Manajemen Proyek

1. Manajemen Proyek Sistem
Informasi
Manajemen Proyek
Disusun Oleh :
Anggy Pranindya S. (13410100155)
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA
STIKOM SURABAYA
2016

2. 1. Konsep Dasar Manajemen Proyek
Manajemen Proyek Sistem Informasi adalah proses pengelolaan proyek yang meliputi
perencanaan, pengorganisasian, dan pengaturan tugas – tugas serta sumber daya yang dimiliki
untuk mewujudkan tujuan yang ingin dicapai dengan mempertimbangkan faktor – faktornya
terutama waktu dan biaya.
2. Tujuan Manajemen Proyek
Tujuan manajemen proyek sistem adalah untuk mewujudkan gagasan atau ide yang
timbul dari naluri manusia baik secara perorangan maupun organisasi dalam bentuk original
dengan sifat pengelolaan proyek yang spesifik dalam mewujudkan tujuan.
3. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Project Management
a. Project Life Cycle
Karena proyek bersifat unik dan mengandung derajat ketidakpastian yang tinggi, maka
suatu proyek biasanya dibagi ke dalam beberapa fase agar dapat dilakukan kontrol yang lebih
baik oleh manajemen. Tiap- tiap akhir suatu fase dalam proyek ditandai dengan adanya
deliverables yang dapat diukur kualitas dan kuantitasnya.
Project life cycle mendefinisikan suatu awal dan akhir dari proyek sehingga urut-urutan
kegiatan dari proyek dapat terlihat dengan jelas dan teratur. Kadang-kadang beberapa
kegiatan dalam suatu proyek dilakukan secara paralel atau overlapping dan sering diistilahkan
sebagai fast tracking.
Profil dari project life cycle bila dilihat dari sumber daya yang dikeluarkan :

3. Gbr. project life cycle

4. b. Project Stakeholders
Project stakeholders adalah individu atau organisasi yang secara aktif terlibat di dalam
suatu proyek, atau kepentingan seseorang yang akan terpengaruh baik secara positif ataupun
negatif sebagai akibat dari eksekusi suatu proyek ataupun selesainya suatu proyek. Tim
project management harus mengidentifikasi stakeholder untuk mengetahui apa saja
kebutuhan dan harapan mereka terhadap suatu proyek yang apabila dipenuhi dapat
berpengaruh terhadap suksesnya suatu proyek.
Stakeholder dari setiap proyek dapat meliputi :
1. Project manager – orang yang bertanggung jawab melaksanakan proyek
2. Pelanggan – orang atau organisasi yang akan menggunakan produk tersebut
3. Organisasi pelaksana – perusahaan dimana kebanyakan karyawannya terlibat langsung
dalam melaksanakan proyek tersebut
4. Sponsor – orang atau grup di dalam organisasi pelaksana yang menyediakan kebutuhan
dana untuk pelaksanaan proyek
c. Struktur Organisasi
Suatu proyek biasanya merupakan bagian dari suatu organisasi yang lebih besar.
Struktur organisasi dari suatu perusahaan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan suatu
proyek, karena tugas dan tanggung jawab dari anggota proyek dalam struktur organisasi yang
berbeda adalah tidak sama.
Saat ini terdapat beberapa tipe struktur organisasi yang diterapkan dalam perusahaan,
diantaranya adalah :

5. i. Fungsional, dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh manager
fungsional yang membawahi beberapa staf. Suatu proyek biasanya diketuai
oleh seorang manager fungsional yang anggotanya dapat diambil dari staf
manager fungsional lainnya.
ii. Matrix, dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh manager fungsional
yang membawahi beberapa staf. Suatu proyek biasanya terdiri dari staf-staf
dari beberapa manager fungsional yang berbeda dan dipimpin oleh salah
seorang staff tersebut.
iii. Projectized, dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh project manager
yang langsung membawahi staf-staf yang menangani langsung suatu
proyek.
Tabel perbandingan antar tipe struktur organisasi :

6. Organizati
on Type
Functional
Matrix
Projected
Project
Characteris
tic
Weak
Matrix
Balanced Matrix Strong Matrix
Project
Manager’s
Authority
Little or
None
Limited Low to
Moderate
Moderate to
High
High to
Almost Total
Percent of
Performing
Organization’s
Personnel
Assigned Full-
time to Project
Work
Virtually
None
0 – 25 % 15 – 60 % 50 – 95 % 85 – 100 %
Project
Manager’s
Role
Part Time Part Time Full Time Full Time Full Time
Common Titles
for Project
Manager’s Role
Project
Coordinator
/ Project
Leader
Project
Coordinato
r/ Project
Leader
Project
Manager/
Project
Officer
Project
Manager/
Program
Manager
Project
Manag
er/
Progra
m
Manag
er
Project
Management
Administrative
Staff
Part Time Part Time Part Time Full Time Full Time
4.Project Management Process
Hubungan antara grup proses dalam suatu fase sebagai berikut:

7. Gambar hubungan antara grup proses

8. 5.Perencanaan Pengelolaan Proyek – Proyek Sistem Informasi
Perencanaan Sistem
Perencanaan sistem menyangkut kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan
untuk pengembangan sebuah sistem serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan,
proses perencanaan ini bertujuan untuk merencanakan proyek – proyek sistem yang akan
dikembangkan nantinya, adapun pelaku proses perencanaan adalah staf perencana sistem
yang berkonsultasi dengan komite pengarah
Proses Perencanaan Proyek
Proses perencanaan proyek – proyek sistem terdiri atas:
1. Pengkajian tujuan, perencanaan strategi, taktik dan kebijakan manajemen
2. Pengkajian pengembangan manajemen terhadap proyek – proyek sistem
3. Penetapan sasaran proyek pada bidang manajemen yang akan dikembangkan
4. Penetapan (identifikasi) kendala – kendala dalam proyek sistem
5. Penentuan prioritas pengembangan dalam proyek sistem
6. Penyusunan laporan perencanaan proyek sistem
7. Permintaan persetujuan pada fihak manajemen (user)
Secara aplikasi dapat diberikan contoh sebagai berikut dalam tabel berikut ini:
No. Proses Perencanaan Aktivitas Aplikasi
1
Pengkajian tujuan,
strategi, taktik &
kebijakan manajemen
Tujuan
Strategi
Taktik
Kebijakan
Menguasai Pasar Penjualan
Meningkatkan Kecepatan Pelayanan Penjualan
Menyediakan Fasilitas Yang Proporsional &
Profesional
Mengembangkan Sistem Informasi yang

9. Manajemen mendukung
2
Pengkajian
pengembangan
manajemen terhadap
proyek-proyek sistem
Pengembangan
Manajemen
Pemasaran
Proyek Sistem
Informasi Pada
Manajemen Pema-
saran
Strategi Pemasaran, Pengendalian Pemasaran
Operasional Pemasaran, Distribusi
Pemasaran, Pelayanan Order dsb.
Penjajagan (Inisiasi), Perencanaan, Pelaksanaan,
Pengen dalian, Penutupan (Evaluasi) terhadap
manajemen yang akan dikembangkan
3
Pengkajian sasaran
proyek pada bidang
manajemen yang akan
dikembangkan
Sasaran Manajemen
Pe-masaran
Segmentasi, Tergetting, Positioning, Bauran
pasar, Peningkatan Pelayanan, Pangsa pasar,
Pengurangan Piutang Tak Tertagih, Penyediaan
Laporan berkualitas
4.
Penentuan /
Identifikasi kendala-
kendala dalam proyek
sistem
Identifikasi Setiap
Ken-dala-Kendala
Proyek
Waktu Pekerjaan, Standarisasi Kualitas,
Strukturisasi organisasi, Umur Ekonomis, Dana
(Investasi)
5.
Penentuan prioritas
pengembangan dalam
proyek sistem
Ukuran Rasionalitas
Ukuran Irrasionalitas
Penghematan Biaya, Peningkatan Laba,
Efektivitas Kerja Sistem, Kelangsungan Hidup
Sistem, Keterkaitan Antar Sistem atau
Kebutuhan Mendesak
Daya Tarik atau Daya Minat User, Kebanggan,
Kepuasan
6.
Penyusunan laporan
perencanaan proyek
Penyusunan Laporan
Rencana proyek,
Mukadimah, Latar Belakang Organisasi,
Perencanaan, Sasaran, Kendala, Prioritas dan

10. sistem berupa Proposal
Proyek
kualitas (STAR-c3), Batasan Permasalahan
(STQC), Penutup, Lampiran
7.
Permintaan persetujuan
pada pihak manajemen
(user)
Kesepakatan
Kontrak Kerja
dari Proposal
Proyek
Pembuatan MOU (Memorandum Of
Understanding) kepada Komite Pengarah,
Direktur Utama dan atau Dewan Direksi