2. • Surat adalah media komunikasi tertulis antara
seseorang atau lembaga dengan seseorang atau
lembaga lainnya.
• Surat memiliki banyak kelebihan yaitu memberikan
kesempatan yang lebih leluasa untuk berpikir dan
merenungkan hal-hal yang akan disampaikan.
• Surat juga memiliki kelemahan yaitu keterbatasan
dalam penyampaian ekspresi kejiwaan.
3. Fungsi Surat
• Media komunikasi
• Bukti tertulis
• Alat pengingat
• Bukti historis
• Pedoman kerja
• Duta organisasi
4. Pengertian Surat Dinas
Surat Resmi (Dinas Pemerintah)
Adalah salah satu jenis surat yang berisi
informasi resmi yang dibuat oleh seorang
pejabat untuk ditujukan kepada pihak lain, yang
antara lain berupa pemberitahuan, permintaan,
pernyataan, dan pertanyaan.
5. Jenis-jenis Surat Dinas.
• Surat dinas
• Surat keputusan
• Surat perintah
• Surat Tugas
• Surat Instruksi
• Surat Pengantar
• Surat Kuasa
• Nota Dinas
• Surat pengumuman
6. Ciri-ciri Surat Dinas
1. Dikeluarkan oleh suatu instansi atau
jawatan, baik milik pemerintah maupun
swasta.
2. Berisikan kepentingan-kepentingan
kedinasan, keorganisasian.
3. Disusun dengan ragam bahasa resmi.
11. 1. Kepala Surat
Fungsinya sebgai identitas diri bagi instansi
bersangkutan. Dalam kepala surat
dicantumkan identitas berikut :
a. Nama instansi
b. Lambang atau logo instansi
c. Kode pos
d. Nomor telepon
e. Nomor faksimile atau e-mail
12. 2. Nomor Surat
Penulisan nomor surat berguna untuk :
a. Memudahkan dalam pengarsipan
b. Memudahkan dalam mencarinya kembali
c. Mengetahui banyaknya surat yang keluar
d. Bahan rujukan dalam surat menyurat tahap
berikutnya
13. Lazimnya nomor surat berisikan :
a. Nomor urut surat
b. Kode surat
c. Angka bulan
d. Angka tahun
Angka tahun
Angka bulan
Kode surat
Nomor urut
Nomor : 007 / X-23-J-(kode ranting) /SR-01/ IV / 2001
Jenis Surat
14. 3. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat.
Namatempat mendahului tanggal surat. Namun
apbila sudah tercantum dalam kepala surat, nama
tempat tidak perlu lagi dituliskan.
Contoh :
1) Wonosobo, 27 Juli 2021
2) 17 Agustus 2021
Hal-hal lainnya yang harus diperhatikan adalah :
a. Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap
b. Angka tahun tidak boleh disingkat
c. Pada akhir baris tidak dibubuhi tanda titik
15. 4. Lampiran
Melampirkan berarti menyertakan sesuatu
dengan yang lain.
Contoh penulisan lampiran yang benar :
1) Lampiran : tiga helai
2) Lampiran : satu berkas
3) Lampiran : dua lembar
4) Lampiran : sepuluh lembar
16. 5. Hal Surat
Hal bermakna ‘perkara’, ‘soal’, ‘urusan’,
‘peristiwa’, dan ‘tentang hal’.
Cara penulisannya :
a. Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik
b. Berwujud kata atau frase, bukan kalimat
c. Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis
dalam huruf kapital.
Contoh penulisan hal yang benar :
1) Hal : Jadwal Ujian Matematika
2) Hal : Undangan Rapat Panitia
17. 6. Alamat Surat
Pada umumnya surat dinas dikirim dengan
menggunakan sampul atau amplop. Dengan
demikian, ada dua macam alamat yaitu
alamat luar dan alamat dalam.
Alamat Luar pada sampul
Terdiri atas :
1) kata Kepada Yth
2) nama jabatan
3) unit kerja
4) alamat lengkap
18. Contoh alamat luar pada sampul:
a) Kepada
Yth. Encep Syarif Nurdin, Drs., M.Pd.
Jalan Gegararum Baru 20
Bandung 40153
b) Kepada
Yth. Direktur LPK Triguna
Jalan Tentara Pelajar 91
Tasikmalaya
c) Kepada
Yth. Kepala Biro Organisasi
Sekretariat Jendral
Departemen Pendidikan Nasional
Jalan Jendral Sudirman, Senayan
Jakarta 10270
19. b. Alamat Dalam pada surat
Ketentuan penulisan pada alamat surat bagian
dalam:
1. Didahului kata Kepada
2. Menggunakan kata Yth
3. Menggunakan nama jabatan
4. Mencantumkan unit kerja
5. Menggunakan alamat lengkap
6. Nama tempat pada alamat yang dituju tidak
didahului kata depan di
20. 7. Salam Pembuka
salam pembuka berfungsi sebagai
penghormatan terhadap pihak yang dituju.
Hal yang perlu diperhatikan :
a. Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf
kapital
b. Huruf awal kata “hormat” ditulis dengan huruf kecil
c. Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.
21. 8. Isi Surat
a. Alinea pembuka
Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar isi
surat.
b. Alinea Isi
Alinea isi merupakan bagian surat yang
menampung maksud penulisan surat.
c. Alinea penutup
Alinea penutup bisa berupa simpulan, harapan,
ucapan terima kasih, ataupun ucapan selamat.
22. Beberapa contoh kesalahan dalam penulisan
alinea penutup adalah sebagai berikut :
1) Atas perhatiannya saya sampaikan terima
kasih.
2) Saya haturkan terima kasih atas perhatian
ibu.
23. 9. Salam Penutup
Salam penutup yang lazim digunakan adalah
hormat kami, hormat saya, salam takzim,
dan wassalam.
Hal-hal yang perlu diperhatikan :
a. Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf
kapital
b. Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma
Contoh :
Hormat kami,
Wassalam,
24. 10. Pengirim Surat
Pengirim surat dalah pihak yang
bertanggung jawab atas penulisan/
penyampaian surat.
Singkatan-singkatan :
Singkatan a.n. ---- bukan a/n
merupakan kepanjangan dari atas nama
1) singkatan ini digunakan pengirim jika
menandatangani surat yang mengatasnamakan
pejabat lain misalnya atasan pengirim surat.
2) Surat yang ditandatangani tidak harus dikonsultasikan
isinya kepada atasan pengirim surat.
25. 11. Tembusan Surat
Tembusan dibuat jika isi surat tersebut juga
perlu diketahui pihak-pihak lain.
Tembusan diletakkan pada margin sebelah
kiri, lurus vertikal denga nomor, lampiran,
dan perihal surat dan sejajar dengan nama
pejabat yang menandatangani surat.
26. Hal yang perlu diperhatikan dalam tembusan :
a. Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf
kapital.
b. Kata tembusan tidak perlu diberi garis bawah.
c. Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika
tembusannya lebih dari satu.
d. Penulisan Kepada Yth. tidak perlu dicantumkan.
e. Yang diberi tembusan adalah pejabat atau
orangnya dan kantornya
f. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.
27. Contoh penulisan tembusan yang benar :
Tembusan :
1) KCD Wilayah III Provinsi Jawa Barat
2) Komite Sekolah
