Dokumen ini menjelaskan tentang memo dan surat sebagai bentuk komunikasi tertulis dalam instansi. Memo merupakan pesan singkat yang bersifat informal, sementara surat digunakan untuk menyampaikan informasi resmi dan dapat dibagi menjadi surat pribadi, dinas, dan niaga. Terdapat juga penjelasan mengenai sistematika, bagian-bagian, dan tata cara penulisan yang tepat untuk memo dan surat.

1. 1

2. 2
MEMO
Singkatan dari memorandum  bentuk
komunikasi tertulis yang di dalamnya
berupa pesan singkat.
Merupakan jenis surat dinas yang dipakai
secara intern dalam suatu instansi/
lembaga dan bersifat informal.
Biasanya berupa pertanyaan, perintah,
informasi, peringatan, permintaan, atau
harapan.

3. 3
Pesan-pesan yang disampaikan dalam
memo singkat, dan tidak dikenal adanya
pembuka atau kalimat penutup tetapi
penulis langsung kepada pesan yang
dimaksudkannya.
Biasanya berupa perintah dari atasan
kepada bawahannya.
Isinya singkat dan pendek.

4. 4
Sistematika Penulisan
Memo :
Keterangan
MEMO 1. kepala memo
Dari : ………. 2 2. penulis memo
Untuk :. …. 3 3. pihak yang
dituju
................................................ 4 4. isi memo
..............................5 5. tanggal penulisan
..............................6 6. identitas jabatan
…………………….7 7. tanda tangan
…………………….8 8. nama penulis
1

5. 5
Contoh :
PT. BUKIT BARISAN
Jalan Hasanudin No.14 Bandung
MEMO
Kepada : Kepala bagian Personalia
Dari : Direktur Utama
Kami minta laporan kepegawaian
secepatnya. Terima kasih.
3 April 2006
Direktur Utama,
Danu Wijaya

6. 6
SURAT
Sarana komunikasi yang digunakan
untuk menyampaikan informasi tertulis
oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Informasi itu dapat berupa :
- pemberitahuan
- pernyataan
- perintah
- permintaan / permohonan
- laporan

7. 7
FUNGSI SURAT
1. Sebagai sarana komunikasi.
2. Sebagai alat untuk menyampaikan
pemberitahuan / permintaan atau
permohonan, buah pikiran
atau gagasan.
3. Sebagai alat bukti tertulis.
4. Sebagai alat untuk mengingat.
5. Sebagai bukti historis.
6. Sebagai pedoman kerja.

8. 8
Dilihat dari segi bentuk, isi, dan
bahasanya, surat digolongkan
atas 3 jenis, yaitu :
1. Surat pribadi
2. Surat dinas
3. Surat niaga

9. 9
1. Surat Pribadi
Surat yang dibuat oleh seseorang yang
isinya menyangkut kepentingan pribadi.
Komunikasi antara anak dan orang tua,
antarkerabat, antarsejawat, dan
antarteman.
Digunakan kartu pos, warkat pos, atau
surat bersampul.

10. 10
2. Surat Dinas
Segala komunikasi tertulis yang
menyangkut kepentingan tugas dan
kegiatan dinas instansi.
Salah satu alat komunikasi kedinasan
yang sangat penting dalam pengelolaan
administrasi, seperti penyampaian berita
tertulis yang berisi pemberitahuan,
penjelasan, permintaan, pernyataan
pendapat dari instansi kepada instansi lain
dan dari instansi kepada perseorangan
atau sebaliknya.

11. 11
3. Surat Niaga
Surat yang dipergunakan orang atau badan
yang menyelenggarakan kegiatan usaha
niaga, seperti perdagangan, perindustrian,
dan usaha jasa.
Macam-macam surat niaga :
- surat penawaran - surat pengaduan
- surat pesanan - surat pengiriman
- surat pembayaran barang
- surat penagihan - dan sebagainya.

12. 12
Bagian-bagian surat pribadi :
…………………..….1
…….…..2
…….......3
…………….……………….4
………………….………….5
…………………….……….6
…………….7
…………….8
…………….9
1. Tempat,
tanggal,bulan,tahun
penulisan surat
2. Alamat surat
3. Salam pembuka
4. Kalimat pembuka
5. Isi surat
6. Kalimat penutup
7. Salam Penutup
8. Tanda tangan
9. Nama pengirim

13. 13
Bagian-bagian surat dinas
1. Kepala surat
2. No,Lampiran ,Perihal
3. Tanggal,bulan,tahun penulisan
surat
4. Alamat surat
5. Salam pembuka
6. Kalimat pembuka
7. Isi surat
8. Kalimat penutup
9. Salam penutup
10. Tanda tangan
11. Nama pengirim
1
………. …………..3
……….2
………..
………..4
………..5
………………………………….6
………………………………….7
………………………………….8
………………..9
………………10
……………....11

14. 14
Kerangka isi surat :
1. Paragraf pembuka
2. Paragraf isi
3. Paragraf penutup

15. 15
Penulisan bagian-bagian surat
1. Kepala surat
Kepala surat yang lengkap terdiri
atas :
a. nama instansi
b. alamat lengkap
c. nomor telepon
d. nomor kotak pos
e. lambang atau logo

16. 16
Dalam penulisan kepala surat hendaklah
diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Nama instansi jangan disingkat, misal-
nya Biro Diklat, Depdiknas, Badan
Bimas, tetapi Biro pendidikan dan
Pelatihan, Departemen Pendidikan
Nasional, Badan Bimbingan
Masyarakat.
2. Kata jalan jangan disingkat Jln. Atau Jl.
tetapi Jalan.

17. 17
3. Kata telepon hendaklah ditulis
dengan cermat, yaitu Telepon,
bukan Tilpun atau Telpun dan
jangan pula disingkat Tlp.,Tilp.,Telp.
4. Kata kotak pos ditulis Kotak Pos
dan jangan disingkat K. Pos,
Kotpos, atau P.O. Box.
5. Logo atau lambang disertakan
apabila ada.

18. 18
Contoh : Kepala surat
PEMERINTAH KABUPATEN LOMBOK TIMUR
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMP NEGERI 1 SIKUR
Jalan Jurusan Paokmotong – Kotaraja Gerami Loyok Kecamatan Sikur (83662

19. 19

20. 20
2. Penulisan Nomor, Lampiran, dan
Perihal
Kata nomor, lampiran, dan hal
ditulis dengan diawali huruf kapital.
Nomor, Lampiran, dan Hal diikuti oleh
tanda titik dua yang ditulis secara
estetik ke bawah sesuai dengan
panjang pendeknya ketiga kata itu.
Penulisan No. dan Lamp. Harus taat
asas.

21. 21
Kata Nomor diikuti oleh nomor
berdasarkan nomor urut surat dengan
kode yang berlaku pada instansi
pengiriman surat. Nomor surat dan kode
surat yang dibatasi garis miring ditulis
rapat tanpa spasi dan tidak diakhiri tanda
titik atau tanda hubung.
Contoh : Nomor: 110/U/DS/2006 atau
No.: 110/U/DS/2006

22. 22
Bila penulisan kode surat dengan angka,
penulisannya dibatasi tanda titik atau
tanda hubung.
Contoh : Nomor: 10.10.3.03.90 atau
Nomor: 10-10-3-03-90
Penulisan Lampiran atau disingkat Lamp.
Contoh : Lampiran: Satu berkas atau
Lamp.: Satu berkas

23. 23
Penulisan Hal hendaklah menggambarkan
pesan yang ada dalam isi surat.
Contoh :
- Hal: Permohonan tenaga pengajar

24. 24
3. Tanggal surat
Tanggal surat ditulis secara lengkap,
yaitu tanggal ditulis dengan angka,
bulan ditulis dengan huruf, dan tahun
ditulis dengan angka.
Untuk surat pribadi dicantumkan
nama kota.

25. 25
Untuk surat dinas tidak dicantumkan
nama kota karena nama kota sudah
tercantum pada kepala surat.
Contoh :
22 Februari 2006
13 November 2005

26. 26
4. Penulisan alamat surat ada dua
bentuk, yaitu :
1. Bentuk alamat yang ditulis di
sebelah kanan atas (terletak di
bawah tanggal bulan, dan tahun
surat ).
2. Bentuk alamat yang ditulis di
sebelah kiri atas (terletak di
bawah bagian hal).

27. 27
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
menulis alamat surat :
Penulisan nama penerima harus cermat
dan lengkap, sesuai kebiasaan yang
dilakukan oleh yang bersangkutan
(pemilik nama).

28. 28
Nama diri penerima diawali huruf
kapital pada setiap unsurnya, bukan
menggunakan huruf kapital seluruhnya.
Penulisan alamat penerima surat juga
harus cermat dan lengkap serta
informatif.

29. 29
Penulisan kata kepada sebelum Yth.
Tidak diperlukan karena kata kepada
berfungsi sebagai penghubung antar
bagian kalimat yang menyatakan arah.
Kata sapaan hendaknya ditulis penuh
seperti : Bapak, Ibu, Sdr.

30. 30
Nama gelar seperti : Drs.,Dr.,dr., atau
pangkat tidak boleh mengikuti kata
sapaan.
Nama alamat yang dituju hendaklah
nama orang yang disertai nama
jabatannya atau nama jabatannya
saja dan bukan nama instansinya.

31. 31
Contoh :
Yth. Bapak Handoyo
Kepala Biro Tata Usaha
Departemen A
Jalan Pattimura Raya 17
Jakarta

32. 32
5. Penulisan salam pembuka
Penulisan salam pembuka ditulis
dengan huruf awal kapital (Dengan).
Huruf pertama kata hormat huruf kecil,
bukan huruf kapital (hormat).
Pada akhir salam pembuka,
dibubuhkan tanda koma (,) bukan
tanda titik, titik dua (Dengan hormat,).

33. 33
Bila salam pembuka Assalamu’alaikum
warohmatullahi wabarokatuh ditulis
lengkap dengan diikuti tanda koma atau
disingkat Assalamu’alaikum w.w.,

34. 34
Contoh ungkapan salam pembuka :
- Salam sejahtera,
- Saudara….
- Saudara… yang terhormat,
- Ibu… yang terhormat,
- Bapak… yang terhormat,
- Salam perjuangan,
- Merdeka,

35. 35
Penulisan salam penutup :
1. Huruf pertama kata Hormat, Salam,
dan Wassalam ditulis dengan huruf
kapital.
2. Pada akhir salam penutup dibubuhkan
tanda koma, bukan tanda titik, atau
tanda baca lain.
Contoh : - Hormat saya,
- Salam takzim,
- Hormat kami,

36. 36
6. Isi Surat
Secara garis besar, isi surat terbagi atas
tiga bagian, yaitu :
a. Paragraf pembuka
Paragraf pembuka mengantarkan isi
surat yang akan diberitahukan,
misalnya pemberitahuan, pertanyaan,
pernyataan, atau permintaan.

37. 37
Contoh :
1) Kami ingin memberitahukan kepada
Saudara bahwa….
2) Salah satu proyek Penelitian adalah
meneliti sastra Jawa. Sehubungan
dengan itu,….
3) OSIS SMP Negeri Taruna akan
menyelenggarakan Seminar sehari
“Remaja dan Permasalahannya”, pada
tanggal 31 Maret 2006, di Graha Insan
Cita, Jalan RTM Cimanggis, Depok.

38. 38
b. Paragraf Isi
Paragraf isi mengemukakan hal yang
perlu disampaikan kepada penerima
surat.
Isi surat harus singkat, lugas, dan
jelas.
Contoh :
Surat Anda telah kami terima.
Sehubungan dengan itu, kami ingin
memberitahukan hal berikut.

39. 39
c. Paragraf Penutup
Paragraf penutup merupakan simpulan
dan kunci isi surat, dan dapat
mengandung harapan penulis surat
atau berisi ucapan terima kasih kepada
penerima surat.

40. 40
Contoh :
1) Atas perhatian Saudara, kami
ucapkan terima kasih.
2) Atas perhatian dan kerja sama
Saudara yang baik selama ini, kami
ucapkan terima kasih.
3) Mudah-mudahan jawaban kami dapat
memuaskan Saudara.

41. 41
7. Nama Pengirim
Nama pengirim surat ditulis di bawah
tanda tangan dan salam penutup.
Tanda tangan diperlukan sebagai
keabsahan surat dinas.

42. 42
Penulisan nama pengirim :
1) Penulisan nama tidak perlu
menggunakan huruf kapital seluruhnya
tetapi menggunakan huruf awal huruf
kapital pada setiap unsur nama.
2) Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung,
tidak perlu bergaris bawah, dan tidak
perlu diakhiri tanda titik.
3) Nama jabatan dapat dicantumkan di
bawah nama pengirim.

43. 43
Contoh : Hormat kami,
Drs. Doni Damari
Kepala
atau
Hormat kami,
Kepala,
Drs. Doni Damari
NIP. 130678991

44. 44
Latihan soal-soal!
1. Pembina OSIS di sekolahmu mengirim
memo kepada Ketua OSIS agar
mempersiapkan diri mengikuti lomba
kebersihan antar-SMP se-Kota Depok.
Isi memo yang tepat untuk ilustrasi
tersebut adalah….

45. 45
Jawaban :
Kepada : Ketua OSIS
Dari : Pembina OSIS
Harap segera disiapkan sekolah kita menjadi
peserta lomba kebersihan antar-SMP se-Kota
Depok.
Terima kasih.
4 April 2006
Pembina OSIS,
Natadipraja,S.Pd

46. 46
2. (1) Kepada
(2) Yth.
(3) Bapak
(4) Pimpinan PT. Perkasa
(5) di Tempat
Kata yang tidak diperlukan pada alamat
surat tersebut adalah….
Jawaban : Nomor (1) dan (3)

47. 47
3. Dalam rangka memperingati
HUT RI, kami akan mengadakan
perlombaan olahraga voli. Sehubungan
dengan itu sudilah kiranya Bapak
mengizinkan kami untuk
menggunakan lapangan voli di
sekolah yang Bapak pimpin.
Penggalan surat tersebut berisi….
Jawaban :
Permohonan izin

48. 48
4. Kepala Sekolah akan menghadiri
Rapat di Dinas Pendidikan Kota. Beliau
menulis memo yang ditujukan kepada
Wakil Kepala Sekolah agar
memperhatikan KBM di sekolah sampai
berakhir.
Isi memo yang tepat sesuai dengan
ilustrasi tersebut adalah….

49. 49
Jawaban :
Bapak Suseno, tolong perhatikan
KBM di sekolah. Saya akan rapat di
Dinas Pendidikan Kota. Terima kasih.

50. 50
5. Penutup surat untuk permohonan
bantuan meminjam barang yang paling
tepat adalah….
Jawaban :
Atas perhatian dan bantuan Bapak,
kami mengucapkan terima kasih.

51. 51
6. Seorang siswa berkirim surat kepada
wali kelasnya yang berisi permintaan
untuk tidak masuk sekolah karena
mengikuti pertandingan olahraga gerak
jalan.
surat yang dikirimkannya
merupakan….
Jawaban :
Surat permohonan izin

52. 52
7. Adinda mengabarkan bahwa penyakit
jantung ayah kambuh. Untuk itu,
Adinda mohon Kak Roni pulang ke
Yogyakarta. Tolong Paman Reza di
Bogor dikabari. Dinda rasa itu saja
yang Adinda sampaikan, tak lupa kita
saling berdoa untuk semuanya.
Isi berita pada surat pribadi tersebut
adalah….

53. 53
Jawaban :
Pemberitahuan penyakit jantung
ayah kambuh.