Surat dinas adalah komunikasi tertulis tentang kepentingan tugas dan kegiatan dinas antar instansi atau antara instansi dan perorangan. Dokumen ini menjelaskan bagian-bagian, format, dan cara penulisan surat dinas secara lengkap dan sistematis.

1. SURAT DINAS
1

2. Jenis surat berdasarkan isi,
bahasa, dan bentuk
• Surat Pribadi
• Surat Dagang
• Surat Dinas

3. Surat Dinas / Resmi
• Surat dinas adalah segala komunikasi
tertulis tentang kepentingan tugas dan
kegiatan dinas instansi.
• Surat dinas adalah surat yang ditujukan
dari:
Instansi ke instansi
Instansi ke perorangan
Perorangan ke instansi
Masalah kedinasan

4. 4
Bagian-bagian surat pribadi :
…………………..….1
…….…..2
…….......3
…………….……………….4
………………….………….5
…………………….……….6
…………….7
…………….8
…………….9
1.
Tempat, tanggal,bulan,ta
hun penulisan surat
2. Alamat surat
3. Salam pembuka
4. Kalimat pembuka
5. Isi surat
6. Kalimat penutup
7. Salam Penutup
8. Tanda tangan
9. Nama pengirim

5. 5
Bagian-bagian surat dinas
1. Kepala surat
2. No,Lampiran ,Perihal
3. Tanggal,bulan,tahun penulisan
surat
4. Alamat surat
5. Salam pembuka
6. Kalimat pembuka
7. Isi surat
8. Kalimat penutup
9. Salam penutup
10. Tanda tangan
11. Nama pengirim
1
………. …………..3
……….2
………..
………..4
………..5
………………………………….6
………………………………….7
………………………………….8
………………..9
………………10
……………....11

6. 6
Kerangka isi surat :
1. Paragraf pembuka
2. Paragraf isi
3. Paragraf penutup

7. 7
Penulisan bagian-bagian surat
1. Kepala surat
Kepala surat yang lengkap terdiri
atas :
a. nama instansi
b. alamat lengkap
c. nomor telepon
d. nomor kotak pos
e. lambang atau logo

8. 8
Dalam penulisan kepala surat hendaklah
diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Nama instansi jangan disingkat, misal-
nya Biro Diklat, Depdiknas, Badan
Bimas, tetapi Biro pendidikan dan
Pelatihan, Departemen Pendidikan
Nasional, Badan Bimbingan
Masyarakat.
2. Kata jalan jangan disingkat Jln. Atau Jl.
tetapi Jalan.

9. 9
3. Kata telepon hendaklah ditulis
dengan cermat, yaitu
Telepon, bukan Tilpun atau Telpun
dan jangan pula disingkat
Tlp.,Tilp.,Telp.
4. Kata kotak pos ditulis Kotak Pos
dan jangan disingkat K.
Pos, Kotpos, atau P.O. Box.
5. Logo atau lambang disertakan
apabila ada.

10. 10
Contoh :
PEMERINTAH KOTA DEPOK
DINAS PENDIDIKAN
SMP NEGERI 11 DEPOK
Jalan Murbai Komplek Sukatani Permai Cimanggis, Kota Depok 16954
Telepon (021) 8740148

11. 11
Kepala surat dapat pula seluruhnya
ditulis dengan huruf kapital.
Contoh :
PEMERINTAH KOTA DEPOK
DINAS PENDIDIKAN
SMP NEGERI 11 DEPOK
JALAN MURBAI KOMPLEK SUKATANI PERMAI CIMANGGIS KOTA DEPOK 16954
TELEPON (021) 8740148

12. 12
2. Penulisan Nomor, Lampiran, dan
Perihal
Kata nomor, lampiran, dan hal
ditulis dengan diawali huruf kapital.
Nomor, Lampiran, dan Hal diikuti oleh
tanda titik dua yang ditulis secara
estetik ke bawah sesuai dengan
panjang pendeknya ketiga kata itu.
Penulisan No. dan Lamp. Harus taat
asas.

13. 13
Kata Nomor diikuti oleh nomor
berdasarkan nomor urut surat dengan
kode yang berlaku pada instansi
pengiriman surat. Nomor surat dan kode
surat yang dibatasi garis miring ditulis
rapat tanpa spasi dan tidak diakhiri tanda
titik atau tanda hubung.
Contoh : Nomor: 110/U/DS/2006 atau
No.: 110/U/DS/2006

14. 14
Bila penulisan kode surat dengan angka,
penulisannya dibatasi tanda titik atau
tanda hubung.
Contoh : Nomor: 10.10.3.03.90 atau
Nomor: 10-10-3-03-90
Penulisan Lampiran atau disingkat Lamp.
Contoh : Lampiran: Satu berkas atau
Lamp.: Satu berkas

15. 15
Penulisan Hal hendaklah menggambarkan
pesan yang ada dalam isi surat.
Contoh :
- Hal: Permohonan tenaga pengajar

16. 16
3. Tanggal surat
Tanggal surat ditulis secara lengkap,
yaitu tanggal ditulis dengan angka,
bulan ditulis dengan huruf, dan tahun
ditulis dengan angka.
Untuk surat pribadi dicantumkan
nama kota.

17. 17
Untuk surat dinas tidak dicantumkan
nama kota karena nama kota sudah
tercantum pada kepala surat.
Contoh :
22 Februari 2006
13 November 2005

18. 18
4. Penulisan alamat surat ada dua
bentuk, yaitu :
1. Bentuk alamat yang ditulis di
sebelah kanan atas (terletak di
bawah tanggal bulan, dan tahun
surat ).
2. Bentuk alamat yang ditulis di
sebelah kiri atas (terletak di
bawah bagian hal).

19. 19
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
menulis alamat surat :
Penulisan nama penerima harus cermat
dan lengkap, sesuai kebiasaan yang
dilakukan oleh yang bersangkutan
(pemilik nama).

20. 20
Nama diri penerima diawali huruf
kapital pada setiap unsurnya, bukan
menggunakan huruf kapital seluruhnya.
Penulisan alamat penerima surat juga
harus cermat dan lengkap serta
informatif.

21. 21
Penulisan kata kepada sebelum Yth.
Tidak diperlukan karena kata kepada
berfungsi sebagai penghubung antar
bagian kalimat yang menyatakan arah.
Kata sapaan hendaknya ditulis penuh
seperti : Bapak, Ibu, Sdr.

22. 22
Nama gelar seperti : Drs.,Dr.,dr., atau
pangkat tidak boleh mengikuti kata
sapaan.
Nama alamat yang dituju hendaklah
nama orang yang disertai nama
jabatannya atau nama jabatannya
saja dan bukan nama instansinya.

23. 23
Contoh :
Yth. Bapak Handoyo
Kepala Biro Tata Usaha
Departemen A
Jalan Pattimura Raya 17
Jakarta

24. 24
5. Penulisan salam pembuka
Penulisan salam pembuka ditulis
dengan huruf awal kapital (Dengan).
Huruf pertama kata hormat huruf
kecil, bukan huruf kapital (hormat).
Pada akhir salam pembuka,
dibubuhkan tanda koma (,) bukan
tanda titik, titik dua (Dengan hormat,).

25. 25
Bila salam pembuka Assalamu’alaikum
warohmatullahi wabarokatuh ditulis
lengkap dengan diikuti tanda koma atau
disingkat Assalamu’alaikum w.w.,

26. 26
Contoh ungkapan salam pembuka :
- Salam sejahtera,
- Saudara….
- Saudara… yang terhormat,
- Ibu… yang terhormat,
- Bapak… yang terhormat,
- Salam perjuangan,
- Merdeka,

27. 27
Penulisan salam penutup :
1. Huruf pertama kata Hormat, Salam,
dan Wassalam ditulis dengan huruf
kapital.
2. Pada akhir salam penutup dibubuhkan
tanda koma, bukan tanda titik, atau
tanda baca lain.
Contoh : - Hormat saya,
- Salam takzim,
- Hormat kami,

28. 28
6. Isi Surat
Secara garis besar, isi surat terbagi atas
tiga bagian, yaitu :
a. Paragraf pembuka
Paragraf pembuka mengantarkan isi
surat yang akan diberitahukan,
misalnya pemberitahuan, pertanyaan,
pernyataan, atau permintaan.

29. 29
Contoh :
1) Kami ingin memberitahukan kepada
Saudara bahwa….
2) Salah satu proyek Penelitian adalah
meneliti sastra Jawa. Sehubungan
dengan itu,….
3) OSIS SMP Negeri Taruna akan
menyelenggarakan Seminar sehari
“Remaja dan Permasalahannya”, pada
tanggal 31 Maret 2006, di Graha Insan
Cita, Jalan RTM Cimanggis, Depok.

30. 30
b. Paragraf Isi
Paragraf isi mengemukakan hal yang
perlu disampaikan kepada penerima
surat.
Isi surat harus singkat, lugas, dan
jelas.
Contoh :
Surat Anda telah kami terima.
Sehubungan dengan itu, kami ingin
memberitahukan hal berikut.

31. 31
c. Paragraf Penutup
Paragraf penutup merupakan simpulan
dan kunci isi surat, dan dapat
mengandung harapan penulis surat
atau berisi ucapan terima kasih kepada
penerima surat.

32. 32
Contoh :
1) Atas perhatian Saudara, kami
ucapkan terima kasih.
2) Atas perhatian dan kerja sama
Saudara yang baik selama ini, kami
ucapkan terima kasih.
3) Mudah-mudahan jawaban kami dapat
memuaskan Saudara.

33. 33
7. Nama Pengirim
Nama pengirim surat ditulis di bawah
tanda tangan dan salam penutup.
Tanda tangan diperlukan sebagai
keabsahan surat dinas.

34. 34
Penulisan nama pengirim :
1) Penulisan nama tidak perlu
menggunakan huruf kapital seluruhnya
tetapi menggunakan huruf awal huruf
kapital pada setiap unsur nama.
2) Nama tidak perlu ditulis di dalam
kurung, tidak perlu bergaris bawah, dan
tidak perlu diakhiri tanda titik.
3) Nama jabatan dapat dicantumkan di
bawah nama pengirim.

35. 35
Contoh : Hormat kami,
Drs. Doni Damari
Kepala
atau
Hormat kami,
Kepala,
Drs. Doni Damari
NIP. 130678991