhan.
5. Klik ok

21. MENGOPERASIKAN APLIKASI PERANGKAT LUNAK DALAM MENGOLAH
DOKUMEN/NASKAH
PENGERTIAN
PERANGKAT
LUNAK
PENGOLAH
ANGKA
(SPREADSHEET/
LEMBAR LAJUR)
Sebuah program
aplikasi untuk
menjalankan operasi
yang berhubungan
dengan angka,
statistik, dan grafik.

22. Istilah dalam
mengoperasikan
Ms Excell :
1. Worksheet/spreadsheet/sheet
2. Workbook
3. Row
4. Column
5. Cell
6. Range
7. Pointer

23. LANGKAH-LANGKAH
MEMULAI MS EXCELL
1. Mengklik Start Button di
bagian pojok kanan dari
Windows.
2. Mengklik tulisan Program.
3. Mengklik Microsoft Office.
4. Mengklik pada bagian
Microsoft Office Excel.

24. LANGKAH-LANGKAH
MEMBUAT WORKSHEET BARU
1. Klik Tab Menu Home
2. Klik Insert yang terdapat di
INSERT SHEET
3. Klik Insert Sheet

25. 1.2 MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN ORGANISASI UNTUK MENCIPTAKAN
INFORMASI SESUAI RENCANA.
APA ITU SISTEM
INFORMASI
DALAM
MANAJEMEN ?

26. sebagai metode formal
yang menyediakan
informasi akurat dan
realtime kepada
manajemen untuk
memudahkan analisis dan
proses pengambilan
keputusan sehingga
perusahaan dapat
melakukan perencanaan,
pengawasan, serta
evaluasi dengan lebih
efektif.
Menurut James A.F. Stoner (1996)

27. 1. Menyediakan layanan informasi
dalam perhitungan produk, harga
pokok jasa, maupun tujuan lain yang
menjadi target manajemen.
2. Menyediakan layanan yang dapat
dipergunakan menjadi media
pengendali, perencana, evaluasi serta
sebagai sarana perbaikan
berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi pendukung
yang dapat digunakan untuk analisis
dan pengambilan keputusan suatu
perusahaan.
4. Memudahkan pekerjaan dan
pengelolaan manajemen dalam suatu
perusahaan.
TUJUAN SISTEM
INFORMASI
MANAJEMEN

28. FUNGSI INFORMASI SUATU MANAJEMEN
1. Memudahkan bagian manajemen melakukan perencanaan,
dalam pengawasan serta pengarahan kerja bagi Departemen.
2. Meningkatkan efektivfitas dan efisiensi pengolahan data, karena
merupakan data yang telah tersaji secara akurat dan real time (tepat
waktu).
3. Meminimalisir biaya dan meningkatkan produktivitas suatu
perusahaan atau organisasi.
4. Sarana peningkatan SDM, karena dalam pelaksanaannya diperlukan
unit kerja yang sistematis serta terkoordinir berbasis teknologi.

29. JENIS LAPORAN YANG DIHASILKAN
SISTEM INFORMASI
Pada intinya, sistem informasi manajemen adalah
untuk menyimpan data dan membuat laporan yang
dapat digunakan para profesional bisnis untuk
menganalisis dan membuat keputusan.

30. TIGA JENIS LAPORAN
SISTEM INFORMASI
1. Di jadwalkan
2. Ad – Hoc
3. Real - Time

31. Penerapan untuk sistem informasi
suatu manajemen pada dasarnya
melibatkan dua komponen utama
yakni user dan sistem. Melalui
kolaborasi dua komponen
tersebut manajer akan sangat
terbantu dalam mengetahui
sejauh apa pengelolaan dan
perkembangan perusahaan.

32. MENDESAIN DOKUMEN
2.1 Membuat pointers untuk isi dokumen sesuai kebutuhan
Pada aplikasi perkantoran seperti
microsoft excel, tentunya Anda
perlu mengenal jenis-jenis pointer
mouse dan tombol perintah yang
bisa diinputkan (masukkan)
dengan menggunakan keyboard.

33. 1. Jenis pointer ini untuk memindahakn
cell dan objek. Dengan cara
mendekatkan kursor atau mouse ke
cell yang ingin dipindahkan.Setelah
pointer ini dipindahkan maka klik kiri
dan tahan mouse sampai isi cell
pindah ditempat yang anda inginkan.
JENIS POINTER PADA MS EXCELL

34. 2. Jenis pointer diatas untuk
memilih jenis range atau cell.

35. 3. Pointer ini berfungsi untuk memperlebar
dan memperkecil kolom.

36. Tombol keyboard untuk menggerakkan pointer
•Shift +→ = menekan shift dan anak panah
kanan bersamaan, berfungsi untuk memblok
satu cell ke kanan
•Shift + ← = menekan shift dan anak panah
kiri bersamaaan, berfungsi untuk memblok
satu cell ke kiri
•Shift + ↓ = menekan shift dan anak panah
bawan bersamaan, berfungsi untuk memblok
satu cell ke bawah
•Shift + ↑ = menekan shift dan anak atas
bersamaan, berfungsi memblok satu cell ke
atas

37. Tombol keyboard untuk
menggerakkan pointer
•PgDn = Page down, berfungsi untuk menggulung dokumen
satu layar ke bawah
•PguP = Page up, berfungsi untuk menggulung dokumen satu
layar ke atas
•Ctrl + → = Menekan Ctrl dan anak panah kanan bersamaan,
berfungi untuk menggerakan Pointer ke kanan menuju akhir
data (data tanpa selang)
•Ctrl + ← = Menekan Ctrl dan anak panah kiri bersamaan,
berfunsi untuk menggerakan pointer ke kiri menuju akhir data
(data tanpa selang)
•Ctrl + ↓ = Menekan Ctrl dan anak panak bawah bersamaan,
berfungsi untuk menggerakkan Pointer ke bawah menuju akhir
data (data tanpa selang)
•Ctrl + ↑ = Menekan Ctrl dan anak panah atas bersamaan,
berfungsi untuk menggerakan Pointer ke atas menuju akhir data
(data tanpa selang)

38. 2.2 MENENTUKAN FORMAT SESUAI DENGAN
KETENTUAN ORGANISASI
Untuk memudahkan, merapikan
dan menertibkan pekerjaan pada
suatu organisasi, maka
ditentukanlah pembuatan format
yang sesuai dengan standar
organisasi. Salah satunya adalah
berpatokan pada SOP
organisasi. Untuk penentuan
format tersebut ada yang
mengikuti SOP organisasi dan
ada pula yang tidak, karena
sesuai dengan kebutuhan saja.

39. 2.2 MENENTUKAN PERALATAN UNTUK MENCIPTAKAN
DOKUMEN SESUAI DENGAN KEBUTUHAN
bahwa peralatan kantor
merupakan suatu media dalam
upaya mencapai tujuan yang
diinginkan.
Bahwa yang dimaksud dengan
dengan peralatan atau
perlengkapan kantor adalah
suatu sarana dan prasarana
yang dapat memperlancar
atau mempercepat
pelaksanaan perkerjaan
kantor.

40. Kantor harus dapat memfasilitasi
mesin-mesin modern, yang
bertujuan untuk mencapai
produktifitas pekerjaan kantor yang
seefisien mungkin secara tenaga,
biaya maupun waktu.

41. Menurut Ensiklopedi
Administrasi,
perlengkapan kantor
(office equipment) adalah
segenap benda yang
dipergunakan untuk
membantu kelancaran
tugas-tugas tata usaha,
yang terdiri perabot
kantor, mesin kantor, bekal
kantor dan hiasan kantor.

42. PERALATAN KANTOR, SEPERTI :
 pesawat telpon,
 pesawat pendikte (dictaphone),
 pesawat pemanggil (megaphone),
 pesawat radio,
 pesawat TV,
 pesawat perekam suara (tape
recorder),
 papan tulis,
 gambar kepala negara,
 peta bumi,
 Globe.

43. MEMPRODUKSI DOKUMEN
3.1 MENENTUKAN WAKTU UNTUK MEMPRODUKSI DOKUMEN
SESUAI DENGAN PERSYARATAN ORGANISASI
Apa yang
dimaksud
dengan
SOP ?

44. Sistem yang
disusun untuk
memudahkan,
merapikan, dan
menertibkan
pekerjaan.

45. SOP hadir dalam bentuk
dokumen yang
berkaitan dengan
prosedur yang dilakukan
secara kronologis untuk
membantu
menyelesaikan
pekerjaan untuk
memperoleh hasil kerja
efektif dari pekerja
dengan biaya serendah-
rendahnya.
Setiap perusahaan
bagaimanapun
bentuk dan apapun
jenisnya
memeruhkan
panduan untuk
menjalankan tugas
dan fungsi setiap
elemen atau unit
perusahaan

46. Menurut
Moekijat
(2008)
Standar Operasional
Prosedur (SOP) adalah
urutan langkah-langkah
(atau pelaksanaan-
pelaksanaan pekerjaan), di
mana pekerjaan tersebut
dilakukan, bagaimana
melakukannya, bilamana
melakukannya, di mana
melakukannya, dan siapa
yang melakukannya.

47. Menurut penjelasan menteri
pendayagunaan aparatur
negara (Permenpan
No.PER/21/M-
PAN/11/2008), manfaat
SOP secara umum bagi
organisasi adalah:
 Sebagai standarisasi
untuk karyawan agar
menyelesaikan pekerjaan
khusus.
 Karyawan menjadi lebih
mandiri.
 Meningkatkan
akuntabilitas dan
mendokumentasikan
pekerjaan khususnya.
 Menyediakan pedoman
bagi standarisasi kerja
 Menghindari tumpeng
tindih pekerjaan dan
memberikan pelayanan.

48. Jadi jelas, dengan
adanya SOP bahwa
setiap perusahaan,
bisa melakukan
standarisasi kerja
dalam menentukan
waktu pembuatan
dokumen sesuai
dengan tujuan
awalnya.
Pimpinan dalam
memberikan tugas
kepada bawahan
juga harus sesuai
dengan kriteria
pekerjaan pegawai
dan tidak mencla
mencle. Agar
karyawan juga
menyelesaikan tugas
sesuai dengan
waktunya.

49. 3.2 PEMBUATAN DOKUMEN SESUAI DENGAN FORMAT
Langkah-langkah untuk membuat tabel di excel
menggunakan perintah Insert Table adalah
sebagai berikut:
1. Seleksi rentang data yang ingin Anda ubah
menjadi tabel.
2. Pilih tombol Table pada Tab Insert—Group
Tables. Untuk langkah cepat anda bisa
mencoba menggunakan shortchut tombol
Ctrl + atau Ctrl + L

50. 3. Berikutnya akan muncul sebuah Option
Box atau kotak pilihan "Create Tabel“
4. Pada Kotak pilihan ini pastikan rentang
sel atau range data yang ingin Anda
jadikan tabel sudah benar.
5. Jika range data yang ingin Anda jadikan
tabel memiliki HEADERS atau Judul Kolom
maka centang bagian "My tabel has
headers". Jika tidak dicentang maka
dibagian atas tabel yang Anda buat akan
muncul sebuah header baru dengan
nama Column1, Column2 dan seterusnya.
Nama-nama header tabel ini bisa Anda
ubah.
6. Klik OK dan Selesai. Sebuah tabel baru
telah muncul di lembar kerja Excel Anda.

51. CONTOH PEMBUATAN
FORMAT DAFTAR
PESERTA PELATIHANAN
KOMPUTER, YANG
SESUAI PADA MS
EXCELL

52. 3.3 MEMERIKSA DOKUMEN YANG DIHASILKAN SESUAI
PERSYARATAN ORGANISASI DAN REDAKSIONALNYA
Apa saja yang harus
dilakukan dalam
mengecek dokumen yang
sesuai dengan redaksi
dan persyaratan
organisasi ?

53.  1. Mempersiapkan dokumen yang akan
diperiksa.
 2. Menyiapkan format ceklis yang sudah
disediakan untuk menceklis kriteria yang
diinginkan oleh perusahaan.
 3. Mulai menceklis dokumen sesuai format
yang diinginkan
 4. Menceklis dokumen yang sesuai dengan
redaksi. Contoh : SUMBER PERUSAHAAN
PUSAT atau dari SUMBER TERPERCAYA
INTERNET
 5. Mendokumentasikan kegiatan
pemeriksaan dokumen.